Záchrana a obnova sakrálních památek regionu Český Západ – CZ 0128

1. Záchrana a obnova sakrálních památek regionu Český Západ – CZ 0128 Organizační řízení projektu Tereza Chvojková, MAS Český Západ – Místní partnerství

2. Rozpočet projektu 1) Věž kostela Všech svatých ve Stříbře 53.272 EUR 2) Minoritský klášter ve Stříbře 509.008 EUR 3) Kostel sv. Václava ve Vys. Sedlišti 329.622 EUR 4) Varhany v kostele sv. Jana Křtitele v Úterý 134.414 EUR 5) Kaple sv. Václava a Vojtěcha v Ostrově u Stříbra 244.929 EUR Administrace + Publicita 66.474 EUR Celkem 1.337.719 EUR Dotace ve výši 85% 1.137.061 EUR Dotace na jednotlivé subprojekty je 84%!

7. Harmonogram projektu • 1. etapa – 01-03/2009 • 2. etapa – 04-06/2009 • 3. etapa – 05-09/2009 • 4. etapa – 10-12/2009 • 5. etapa – 01-03/2010 • 6. etapa – 04-06/2010 • 7. etapa – 05-09/2010 • 8. etapa – 10-12/2010 • Viz harmonogram projektu s uvedením prací a rozpočtu!

8. Průběh projektu- etapy • Na konci každé etapy je realizátor sub-projektu povinen: • realizovat kontrolní den za účasti zástupců Stříbra, MAS a člena odborné rady projektu - externího odborníka (před zaplacením faktury) • uhradit vykonané práce dodavateli • dodat podklady pro vypracování průběžné (závěrečné) zprávy na MěÚ STříbro

9. Etapový kontrolní denna konci každé tříměsíční etapy • Realizátor sub-projektu je povinen nejpozději realizovat kontrolní den 14 kal. dní před koncem dané tříměsíční etapy • MAS Český Západ vypracuje závazný harmonogram etapových kontrolních dní • Kontrolní den musípředcházet fakturaci • Práce, které budou uskutečněny po etapovým kontrolním dni musí být fakturovány a proplaceny v příští tříměsíční etapě • Na kontrolní den musí být pozváni zástupci Stříbra, MAS a členové Odborné rady projektu - externí odborníci. • Kontaktní osoba pro svolávání kontrolního dne – Miroslava Válová, MAS

10. Zápis z kontrolního dne Zápis z kontrolního dne uskutečněného v rámci realizace projektu CZ 0128 - Záchrana a obnova sakrálních památek regionu Č.Západ • Název Subprojektu: • Datum: • Trvání: • Místo: • Účastníci/organizace: • Plánované stavební/restaurátorské práce dle aktuálního harmonogramu projektu: • Ke dni kontrolního dne byly uskutečněny následující stavební/restaurátorské práce, které budou fakturovány: • Při kontrolním dni byly zjištěny následující stavebně-technické nedostatky: • Návrh na odstranění stavebně-technických nedostatků: • Různé: • Vypracoval: • Podpisy účastníků:

11. Podklady pro průběžnou (závěrečnou) zprávu • 3x originál vyplněného soupisu uhrazených dokladů podepsaný statutárním zástupcem organizace • 3x kopii faktury uskutečněných výdajů dané etapě • 3x kopie výpisu z bankovního účtu • 3x kopie zápisu z kontrolního dne • 3x kopie účetní sestavy (hlavní knihu účetní organizace/střediska, účetní deník, atp.) • 3 x soupis provedených prací, materiálu • fotodokumentaci stavu rekonstruovaného místa před a po provedení stavebních prací v dané etapě v elektronické podobě

