E-arşiv Uygulamaları

1. E-arşiv Uygulamaları GENEL MÜDÜRLÜK MAKAMININ Yetki Alanı Dışında Kayıtlı Bulunan Taşınmazlarla İlgili Tapu İşlemleri ve E-Arşiv Konulu 15/08/2012 tarihli OLUR gereği; İlgi: a) Tapu Müdürlüklerince Yetki Alanı Dışında Kayıtlı Bulunan Taşınmazlarla İlgili Tapu İşlemlerinin Yapılmasına İlişkin Usul Ve Esaslar Hakkında R.G. 30 Nisan 2011 tarih ve 27920 sayılı Yönetmelik, b) Tapu ve Kadastro Genel Müdürlük Makamının 24.07.2012 tarihli oluru. İlgi (a) yönetmelik ve ilgi (b) olur gereğince; Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğüne bağlı tüm Tapu Müdürlüklerinde yetki alanı dışında kayıtlı bulunan taşınmazlarla ilgili olarak; Yönetmeliğin 6.c. maddesinde ifade edilen işlemlerle ilgili 7. Maddede belirtilen işlemlerin yapılabilmesi için e-arşiv oluşturulması amacıyla; a-) Tapu Müdürlüklerinde önceden yapılmış işlemlere ait resmi senetlerin taranması, b-) Günlük yapılacak işlemlerin evrak taramalarında; -Resmi senetlerin, Tapulama ve Kadastro Tutanaklarının, Tescil İstem Belgelerinin ve Cebri Satış/İzale-i Şüyuu gibi Mahkeme Kararlarının taranması, -Vekaletnameler, temsil belgeleri (Vasi, kayyum, yetki belgesi vs.), veraset belgeleri, köy yerleşim alanlarındaki temlik cetvelleri, özelleştirme kararlan ve işlem ret kararlarının taranması, -Yukarıda belirlenen evrakların dışında kalan diğer bütün evrakların, gerek duyulduğu takdirde taranması gerekmekte ABDULLAH BAŞER- TAPU DAİRESİ BAŞKANLIĞI 2012

2. E-arşiv Uygulamaları • Belgelerin arşivlenmesi TAPU SİCİLİ TÜZÜĞÜ • MADDE 83 – (1) Arşivlenecek belgelerin tespiti, elektronik ortamda arşivlenmesi, arşivlemenin usul ve esasları Genel Müdürlükçe belirlenir. ABDULLAH BAŞER- TAPU DAİRESİ BAŞKANLIĞI 2012

3. E-arşiv Uygulamaları • Tapu Müdürlüklerince Yetki Alanı Dışında Kayıtlı Bulunan Taşınmazlarla İlgili Tapu İşlemlerinin Yapılmasına İlişkin Usul Ve Esaslar Hakkında R.G. 30 Nisan 2011 tarih ve 27920 sayılı Yönetmeliğin 6.c. maddesinde ifade edilen işlemlerle ilgili 7. Maddede belirtilen işlemlerin yapılabilmesi için e-arşiv oluşturulması amacıyla; • Yukarda görülen 15/08/2012 Tarihli OLUR ile tarama yapılması gereken belgeler açıklanmıştır. ABDULLAH BAŞER- TAPU DAİRESİ BAŞKANLIĞI 2012

