Hyllytyspalvelu ja nettikauppa IdealSystem

1. Hyllytyspalvelu ja nettikauppa IdealSystem

2. Yhteistyökumppani Tamore Oy: Yritys: • Paikallisesti kansainvälinen • Nopeat toimitukset halki Suomen • Noutotukku ja tytäryhtiöt • Hyvät työntekijät ja yht. työkumppanit • Asiakkaan ehdoilla • Aito kumppani • Kannattavaa toimintaa • Haluttu yhteistyökumppani • Positiivinen asenne työssä ja sen ulkopuolella • Kehittyvä ja edelläkävijä • Monipuolinen • Luotettava • Toimitusvarma • Kilpailukykyinen • Palveleva toimistotarviketukku, joka huolehtii asiakkaistaan 75 vuoden kokemuksella • Suomen johtava ATK- ja toimistotarviketukku ja maahantuoja • Pääkonttori, logistiikkakeskus ja noutotukku sijaitsevat Vantaalla • 100 %:sti suomalainen perheyhtiö • Myös laaja kuluttajapuolen valikoima • Osa pohjoismaiden suurinta toimistotarvikeketjua (Office Union) • Oma tuotemerkki Talex • Liikevaihto 34 milj. euroa • Henkilöstöä 122 • Varastossa 15 000 neliömetriä ja 12 000 lavapaikkaa • 150 tuoteryhmää • 7 500 tuotetta • 250 tavarantoimittajaa • 2 000 toimitusta päivässä • 3,5 miljoonaa tilausriviä vuodessa • 12 000 asiakasta • Toimittajista 45 % kotimaisia ja 55 % ulkomaisia • Asiakkaina mm.: Finnair, Alko, Suomen Pankki, Kemira, Info-ketju, VR, Kela, HUS, Matkahuolto, Helsinki, Espoo

3. Kartoituksessa huomioitavia asioita ja etuja verrattuna kilpailijoihin: • tuotevalikoima (tuotteet, joita asiakkaat oikeasti tarvitsevat ja hyötyvät eniten) Brandi tuotteet, keskihintaiset tuotteet ja tyydyttävät tuotteet = kaikki toimivat, asiakas valitsee itselleen parhaiten palvelevan valikoiman. Esim. Värikasetit (Prinstar vai HP) Kopiopaperit ( Lasercopy, Opti text vai Opti Graph ) jne. • asiakaskohtaiset tuotteet (painetut tuotteet ja liikelahjat) • toimintatavat – erikoispiirteet, tarpeet ja toiveet • seurantapalaverit ( vähintään kaksi kertaa vuodessa), tarpeet ja toiveet, uudet tuotteet, alan kehitys, kehitystavoitteet, tuotevaihdot, risut ja ruusut jne.  suunnittelu toteutus  seuranta.Sekä välissä vuorovaikutteista tiedotusta puolin ja toisin. • aikataulutus (Esim. hyllytyksen alussa ensimmäiset 3kk 2krt/kk jatkossa kun kulutus tiedetään 1krt/kk. Hyllyttäjä on aina paikalla sovittuna päivänä ja sovittuun kellon aikaan. Täsmällisyys helpottaa molempien työtä. Asiakas tietää, koska hyllyttäjä/edustaja tulee ja voi samalla jättää esim. lisätilauksia tai tehdä kyselyjä tarpeen mukaan. Sovitaan kalenteri etukäteen puolivuosittain tai säännöllinen aika. • laskutus (Esim. koontilasku 1krt. /kk) • käytännön toteutus: täyttökerrat, siisteys ja selkeys ABC (koodit, viivakoodi, nimike, tarrat, hyllylistat, rasiat ja laatikot) kierto ja sijoittelu abc- logiikkaa hyväksi käyttäen, räätälöinti, raportointi, hyllyttäjän ammattitaito, varamiesjärjestelyt, logistiikka, sähköiset lukulaitteet, kesälomat, sesonki tuotteet ja kausivaihtelut, toimipisteet • hankintojen oheiskustannukset ( toimitusten optimointi, rivisäästökustannukset, laskutus säästö jne. kts. liite. • reklamaatiot (paras tapa erottautua kilpailijoista, hoidetaan heti, asiat eivät korjaannu itsestään) • vuorovaikutteinen tiedotus (logistiikka edustaja ja hyllyttäjä) • Nimetyt vastuu- ja yhteyshenkilöt (hyllyttäjät, logistiikka edustaja, varamies, ja Tj) • Ympäristö: kierrätys ja jätteen hävitys. (kierrätyslaatikot  värikasetit) • säästötavoitteet • Muut kuin sopimustuotteet ja niiden tilaaminen, pikatilaukset ja toimitukset (netti/edustaja)

