1 / 18

Möteshantering iipaxdagen 2013

Möteshantering iipaxdagen 2013. Johan Söderqvist Johan.soderqvist@idainfront.se. Det finns många typer av möten. Beslutsmöten. Vid ett beslutsmöte träffas två eller flera personer och går igenom ärenden

lydie
Download Presentation

Möteshantering iipaxdagen 2013

An Image/Link below is provided (as is) to download presentation Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author. Content is provided to you AS IS for your information and personal use only. Download presentation by click this link. While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server. During download, if you can't get a presentation, the file might be deleted by the publisher.

E N D

Presentation Transcript

  1. Möteshanteringiipaxdagen 2013 • Johan Söderqvist • Johan.soderqvist@idainfront.se

  2. Det finns många typer av möten

  3. Beslutsmöten

  4. Vid ett beslutsmöte träffas två eller flera personer och går igenom ärenden För varje ärende fattas beslut som påverkar den fortsatta handläggningen av ärendet Syftet är vanligtvis att kvalitetssäkra utfallet

  5. Vanliga faser & aktiviteter • Förberedelser • Välja vilka som ska närvara och varför • Välja ut vilka ärenden som ska behandlas och i vilken ordning • Bestämma tid och plats • Ta fram underlag • Informera deltagarna

  6. Vanliga faser & aktiviteter • Genomförande • Överblick • Sammanställning av aktuellt ärende • Registrera beslut och behov av komplettering • Protokoll

  7. Vanliga faser & aktiviteter • Uppföljning • Justera och gå igenom protokoll • Fortsätta handläggningen av varje ärende baserat på dess beslut • Meddela beslut • Spårbarhet, statistik etc

  8. Viktiga variationer • Deltagare • Antal, rollfördelning, frånfall, tillgång till iipax … • Ärenden • Antal, ärendetyper, relation till processer … • Utformning • Arbetsuppgifter, schema, dokumentationsbehov … • Syfte • Fatta, föreslå eller granska beslut?

  9. Exempel: Fastställande (Adel)

  10. Vad är fastställande? • Informellt kortare möte • En sammanträdesansvarig (kanslichef) • En föredragande (handläggare) • Få ärenden • Kontrollerar beslutsförslag och underlag • Ett ärende blir fastställt eller skickas åter till beredning

  11. Exempel: Föredragning (Adel)

  12. Vad är föredragning? • Formellt långt möte • En sammanträdesansvarig (administratör) • Flera föredragande (handläggare) • Ordf. / Vice ordf. / Delegationsordf. • Ledamöter • Finns tre varianter med olika deltagare • Ärendets målgrupp och beslutsbelopp • Många ärenden • Fattar beslut • Ett ärende beviljas, avslås eller skickas åter till beredning

  13. Sammanfattning

  14. Möjligheter… • Stöd med att samordna arbetet kring sammanträdet (arbetsuppgifter, arbetsfördelning, …) • Automatgenerera tidsödande och komplicerade dokument • Kan bygga in automatiska kontroller för att höja kvaliteten • Sammanträdesärenden ger • överblick • spårbarhet • masshantering av ärenden • Papperslöst möte där storbild visar översikt medan surfplattor används för att se ärendet och registrera beslut direkt i iipax

  15. Tänk på att… • Det finns olika typer av beslutsmöten • Viktigt att identifiera och analysera! • Det finns olika behov av stöd för beslutsmöten i iipax • Fokusera på tidsbesparning och kvalitetssäkring! • Om beslutsmöten är en central del av verksamheten så får troligtvis möteshanteringen stor inverkan på utformningen av verksamhetssystemet • Glöm inte helheten!

  16. Tack för mig!

More Related