4. E-arşiv Uygulamaları • E-ARŞİV UYGULAMASI KOMİSYON ÇALIŞMALARI NETİCESİNDE; • İLK AŞAMADA 22 BÖLGE MÜDÜRLÜĞÜMÜZE BAĞLI İKİŞER TAPU MÜDÜRLÜĞÜ TESPİT EDİLEREK PİLOT BÖLGE UYGULAMASI ŞEKLİNDE BAŞLATILMIŞTIR. • BU KAPSAMDA İLK OLARAK ERZURUM BÖLGE MÜDÜRLÜĞÜNE BAĞLI PALANDÖKEN VE YAKUTİYE TAPU MÜDÜRLÜKLERİNE E-ARŞİV MODÜLÜ KURULARAK 09/10/2012 TARİHİNDE BAŞLANILMIŞTIR. BUGÜN İTİBARİYLE TOPLAM 243 TAPU MÜDÜRLÜĞÜNE KURULUM YAPILMIŞTIR. • BÖLGE MÜDÜRLÜKLERİMİZDEN ALINAN TALEPLER DOĞRULTUSUNDA ve BİLGİ TEKNOLOJİLERİ DAİRESİ BAŞKANLIĞIMIZIN DA SİSTEM AÇISINDAN UYGUN GÖRMESİ HALİNDE SIRASI İLE TARAYICI CİHAZI BULUNAN DİĞER MÜDÜRLÜKLERİMİZE E-ARŞİV MODÜLÜ KURULUMU YAPILMAKTADIR. ABDULLAH BAŞER- TAPU DAİRESİ BAŞKANLIĞI 2012

5. E-arşiv Uygulamaları • 2013 YIL SONU İTİBARİYLE TARAYICI CİHAZI BULUNAN VE IP NUMARALARI BÖLGE MÜDÜRLÜKLERİMİZCE BİLDİRİLEN DİĞER TAPU MÜDÜRLÜKLERİMİZE E-ARŞİV MODÜLÜ KURULUMU TAMAMLANMASI HEDEFLENMEKTEDİR. • TARAYICI CİHAZI BULUNMAYAN TAPU MÜDÜRLÜKLERİ İÇİN TARAYICI ALIM ÇALIŞMALARI SONA ERDİĞİNDE TÜM MÜDÜRLÜKLERİMİZ BU KAPSAMA DAHİL EDİLECEKLERDİR. ABDULLAH BAŞER- TAPU DAİRESİ BAŞKANLIĞI 2012

6. E-arşiv Uygulamaları • E-ARŞİV KAPSAMINA ALINAN MÜDÜRLÜĞÜMÜZE; • VERİ ULAŞIMININ KOLAYLIĞI İÇİN BİLGİ TEKNOLOJİLERİ BAŞKANLIĞI TEKNİK EKİPLERİNİN UYGUN GÖRMESİ HALİNDE BANT GENİŞLİĞİNİ ARTIRMASI, • TAKBİS-TSUY FONKSİYONLARINA E-ARŞİV MODÜLÜ KURULUMU, • VE MÜDÜRLÜĞÜN BELİRLEDİĞİ BİLGİSAYARA TARAYICI KURULUMU TAMAMLANDIKTAN SONRA: ABDULLAH BAŞER- TAPU DAİRESİ BAŞKANLIĞI 2012

7. E-arşiv Uygulamaları • 2010/20 (1713) SAYILI • EVRAK, DOSYA VE ARŞİV GENELGESİ 26.MADDE • (2) Tapu Sicil Müdürlüklerinin arşivleri; • a)Tapu Sicil Müdürlüklerinde bulunan tescile yönelik her türlü evrak (resmi senet, tescil istem belgesi, tapulama ve kadastro tutanakları, mahkeme ilamı vs.) 100–400 dpi çözünürlükte taranarak raster görüntüleri pdf formatında saklanır. • b) Bu fıkranın (a) bendine göre elde edilen raster görüntüler WORM CD, DVD veya harici bellek ortamında mahalle/köy/ada/parsel esasına göre arşivlenir. • c)Arşivlenen CD veya DVD’lerden bir tanesi, TAKBİS yönetim sistemine aktarılmak üzere Genel Müdürlüğe gönderilir. • Hükümlerinden (a) bendine uygun olarak, işlemlerimizde 15/08/2012 tarihli OLUR’de belirtilen taranması gereken evraklar • PDF formatında, 24 bit renkli, 100-200 dpi çözünürlükte renkli dublex veya tek yönlü tarama yapılmaktadır. ABDULLAH BAŞER- TAPU DAİRESİ BAŞKANLIĞI 2012