4. Laaja tuotevalikoima • Atk- tarvikkeet • Kokous ja esitystekniikka • Ergonomiatuotteet ja kalusteet • Koneet ja laitteet • Pakkaus ja postitustarvikkeet • Paperijalosteet • Taloustarvikkeet • Toimistotarvikkeet • Värikasetit • Extra tuotteet, painatus ja välitystuotteet, asiakastuotteet(varastointipalvelu) • Liikelahjat • Eri hintaryhmät tuotteet, brandituotteet, keskilaatuiset ja edulliset tarjoustuotteet. • Palvelut: • Asiakaskohtainen räätälöinti. • Hyllytyspalvelut ja varastonhallinta. • Ergonomia / tuotekartoitukset. • Käyttöönopastus ja neuvonta • Kalustesuunnittelu, asennus ja kalusteiden säätäminen.(TE Oulu / koko Suomi) • Asiakaskohtaiset tuotteet suunnittelu • Tekninen tuki ja huolto • Asiakaspalvelut • Toimistusten optimointi – hankintojen oheiskustannusten säästöt. Jne. • Aito ja oikea kumppani • Katselee, kyselee, kuuntelee… • oston ammattilainen - avaa ostoprosessin.. • hallitsee logistiikan… • auttaa ostajaa menestymään työssään… • molemmat voittavat – ei perinteistävastakkainasettelua…. • löytyy harvassa…

5. Edut lyhyesti • Hyllytys palvelun avulla asiakas voi keskittyä olennaiseen • Useasti tilaukset hoidetaan myyn työn lomassa ja kiireessä virheitä voi sattua. • Ei ole ns. kenenkään vastuulla. • Edustajia ramppaa pilvin pimein – aikaa kuluu • Kustannustehokkuus lisääntyy – sähläyskulut minimoidaan. • Toimitusnopeus ja varmuus lisääntyy • Ajan, vaivan ja rahan säästö • Asiakkaan toimintatavan kehittäminen ja ongelmien ratkaisu • Palveluaste 98 – 99% • Varaston kierron optimointi • Logistisen jakelutien hallinnan tehostaminen • Kattava valikoima ja säästöt hankintojen oheiskustannuksissa • Työtehon ja motivaation parantaminen. Virheitä vähemmän • Luottamuksen lisääntyminen. Raportointi • Kokonaisedullisuus (kaikki yhdestä paikkaa, suuremmat edut + ajan, vaivan ja rahan säästö)jne.

