Olga GIWER Weronika KUBRAK Maria MILLER-JANKOWSKA

1. Rola i zadania biblioteki w dokumentowaniu dorobku naukowego pracowników uczelni na przykładzie udziału Biblioteki Głównej PW w tworzeniu repozytorium uczelnianego Olga GIWER Weronika KUBRAK Maria MILLER-JANKOWSKA Wrocław 2013

2. Plan prezentacji • Ewidencjonowanie dorobku naukowego przed powstaniem repozytorium • Działania Biblioteki prowadzące do powstania Repozytorium • Badanie ankietowe • Współpraca z Wydziałem Elektroniki i Technik Informacyjnych • Uchwała Senatu – powstanie centralnego repozytorium • Możliwości i funkcje systemu • Wdrożenie systemu • Problemy do pokonania • Czynniki, które złożyły się na sukces • Podsumowanie • Co dalej? Plany O.Giwer, W.Kubrak, M.Miller-Jankowska 2013

3. Podstawy prawne działania Biblioteki Zadania Systemu Biblioteczno-Informacyjnego określa Statut PW: • § 109 ust. 3 – prowadzenie prac bibliograficznych, w tym ewidencja dorobku naukowego, dydaktycznego i technicznego Zasady funkcjonowania SBI • § 110 ust. 5 – zasady gromadzenia, ewidencjonowania, archiwizowania i udostępniania dokumentów elektronicznych tworzących uczelnianą bazę dorobku piśmienniczego, wydawniczego i dydaktycznego określa Senat Zadania dyrektora BG • § 117 ust. 2 – organizuje i nadzoruje funkcjonowanie repozytorium Uczelni O.Giwer, W.Kubrak, M.Miller-Jankowska 2013

4. Ewidencja dorobku naukowego w okresie przed repozytorium • „Bibliografia publikacji pracowników Politechniki Warszawskiej” za lata 1944-1986 • Baza BIBLIO (dorobek piśmienniczy) • Baza DOKTO (obronione na PW prace doktorskie i habilitacyjne) • Biblioteka Cyfrowa Politechniki Warszawskiej O.Giwer, W.Kubrak, M.Miller-Jankowska 2013

5. Biblioteka Cyfrowa PW Udział Biblioteki Cyfrowej PW (http://bcpw.bg.pw.edu.pl) w ewidencjonowaniu dorobku naukowego uczelni: • Problemy związane z prawem autorskim, brak rozwiązań systemowych zapewniających dopływ publikacji • Kolekcja doktoratów • Składane przez autorów zachęconych udostępnieniem prac w DART Europe • liczba wyświetleń najczęściej czytanej pracy ponad 21 tys. w czytelni – nie zamawiał jej żaden czytelnik • Publikacje pracowników Biblioteki Głównej PW • Bibliografie pełnotekstowe profesorów wybitnych PW z okresu międzywojennego i oraz XX w. m.in. Jana Czochralskiego, Ludwika Szperla, Tadeusza Urbańskiego, Witolda Nowackiego, Zdzisława Pawlaka O.Giwer, W.Kubrak, M.Miller-Jankowska 2013

6. Działanie promujące powstanie repozytorium • Projekt repozytorium przedstawiony Radzie Bibliotecznej w 2006 r. • Spotkania i prezentacje na Wydziałach, w jednostkach systemu biblioteczno-informacyjnego nt. otwartych repozytoriów • Stała akcja informacyjna na temat Open Access: • materiały informacyjne, ulotki, plakaty • Udział w Tygodniu Open Access • informacje na stronie Biblioteki Głównej Politechniki Warszawskiej, Facebooku oraz blogu Biblioteki • Opracowanie i udostępnienie on-line pełnotekstowych bibliografii najwybitniejszych profesorów z PW z I poł. XX w. • Badanie ankietowe – 2011 r. O.Giwer, W.Kubrak, M.Miller-Jankowska 2013

7. Ankieta Repozytorium uczelniane – korzyści i obawy • Cel badania: poznanie nastawienia środowiska akademickiego PW do idei utworzenia Repozytorium prac naukowych pracowników PW • Ankieta, dostępna on-line i w wersji drukowanej, składała się z 14 pytań zamkniętych, które miały dać odpowiedź czy repozytorium PW • jest potrzebne • co powinno zawierać • czy powinno być otwarte • kto powinien nim zarządzać • jaka jest w tym rola biblioteki • jakie istnieją obawy związane z zamieszczaniem prac w otwartym repozytorium • jakie są najistotniejsze korzyści związane z zamieszczeniem prac w repozytorium • czy będą współtworzyć repozytorium (zawartość) w przyszłości • Wyniki ankiety pokazały pozytywne nastawienie – Raport z badania O.Giwer, W.Kubrak, M.Miller-Jankowska 2013

