Uluslararası İlişkiler Birimi (UİB) Ceyda POLATEL/Fatma UYAR

1. 2012-2013 ERASMUS ÖĞRENİM HAREKETLİLİĞİ Uluslararası İlişkiler Birimi (UİB) Ceyda POLATEL/Fatma UYAR 16 Mayıs 2012

2. Süreç Boyunca Kimlerle Görüşeceksiniz? • Prof. Dr. Serdal PAMUK Uluslararası İlişkiler Birimi Koordinatörü • Okt. Ceyda POLATEL/Okt. Fatma UYAR • Memur Yasemin TOKGÖZ (Belge Temini) • Memur Resul ÖZKAN (Hibe İşlemleri)

3. Sunu Başlıkları • Erasmus Öğrenim Hareketliliği • Mevcut Durumunuz • Seçim Sonrası Süreç • EYDK • Öğrenim Anlaşması • Tanınma Belgesi • 2012-2013/2011-2012 Hibe • Barınma • Sigorta • KOÜ Kayıt • Vize • Muhtemel Problemler • Dikkat Edilmesi Gereken Hususlar • ÇAP

4. Erasmus Öğrenim Hareketliliği nedir? Yükseköğretim öğrencilerinin AB ülkelerinde eğitim almasını kapsayan bir akademik değişim programıdır. AB Eğitim ve Gençlik Programları Hayat Boyu Öğrenme Programı (LLP) Erasmus • Erasmus Öğrenim - Erasmus Staj • Amaç: • Yükseköğretimin kalitesini arttırmak • İşbirliğini teşvik etmek • Akademik tanınma, şeffaflık • Kültürlerarası iletişimi güçlendirmek

5. KOORDİNASYON AB Komisyonu Eğitim ve Kültür GM Ulusal Ajans Uluslararası İlişkiler Birimi Erasmus Fakülte/Bölüm/Yüksekokul Koordinatörleri Öğrencilerimiz

6. İŞTE BAŞLIYORUZ…

7. Mevcut Durumunuz • Erasmus (öğrenim) öğrencisi* • Bölüm/fakülte koordinatörü gidilecek kuruma isminizi bildirmiş, davetiye istemiş olmalı (2012 yaz, güz ve güz+bahar) • 2012-2013 bahar dönemi için bildirim aynı yıl güz dönemi • Gidilecek kurum tarafından başvuru formu, barınma formu, vs. iletilmiş olmalı (size ya da koordinatörünüze) ya da iletilecek • İlgili belgeleri doldurup karşı kuruma göndererek başvuru yapmalısınız. • Karşı kurumun son tarihlerine (deadline) dikkat ediniz *Erasmus hibesi Avrupa Komisyonu aracılığı ile Ulusal Ajans tarafından sağlanmaktadır. Bu nedenle 8 Mayıs 2012 tarihinde açıklanan sonuçlar değerlendirme açısından nihai, hibe açısından ön seçim sonuçlarıdır. Ulusal Ajans tarafından Üniversitemize ayrılan bütçe dahilinde talepler karşılanacaktır.

8. Seçim Sonrası Süreç-1Değişim Öncesi • Gidilecek kurumun web sayfasını ziyaret ediniz (akademik takvim, üniversite, Erasmus öğrencilerine sunulan imkanlar, varsa özel koşullar) • Pasaport harcı muafiyet (UİB’den)-Vergi Dairesi-Emniyet Md. • Vize için davetiye (Gidilecek kurumdan, bir nüshası UİB’ye iletilmeli) • Konsolosluğa verilecek “Erasmus hibe belgesi” (UİB’den) • Ziraat Bankası Kocaeli (merkez/163) şubesinden Euro hesabı (cüzdan fotokopisi UİB’ye) • Öğrenim anlaşması/öğrenci, KOÜ ve karşı kurum onaylı (3 nüsha) • Değişiklik varsa ilk 1 ay içerisinde olmalı. • Tanınma belgesi (3 nüsha) • Vize fotokopisinin teslimi (UİB’ye) • Sözleşme ve Erasmus Öğrenci Beyannamesi (UİB’den)

