Bordeaux – DR15 – 19 mai 2009

1. Bordeaux – DR15 – 19 mai 2009

2. Sommaire • Rappel sur les règles internes CNRS • Que sont les accords-cadres d’instrumentation scientifique ? • Que couvre les accords-cadres d’instrumentation scientifique ? • Pourquoi des accords-cadres d’instrumentation scientifique ? • La procédure de passation des marchés subséquents • L’allotissement technique 2008 • Conclusion • Démonstration d’une RECA

3. Rappel sur les règles internes 1/4 • Les laboratoires sont habilités à effectuer leurs achats (passer les marchés = engagement juridique) : 1) Jusqu’à 133.000 € (= Seuil maximum des MArchés à Procédure Adaptée, pour lesquels le DU est Personne Responsable du Marché). 2) Sans limite de seuil pour les achats relevant du périmètre des accords-cadres nationaux (DU PRM pour tous les marchés subséquents aux AC). (néanmoins règles de contrôle interne…) NB : La responsabilité de la PRM porte sur : • La définition des besoins et l’évaluation de leur montant ; • La mise en œuvre de la publicité du besoin ; • La mise en concurrence (choix de la procédure) ; • Le choix du titulaire du marché ; • L’information des fournisseurs non retenus ; • La signature et l’envoi du bon de commande et, le cas échéant du contrat (marché) ; à ce titre elle engage juridiquement l’établissement ; • La mise en oeuvre de la publicité d’attribution du marché • Les laboratoires sont habilités à signer les bons de commande (engagement financier) • Jusqu’au seuil de délégation de signature du DR (133 k€ ou moins)

4. Rappel sur les règles internes 2/4 • Comment effectuer son achat (passer son marché) ? 1) De 0 à 20 k€ : aucun formalisme. Choix du fournisseur sans justification. 2) De 20 à 133 k€ : Publicité et mise en concurrence adaptée à la nature et au montant du besoin. - Recommandation d’utiliser PUMA (si adapté) - Bien décrire son besoin - Laisser un délai raisonnable de réponse - Négocier avec ceux qui ont répondu - Archiver les éléments de la procédure 3) 133 k€ et + : Contacter la DR pour procédure particulière 4) Cas particuliers (quelque soit le montant) : • les besoins relevant des marchés à bons de commande nationaux ou locaux  Emission d’un bon de commande - les besoins relevant des accords-cadres nationaux  Procédure particulière à suivre (accompagnement de la DR)  Visa du DR sur les projets de RECA d’un montant > 133 k€

5. Rappel sur les règles internes 3/4 • Exemples : 1) J’ai besoin d’acheter un PC de bureau évalué à 800 € • Choix parmi les ordinateurs des marchés nationaux  Bon de commande sur marché national 2) J’ai besoin d’acheter une chaine laser impulsionnelle évaluée à 300 k€ • Relève du périmètre des accords-cadres nationaux  Remise en compétition (RECA). 3) J’ai besoin d’acheter un laser continu évalué à 60 k€ • Ne relève pas des accords-cadres  Marché à procédure adaptée  PUMA conseillé 4) J’ai besoin d’acheter un spectromètre UV-VIS évalué à 10k€ • Pas de procédure particulière (Devis…) 5) J’ai besoin d’acheter un système de dépôt de couche mince évalué à 300 k€ • Ne relève pas des accords-cadres  AO passé par la DR

6. Rappel sur les règles internes 4/4 • Où je m’informe ? • Intranet des achats • www.sg.cnrs.fr/intranetachats • Rubrique contrats nationaux (marchés / accords-cadres) • Guide de l’achat • Guide de recours aux accords-cadres + FAQ • Responsable achat de la DR

7. Que sont les accords-cadres d’instrumentation scientifique ? 1/2 • Des contrats nationaux qui remplacent les anciens marchés nationaux d’instrumentation scientifique en multi-attribution. • Ce ne sont pas des marchés nationaux  La réglementation ne le permet plus  Pas de possibilité de passer un simple bon de commande sur ces accords-cadres  Pas de liste de prix contractuelle nationale associée à ces contrats mais…quand même…

8. Que sont les accords-cadres d’instrumentation scientifique ? 2/2 • Ce sont des contrats nationaux entre les fournisseurs titulaires et le CNRS • qui encadrent les futures remises en compétition. • les remises en compétition aboutissent à la signature d’un marché subséquent. • la commande est passée sur le marché subséquent et non pas l’accord-cadre.

9. Que couvre les accords-cadres d’instrumentation scientifique ? 1/1 • L’acquisition de certains instruments scientifiques lourds ou semi-lourds. • Généralement d’un montant > 90.000 € HT (très rarement moins mais possible) jusqu’à plusieurs millions d’€ HT. • Périmètre techniquedéfini strictement par le contenu de chaque lot (disponible dans l’intranet des achats, l’outil RECA, le guide de recours aux accords-cadres).