8. Ankieta Repozytorium uczelniane – korzyści i obawy O.Giwer, W.Kubrak, M.Miller-Jankowska 2013

9. Ankieta Repozytorium uczelniane – korzyści i obawy O.Giwer, W.Kubrak, M.Miller-Jankowska 2013

10. Nawiązanie współpracy pomiędzy Biblioteką i WEITI • Projekt i implementacja pilotowego repozytorium dla prac dyplomowych oraz publikacji pracowników PW – 2010 r. • Projekt dofinansowany w ramach Uczelnianego Programu Badawczego Politechniki Warszawskiej • Uczestnicy: Wydział Elektroniki i Technik Informacyjnych, Wydział Inżynierii Środowiska, Wydział Chemiczny oraz Biblioteka Główna • Założenia: system harvestingowy zasilany przez systemy lokalne • SYNAT – platforma repozytoryjna i hostingowa – spójny system komunikacji i informacji o nauce • Wydział Elektroniki i Technik Informacyjnych PW – lider części B • Repozytorium PW jako element Bazy Wiedzy PW O.Giwer, W.Kubrak, M.Miller-Jankowska 2013

11. Cel utworzenia repozytorium PW • Zapewnienie spójnego, otwartego systemu informacji o dorobku Uczelni • Zabezpieczenie dostępu do metadanych i treści na różnych poziomach • System raportowania zgodny z wymogami systemów centralnych (z możliwością bieżącej aktualizacji) • Zapewnienie bezpieczeństwa danych (wieloletnia archiwizacja) • Archiwizacja pełnych tekstów w powiązaniu z centralną ewidencją dorobku • Poprawa wizerunku uczelni poprzez większą dostępności informacji o jej dorobku • Lepsza informacja o obszarach specjalizacji uczelni i poszczególnych jej pracowników • Możliwość uzyskania dodatkowych efektów – np. baza ekspertów tworzona na podstawie zawartości systemu ewidencji i repozytorium – tworzenie Bazy wiedzy PW O.Giwer, W.Kubrak, M.Miller-Jankowska 2013

12. Współpraca BGPW I WEITI • Określenie założeń rozbudowy systemu wydziałowego Wydziału Elektroniki i Technik Informacyjnych w celu przekształcenia go w system centralny • Współpraca WEiTI z Biblioteką Główną przy testowaniu bazy - zgłaszanie uwag i propozycji zmian • Szkolenia pracowników BG w zakresie obsługi bazy prowadzone przez WEiTI • Przyjęcie standardu – za dane odpowiada Wydział (aktualność wprowadzanie danych) i autor (kompletność i weryfikacja poprawności) • Wprowadzanie testowo publikacji - weryfikacja wprowadzonych danych, analiza błędów i poprawności działania bazy, sugestie modyfikacji aplikacji • Pozyskiwanie danych z systemów centralnych uczelni (dane osobowe autorów PW wraz z afiliacjami do wydziałów) • Aktualizacja listy tytułów czasopism (listy ministerialne wraz z aktualizowaną na bieżąco punktacją) • Utworzenie listy Konferencji - tytuły konferencji załadowane na podstawie wykazu Web of Science z listopada 2012r. • Włączenie do systemu repozytorium, za pośrednictwem programu ZOTERO ponad 7 tys. linków do pełnych tekstów publikacji O.Giwer, W.Kubrak, M.Miller-Jankowska 2013

13. Udział Biblioteki w przygotowaniach do uruchomienia repozytorium Projekt dofinansowany z MNiSW DUN: Uruchomienie i bieżąca aktualizacja Repozytorium Politechniki Warszawskiej 2012 • Prace nad aktualizacją i kontrolą poprawności baz: BIBLIO i DOKTO • Ujednolicenie elementów danych, niezbędnych do indeksowania (np. tytuł czasopisma, konferencji, zasady punktacji) • Uzupełnianie baz o odnośniki (URL) do pełnych tekstów • Korekta indeksów tytułów czasopism, nazw afiliacji (historycznych) • Przygotowanie metadanych do eksportu • Opracowywanie materiałów instruktażowych • Przygotowanie środowiska prawno-organizacyjnego dla powstania Repozytorium PW (projekt Uchwały Senatu PW, oświadczeń licencyjnych, wytycznych dla redaktorów) O.Giwer, W.Kubrak, M.Miller-Jankowska 2013

