ELSZÁMOLHATÓSÁGI SZABÁLYOK

1. ELSZÁMOLHATÓSÁGI SZABÁLYOK Balázsy Bella VÁTI Nonprofit Kft. Központi Ellenőrzési Osztály Budapest, 2012. október 18.

2. Az elszámolhatóság időbeli és területi hatálya A projektek költsége csak abban az esetben számolható el, ha az a támogatott projektre vonatkozó Támogatási Szerződésben rögzített megvalósítási időszakban merült fel. A Magyarország-Szlovákia Határon Átnyúló Együttműködési Programban meghatározott programterületen felmerült és ténylegesen kifizetett költségek számolhatóak el.

3. Általános szabályok A költségek csak olyan mértékben számolhatóak el, amilyen mértékben a támogatott projekthez kapcsolódnak, illetve amilyen mértékben annak célját szolgálják. Az alábbi kritériumoknak megfelelő költség számolható el: • A partnernél merült fel. • Az eredeti számla (1. példány!), vagy egyéb bizonylat rendelkezésre áll. • Jogalapja igazolható – szerződéssel vagy megrendeléssel. • Kifizetése igazolt – bankszámlakivonattal vagy kiadási pénztárbizonylattal. • A támogatási szerződésben rögzített megvalósítási időszakban merült fel. • Közvetlenül kapcsolódik a projekthez. • Az elfogadott költségvetésben (vagy annak hatályos módosításában) szerepel.

4. Általános szabályok Az alábbi kritériumoknak megfelelő költség számolható el: • Megfelel az elszámolható költségek feltételeinek és nem szerepel a nem elszámolható költségek között. • Nem haladja meg a szokásos piaci árat. • A program ERFA támogatásra jogosult területén merült fel. • Nem valósul meg kettős finanszírozás. • A projekt végrehajtáshoz nélkülözhetetlen, és felmerülése arányos hozzáadott értéket képvisel. • Megfelel a hatékonyság, gazdaságosság és célszerűség elveinek.

5. Nem elszámolható költségek – példa jelleggel • Nem közvetlenül kapcsolódik a projekthez. • A projekt elszámolhatósági időszakát megelőzően vagy azon túl merült fel. • Reprezentációs költség (pl. virágok, ajándékok, üdvözlőkártyák, alkohol). • Számla ki nem fizetett részösszege (pl. kártérítés, garanciális kifizetés, készpénzfizetési engedmény, árengedmény). • Fizetendő kamat. • Adók és vámok általánosságban, kivéve a vissza nem igényelhető ÁFA, a reprezentációs adó és az IFA . • Bírság, pénzbüntetés. • Árfolyamveszteség és jutalék. • Jövőbeni veszteségekre vagy más lehetséges jövőbeni kötelezettségekre képzett céltartalék. • Osztalék, nyereségfizetés. • Üzleti részesedés és tőzsdei részvény vétele.

6. Nem elszámolható költségek – példa jelleggel • Tiszteletdíj. • Lakhatási kiadás. • Kulturális esemény általánosságban (kiállítások, fesztiválok), kivéve, ha tartós együttműködést vagy foglalkoztatást eredményez. • Átalánydíjas kifizetés. • Alvállalkozásba adott tevékenység, amely arányos érték hozzáadása nélkül növeli a működés költségét. • Olyan alvállalkozói szerződés, amelyben a fizetést a működés teljes költségének százalékában határozták meg (pl. sikerdíj), kivéve, ha az ilyen fizetést a Vezető partner vagy a projekt partnerek igazolják a nyújtott munka vagy szolgáltatások tényleges értékére való hivatkozással. • Harmadik fél felé tovább számlázott költség. • Használt eszköz beszerzése. • Más EU, nemzetközi vagy nemzeti támogatás vagy pénzügyi eszköz által már finanszírozott költség.