12. Náležitosti faktur • Dodavatel: • Identifikace dodavatele (firma, sídlo, IČ, DIČ) • Identifikace odběratele (firma, sídlo, IČ, DIČ) • Evidenční číslo faktury • Datum vystavení, uskutečnění zdanitelného plnění • Uvedení čísla a názvu projektu a názvu subprojektu • Uvedení názvu a data uzavření smlouvy/objednávky • Rozsah a předmět plnění • Cenu jednotkovou a celkovou v Kč • Specifikaci % DPH a vyčíslení v Kč • Příloha – seznam provedených prací • Odběratel: • Datum přijetí faktury • Schválení věcné správnosti – podpis • Schválení formální správnosti – podpis • Datum proplacení • Zaúčtování – razítko nebo „košilka“ • Označení oddělené evidence (organizace/středisko/analytika) a účelového znaku

13. Oddělené účetnictví • Rozhodnout o způsobu oddělení: • Střediska/Organizace/Zakázky • Oddělená analytická evidence • Použití účelového znaku • Město Stříbro dle MFČR • Partneři dle Města Stříbra

14. Předávání podkladů pro průběžnou (závěrečnou) zprávu • Realizátoři sub-projektů • Předání podkladů městu Stříbru do 3 pracovních dní po ukončení dané tříměsíční etapy • kontaktní osoba: Jarmila Bouzková, Stříbro • Město Stříbro • Vypracovánísouhrnného soupisuuhrazených dokladů • kontaktní osoba: Jarmila Bouzková, Stříbro • Předání podkladů MAS Český Západ nejpozději do 6 ti pracovních dní po ukončení dané tříměsíční etapy • kontaktní osoba: Tereza Chvojková, MAS

15. Předávání podkladů pro průběžnou (závěrečnou) zprávu • MAS • Kontrola dokumentů a souhrnnéhosoupisu uhrazených dokladů • Předání finančnímu manažerovi Raapo Finance(nejpozději do 9 ti pracovních dní po ukončení etapy) • RAAPO Finance • Finanční kontrola podkladů a správnost zaúčtování do účetních sestav • Předání seznamu chyb MAS (nejpozději do 12 ti dnů po ukončení etapy) • MAS • Provedení oprav ve spolupráci s danými organizacemi • Předání podkladů Stříbru, které je odešle na MFČR

16. Vytvoření a kontrola průběžné (závěrečné) zprávy (PIR, CPR) • Vytvoření průběžné (závěrečné zprávy) je v kompetenci Města Stříbra a MAS: • MAS vytvoří PIR/CPR na základě zápisů z kontrolních dní a uskutečněných výdajů • Zprávu předá CpKP, které provede jejich kontrolu. • Poté bude MAS společně s Městem Stříbrem komunikovat s MFČR dle postupů, které vycházejí z příručky pro příjemce grantu z FM/EHP Norska (kapitoly 5.2.1 a 5.2.2)

17. Obdržení platby od MFČR • Obdržení platby ze strany MFČR na účet Města Stříbra • Město Stříbro rozešle příslušné finanční částky dle soupisů uhrazených dokladů (84%) jednotlivým organizacím na základě: • Dohody o partnerství • Rozhodnutí

18. Změna v realizaci projektu • Před provedení změny v realizaci subprojektu musí každá organizace nejprve kontaktovat MAS Český Západ • kontaktní osoba: Tereza Chvojková, MAS • MAS • Navrhne řešení dalšího postupu • Předloží řešení Městu Stříbru • Po odsouhlasení navrženého postupu Městem Stříbrem – bude pokračovat komunikace s MFČR v souladu s příručkou příjemce grantu

19. Průběžná stavební kontrola • Kontrola postupu stavebních/restaurátorských 1-2x měsíc • kontaktní osoba: Xénie Veselá, MěÚ Stříbro • Každá z organizací má povinnost tuto kontrolu umožnit a zapsat zápis dle závazné osnovy

20. Projektový tým • Miroslava Válová, MAS • Koordinátorka projektu • Realizace publicity • Komunikace s odbornou radou projektu • tel. 724183671, valova@leader-ceskyzapad.cz • Mgr. Xenia Veselá, MěÚ Stříbro • Supervizorka projektu • Realizace průběžných kontrolních dní • Dohled na výběr dodavatele • tel. 374801120, vesela@mustribro.cz