14. Utworzenie Repozytorium Instytucjonalnego Politechniki Warszawskiej • Uchwała Senatu PW nr 026/XLVIII/2012 z dnia 21/11/2012 w sprawie utworzenia centralnego systemu ewidencji i archiwizacji dorobku piśmienniczego, wydawniczego i dydaktycznego, pracowników, doktorantów, studentów i jednostek Uczelni oraz Repozytorium Politechniki Warszawskiej • Pełny tekst Uchwały Senatu wraz z Załącznikiem określającym zasady: bip.pw.edu.pl • Obligatoryjność ewidencji i archiwizacji danych o utworach powstałych od 1.01.2013 • Od dnia 1 stycznia 2014 roku wprowadza się obowiązek wyłącznegostosowania danych z systemu ED PW do przygotowywania sprawozdań O.Giwer, W.Kubrak, M.Miller-Jankowska 2013

15. Zadania Repozytorium PW • Rejestrowanie dorobku pracowników, doktorantów i studentów oraz jednostek organizacyjnych PW • Dostarczanie danych do sprawozdawczości i systemów zarządzania Uczelnią • Dostarczanie danych (raportów) do zewnętrznych systemów zarządzania nauką i szkolnictwem wyższym • Udostępnianie informacji o dorobku PW oraz tekstów utworów, w zakresie określonym umowami autorskimi • Gromadzenie cyfrowej wersji utworów stanowiących dorobek PW • Zapewnienie bezpieczeństwa i wieloletniej archiwizacji gromadzonych w systemie danych O.Giwer, W.Kubrak, M.Miller-Jankowska 2013

16. Zasady archiwizacji w repozytorium • Obowiązek archiwizowania utworów w systemie REPOZYTORIUM PW dotyczy wszystkich dzieł zarejestrowanych w bazie z uwzględnieniem zastrzeżeń zawartych w uchwale senatu PW • Dorobek dydaktyczny (np. skrypty), prace dyplomowe, dorobek studenckich kół naukowych – decyduje kierownik jednostki • Utwory, które są podstawą nadania stopnia lub tytułu naukowego w Politechnice Warszawskiej po wprowadzeniu w życie Uchwały, są obligatoryjnie archiwizowane w wersji cyfrowej • Jednostka, która archiwizuje utwór w REPO PW, w uzgodnieniu z autorami, określa tryb jego dostępności • Ograniczeniom w udostępnianiu podlegają utwory, jeśli prawa autora lub Uczelni ogranicza umowa wydawnicza lub umowa o finansowaniu pracy (źródło weryfikacji m.in. projekt Sherpa/RoMEO) • Rekomendowane zasady udostępniania treści: na licencji Creative Commons CC BY NC (uznanie autorstwa, użycie niekomercyjne) O.Giwer, W.Kubrak, M.Miller-Jankowska 2013

17. Możliwości systemu repozytoryjnego • System repozytorium to oprogramowanie autorskie, zaimplementowane z wykorzystaniem narzędzi programistycznych technologii języka Java: JCR (Java Content Repository) i bazy danych MySQL • Szerokie możliwości wyszukiwania publikacji pracowników, prezentowania informacji dotyczących publikacji, wykorzystania odnośników do światowych zasobów informacyjnych dostępnych w Internecie • System umożliwia generowanie różnego rodzaju zestawień i raportów: • wykaz publikacji, dorobku danego autora lub instytutu • roczne sprawozdanie instytutu • sprawozdanie Dziekana Wydziału • ankieta jednostki • Nie tylko repozytorium ale baza wiedzy uczelni • Generator strony domowej pracownika • Mapa obszaru badań zakładu, instytutu, wydziału, uczelni • Funkcjonalność sprawozdawania do ministerstwa (POL-on) O.Giwer, W.Kubrak, M.Miller-Jankowska 2013

18. http://repo.pw.edu.pl • Repozytorium gromadzi książki, rozdziały, artykuły, prace dyplomowe, materiały konferencyjne … • Baza wiedzy integrująca funkcje wyszukiwania, generowania raportów, prezentacji informacji O.Giwer, W.Kubrak, M.Miller-Jankowska 2013

19. Raportowanie w różnych formatach O.Giwer, W.Kubrak, M.Miller-Jankowska 2013

20. Ekspozycja kadry naukowej na świat O.Giwer, W.Kubrak, M.Miller-Jankowska 2013

21. Centralizacja i odrębność • ww Możliwość zawężania wyszukiwania i tworzenia wyodrębnionego repozytorium wydziałowego O.Giwer, W.Kubrak, M.Miller-Jankowska 2013

22. Zawartość repozytorium • Autorzy 8624 • w tym Autorzy afiliowani przy PW 4034 • Książki 505 • Artykuły z czasopism 10500 • Rozdziały z książek 7652 • Raporty 439 • Prace dyplomowe doktorskie 343 • Projekty 506 • Pełne teksty 554 • Linki (URL) 7210 Stan na czerwiec 2013 – 19 150 publikacji O.Giwer, W.Kubrak, M.Miller-Jankowska 2013