7. Előkészítési költségek • Elszámolható, amennyiben 2007. január 1-jén vagy azt követően, és a Támogatási Szerződés (Subsidy Contract) megkötése előttmerültek fel. • Szerepelniük kell a jóváhagyott pályázati formanyomtatványban. • Nem haladhatják meg a projekt teljes elszámolható költségének 10%-át. • Az előkészítési költségeket az első projekt partneri jelentés beadása előtt ki kell fizetni. • Azokat a kézzel fogható eredményeket, melyekre az elszámolni kívánt elkészítési költségek vonatkoznak, a támogatási szerződés megkötése előtt a Közös Szakmai Titkársághoz be kell nyújtani. A támogatási szerződésben csak ebben az esetben kerülnek feltüntetésre, mely az elszámolásukhoz szükséges feltétel.

8. Előkészítési költségek • Előzetes tanulmányok (pl. megvalósíthatósági tanulmány, környezeti hatásvizsgálat) • Tervdokumentáció és az építkezéshez szükséges további dokumentumok elkészítésének költségei; (engedélyek, tervek költségei) • Fordítás – pályázati formanyomtatvány fordítása angol nyelvre, magyarról szlovák nyelvre és fordítva. • Utazási költségek – a projekt előkészítéséhez kapcsolódóan • Közbeszerzés költségei – közbeszerzési szakértő megbízási díja, hirdetmény közzétételének költségei, stb.

9. Személyi költségek A partner közvetlen alkalmazásában álló, projekttel kapcsolatos feladatokat ellátó munkavállalókkal kapcsolatban felmerült bér jellegű költségeket lehet elszámolni az alábbi feltételekkel: • Projektarányos bruttó munkabér és a kapcsolódó járulékok számolhatóak el. • A projektben vállalt feladat a munkaszerződésben vagy a munkaköri leírásban szerepel. • Közalkalmazottak és köztisztviselők díjazása akkor számolható el, ha az a projekttevékenységekhez és nem az alkalmazott jogszabályi kötelezettségeihez és a szokásos, napi irányítási feladatokhoz kapcsolódik. • Az elszámoláshoz alkalmazott módszert csatolni kell (a projektre fordított munkanapok vagy munkaórák száma / összes munkanap vagy munkaóra). • A munkaórákat munkaidő-kimutatásokkal kell igazolni (munkáltató és a munkavállaló által aláírt, mely tartalmazza projekttevékenységhez kapcsolódó munkaórákat és az elvégzett projekttevékenység leírását). • Természetbeni juttatások nem számolhatók el

10. Személyi költségek – dokumentumok • munkaszerződés/kinevezés (az összes releváns módosítással) • munkaköri leírás • bérszámfejtő lap/bérjegyzék/fizetési jegyzék • munkaidő kimutatás (a teljesítés igazolása) • munkabér kifizetését igazoló bankszámlakivonat (készpénzben történő fizetés esetén az átvételt igazoló pénztárbizonylat), • bankszámla-kivonat az adók, járulékok átutalásáról + nyilatkozat arról, hogy az átutalt összeg tartalmazza az elszámolandó közterheket, • személyi költségek kiszámítása módszerének leírása • segédtábla (megadott formanyomtatvány)

11. Utazás és szállás • A projekt megvalósításhoz szükséges külföldi és helyi utazási, valamint szállásköltségek. • Azon személyek költsége, akik a program jogosult területén a projekttevékenységekhez közvetlenül kapcsolódó feladatokat végeznek, és alkalmazottai a Partner szervezetnek. • Leggazdaságosabb megoldás választása kötelező (turista osztályú repülőjegy, háromcsillagos szálloda)

12. Utazás és szállás Napidíj: külföldi tartózkodás vagy a belső szabályzatuknak megfelelő időszakot töltenek távol a munkavégzés szokásos helyszínétől. Módszerek: • EU Bizottság által megállapított ráta szerinti napidíj (ezen felül további költség nem számolható el) • belső szabályozás szerinti külföldi napidíj (ezen felül szállás, országon belüli közlekedés max. az EU napidíj mértékéig) 3) ellátás, szállás, közlekedés (ha nincsen külföldi napidíj)