9. Erasmus Yoğun Dil Kursu (EYDK)Erasmus Intensive Language Course (EILC) • İngilizce, Almanca, Fransızca ve İspanyolca dilleri dışındaki AB’ye üye ülkelerin dillerinde düzenlenir. • Kursu düzenleyen kurum misafir olacağınız kurum olmak zorunda değildir. • Kurs süresi 3 - 6 hafta aralığında olup en az 60 ders saati içerir. • Ücretsiz

10. Erasmus Yoğun Dil Kursu (EYDK)Erasmus Intensive Language Course (EILC) • European Commission Education&Training web sayfasında kurs düzenleyen kurumların listeleri mevcut (http://ec.europa.eu/education/erasmus/eilc1011_en.htm) • Başvuru: • 23 Mayıs 2012’e kadar yukarıdaki linkte yer alan başvuru formunu doldurup ceyda.taskiran@kocaeli.edu.tr adresine göndermeniz, • imzalı çıktısını en geç 23 Mayıs 2012’e kadar UİB’ye teslim etmeniz gerekmektedir. • Hibelendirilmesi durumunda kursa katılım sertifikasının aslı değişim sonunda UİB’ye teslim edilmelidir. • Kurumlar EYDK dışında dil kursları da düzenleyebilir.

11. Seçim Sonrası Süreç-2Değişim sonrası • Katılım Sertifikası (gidilen kurumdan imzalı, mühürlü) • Transkript (gidilen kurumdan imzalı, mühürlü) • Öğrenim Anlaşması (orijinal, daha önce kopya verildi ise) • Öğrenci Faaliyet Raporu Formu • Tanınma Belgesi yenileme (ÖA’da değişiklik oldu ise) • İntibakınız yapıldıktan sonraki transkript belgeniz (KOÜ Öğrenci işlerinden) • Tüm belgeler için: http://int.kocaeli.edu.tr/erasmus/index.php?gerekli=Belge

12. BİLGİLENİN, BİHABER OLMAYIN!

13. Öğrenim Anlaşması-1 • Değişim süresince karşı kurumda alınacak dersleri belgeler. • 3 orijinal (KOÜ UİB, öğrenci ve gidilecek kurum için) • Erasmus bölüm/fakülte/YO koordinatörü ile hazırlanmalı Öğrenim Anlaşması Taraflar: • Öğrenci • KOÜ a) bölüm/fakülte/YO koordinatörü b) kurum koordinatörü • Gidilecek kurum a) bölüm/fakülte/YO koordinatörü b) kurum koordinatörü

15. Öğrenim Anlaşması-2 • ÖA ile öğrencinin gideceği yükseköğretim kurumunda alacağı dersler seçilir ve bu derslerin kaç ECTS kredisine karşılık geldiği karşı kurumdan öğrenilerek yazılır. • 1 dönem 30 ECTS, 2 dönem 60 ECTS olmalı. • Bu belgenin tüm taraflarca imzalanmış hali öğrenci yurt dışına çıkmadan (en azından faksla/taranmış olarak) UİB’ye iletilmelidir. • Belge faksla/taranmış olarak geldi ise, orijinali değişimin tamamlanmasından sonra MUTLAKA UİB’ye iletilmelidir. • Gerek duyulması halinde öğrencinin karşı kuruma gidişinden itibaren ilk 1 ay içerisinde Öğrenim Anlaşması'nda değişiklik yapılabilir. • Bu durumda bölüm onayı alınmalı, değişiklik önce bölüm koordinatörüne gönderilmeli, onun imzasından sonra UİB’ye iletilmelidir.

