Nye regler om innsyn i e-postkasse mv.

1. Fra Kluge: Johan Krabbe-Knudsen Oslo, 10. september 2009 Nye regler om innsyn i e-postkasse mv.

2. Nytt kapittel 9 i personopplysningsforskriften(FOR-2000-12-15-1265) • I kraft fra 1. mars 2009 • Forskriften avløser en uavklart rettstilstand • Reglene mindre omfattende enn først tenkt • Generelle regler – nye tolkningsproblemer

3. Forskriftens innhold • Regler for sletting av e-post • Vilkår for innsyn • Fremgangsmåten ved innsyn • To sentrale endringer • Samtykke er ikke tilstrekkelig • Forskriftens kapittel 9 skiller ikke mellom privat- og virksomhetsrelatert e-post

4. Forskriftens virkeområde • Innenfor: • Arbeidstakers e-post • Personlig brukerområde i virksomhetens nettverk • Data på mobiltelefoner (SMS) • Annet elektronisk utstyr, PC’er, minebrikker osv. • Slettet, men sikkerhetskopiert materiale

5. Forskriftens virkeområde • Utenfor: • Fellesområder på server • Dokumenter på privateid utstyr • Hotmail, gmail og lignende • Sammenblanding – virksomhetens dokumenter på privateid utstyr

6. Sletting av e-post mv. når ansatte slutter • Forskriftens § 9-4: • Når arbeidsforholdet opphører, skal arbeidstakers e-postkasse mv. avsluttes og innhold som ikke er nødvendig for den daglige driften slettes innen rimelig tid • Unntaket: ”Nødvendig for den daglige driften”

7. Sletting av e-post mv. når ansatte slutter • Alt skal som et utgangspunkt slettes • Notater • Rapporter • Forretningshemmeligheter • Opphavsrettsbeskyttet materiale

8. Sletting av e-post mv. når ansatte slutter • Unntaket – nødvendig for den daglige driften • Ingen veiledning i forarbeidene • Virksomhetskritisk • Eksempel – korrespondanse forut for avtaleinngåelse

9. Sletting av e-post mv. når ansatte slutter • Lagres på område som er felles • ”Virksomhetsrelatert” informasjon, lagres på fellesområde • ”lagre på sak” • Elektronisk arkiv, figurasjonspraksis, begrense det personlige brukerområdet • Datainstruks

10. Når er innsyn lovlig? • § 9-2 • Der innsyn er nødvendig for å ivareta daglig drift eller andre berettigede interesser for bedriften. • Ved begrunnet mistanke om at arbeidstakers bruk av e-postkassen medfører grovt pliktbrudd eller kan gi grunnlag for oppsigelse eller avskjed. • Samtykke hjemler ikke innsyn.

11. Når er innsyn lovlig? • Innsyn ved fravær • Innsyn i sikkerhetskopier • Privat kommunikasjon ikke beskyttet • Ikke noe skille i forskriften – Rt 2002 side 1500 • Saken gjaldt spørsmålet om elektronisk post (e-post) sendt til og fra arbeidstakers postadresse hos arbeidsgiver uten arbeidstakerens samtykke kunne fremlegges som bevis i avskjedssak. Kjæremålsutvalget kom til at arbeidsgiver har rett til innsyn i virksomhetsrelatert e-post og at lagmannsretten ikke hadde tolket personopplysningsloven §8 bokstav f feil.

12. Fremgangsmåten ved innsyn § 9-3 • Uklare rettsregler • Dokumentere et behov • Følge saksbehandlingsregler

13. Fremgangsmåten ved innsyn • § 9-3,prosedyre før innsyn • Varsel før innsyn skjer • Mulighet til å uttale seg på forhånd • Arbeidsgiver må angi begrunnelsen for at vilkårene for innsyn er tilstede • Mulighet til å være tilstede, evt. med tillitsvalgt

14. Fremgangsmåten ved innsyn • § 9-3,prosedyre etter innsyn • Redegjøre for metoden for innsynet • Hva det ble foretatt innsyn i • Resultatet av innsynet • Hastesaker

15. Fremgangsmåten ved innsyn • Dokumentasjonen har betydning • Dokumentasjon som er lovlig skaffet til veie kan ikke avskjæres som bevis, tvisteloven § 22-7 (”Retten kan i særlige tilfeller nekte føring av bevis som er skaffet til veie på utilbørlig måte”) • Unngå overtredelsesgebyr (maks 10 G)

16. Datainstruks • Rutiner som sikrer adgang til virksomhetsrelatert e-post ved fravær • Fraværsassistent • Videresending av e-post • Instruks om arkivering (fellesområde) • Rutine for overlevering av e-post og dokumenter ved fratreden • Informasjon om hvordan personopplysninger behandles i virksomheten • Formål: Redusere behov for innsyn

17. Illojale arbeidstakere • Hvordan sikre bevis • Varsling og arbeidstakers medvirkning fører til at bevis kan gå tapt • Uoversiktlig bevissituasjon • Bevissikring på et tidlige stadium • Tvisteloven kap. 28, bevissikring utenfor rettssak

18. Spørsmål