DZIAŁ WDRAŻANIA XIII OSI PRIORYTETOWEJ PO IiŚ

1. DZIAŁ WDRAŻANIA XIII OSI PRIORYTETOWEJ PO IiŚ WERYFIKACJA WNIOSKÓW O PŁATNOŚĆ, DOBRE PRAKTYKI, NAJCZĘŚCIEJ POPEŁANIEN BŁĘDY 30 października 2009r. 01 Ośrodek Przetwarzania Informacji Warszawa 2009

2. Szkolenie jest finansowane przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego oraz budżetu państwa w ramach pomocy technicznej Programu Infrastruktura i Środowisko Ośrodek Przetwarzania Informacji Warszawa 2009 02

3. TYTUŁEM WSTĘPU DO ZAGADNIENIA… Podstawa – dokumenty Wytyczne w zakresie sprawozdawczości Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko z dnia 04.02.2009r., obowiązujące od 24.02.2009r. (dostępne między innymi na stronie www.pois.gov.pl ) - Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości - Wytyczne w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO IiŚ - Wytyczne w zakresie kontroli realizacji programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko Ośrodek Przetwarzania Informacji Warszawa 2009 03

4. TYTUŁEM WSTĘPU DO ZAGADNIENIA… Wytyczne dotyczą wszystkich wydatków kwalifikowalnych ponoszonych przez Beneficjenta – zarówno w zakresie współfinansowania krajowego jak i środków wspólnotowych w ramach realizacji projektu współfinansowanego z Funduszu Spójności lub Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko Ośrodek Przetwarzania Informacji Warszawa 2009 04

5. 2. Ogólne zasady sprawozdawczości Dokumenty sprawozdawcze Beneficjenci przekazują w wersji papierowej oraz elektronicznej (obie wersje muszą być zgodne) Beneficjenci zobowiązani są do składania następujących dokumentów: Wniosek o płatność (wzór stanowi załącznik 1 do Wytycznych w zakresie sprawozdawczości PO IiŚ) wraz z niezbędną dokumentacją składany nie rzadziej niż raz na trzy miesiące, oraz nie częściej niż raz na miesiąc (wzór stanowi załącznik 1a do Wytycznych w zakresie sprawozdawczości PO IiŚ) Raporty z osiągniętych efektów (wzór stanowi załącznik 4 do Wytycznych w zakresie sprawozdawczości PO IiŚ) Ośrodek Przetwarzania Informacji Warszawa 2009 05

6. Wniosek o płatność Ogólne zasady sprawozdawczości – cd. Wniosek o płatność powinien kończyć się ostatniego dnia miesiąca i powinien być składany w terminie 14 dni kalendarzowych od zakończenia okresu sprawozdawczego (lub w innym terminie określonym w umowie o dofinansowanie). Pierwszy wniosek o płatność Beneficjent ma obowiązek złożyć w terminie 3 miesięcy od dnia podpisania umowy o dofinansowanie. Brak wydatków po stronie Beneficjenta nie zwalnia go z obowiązku przedkładania wniosków o płatność z wypełnioną częścią dotyczącą postępu rzeczowo-finansowego projektu. Ośrodek Przetwarzania Informacji Warszawa 2009 06

7. Wniosek o płatność Ogólne zasady sprawozdawczości – cd. Wniosek o płatność pełni rolę sprawozdania Beneficjenta. Łączy informacje na temat wydatków poniesionych w ramach projektu wraz z opisem rodzaju działań podjętych w ramach realizacji projektu. Instytucja Wdrażająca w trakcie weryfikacji wniosku o płatność może zgłosić swoje uwagi pisemnie lub w formie elektronicznej, w terminie określonym w umowie o dofinansowanie. Na wezwanie Instytucji Wdrażającej Beneficjent jest zobowiązany do złożenia poprawionego dokumentu w terminie określonym w umowie o dofinansowanie. Poprawiony wniosek jest ponownie weryfikowany przez Instytucję Wdrażającą w terminie określonym w umowie o dofinansowanie. Ośrodek Przetwarzania Informacji Warszawa 2009 07