13. Utazás és szállás – dokumentumok • Utazási költségekhez: • kiküldetési rendelvény (utazási kérelem) • eredeti számla vagy • gépkocsi használat esetén: gépkocsi elszámolás (NAV által előírt fogyasztási normák és üzemanyagárak szerint) • vonatjegy/ buszjegy/ repülőjegy, beszállókártya stb. • a gépjármű forgalmi engedélye, felelősségbiztosítása • 100 EUR alatti utazási költségekhez összesítő táblázat • Külföldi napidíjakhoz: • A napidíj számfejtését igazoló dokumentum • A közterhek befizetését igazoló dokumentum + nyilatkozat arról, hogy az átutalt összeg tartalmazza a napidíjjal kapcsolatos közterheket. • Szállásköltséghez: • eredeti számla • Megrendelőlap/foglalás + minden esetben a kifizetés igazolása, kiküldetési rendelvény, úti jelentés, kint tartózkodás egyéb bizonylatai

14. Szolgáltatások – Külső szakértők • Külső féltől megrendelt és általa teljesített szolgáltatások • Megbízási vagy vállalkozói szerződéssel alátámasztott • A vállalkozási/megbízási díj tartalmaz minden járulékos költséget • A külső szakértő nem áll alkalmazásban a magyar partnerszervezetnél.A projekt partnerek sem külső szakértőként, sem alvállalkozóként nem szerződtethetők. • Kbt./1000 euró felett piaci ár alapján ( piaci ár nyilatkozat)

15. Szolgáltatások – Külső szakértők • A projekt menedzsmentjével kapcsolatos szolgáltatások • Tanulmányok • Kutatás • Képzések és rendezvények (konferenciák, szemináriumok, megbeszélések, workshop-ok, költsége) • Fordító- és tolmácsszolgáltatások • Bérlés – eszközök, helyiség (pl. rendezvényhez kapcsolódóan) • Áru- és személyszállítás • Hirdetés (pl. szórólap, promóciós anyag, sajtóközlemény, weblap, tájékoztatók) • Külső szakértők (építési, mérnöki tevékenységekhez, műszaki ellenőr, közbeszerzési szakértő) • Egyéb szolgáltatások (csak ha a jóváhagyott pályázatban meghatározásra kerültek, és közvetlenül a projekthez kapcsolódnak)

16. Szolgáltatások – dokumentumok • Közbeszerzési eljárás dokumentációja/három árajánlat • Eredeti számla • Kapcsolódó szerződés vagy megrendelés • Kifizetés bizonylatai • Teljesítésigazolás (+átadás átvételi igazolás, garanciaszerződés) • Rendezvény esetén: jelenléti ív, meghívó, napirend, fotók, előadások, emlékeztető stb. • Végtermék egy-egy „köteles” példánya • Ha a tanulmány értéke meghaladja az 1.000 eurót, a köteles példányt bekötött, nyomdai úton előállított formában kell benyújtani • 20 oldalnál nagyobb terjedelem esetén nyomtatott forma mellett elektronikusan is be kell nyújtani • Nyilatkozat, hogy a tanulmány más Európai Uniós, vagy hazai finanszírozásból megvalósított pályázatban nem került elszámolásra Arculati elemek használata kötelező!!!

17. Beszerzések • Olyan eszköz számolható el, amelynek nem volt még értékcsökkenése; más EU-s pályázatban nem kerül elszámolásra • Kbt./1000 euró felett piaci ár alapján • Az eszközöket a program és a projekt nevét tartalmazó azonosítóval kell ellátni – helyszíni ellenőrzés tárgya

18. Beszerzések – dokumentumok • Közbeszerzési eljárás dokumentációja/három árajánlat • Kapcsolódó szerződés vagy megrendelés • Átadás-átvételi jegyzőkönyv • Eredeti számla (a beszerzett eszközök tételes feltüntetésével) • Kifizetés bizonylatai • Leltárba vételi bizonylat/tárgyi eszköz karton • Jótállási szelvények, garanciák, esetleges biztosítások • Értékcsökkenés módszere, könyvelési bizonylatok • Fénykép a beszerzett eszközről