8. E-arşiv Uygulamaları ABDULLAH BAŞER- TAPU DAİRESİ BAŞKANLIĞI 2012 • KURULUM TARİHİNDEN İTİBAREN GÜNLÜK İŞLEMLERDE 15/08/2012 TARİHLİ OLURUN (b) MADDESİ 1. VE 2. PARAĞRAFLARINA GÖRE EVRAKLARIN TARAMA İŞLEMİ YAPILMAKTADIR. • KURULUM TARİHİNDEN GERİYE DOĞRU İSE AYNI OLUR (a) MADDESİ GEREĞİ SADECE RESMİ SENET TARAMALARI YAPILMALIDIR.(Bilgi Teknolojileri Dairesi Başkanlığınca belge ekleme fonksiyonu aktif hale getirildiğinde)

9. E-arşiv Uygulamaları ABDULLAH BAŞER- TAPU DAİRESİ BAŞKANLIĞI 2012 • 1 no.lu bilgi formalarının kaldırılması. • B.09.1.TKG.0120200-010.07/11-4623 18.06.2012 sayılı yazı ile, 2.nüsha tapu senedi ve ipotek belgesi ile terkin cetvellerinin Bölge Müdürlükleri arşivine gönderilmesi uygulamasına son verilerek örneklerinin elektronik ortamda görüntülenmesi • 23294678-010-06/ 28/03/2013 sayılı yazı ile sağlandığından • Bu belgelerin sistemde tekrardan taranmasına gerek yoktur.

10. E-arşiv Uygulamaları Belirlenen şekilde tarayıcı ayarlarımızı yapabilmekteyiz. ABDULLAH BAŞER- TAPU DAİRESİ BAŞKANLIĞI 2012

11. E-arşiv Uygulamaları GÜNLÜK İŞLEM EVRAK TARAMALARINDA KULLANDIĞIMIZ A-4 TARAYICILARA ÖRNEK (HAZNE VE FLATBED BİRARADA YATAY VE DİKEY TARAMA YAPILABİLİYOR) ABDULLAH BAŞER- TAPU DAİRESİ BAŞKANLIĞI 2012

12. E-arşiv Uygulamaları CİLTLENMİŞ RESMİ SENET VE TAPU KÜTÜĞÜ BOYUTLARINDA TARAMA YAPILABİLEN A-2 TARAYICILARA ÖRNEK ABDULLAH BAŞER- TAPU DAİRESİ BAŞKANLIĞI 2012

13. E-arşiv Uygulamaları ABDULLAH BAŞER- TAPU DAİRESİ BAŞKANLIĞI 2012 • SİSTEMDE İŞLEMİMİZE BAŞLADIĞIMIZDA; • TARAMA İŞLEMİ İLK OLARAK; • BAŞLAMA BELGELERİNİN ALINMASI AŞAMASINDA KARŞIMIZA ÇIKMAKTADIR. • BU AŞAMADA, İŞLEM İÇİN ALINMASI GEREKEN BELGELERİN TARANMASI İSTENMEKTEDİR. • BU İŞLEMİ GERÇEKLEŞTİRDİĞİMİZDE TARAMA İŞLEMİ HENÜZ BİTMEMİŞTİR. • İŞLEMİ SİSTEM ÜZERİNDEN SONLANDIRMADAN ÖNCE ARŞİV/BELGE TARAMA AŞAMASINDA İŞLEM İÇİN OLUŞAN RESMİ SENET VEYA TESCİL İSTEM BELGESİNİN SON HALİNİN TARAMA İŞLEMİ İSTENECEKTİR. BU İŞLEM GERÇEKLEŞTİREREK İŞLEM SONLANDIRILIR.