10. Pourquoi des accords-cadres ? 1/1 • 3 Avantages principaux • Formalisme de la procédure de remise en compétition nettement plus allégé que celui d’un appel d’offres formalisé.  Délai de procédure plus court que l’appel d’offres, maîtrisé par la PRM. • Dérogation à la remise en compétition possible (mais strictement encadrée) • Cadre juridique renforcé - maîtrise du risque

11. La procédure de passation du marché subséquent • Remise en compétition (RECA)+2) Signature du marché subséquent entre le CNRS et le fournisseur retenu NB : - Remise en compétition effectuée par le laboratoire (DU PRM)- Assistance de la DR (procédure stricte à respecter)- Contrôle interne : projet de RECA est visé par le DR dès 133 k€

12. SURVENANCE DU BESOIN EVENTUELLEMENT PHASE DE NEGOCIATIONS AVEC LES FOURNISSEURS QUI ONT DEPOSE UNE OFFRE CONFORME AU BESOIN DEFINI + DEMANDE D’UNE NOUVELLE OFFRE DEFINITION DU BESOIN ET DES SOUS-CRITERES D’ANALYSE DES OFFRES CHOIX DE L’OFFRE ECONOMIQUEMENT LA PLUS AVANTAGEUSE SAISI DU FORMULAIRE D’ACCOMPAGNEMENT DU CHOIX DE L’OFFRE SELECTION DU LOT SAISI DU FORMULAIRE RECA INFORMATION DES CANDIDATS ECARTES PAR ECRIT (mail, fax,…) SIGNATURE DU MARCHE Compléter le cahier des spécifications techniques (Indiquer le n° de devis retenu + signature du CST) DELAI DE RECEPTION DES OFFRES (MINIMUM 10 JOURS CALENDAIRES) • RECEPTION DES REPONSES • PAR COURRIER SIGNE EN ORIGINAL • Contenu de l’offre : • offre financière et technique du candidat • + Cahier des spécifications techniques(CST) • complété et signé en original TRANSMISSION A LA DELEGATION REGIONALE DES PIECES DU MARCHE SUBSEQUENT CREATION DU MARCHE DANS BFC PAR LA DELEGATION CO-SIGNATURE EVENTUELLE DU DELEGUE DU CST ENVOI D’UNE COPIE DU CST AU TITULAIRE ENVOI D’UNE COPIE DU DOSSIER AU LABO ANALYSE DES OFFRES SUIVANT LES CRITERES COMMUNIQUES DANS LA RECA ENGAGEMENT DES CREDITS DANS XLAB : COMMANDE SUR LE N° DU MARCHE SUBSEQUENT FOURNI PAR LA DR

13. La procédure de passation du marché subséquent • La définition du besoin • Descriptif technique du besoin • Possibilité de définir des « options » • Possibilité de définir des « tranches » • Possibilité d’inclure la maintenance • Obligation de préciser les modalités d’admission des matériels (1 seule phase d’admission ou 1 phase de vérification d’aptitude + 1 phase de vérification du service régulier).

14. La procédure de passation du marché subséquent • Les critères de remise en compétition • Valeur technique de l’offre (45 %) ; • Coût global d’acquisition (pondération comprise entre 18 et 24 %) ; • Délai de livraison / d’exécution (pondération comprise entre 11 et 17 %) ; • Qualité du service après vente (10 %) ; • Impact écologique (10%). • Ces critères doivent être précisés / des sous critères

15. La procédure de passation du marché subséquent • Rappel sur l’analyse des offres

16. La procédure de passation du marché subséquent • Les pièges à éviter : • Lancer une RECA au lieu d’une PUMA ou d’un appel d’offres (ou vice et versa). • Bien lire le contenu de chaque lot (pas seulement le libellé du lot) • Procédure de RECA mal suivie • Expression du besoin insuffisante • Pas de mention des sous-critères d’analyse des offres • Avertissement des fournisseurs non retenu non respecté… • Oubli de prévenir la DR  Guide de recours aux AC + assistance de la DR

17. L’allotissement technique 2008 • Lot 1 : Appareils d’analyse par spectrométrie de masse • Lot 2 : Appareils de spectrométrie de résonance magnétique (RMN) et paramagnétique électronique (RPE) • Lot 3 : Appareils de spectrométrie électronique et ionique (XPS, UPS, AES, HREELS, ISS) • Lot n°4 : Appareils de diffraction et de diffusion des rayons X • Lot n°5 : Spectromètres Raman, ellipsomètres spectroscopiques, micro-spectromètres infra-rouge, spectromètres optique à émission (ICP-AES) • Lot n°6 : Lasers impulsionnels • Lot n°7 : Microscopes électroniques et ioniques et microtomographes à rayons X • Lot n°8 : Microscopes photoniques et de fluorescence • Lot n° 9 : Appareils de microscopie à champ proche • Lot n°10 : Robots et automates pour la protéomique, la génomique et le criblage • Lot n°11 : Appareils de cytométrie en flux, analyseurs trieurs de cellule • Lot n°12 : Systèmes de mesure des propriétés magnétiques

18. Conclusion • Nouveautés importantes • Fin des marchés nationaux  Nouveaux types de contrat • Nouveau périmètre des accords-cadres élargi mais + strict • Nouvelle procédure de remise en compétition • Refonte de RECA • Transmission du projet de RECA à la DR > 133 k€ • Transmission du dossier à la DR juste après le choix de l’offre • Création du marché subséquent dans BFC • Notification du marché subséquent au fournisseur / la DR • Accompagnement • Assistance et conseil aux unités sur la procédure de RECA • Guide de recours aux accords-cadres / intranet achat • Conseil et assistance du responsable achat en DR • Contrôle obligatoire du projet de RECA à compter de 133 k€ HT

19. DEMONSTRATION D’UNE RECA