19. Építési beruházás Föld vétele elszámolható költség a következő feltételek mellett: • Nem haladja meg a teljes elszámolható költség 10%-át. • A földet szakértő becsüli fel (a föld árára vonatkozó szakértői vélemény nem lehet 6 hónapnál régebbi). • A vételi ár nem haladhatja meg a föld árára vonatkozó szakértői véleményben meghatározott árat. • A jelenlegi vagy bármelyik előző tulajdonos az elmúlt 5 évben nem kapott semmiféle EU pénzügyi forrásból támogatást az adott föld megvásárlásához. Épület vétele elszámolható költség a következő feltételek mellett: • Az épület megfelel minden törvényi előírásnak. • Az épület rendelkezik minden dokumentációval és tanúsítvánnyal. • Az épületet szakértő értékeli fel (az épület árára vonatkozó szakértői vélemény nem lehet 6 hónapnál régebbi). • A vételi ár nem haladhatja meg az épület árára vonatkozó szakértői véleményben meghatározott árat. • A jelenlegi vagy bármelyik előző tulajdonos az elmúlt 5 évben nem kapott semmiféle EU pénzügyi forrásból támogatást az adott föld megvásárlásához.

20. Építési beruházás A következő költségek számolhatóak el: • A projekt tevékenységeihez közvetlenül kapcsolódó építés és felújítás költsége. • Technikai dokumentáció kidolgozása. • Földtani felmérés és szakvélemények. • A terület részletes felszíni építéstörténeti, építéstechnikai és archeológiai vizsgálata. • A használatbavételi engedély megszerzéséhez szükséges dokumentáció kidolgozása. • Engedély az előzetes-, próba-, szokványos működésre.

21. Építési beruházás – dokumentumok • Közbeszerzési eljárás teljes dokumentációja/három árajánlat • Kapcsolódó szerződés vagy megrendelés • Átadás-átvételi jegyzőkönyv/műszaki átadás-átvételi jegyzőkönyv • Eredeti számla – részletes • Kifizetést igazoló bankszámla kivonat másolata • Teljesítésigazolás • Garanciák, biztosítékok iratanyaga • Értékcsökkenés módszere, könyvelési bizonylatok • Épület vétele esetén nyilatkozat, hogy az épület megfelel minden törvényi előírásnak, valamint építési, egészségügyi, biztonsági és egyéb szakhatósági előírásnak, szakértői vélemény, előző tulajdonos nyilatkozata; beszerzett föld/épület nyilvántartásba vételének igazolása • Teljesítést igazoló egyéb dokumentumok: fényképek, építési napló, független mérnök nyilatkozata, használatbavételi engedély, jogszabály által előírt engedélyek, egyéb alátámasztó dokumentumok

22. Adminisztratív költségek • Közvetlen és közvetett adminisztratív költségek • A 7.3 dologi kiadások, 7.4 iroda bérleti díj és 7.5 rezsi sorokon szereplő összeg nem haladhatja meg a projekt személyi költségeinek 25 %-át!

23. Adminisztratív költségek • iroda bérleti díj (szerződéssel kell alátámasztani, hogy a bérleti díj a projekttel kapcsolatosan merült fel) • közüzemi költségek • telefon, fax, internet költségek • postaköltségek • másolás és sokszorosítás költségei • írószerek, kis értékű irodaszerek • Bankszámlanyitás, számlavezetés és országok közötti pénzügyi tranzakciók költsége abban az esetben számolható el, amennyiben a partner köteles a projekttel kapcsolatos pénzforgalom és támogatás kezelésére külön pénzforgalmi számlát nyitni. – Vezető Partner! • Jogi tanácsadás díja, közjegyzői díj abban az esetben számolható el, ha közvetlenül kapcsolódik a projekt megvalósításához.

24. Adminisztratív költségek – dokumentumok A projektre 100%-ban elszámolt költségek esetében: • eredeti számlák a projektre 100%-ban elszámolt költségekről • szerződések/megrendelő • a számla kifizetésének igazolása (bankszámlakivonat, pénztárbizonylat) A projektre részben elszámolt költségek esetében: • tételes számlaösszesítő az elszámolt adminisztratív költségekről, • közvetett költségek kiszámítási módszerének leírása (ugyanaz a módszer alkalmazandó a teljes projekt időszak alatt) • az eredeti számlák a helyszíni ellenőrzés során kerülnek ellenőrzésre Jogi/közjegyzői költségekhez továbbá szükséges még (lásd külső szolgáltatások sor): • közbeszerzés teljes dokumentációja/piaci ár igazolása • szerződés • teljesítésigazolás • a szolgáltatás eredményeképpen létrehozott dokumentum