8. Raport z osiągniętych efektów Ogólne zasady sprawozdawczości – cd. Dodatkowo Beneficjent ma obowiązek sporządzenia 4. raportów z osiągniętych efektów w ciągu 5 lat po zakończeniu realizacji projektu. Beneficjent przekazuje raporty z osiągniętych efektów do IP II do 5 lutego danego roku. Pierwszy raport przekazuje do 5 lutego roku następującego po roku, w którym projekt nie był już realizowany. Zatem pierwszy raport Beneficjent składa stosując zasadę n+2, gdzie: n – rok, w którym zakończono realizację projektu Ośrodek Przetwarzania Informacji Warszawa 2009 08

9. CZĘŚĆ I FORMULARZ WNIOSKU O PŁATNOŚĆ 09 Ośrodek Przetwarzania Informacji Warszawa 2009

10. Wniosek o płatność należy wypełnić zgodnie z Załącznikiem 3a Instrukcja do wniosku beneficjenta o płatnośćdo Wytycznych w zakresie sprawozdawczości Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko. Ośrodek Przetwarzania Informacji Warszawa 2009 10

11. CZĘŚĆ II ZASADY PRZYGOTOWANIA ZAŁĄCZNIKÓW DO WNIOSKU O PŁATNOŚĆ 11 Ośrodek Przetwarzania Informacji Warszawa 2009

12. Informacje ogólne W polityce rachunkowości należy opisać wyodrębnioną dla potrzeb projektu ewidencję księgową oraz podać metodologię ustalania wydatków ogólnych, które mogą być zakwalifikowane do sfinansowania ze środków pomocy zagranicznej W przypadku faktur lub innych dowodów księgowych, które tylko w części dotyczą realizowanego projektu, ustalony klucz podziału z uzasadnieniem stanowi obowiązkową dokumentację pomocniczą. Utrata dokumentów pomocniczych pomimo posiadania odpowiedniej faktury i wyciągu bankowego może być powodem zakwestionowania wydatku. Ośrodek Przetwarzania Informacji Warszawa 2009 12

13. Informacje ogólne – cd. Dowód księgowy powinien zawierać między innymi: Określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego Określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej Opis operacji oraz jej wartość Datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inna datą - także datę sporządzenia dowodu Ośrodek Przetwarzania Informacji Warszawa 2009 13

14. Informacje ogólne – cd. Dowód zapłaty stanowi: wyciąg bankowy potwierdzający dokonanie wypłaty, lub tzw. historia rachunku polecenia przelewu, przyjęte przez bank do realizacji – jako dokument uzupełniający do wyciągu bankowego, jeżeli na wyciągu nie podano szczegółów płatności w przypadku płatności na konto komornika – „Zajęcie wierzytelności” w przypadku płatności gotówkowych jako dokument potwierdzający dokonanie płatności gotówkowej można przedstawić: - fakturę lub dokument księgowy o równoważnej wartości dowodowej z oznaczeniem „zapłacono gotówką” Ośrodek Przetwarzania Informacji Warszawa 2009 14

15. Informacje ogólne – cd. Dowód zapłaty cd. - dokumenty KP, KW Dowody zapłaty sporządzane w postaci wydruku elektronicznego opatrzonego formułą „Wygenerowane elektronicznie potwierdzenie przelewu. Dokument sporządzony na podstawie art. 7 Ustawy Prawo Bankowe (Dz.U. Nr 140 z 1997 r., poz. 939 z późniejszymi zmianami). Nie wymaga podpisu ani stempla” uznawane są za oryginały i nie ma konieczności ich potwierdzania za zgodność z oryginałem. Ośrodek Przetwarzania Informacji Warszawa 2009 15