14. E-arşiv Uygulamaları İşlemdeki belgeler tarama yapılır Ancak işlem için oluşturulacak resmi senet/tescil istem belgesinin imza ve onaydan sonra taranması gerekmektedir. ABDULLAH BAŞER- TAPU DAİRESİ BAŞKANLIĞI 2012

15. E-arşiv Uygulamaları ABDULLAH BAŞER- TAPU DAİRESİ BAŞKANLIĞI 2012 • İLK AŞAMADA YANİ BAŞLAMA BELGELERİNİN SİSTEME GİRİŞ VE KAYDINI YAPTIKTAN SONRA TARAMA İŞLEMİ TERCİH EDİLMEZ İSE, İKİNCİ YOL OLARAK; • İŞLEMİMİZİ BİTİRİP SİSTEMDEN SONLANDIRMADAN ÖNCE ARŞİV/BELGE TARAMA AŞAMASINDA İŞLEM İÇİN KULLANILAN BELGELER İLE OLUŞAN RESMİ SENET VEYA TESCİL İSTEM BELGESİNİN SON HALİNİN (İMZALI/RESİMLİ/MÜHÜRLÜ) TARAMA İŞLEMİNİN YAPILMASI İSTENECEKTİR. BU İŞLEM GERÇEKLEŞTİREREK İŞLEM SONLANDIRILIR. • VEYA……

16. E-arşiv Uygulamaları ABDULLAH BAŞER- TAPU DAİRESİ BAŞKANLIĞI 2012 • İLK İKİ YÖNTEM İLE TARAMA İŞLEMİNİ YAPMIYORSAK! • ÜÇÜNCÜ YOL OLARAK; SİSTEMDEKİ SON AŞAMADA İŞLEMİ ‘ARŞİV MEMURU TARAYACAK’ KOMUTU İLE SONLANDIRIRIZ. • TESCİL KONTROLÜNDEN ÇIKAN EVRAKLARI ARŞİV DOSYALARINA GİTMEDEN ÖNCE • TARAYICI CİHAZIN BAĞLI OLDUĞU BİLGİSAYARI KENDİ ŞİFRESİ İLE AÇARAK TAKBİS FONKSİYONLARI ARAÇ ÇUBUĞUNDAN ARŞİV BELGE SORGULAMA MENÜSÜNDEN • TARİH – YEVMİYE VEYA BAŞVURU NUMARASI ÜZERİNDEN TARAMA YAPILACAK İŞLEMİ BULUR VE GEREKLİ EVRAKLARIN TARAMA İŞLEMİNİ YAPARAK İŞLEMİ SİSTEM ÜZERİNDEN BİTİRİR (BU İŞLEM YAPILDIĞINDA TARİH – YEVMİYE VEYA BAŞVURU NUMARASI SİSTEMDE YEŞİL RENK OLACAKTIR) , EVRAKLARI ARŞİVLEMEYE GÖNDERİR.

17. E-arşiv Uygulamaları ABDULLAH BAŞER- TAPU DAİRESİ BAŞKANLIĞI 2012 • TARAMA CİHAZ SAYISININ MÜDÜRLÜK PERSONELİNE YETECEK SAYIYA ULAŞTIĞINDA 1. VE 2. YOL OLARAK TARİF EDİLEN TARAMA İŞLEMLERİ İŞLEM YAPAN PERSONELİN YAPTIĞI TÜM İŞLEMLERİ MASASINDAN KALKMADAN YAPABİLMESİNİ SAĞLAYACAKTIR. • ŞU AN MÜDÜRLÜKLERDEKİ TARAYICI SAYISI KISITLI OLDUĞUNDAN; • MÜDÜRLÜKÇE TARAMA İŞLEMLERİ İÇİN İÇ GENELGE İLE GÖREVLENDİRİLEN PERSONEL İŞLEMLER TESCİLDEN ÇIKTIKTAN SONRA ARŞİVLENMEDEN ÖNCE TARAMA CİHAZININ BULUNDUĞU BİLGİSAYARDAN KENDİ ŞİFRESİ İLE 3.YOL OLARAK TARİF EDİLEN TAKBİS-TSUY FONKSİYONLARINDAKİ ARŞİV BELGE SORGULAMASI MENÜSÜNDEN GİRİŞ YAPACAKTIR.