17. Tanınma Belgesi • Öğrenim Anlaşması’nda yer alan derslerin KOÜ’de denk sayılacak dersler ile eşleştirildiği belgedir. • 3 orijinal (KOÜ UİB, KOÜ’deki bölüm ve öğrenci için) • Erasmus bölüm/fakülte/YO koordinatörü ile hazırlanmalı • Bölüm/fakülte/YO intibak komisyonu onayı • Gitmeden önce Öğrenim Anlaşması ile eşzamanlı olarak yapılmalı ve UİB’ye iletilmeli • Öğrenim Anlaşması’nda değişiklik olması halinde, Tanınma belgesi de bu değişikliğe paralel olarak yenilenmeli

19. Öğrenim Anlaşması ve Tanınma • Değişim sonunda aşağıdaki belgeler birbiri ile uyumlu olmalı: • Öğrenim Anlaşması • Tanınma Belgesi • Misafir olunan kurumdan alınan transkript • Değişim sonunda denklik yapıldıktan sonra KOÜ’den alınan transkript • Öğrenim Anlaşması’nda ders değişikliği 1 kez yapılmalı. Her bir ders için ayrı bir değişiklik sayfası olmamalı. • Öğrenim Anlaşması ve Tanınma ile ilgili muhatap: • Fakülte/Bölüm/YO/MYO koordinatörleridir. • Notu olmayan ders seçilmesi halinde dönüşte denklikte sorun yaşanabilir. Dikkat edilmeli. • Denklik yapıldıktan sonra öğrencinin yurtdışında almış olduğu derslerorijinal isimleri ile transkriptte yer alır (Yurtdışında alınan derslerin ERSXYZ kodu ile KOÜ’deaçılması).

21. 2012-2013 Erasmus Öğrenim hibeleri Ulusal Ajans tarafından henüz açıklanmamıştır. http://int.kocaeli.edu.tr/duyurular/duyurular.phpadresinden yayınlanacaktır.

22. 2011-2012 Aylık hibe -1

23. 2011-2012 Aylık hibe -2

24. 2012-2013 Hibe Ödeme - 1 • Tüm belgelerin zamanında tamamlanmasından sonra Erasmus hibesinin: • % 80’i öğrenci yurt dışına çıkmadan, • kalan % 20’si ise yurt dışından döndükten sonra öğrencinin hesabına yatırılır*. • İlk % 80, Sözleşme’de yer alan değişim süresine (davetiyede belirtilen) göre hesaplanır. • Toplam nihai hibe, değişim sonunda karşı kurumdan alınacak “Katılım Sertifikası”nda belirtilen süreye göre yeniden hesaplanır. Bu süre, iki kurum arasındaki İkili Anlaşma süresini aşamaz. *Hibenin Ulusal Ajans tarafından Birimimize tahsis edilmesini takiben. Tahmini tarih Ekim 2012

25. 2012-2013 Hibe Ödeme - 2 • Hibenin KOÜ’ye gelişi: Ekim 2012 olabilir. • 2012 yaz, güz, güz+bahar dönemi gidecek öğrencilerin hibesi yurt dışına çıkışın ardından verilebilir. • 2012-2013 yeterli hibe gelmemesi halinde, tüm öğrenciler için (bahar dönemi dahil): • Bölümlere göre eşit dağılım yapmak kaydıyla, düşük puanlı öğrenciler hibesiz öğrenci olabilir. • Süreler kısaltılabilir • Ara dönemde UA’dan ek hibe talep edilebilir

26. Barınma • Gidilecek kurum Uluslararası İlişkiler Ofisleri tarafından barınma formu • Erken başvuru (son tarihler!!!) • Öğrenci yurtları • Öğrencinin sorumluluğunda • Bölüm/Fakülte/YO UİB’den destek

27. Sigorta • Uluslararası geçerliliği olan bir seyahat-sağlık sigortası yaptırılmalı • Standart Teminat: • Kaza ve ani rahatsızlık sonucu tedavi masrafları • Taburcu olduktan sonra ikametgaha nakil • Cenaze nakli • Ek Teminatlar: • Kişisel Sorumluluk Teminatı • Bagaj kayıpları • Kapkaç • Kredi kartı • Kimlik kartı