6. Hyllytyksen käyttöön ottaminen Saat IdealSystem hyllytyspalvelun nopeasti ja helposti käyttöösi. Yhteydenotto asiakaspalveluun tai edustajaasi riittää. Edustaja kartoittaa tarpeet nopeasti ja vaivattomasti (Dia 2) . Sen jälkeen tarjoamme valmiin ratkaisun tarpeiden ja toiveiden pohjalta käyttäen hyväksi 75- vuotista kokemusta toimistoalalta. Hyllytysehdotus käydään asiakkaan kanssa yhdessä lävitse ja tarvittavat muutokset tehdään. Kun tuotevalikoima on sovittu, suunnitellaan käytännön toteutus: aikataulutus, hyllyttäjä, varamiesjärjestelyt täyttökerrat, siisteys ja selkeys ABC (koodit, viivakoodi, nimike, tarrat, hyllylistat, rasiat ja laatikot) kierto ja sijoittelu abc- logiikkaa hyväksi käyttäen, räätälöinti, raportointi, logistiikka, sähköiset lukulaitteet, kesälomat, sesonki tuotteet ja kausivaihtelut, toimipisteet jne. Vastaamme siis siihen mitä asiakas tarvitsee. Ei mitään liikaa eikä liian vähän Kun valikoima ja käytännön järjestelyt on huolellisesti suunniteltu - tehdään hyllytyksestä sopimus ja aloitetaan varsinainen käytännön työ. Mikäli asiakkaalla ei ole aiempaa kokemusta hyllytyksestä ja tarkalleen ei tiedetä historian perusteella asiakkaan ostokäyttäytymistä, tehdään hyllytyksen ensimmäiset 3kk tiheammillä hyllytysväleillä. esim 2krt. /kk. Kun aika on kulunut pidetään seurantapalaveri ja tarkistetaan hyllyssä pidettävät tuotteet, valikoiman sopivuus, hyllyrajat ( ala ja ylärajat), täyttömäärät ja kiertonopeus. Mikäli muutostarvetta tulee esille, niin toimintaa muutetaan sen mukaan. Jatkossa seurantapalaverit pidetään kaksi kertaa vuodessa. Voidaan tarkistaa tuotteiden soveltuvuus, esille tulleet tarpeet ja toiveet, uudet tuotteet, risut ja ruusut,mahdolliset hinta muutokset ylös tai alas. Esim tallennusväline puolella hinnat ovat laskeneet, jolloin Tamorekin laskee hintoja. jne.  suunnittelu toteutus  seuranta. Hyllytyspalvelun käyttöön otto on Idealin kautta vaivatonta. Usein kuulemmekin aloittamisen jälkeen asiakkaalta kommentit - miksihän emme ole aiemmin aloittaneet hyllytystä? ”Joten tervetuloa IdealSystem hyllytysasiakkaaksi. ”

7. HANKINNAN KOKONAISKUSTANNUKSET 2.11. Toimitusvirheiden selvitys 2.12. Asiakirjojen arkistointi 2.13. Laskun vastaanotto 2.14. Laskun tarkastus 2.15. Laskun tiliöinti 2.16. Laskun hyväksyntä 2.17. Ostoreskontra 2.18. Maksumääräys 2.19. Rahansiirto 2.20. Kirjanpito 3. TAVARAN KÄYTTÖKUSTANNUKSET 4. TAVARAN HÄVITTÄMISKUSTANNUKSET 1. TAVARAN OSTOHINTA 2. HANKINNAN OHEISKUSTANNUKSET: 2.1. Tarpeen määrittäminen 2.2. Toimittajan valinta 2.3 Tilauksen lähettäminen 2.4. Til.kirjaaminen ja arkistointi 2.5. Tavaran purkaminen 2.6. Tavaran hyllytys 2.7. Tavaran tarkastus 2.8. Kuormakirjan tarkastus 2.9. Tavaran varastointi 2.10. Loppukäyttäjälle toimitus Eli yksi tilausrivi maksaa keskimäärin 15€ ja laskun käsittelykulut kaikkinensa n. 40€/lasku. Mikäli keskitätte hankintanne säästätte roimasti hankinnan oheiskustannuksissa. Eli jos nyt ostatte esim 5- yrityksestä menetätte rahaa 4x40= 160€ sekä jos varaston kiertoa ei ole optimoitu maksaa turha tilausrivi 15€ + keskittämisen hintaetu.