25. Piaci árnak való megfelelés 3 árajánlattal legalább 3 érvényes, azonos tárgyú, összehasonlítható, összegében egyértelmű írásos ajánlat alapján kell dönteni; az ajánlatnak a beszerzés eredményeképp létrejött megrendelő/szerződés keltezésénél korábbinak kell lennie, nem lehet azonban a keltezéstől számítva 3 hónapnál régebbi; (az ajánlat keltezésének időpontját fax visszaigazolás; személyes átvétel igazolása; tértivevény, dátumozott hivatalos árlista stb. becsatolásával szükséges igazolni); a benyújtott 3 ajánlatnak egymástól független személyektől kell származnia; nem alkalmas a piaci ár igazolására az az ajánlat sem, amelyet olyan személy adott, akiben a Partnernek, vagy a Partner vezető tisztségviselőjének, vagy felügyelőbizottsági tagjának, vagy valamely munkavállalójának, vagy ez előzőekben felsorolt személyek Ptk. szerinti közeli hozzátartozójának tulajdoni részesedése van, vagy abban az előzőekben megjelölt személyek vagy azok Ptk. szerinti közeli hozzátartozója vezető tisztségviselő, vagy felügyelőbizottsági tag; nem igazolt a piaci ár abban az esetben sem, amikor a jelen fejezetben részletezett összeférhetetlenségi esetek a szerződés megkötésének időpontjában állnak fenn;

26. Számlák Belföldön kiállított számla (vagy a számlával egy tekintet alá eső okirat) esetén az adattartalom feleljen meg a hatályos ÁFA-törvénynek! Külföldön kiállított számlán (vagy a számlával egy tekintet alá eső okiraton) az alábbi adatoknak feltétlen szerepelniük kell: • „Számla” megnevezés az adott ország előírásai szerint (pl. Invoice, Faktura…); • számla sorszáma; • számla kibocsátója; • vevő megnevezése; • termék vagy szolgáltatásnyújtás megnevezése; • számla összege; • számla kibocsátásának és teljesítésének kelte.

27. Számlák Elektronikus úton kibocsátott számlára vonatkozó szabályok: • vonatkozó hatályos jogszabálynak (ÁFA-törvény) megfelelően lett kiállítva; • a partneri jelentésben elektronikusan is csatolásra került; • a partneri jelentésben nyomtatott formátumban is csatolásra került, melyen a magyar partner feltüntette a következőt: „Eredetivel megegyező hiteles másolat”.

28. Bevételek Az értékesítésből, szolgáltatásból, bérbeadásból, regisztrációs díjból és egyéb bevételből származó bevételt teljes mértékben vagy részarányosan le kell vonni az elszámolható költségekből attól függően, hogy teljesen vagy részben származott-e a támogatott tevékenységből. Amennyiben a partnernek a projektből bevétele származik, vagy a projekt keretében bevétele keletkezik a projektben megvalósult „termékek” révén, annak értékéről hivatalosan nyilatkoznia kell az adott elszámolás benyújtásakor, de legkésőbb a projekt zárásakor.

29. Elkülönített számviteli nyilvántartás vezetése • a partner számviteli politikáját úgy kell kialakítani, hogy az biztosítsa a könyvelésben a saját egyedi azonosító alapján történő nyilvántartás létrehozásának lehetőségét; • a könyvelésben saját egyedi azonosító alapján (főkönyvi alszámla/munkaszám) kell nyilvántartani a projekt bevételeit és kiadásait • az egyedi azonosító számnak valamennyi a támogatáshoz kapcsolódó tételt és elszámolható költséget tartalmaznia kell, és kizárólag az adott projekthez kapcsolódó tételeket tartalmazhatja; • a partnernek olyan könyvelési rendszert kell működtetnie, amely lehetővé teszi a szervezet főkönyvi rendszeréből egy, az elkülönítést biztosító kódokra alapozott kivonat előállítását, és amely kivonat kizárólag az adott projekthez tartozó tételeket tartalmazza és összegzi;

30. http://www.husk-cbc.eu/hu/letoltes

31. Köszönöm a figyelmet!