16. Opis faktury Zgodnie z Załącznikiem 3a do Wytycznych w zakresie sprawozdawczości PO IiŚ Opis faktury lub dokumentu księgowego o równoważnej wartości dowodowej powinien zawierać: krótki opis zamówienia, którego dotyczył wydatek numer lub datę (opcjonalnie tylko datę/jeśli brak jest numeru) zawarcia kontraktu/umowy z Wykonawcą numer umowy o dofinansowanie/decyzji oraz nazwę i numer projektu nazwę Programu Operacyjnego, numer priorytetu i działania źródło finansowania kategorię wydatku zgodnie z listą kategorii (przy zastosowaniu maksymalnego poziomu szczegółowości) Nr protokołu odbioru oraz datę sporządzenia Kwotę wydatków kwalifikowalnych z wyszczególnieniem VAT W przypadku faktur wyrażonych w walucie innej niż PLN należy podać kurs, po którym przeliczono jej wartość Ośrodek Przetwarzania Informacji Warszawa 2009 16

17. Opis faktury Zgodnie z wprowadzonymi uproszczeniami Opis faktury lub dokumentu księgowego o równoważnej wartości dowodowej powinien zawierać: krótki opis zamówienia, którego dotyczył wydatek – jeśli nie wynika to z treści faktury lub dokumentu księgowego o równoważnej wartości dowodowej (np. gdy treść jest zbyt ogólna) numer i datę (opcjonalnie tylko datę/jeśli brak jest numeru) zawarcia kontraktu/umowy z Wykonawcą z tytułu którego poniesiono wydatek numer umowy o dofinansowanie/decyzji Jeśli nie wynika to z numeru umowy o dofinansowanie/decyzji - nazwę Programu Operacyjnego Numer działania Kategorię wydatku zgodnie z listą kategorii (przy zastosowaniu maksymalnego poziomu szczegółowości) Jeśli sporządzono odrębny dokument potwierdzający wykonanie/odebranie robót/usług/dostaw – dane identyfikujące ten dokument (np. numer, data sporządzenia) Kwotę wydatków kwalifikowalnych z wyszczególnieniem VAT Dodatkowo, jeżeli kwalifikowalna jest jedynie część wydatku, którego dotyczy opisywany dokument, w każdym przypadku należy w opisie zawrzeć informację na ten temat, wraz ze wskazaniem, jaka część wydatku (np. jakiego rodzaju wydatki, bądź jaki %wydatków) została uznana za kwalifikowalną. 9) W przypadku faktur wyrażonych w walucie innej niż PLN należy podać kurs, po którym przeliczono jej wartość Powyższy opis powinien być zamieszczony na odwrocie faktury lub dokumentu księgowego o równoważnej wartości dowodowej, co najmniej w zakresie, o którym mowa powyżej w punkcie 3, a w sytuacji, gdy kwota wydatku uznanego za kwalifikowalny jest niższa niż wartość faktury, lub dokumentu księgowego o równoważnej wartości dowodowej – także w zakresie, o którym mowa w punkcie 8 (chyba, że różnica wynika jedynie z tego, że VAT jest niekwalifikowalny). Ośrodek Przetwarzania Informacji Warszawa 2009 17

18. Opis faktury Uproszczony sposób opisywania faktur lub dokumentów księgowych o równoważnej wartości dowodowej WYŁĄCZA obowiązek stosowania zasad określonych w tym zakresie w obowiązujących Wytycznych w zakresie sprawozdawczości PO IiŚ i znajdzie odzwierciedlenie w treści kolejnej aktualizacji dokumentu. Opis faktury- NOWY Ośrodek Przetwarzania Informacji Warszawa 2009 18