28. Sigorta • Sosyal Güvenlik İl Müdürlüğü/Sosyal Güvenlik Merkezleri’ndeki yurt dışı işlemleri servisinden bilgi • TC’nin Sosyal Güvenlik Anlaşması imzaladığı ülkeler: • http://www.sgk.gov.tr/wps/portal/Anasayfa/Ulkeler • Gidilecek ülkenin/kurumun sigorta gereksinimleri hakkında bilgi

29. KOÜ Kayıt • Erasmus ile gitmeden önce KOÜ kaydınızı yenilemeli ve harç ödemelisiniz • Kayıt dondurulmaz, ders kaydı yapılmaz • Bölümünüze Erasmus öğrencisi olduğunuza ve ders kaydı yaptırmayacağınıza dair dilekçe vermelisiniz • Misafir olunan kuruma “eğitim-öğretim” ücreti ödenmez • Alınan eğitim Türkiye’de denk sayılmalıdır

30. Vize • Vize işlemleri hakkında en doğru ve güncel bilgi için: • Lütfen gideceğiniz ülkenin konsolosluğu ile irtibata geçiniz (web sayfası/telefon/randevu vs.) • Yeşil pasaporta 3 aya kadar vize uygulamayan ülkelerin listesi için: • http://www.mfa.gov.tr

31. Muhtemel problemler • Ailenin doğru bilgilendirilmesi • Adaptasyon (Oryantasyona katılın, gitmeden bilgilenin) • Yabancı dil (İngilizcenizi ve/veya gideceğiniz ülkenin dilini iyi öğrenin) • Gerekli belgelerin temini ve muhafaza edilmesi (Erasmus dosyası) • Kültürel/dini problemler • Hırsızlık (tüm paranızı yanınızda taşımayın, değerli eşyalarınıza dikkat edin) • Karma yurtlar

32. Dikkat Edilmesi Gereken Hususlar-1 • Erasmus hibesi destek niteliğindedir. Eğitimin tamamını finanse etmeyi amaçlamaz. • Pasaport, vize, yol ve barınma masrafları için ek hibe tahsis edilmez. • Bankadan hibenizi yurt dışından nasıl çekeceğiniz hususunda bilgi alınız. • İşlemlerinizi zamanında tamamlayınız. İşlemlerinizin zamanlaması ve zamanında tamamlanması sizin sorumluluğunuzdadır. • Kendi işlemlerinizi kendiniz takip ediniz. Söylenti niteliğinde bilgilere itibar etmeyiniz.

33. Dikkat Edilmesi Gereken Hususlar-2 • Doğru zamanda doğru kişi ile problemlerin çözümlerine yönelik iletişim kurun. • Sabırlı olun. (aynı e-mailin birçok kişiye atılması, cevabı beklemeden ofis ziyareti ya da telefon ile aynı sorunun gündeme getirilmesi) • Belgelerin isimlerini ve içeriğini öğreniniz. Belgelerinizi bir kez isteyiniz. Belgelerinizi temin etmede zamanlamaya dikkat edin. • Tüm belgelerin orijinali değişim sonunda UİB’ye verilmeli. • Birimimizle ilk irtibatınız uçuş tarihinizden 1 hafta önce olmamalı!!! • Misafir olacağınız kurumu kendilerini ilgilendiren olası değişikliklerden haberdar etmeyi unutmayın!

34. Dikkat Edilmesi Gereken Hususlar-3 • Web sayfamızın (http://int.kocaeli.edu.tr) etkin kullanımı, duyuruların takibi • Erasmus süresi uzatma: Her iki kurumdan yazılı onay alınması halinde: • elimizde hibe var ise hibeli: Evet • elimizde hibe yok ise hibesiz: Evet • Değişim sonunda yükümlülüklerin yerine getirilmemesi halinde hibenin % 20’si ödenmez. • Değişimin kurallara uygun olmaması halinde hibenin tamamı ya da bir kısmı geri alınabilir.