8. IdealShop - tilausjärjestelmäinternetissä • Helppoa tilaamista internetin kautta • Tilaus tulostuu varastolle ja on heti keräilyssä • Nettitilaajien edut suurimmat, erikoistarjouksia, kylkiäisiä jne. • Netissä laajin ja ajankohtaisin tuotevalikoima • Tuotteista tietoa ja kuvia esillä, yhteensopivuudet, käyttöohjeetjne. • Asiakkaiden omat hinnat näkyvissä • Tuotehakutoiminnot käytössä • Asiakaskohtainen tuoteluettelo • Toimitustilanne heti tietoon • Tilaushistoria • Tilauksista vahvistus automaattisesti • Tie IdealShoppiin kotisivuiltamme: www.idealoffice.fi

9. Oy Asiakas Ab Keräily Prosessin kuvaus - tilaustenkäsittely Tilaus Nettiapu Logistiikkakeskus

10. IdealSystem palvelee Hankintatoiminnan Tehostaminen Hankintatoiminnan Helpottaminen Asiakastyytyväisyys Keskittyminen ydinliiketoimintaan Kustannus säästöt TamoSystem asiakasanalyysi

11. Lähivaraston sijainti tulisi olla henkilöstön kulun kannalta aikaa säästävässä paikassa Tuotevalikoima sisältää yleisesti 50 – 300 tuotetta Tuotteiden tarvitsemat lisätiedot saatavilla Hyllyt/kaapit ovat selkeästi merkittyjä (tuotteiden nimet ja koodit hyllyjen reunassa ja kaappien sisällöt määritelty) Hälytysrajat näkyvillä Kierrätyslaatikot selkeästi esillä Ohjeet ja yhteyshenkilöiden tiedot selkeästi näkyvillä IdealSystem lähivarastot

12. Hyllyt Ideal Office Oy toimittaa asiakkaan hyllyihin selkeät rasiat ja kotelot, tarroittaa hyllyt, hyllyliuskat, viivakoodit jne. Tuotteet sijoitellaan helposti käyttöön otettaviksi A, B, C ajattelua hyödyntäen. Hyllyt pidetään siisteinä ja huolehditaan tuotteiden kierrätyksestä esim. värikaseteille kierrätyslaatikot ja niiden jälleenkäsittely.

13. Idealin nimetyt edustajat huolehtivat tavaroiden oikeasta sijoittelusta IdealSystem hyllyihin. Varastojen/kaappien siisteys ja tuotteiden oikea sijoittelu on logistiikkaedustajien vastuulla Logistiikkaedustajat on koulutettuja logistiikan ammattilaisia, jotka hyödyntävät uusinta mobiilitekniikkaa Logistiikka edustajat ottavat vastaan myös lisätilauksia ja raportoivat varastojen kehityskohdista ja tuotteiden kierroista viikoittain. Lähivarastojen täydennykset

14. Kustannussäästöt • Tilausrutiinien minimointi – henkilöstöresurssien ohjaaminen ydinliiketoimintaan • Varastojen minimointi • Tehokkuus • Toimitusten keskittäminen • Toimistotarvikeammattilaiset auttavat kaikissa alaan liittyvissä kysymyksissä. • Uudet tuotteet nopeasti varastoihin • Vanhat tuotteet eivät jää hyllyihin tehokkaan seurannan avulla • Laskujen määrän pienentäminen

15. Ideal Office raportoi asiakasta tuotteiden kierrosta ja tuotevalikoiman sopivuudesta kehityspalavereissa ja kuukausiraportoinnissa. Uudessa järjestelmässä voi helposti seurata kustannusten muutoksia ja tuotevalikoimien sopivuutta asiakkaan tarpeisiin. Seuranta

16. Logistiikka edustaja Tuotevalikoima Logistiikka Tietojärjestelmät Vahvuudet

17. IDEAL OFFICE OY sisulla & sydämellä