21. Projektový tým • Ing. Tereza Chvojková, MAS • Manažerka projektu • Kontaktní osoba za MAS Český Západ • Zpracování průběžných (závěrečné) zpráv • Konzultace plánovaných změn projektu • Organizace „toků“ dokumentů • Svolávání schůzek • tel. 774231819, chvojkova@leader-ceskyzapad.cz • Jarmila Bouzková, MěÚ Stříbro • Kontaktní osoba za město Stříbro • Shromažďování podkladů od jednotlivých organizací • Vytváření souhrnného soupisu uhrazených dokladů • Pomoc při organizaci akcí • tel. 374801123, bouzkova@mustribro.cz

22. Projektový tým • Ing. Josef Machalíček, Jana Christová – RAAPO Finance • Finanční manažer projektu • Kontrola finančních podkladů • Kontrola zaúčtování • tel. 377327518, raapo.finance@post.cz • Daniel León, Mgr. Tomáš Svoboda – CpKP ZČ • Externí poradce • Kontrola průběžných/závěrečné zpráv • Organizace konferencí • Nezávislý monitoring projektu pro závěrečnou zprávu • tel. 774846266, daniel.leon@cpkp.cz

23. Projektový tým partnera Statutární zástupce Osoba odpovědná za realizaci/kontakt Osoba odpovědná za finanční toky/účetní Osoba odpovědná za věcnou správnost Osoba odpovědná za formální správnost Osoba odpovědná za účetní správnost Určit a zaslat jména, tel., mail a podpisový vzor.

24. Projektový tým • Ing. Josef Machalíček, Jana Christová – RAAPO Finance • Finanční manažer projektu • Kontrola finančních podkladů • Kontrola zaúčtování • tel. 377327518, raapo.finance@post.cz • Daniel León, Mgr. Tomáš Svoboda – CpKP ZČ • Externí poradce • Kontrola průběžných/závěrečné zpráv • Organizace konferencí • Nezávislý monitoring projektu pro závěrečnou zprávu • tel. 374801123, bouzkova@mustribro.cz

25. Dokumenty MFČR • http://www.mfcr.cz/cps/rde/xchg/mfcr/xsl/fm_norska_pi.html • Oprávněnost osobních výdajů na zaměstnance a externí experty • Propagační materiály – technické podmínky • Příručka pro příjemce grantu • Pokyny pro vyplnění průběžné zprávy • Pokyny pro vyplnění závěrečné zprávy

26. Akce organizované v rámci projektu • Tisková konference (leden 2009) • Dvoudenní konference (2. čtvrt. 2010) • Závěrečný seminář (4. čtvrt. 2010)

27. Propagace • Informační brožury (1. čtvrtletí 2009) • Knížka: Práce jako na kostele (3. čtvrt. 2009) • Billboardy • Vyvěšeny od zahájení realizace stavby na místě stavby • Jednotná grafická podoba zpracovaná MAS • Logo + text („Podpořeno grantem z Norska prostřednictvím Norského finančního mechanismu) min. 25% z celkové plochy) • Popis projektu 75 % z celkové plochy • Možnost doplnit loga partnera a dodavatele • Pamětní desky • Po ukončení realizace sub-projektu

28. Dokumenty, které budou zpracovány/předány • Metodika pro platby • Kontrolní list pro předávání dokumentů • Vzor Protokolu z kontrolního dne • Organizační diagram projektu • Kontaktář osob zapojených do projektu • Metodika pro výběr dodavatele • Závazný vzor Smlouvy o dílo • Doporčený vzor Zadávací dokumentace ? • Metodika pro publicitu • Vzor billboardu/pamětní desky • Doporučená ustanovení pro publicitu projektu v médiích • Projektová žádost a pravidla ? • Věcný a časový harmonogram projektu vč. rozpočtu