35. Dikkat Edilmesi Gereken Hususlar-4 • Havalimanında ilk güvenlik kontrolünden sonra pasaport harç pulu: 15 TL • Uçuş saatinden 2 saat önce havalimanında olunmalı. • Kabin bagajlarında (1 çanta) taşıyabileceğiniz maksimum sıvı ve jel miktarı: 100 ml ile sınırlıdır ve özel olarak hazırlanmış olan şeffaf bir poşette taşınmalı. • Kabinde taşınacak sıvılar, ilaçlar ve yolculuk sırasında ihtiyaç duyulacak diyet ürünlerine güvenlik denetimine tabidir.

36. Dikkat Edilmesi Gereken Hususlar-5 • Havalimanında satın alınan (duty free) sıvı ürünler güvenlik tarafından paketlenir ve uçuş sırasında paket açılmamalıdır. • Güvenlik denetim noktalarında palto, mont ve ceket, kemerlerin çıkartılması ve diz üstü bilgisayar ile büyük elektrikli aygıtların çantalarından çıkarılması da zorunlu hale getirilmiştir. • Bavullar künyelenmeli, mümkünse kilitlenmeli.

37. Çift Anadal Programı (ÇAP) Öğrencisi iseniz • Başvuruda seçtiğiniz bölümden (anadaldan) Erasmus öğrencisi olarak görünürsünüz. • Hangi bölümün anlaşması ile Erasmus’tan yararlanmak üzere başvuru yapmışsanız öncelikle o bölümün derslerini kapsayan bir Öğrenim Anlaşması ve Tanınma Formu hazırlamalısınız. • Gideceğiniz kurumda her iki anadaldan da alabileceğiniz dersler mevcutsa ve (aşırı iş yükü yüklenmeden) bu dersleri almanız mümkünse, her iki anadaldan da ders alabilirsiniz.

38. Çift Anadal Programı (ÇAP) Öğrencisi iseniz • Her iki anadaldan ders alıyorsanız, KOÜ’deki her iki anadalın bölüm koordinatörünün desteği ve imzası ile Öğrenim Anlaşması ve Tanınma Formu hazırlamalısınız • Her iki bölümün derslerini kapsayan Tanınma Formu’nu, birlikte ya da ayrı ayrı, her iki bölüm İntibak Komisyonu’nun da imzasına sunmalısınız. • Ancak değişim dönemi içerisinde her iki anadala ait tüm derslerin karşılıklarının misafir olunacak kurumda bulunması mümkün olmayabilir. • İkinci anadalın derslerini Erasmus dönemi boyunca misafir olduğunuz kurumda alamamanız halinde, bu dersleri değişim dönemi bittikten sonra KOÜ’de alttan alabilirsiniz.

39. İtalyanca veya İspanyolca dil belgesi • Eğitim dili İtalyanca veya İspanyolca olan kurumlara gidecek öğrencilerden seçim esnasında bu dillerden sertifika istendi. • Sertifika getirmiş olanlar bu dilde kendilerini geliştirmeli. B1 yeterli eğitim için değil. • Sertifika getirmeyip, İngilizce sınavı ile seçilen öğrencilerden vakit kaybetmeden gidecekleri ülkenin dilini öğrenmeleri beklenmekte.

40. Bilgi almak için • Öncelikle: http://int.kocaeli.edu.tr • E-mail ile sorununuzu bildirin. • Ziyaret için (belge, bilgi, imza, mühür, 1 soru!) • Günler :Salı-Perşembe • Saat : 10:00-12:00 14:00-16:00 14 Mayıs-21 Haziran tarihleri arasında İngilizce Dil Kursu sebebiyle öğleden sonra ofiste bulunmayacağız. Tel : 303 10 45 Faks : 303 10 44 E-posta : intoffice@kocaeli.edu.tr ceyda.taskiran@kocaeli.edu.tr fatma.uyar@kocaeli.edu.tr http://www.facebook.com/kouerasmus http://twitter.com/kouerasmus

41. Katılımınız için teşekkürler… Uluslararası İlişkiler Birimi Sorular