IMPLEMENTASI DAN PENGELOLAAN PHK-I Tahun 2011

1. IMPLEMENTASI DAN PENGELOLAAN PHK-I Tahun 2011 Direktorat Kelembagaan dan Kerjasama Workshop Implementasi Surabaya 27-29 April 2011

2. Paradigma Hibah • Tujuanutamapeningkatanmutudalamaspek yang sesuaidengantema program • Ditujukanjugasebagai institutional capacity building dalam • pengelolaan program pengembangan • Pengelolaankeuangan (akuntabilitasdanpembukuan) • Pengelolaansarana/prasarana (pengadaan, inventory) • Pelaksanaan Monitoring danEvaluasi Internal

3. Prinsip pengelolaan hibah • Pimpinanperguruantinggisebagaipenanggungjawabutama (single accountable person) • Administrasikegiatanterintegrasipadasistemdanstrukturoperasional (olehstaf yang terkait) • Model pendampingandapatdibenarkansebagai program capacity development • Dosenterlibatdalampelaksanaan yang terkaitdenganaspekakademiksaja

4. Aspek yang perlupengendalianpimpinan • Program pengembangan/peningkatanmutu • sesuaidengandesain yang adadi proposal/RIP • Secarasistematikmengarahpadapencapaiantujuan • Keuangan • Efisiensi/kehematandanefektivitaspemanfaatan • Transparansidanakuntabilitas • Investasi • Sesuaiprosedur yang telahditetapkanpemerintah • Hasilnyadimanfaatkansecara optimal

5. Keorganisasian • Pengelolaan di tingkat Ditjen Dikti: • Aspek yang terkait dengan seleksi proposal dan evaluasi pelaksanaan program: Dewan Pendidikan Tinggi • Aspek Adminsitrasi dan Keuangan: • PTN: Sekretariat Direktorat Jenderal untuk aspek administrasi dan keuangan (alokasi melalui DIPA). • PTS dan BHMN: Direktorat Kelembagaan dan Kerjasama DIKTI (kontrak) • Di Tingkat Perguruan Tinggi, program hibah dikelola dan dikoordinasioleh pejabat sesuai dengan tugas pokok dan fungsinya yang relevan.

6. Organisasi Pengelola di PT • Disarankanterintegrasidenganstruktur yang ada • Model ad-hocdimungkinkan, namunsecarabertahapdiintegrasikankedalamstruktur yang ada, • Harusdipertegaselemenorganisasi yang bertanggungjawab padapenyediaansumberdayadanpelaksanakegiatan • Program institutional capacity buildingdibidangpengadaandanpengelolaankeuanganharusdiperhatikan

7. Institutional Capacity building program • Aspek yang dicakup • Kelembagaan: pengelolaan keuangan, pengadaan barang dan jasa oleh unit khusus dan tercantum dalam ortala PT • Sistem dan Prosedur: pengelolaan dimaksud di atas dijalankan mengikuti suatu sistem dan prosedur yang baku dituangkan dalam aturan formal PT • SDM: pengelolaan dimaksud dilakukan oleh staff dengan kompetensi yg sesuai

8. KETUA PELAKSANA PROGRAM (Wakil Rektor/Direktur/Ketua) Koordinator Kegiatan BAGIAN/UNIT KEUANGAN BAGIAN/UNIT PENGADAAN Tema A Tema A Unit Pelaksana Unit Pelaksana Unit Pelaksana Organisasi PHKI di PT (Tema A) Struktur Terintegrasi PENANGGUNG JAWAB PROGRAM (Rektor/Direktur/Ketua) MONEVIN (SPM/SPI/ ADHOC) Kepala-Kepala Bagian/Biro/Unit

9. KETUA PELAKSANA PROGRAM (Wakil Rektor/Direktur/Ketua) Koordinator Kegiatan BAGIAN/UNIT KEUANGAN BAGIAN/UNIT PENGADAAN Dekan-Dekan Tema B Fak/Jur/PS Fak/Jur/PS Fak/Jur/PS Ketua-Ketua Jur/PS Organisasi PHKI di PT Tema B Struktur Terintegrasi PENANGGUNG JAWAB PROGRAM (Rektor/Direktur/Ketua) MONEVIN (SPM/SPI/ ADHOC)

10. Ciri-ciri Ad-hoc • Pengelolaan keuangan tersendiri • Pengadaan barang dan jasa dilakukan oleh panitia yang dibentuk khusus, terpisah dari Panitia Tender tingkat institusi • Pelaksanaan kegiatan/program pengembangan dikoordinir oleh personalia di luar pejabat struktural

11. Contoh MODEL Ad-hoc Pimpinan Institusi MONEVIN • PengelolaSumberdaya: • Pengemb. Staff • CW, Furniture, Alat, Buku, JasaKonsultan • TG • Workshop, dll. Dekan, Kajur, Kepala Biro, KetuaLembaga Ketua Pelaksana Harian Ass. Keuangan & Pengadaan Ass. Pengembangan Program Staf Pendukung Staf Pendukung • PelaksanaKegiatan/Program.: • Kegiatan • Target Indikator Kordinator PIC Unit-b Kordinator PIC Unit-a Kordinator PIC Unit-..