23. Wdrożenie systemu ewidencji i repozytorium – udział Biblioteki • Przeprowadzenie cyklu szkoleń dla przyszłych redaktorów wydziałowych (ponad 60 osób) • Wsparcie logistyczne i merytoryczne dla wydziałów: pomoc Wydziałowi Geodezji i Kartografii we wprowadzaniu danych, potrzebnych do ankiety jednostki za rok 2012, zakończona wygenerowaniem sprawozdania • Stałe konsultacje dla redaktorów wydziałowych, prowadzenie strony informacyjnej repozytorium • Korekta wprowadzanych metadanych oraz danych zaciągniętych do systemu automatycznie (m.in. błędy na liście czasopism, nazwach konferencji, likwidacja duplikatów) O.Giwer, W.Kubrak, M.Miller-Jankowska 2013

24. Problemy na obecnym etapie Dominacja ocen parametrycznych nad ideą gromadzenia i udostępniania treści Obawy autorów przed udostępnianiem w otwartym dostępie Egzekwowanie kompletności dorobku naukowego Kwestie praw autorskich Nie do końca rozwiązane kwestie finansowe i organizacyjne Opór Wydziałów posiadających już własne bazy dorobku Konkurencja ze strony centralnych systemów informacyjnych (CEON, POL-on, PBN) Konieczność dopasowywania oprogramowania do eksportu metadanych do systemów centralnych O.Giwer, W.Kubrak, M.Miller-Jankowska 2013

25. Czynniki, które wpłynęły na sukces przedsięwzięcia Jasno sprecyzowane cele i determinacja Biblioteki w dążeniu do nich Pozyskanie zewnętrznych źródeł finansowania Dobra współpraca z WEiTI i innymi jednostkami PW Dobre przygotowanie działań inicjujących Światowe trendy i znaczenie własnego repozytorium w rankingach Stała promocja w środowisku uczelnianym idei otwartego centralnego repozytorium Przychylne nastawienie nowo wybranych władz uczelni Oprogramowanie autorskie umożliwiające jednostkom uczelni generowanie raportów i ocen parametrycznych O.Giwer, W.Kubrak, M.Miller-Jankowska 2013

26. Podsumowanie • Rola Biblioteki w tworzonym obecnie repozytorium: czuwanie nad kompletnością i poprawnością metadanych, a przede wszystkim nad gromadzeniem treści publikacji świadczących o znaczeniu naukowym uczelni • Sygnalizowanie potrzeb autorom oprogramowania w zakresie aktualizacji i dostosowania do nowych rozwiązań • Cel Biblioteki - przekonanie środowiska akademickiego do utworzenia centralnego repozytorium publikacji pracowników PW udostępnianych w modelu Open Access udało się po części zrealizować – powstało repozytorium zarządzane centralnie • Sprawdzian działania Repozytorium - I kwartał 2014 r. – generowanie sprawozdań przez Wydziały O.Giwer, W.Kubrak, M.Miller-Jankowska 2013

27. Co dalej z repozytorium • Wyzwaniem, które stoi przed Biblioteką jest propagowanie w środowisku uczelnianym otwartego dostępu do zgromadzonych treści naukowych W planach: • Ewidencja nowych typów dorobku (patenty, multimedia – materiały dydaktyczne) • Powiązanie z systemami lokalnymi (USOS ew. prac dyplomowych, bazy projektów badawczych) • Uczelniana baza wiedzy w systemie dziedzinowym informacji z zakresu nauk technicznych pozyskującym dane [harvesting] z systemów działających na podobnych zasadach O.Giwer, W.Kubrak, M.Miller-Jankowska 2013

28. Dziękujemy za uwagę i zapraszamy do współpracy Olga GIWER e-mail: O.Giwer@bg.pw.edu.pl Weronika KUBRAK e-mail: W.Kubrak@bg.pw.edu.pl Maria MILLER-JANKOWSKA e-mail: M.Miller@bg.pw.edu.pl W prezentacji wykorzystano informacje zawarte w prezentacjach wygłoszonych na seminarium SYNAT 20 maja w PW, autorstwa J. Stępniak, H. Rybińskiego, W. Struka, J.Koperwasa i Ł.Skoniecznego Podziękowania dla: Projektu SYNAT za sfinansowanie udziału w konferencji „IV Wrocławskie Spotkania Bibliotekarzy” Repozytorium opracowane zostało w Ramach Zadania Badawczego SYNAT pt. Utworzenie uniwersalnej, otwartej, repozytoryjnej platformy hostingowej i komunikacyjnej dla sieciowych zasobów wiedzy dla nauki, edukacji i otwartego społeczeństwa wiedzy". Program strategiczny: Interdyscyplinarny system interaktywnej informacji naukowej i naukowo-technicznej, finansowany przez Narodowe Centrum Badań i Rozwoju, Nr Umowy SP/I/1/77065/10 O.Giwer, W.Kubrak, M.Miller-Jankowska 2013