18. E-arşiv Uygulamaları • EĞER İÇ GÖREVLENDİRME YAPILMIYOR İSE PERSONEL YAPTIĞI İŞLEMLERE AİT TARANMASI GEREKEN BELGELERİ YİNE TARAYICININ BAĞLI OLDUĞU BİLGİSAYARDAN KENDİ KULLANICI ŞİFRESİ İLE 3.YOL OLARAK TARİF EDİLEN TAKBİS-TSUY FONKSİYONLARINDAKİ ARŞİV BELGE SORGULAMASI MENÜSÜNDEN GİRİŞ YAPACAKTIR. YUKARDA BELİRTİLEN ŞEKİLLERLE TARAMA İŞLEMLERİ DİREKT TAKBİS ÜZERİNE YAPILACAKTIR. • HARİCİ BELLEKLERLE TAŞIMA KESİNLİKLE YAPILMAYACAKTIR. MÜDÜRLÜKLERİN BU KONUYA AZAMİ ÖNEM VERMESİ VE KONTROLÜNÜ SAĞLAMASI GEREKMEKTEDİR. ABDULLAH BAŞER- TAPU DAİRESİ BAŞKANLIĞI 2012

19. E-arşiv Uygulamaları Başlama Belgelerinin alınması ekranında işleme giren belgeler kaydedildikten sonra tarayıcı simgesinden belge tara veya dosyadan belge yükle seçeneklerinden tarama işlemleri yapılır. İşlem tamamlandıktan sonra ataç simgesi aktif hale gelir ve yüklenen belge görülebilir. ABDULLAH BAŞER- TAPU DAİRESİ BAŞKANLIĞI 2012

20. E-arşiv Uygulamaları BAŞLAMA BELGELERİNDE VEYA İŞLEM SONLANDIRMA AŞAMALARINDA TARAMA YAPMAYIP ARŞİVLEMEDEN ÖNCE TARAMA YAPTIRTACAK İSE ÜSTTEKİ ‘ARŞİV MEMURU TARAYACAK’ KOMUTUNU VERİP İŞLEMİ SONLANDIRIYORUZ. ABDULLAH BAŞER- TAPU DAİRESİ BAŞKANLIĞI 2012

21. E-arşiv Uygulamaları ARŞİV PERSONELİ ARŞİV BELGE SORGULAMAYI AÇIP İŞLEME BAŞLAR ABDULLAH BAŞER- TAPU DAİRESİ BAŞKANLIĞI 2012

22. E-arşiv Uygulamaları TARİH ARALIĞI, BAŞVURU NO VE İŞLEM DURUMU, RESMİ SENET/TESCİL İSTEM BELGESİ GİBİ DİĞER SEÇENEKLERDEN YARARLANARAK İŞLEMLERİ EKRANA GETİRİR ABDULLAH BAŞER- TAPU DAİRESİ BAŞKANLIĞI 2012

23. E-arşiv Uygulamaları ABDULLAH BAŞER- TAPU DAİRESİ BAŞKANLIĞI 2012

24. E-arşiv Uygulamaları TARAMA YAPACAĞI İŞLEMİ ELİNDEKİ EVRAKLARA GÖRE SEÇER VE ATAÇTAN KOMUTU VERİR. ABDULLAH BAŞER- TAPU DAİRESİ BAŞKANLIĞI 2012

25. E-arşiv Uygulamaları BELGE SEÇİMİNİ YAPAR VE TARAYICI İŞARETİNDEN HANGİ ŞEKİLDE TARAMA YAPACAĞINI SEÇER ABDULLAH BAŞER- TAPU DAİRESİ BAŞKANLIĞI 2012

26. E-arşiv Uygulamaları TARAYICI HAZNESİNE SEÇİLİ BELGEYİ YERLEŞTİREREK TARAMAYI BAŞLAT KOMUTU VERİLİR. ABDULLAH BAŞER- TAPU DAİRESİ BAŞKANLIĞI 2012