12. TugasPengelolaSumberdaya • KetuaPelaksanaHariandibantu Ass. Keuangan, Barang & Jasamelakukanfungsi-fungsi a.l.: • MenyusunRencanapenggunaandanmelaksanakanadministrasikeuangan • Menjaminrealisasikeuangantidakmelampauikemajuanfisikkegiatan • Membentukpanitiapengadaanbarang & jasa (CW, Furniture, Buku, TA) • Menverifikasikeakuratan detail barangdanjasa yang akandiadakan

13. TugasPengelolaSumberdaya • KetuaPelaksanaHariandibantu Ass. Pengembangan Program menjamin: • Terimplementasinya: • TG (KeketatankompetisisesuaiPanduan 1:3!) • Workshop • TA • Pengembangan Staf • Tercapaianya • IndikatorKinerja • Ketaatanpadajadwalimplementasikegiatan

14. Capacity Building • Ass. Keuangan, Barang & Jasa • Melibatkanstafdaribagiankeuanganinstitusi (minimal sebagaistafpembantu) • Panitia Tender melibatkan unit kerja yang bertanggungjawab pd kegiatanserupa pd tingkatinstitusi. • Ass. Pengembangan Program • Melibatkanstafbagianakademikatau unit terkaitlainnya (minimal sebagaistafpembantu)

15. TugasPelaksana Program • Melaksanakanseluruhkegiatan yang dijanjikan pd Proposal / RIP sesuaijadwal • Menjamintercapainya target indikator • Mencatatdanmelaporkanpelaksanaankegiatan (capaian, kendala, out-standing performance) • Menjamininvestasisumberdayarelevandgnkebutuhan & dimanfaatkansecaramaksimal

16. Koordinasi - 1 • Setiapsuratkeluardaripengelola CC: PimpinanInstitusi, PenanggungJawabpada Unit Kerjaterkait (KetuaProdi, KetuaJurusan, Dekan, Kepala / Ketua unit terkaitlainnya) • Jadwalimplementasi (sumberdaya) disusunsecara detail olehPelaksanaHarian PHK dandisampaikankeseluruh unit terkait • SetiappotensimasalahdikoordinasikandgnPimpinanInstitusisehinggapenyelesaiannyamelaluikomandostruktural • Semuakontrakpengadaanbarang & jasadiketahuiolehPimpinanInstitusi, dan copy kontrakdi CC ke unit terkaituntukmemudahkanpengecekanpadasaatpenerimaanbarang / jasa

17. Koordinasi - 2 • Reviewer TGdi-SK-kanolehPimpinanInstitusiatauLembaga yang relevan. PemenangdisahkanolehPimpinanInstitusi atau lembaga yang relevan. • RencanadanpelaksanaanPengembangan StafDikoordinasikandandisetujuiolehPimpinanInstitusi • RencanadanpelaksanaanProgram Pengembangan (lokakarya, in-house training dll) dikoordinasikandenganPimpinanInstitusi / Pimpinan unit kerjaterkait

18. Lessons-learned • Koordinasiantar unit terkaittidakmaksimal, sehinggabeberapa program berjalanparsial, bahkanpejabatstrukturaltidakmengetahui detail kegiatan yang sedangberjalan. • Kegiatantidaksesuaijadwaldgnalasandanaterlambat • Kegiatantidakdiinisiasilebihawal, terutamatahappersiapanygtidakmembutuhkandana, seperti: • Proseskompetisi TG • Penyiapan tender CW, Alat, Buku (PembentukanPanitia, Detail Spec, RKS) • Pengadaan TA (TOR, PanitiaSeleksi) • PersiapanStaf Dev (Letter of acceptancelebihawal) • Lokakarya (TOR, identifikasinarasumberrelevan)

19. Lessons-learned (Cont’) • Pengelolakeuangantingkatinstitusitidakmemahamitata-kelola PHK sehinggamenghambatpelaksanaankegiatan • Administrasikeuangantidaksesuaistandarpengelolaankeuangan (buktipengeluarandanpencatatan) • Alokasi / tingkatkeketatankompetisi TGtidaksesuaiPanduan (1:3).

20. PHK-I Tahun 2011 • Pencairan dana: satu termin (+ 38.4% dari total usulan semula) • Pengelolaan Pengadaan Barang dan Jasa: • Mengikuti Perpres No. 54 tahun 2010

21. Pelaporan dan Mon-Ev Monev Internal Mei Jan April Agust Sept Des Laporan interim Dan PIP thn berikutnya Mon-Ev Laporan akhir Penanda tanganan kontrak Pencaian dana • Rekomendasi Pelaksanaan Tahun berikutnya • Track record dari PT ybs Panduan pengelolaan administrasi, keuangan dan pengadaan barang dan jasa Panduan penulisan laporan dan PIP

22. LAPORAN Laporan Interim Laporan Akhir • Capaian indikator • Kemajuan kegiatan • Kemajuan Fisik • Daya serap keuangan • Perkiraan dan rencana penyerapan dana sampai dengan Desember 2011 • Capaian indikator • Hasil kegiatan • Capaian Fisik • Daya serap keuangan • Rencana Pengembangan Tahun berikutnya

23. Pelaporan • Penyerahan Laporan interim dan laporan akhir: Direktorat Kelembagaan dan Kerjasama Gedung DIKTI lantai 6 Jalan Pintu I Senayan

24. TERIMA KASIH