27. E-arşiv Uygulamaları TARAYICI HAZNESİNE SEÇİLİ BELGEYİ YERLEŞTİREREK TARAMAYI BAŞLAT KOMUTU VERİLİR. ABDULLAH BAŞER- TAPU DAİRESİ BAŞKANLIĞI 2012

28. E-arşiv Uygulamaları Taranan belgeyi Doküman Yönetim Sistemine kaydet yapıyoruz işlem bitiyor. ABDULLAH BAŞER- TAPU DAİRESİ BAŞKANLIĞI 2012

29. E-arşiv Uygulamaları ABDULLAH BAŞER- TAPU DAİRESİ BAŞKANLIĞI 2012

30. E-arşiv Uygulamaları TARAMASINI YAPTIĞIMIZ BELGELERİ ATAÇ YARDIMIYLA GÖRÜNTÜLEYEBİLİRİZ ABDULLAH BAŞER- TAPU DAİRESİ BAŞKANLIĞI 2012

31. E-arşiv Uygulamaları BELGEYİ SEÇİP ATAÇTAN KOMUTU VERDİĞİMİZDE DOSYANIN İNDİRİLDİĞİ UYARISI GELİR. TAMAM DEDİĞİMİZDE BELGE GÖRÜNTÜSÜ EKRANA GELECEKTİR. ABDULLAH BAŞER- TAPU DAİRESİ BAŞKANLIĞI 2012

32. E-arşiv Uygulamaları ABDULLAH BAŞER- TAPU DAİRESİ BAŞKANLIĞI 2012

33. E-arşiv Uygulamaları ABDULLAH BAŞER- TAPU DAİRESİ BAŞKANLIĞI 2012 TARAMASINI YAPTIĞIMIZ BELGELERİ; HANGİ TAŞINMAZ İLE İLGİLİ OLARAK TARAMASI YAPILDI İSE O TAŞINMAZI SİSTEMDEN SORGULAYIP EKRANA GELEN ZEMİN HİSSE KAYDINDA YİNE ATAÇ SEMBOLÜ YARDIMIYLA GÖRÜNTÜLEYEBİLİRİZ.

34. E-arşiv ile ilgili sorularınız ve destek için TAPU DAİRESİ BAŞKANLIĞI 0.312.4136218 ve 0.312.5514342 numaralı telefonlardan bizlere ulaşabilirsiniz. TEŞEKKÜRLER Abdullah BAŞER ABDULLAH BAŞER- TAPU DAİRESİ BAŞKANLIĞI 2012

35. NOTLAR ABDULLAH BAŞER- TAPU DAİRESİ BAŞKANLIĞI 2012 15/08/2012 TARİHLİ OLUR’UN son paragrafında Müdürlüğün gerekli gördüğü evrakların taranmasına isimleri belirtilen belgeler haricinde şu an uygulama birliğini bozabileceği düşüncesiyle izin verilmemektedir. Ayrıca her evrakın taranması sisteme çok yük getirmektedir. Taramalar bu OLUR da adı geçen evrakların o işlemde olması halinde yapılmaktadır. Örneğin Haciz terkin yazısı taranmamaktadır. 3. slaytta kurulum tarihinden önce sadece resmi senetler taranmalıdır. (Bilgi Tek. Daire Bşk. Yazılım Şube ile görüşmelerimiz var.Ya yeni yazılım geliştirip sisteme atılacak yada takbis teki tarih-yevmiye ekrana getirilip ekleme imkanı verilecek şu an bu yapılamamakta. Bölge Müdürlükleri aracılığıyla geriye dönük olarak Resmi senet taraması yapanlar harici disklere veya masaüstüne kopyalayıp kendi personeli yararlanacak şekilde paylaşıma açmaktalar (Bundan dolayı ilgililerin en yüksek seviyede daire içinde güvenlik tedbirlerini almaları zorunludur)