19. Dokumenty wymagane jako rozliczenie wydatków w ramach wniosku o płatność, potwierdzające poniesione wydatki Dokumenty powinny zostać potwierdzone za zgodność przez upoważniony podmiot, zgodnie z Karta Wzorów Podpisów Kopia faktury lub dokumentu księgowego o równoważnej wartości dowodowej z niezbędnym opisem faktury na podstawie, których ponoszony jest wydatek Protokół odbioru usługi/towaru/roboty (jeśli dotyczy – ZALECANE) Umowa z Wykonawcą – (nowy sposób załączania kopii umów) W przypadku wydatków dotyczących zakupów dokonanych: bez obowiązku stosowania ustawy Pzp z zastosowaniem art. 4 ust. 8 ustawy Pzp dokumentacja potwierdzająca, że wydatek został poniesiony z zachowaniem osiągnięcia najlepszego efektu przy możliwie najniższych kosztach (dokumenty Ośrodek Przetwarzania Informacji Warszawa 2009 19

20. Dokumenty wymagane jako rozliczenie wydatków w ramach wniosku o płatność, potwierdzające poniesione wydatki – cd. potwierdzające rozeznanie rynku oraz dokument wewnętrzny potwierdzający wybór najkorzystniejszej oferty – jeśli przepisy wewnętrzne przewidują taki dokument) W przypadku stosowania ustawy dla wydatków powyżej 14.000 euro druk ZP-1, bądź ZP-2 Wyciąg bankowy polecenie przelewu, jeśli na wyciągu bankowym brak szczegółów płatności. Szczególne przypadki opisane zostały w Załączniku 3a Instrukcja do wniosku beneficjenta o płatność do Wytycznych w zakresie sprawozdawczości PO IiŚ Ośrodek Przetwarzania Informacji Warszawa 2009 20

21. informacje niezbędne do prawidłowego przygotowania dokumentacji potwierdzającej poniesione wydatki Do pierwszego wniosku o płatność Beneficjent składa Kartę Wzorów Podpisów, zgodnie ze wzorem Karta wzorów podpisu Do pierwszego wniosku o płatność wraz z niezbędną dokumentacją należy przekazać Instytucji Wdrażającej wyciąg z Polityki rachunkowości dotyczący wyodrębnionej dla potrzeb projektu ewidencji księgowej, wraz ze zwięzłym, ale treściwym wskazaniem klucza pozwalającego na jednoznaczne i nie budzące wątpliwości przyporządkowanie dokumentu do realizowanego projektu w ramach systemu księgowego Pozycje z Zestawienia (punkt 9 wniosku o płatność) należy oddzielić przekładkami. Należy przyjąć jednolitą metodę numerowania stron podczas potwierdzania dokumentów za zgodność z oryginałem Ośrodek Przetwarzania Informacji Warszawa 2009 21

22. informacje niezbędne do prawidłowego przygotowania dokumentacji potwierdzającej poniesione wydatki - cd. 5. Ogólnie przyjęta kolejność pieczętowania jest następująca: Pieczątka instytucji Pieczątka „za zgodność” Pieczątka uprawnionej do podpisu osoby Na dokumentach należy w górnym prawym rogu zaznaczyć pod jaką pozycją w zestawieniu znajduje się dany dokument (może być ołówkiem) Opis faktury (na odwrocie dokumentu) powinien być zrobiony w sposób czytelny i umożliwiający dokonanie niezbędnej weryfikacji Kopie umów, zgodnie z którymi ponoszone są wydatki należy przedstawiać w dodatkowym segregatorze jednokrotnie, z uzupełnionym Zestawieniem umów (wraz ze wskazaną dokumentacją przetargową) i z każdym kolejnym wnioskiem, jeśli zachodzi potrzeba, dostarczać kolejne kopie nowych umów/aneksów, których dotychczas nie przedstawiono w ramach wniosku o płatność – NOWE Ośrodek Przetwarzania Informacji Warszawa 2009 22

23. Dokumenty wymagane jako rozliczenie wydatków związanych z wynagrodzeniami Regulamin Wynagradzania Lista stanowisk pracy w odniesieniu do których deklarowane są wydatki, ze wskazaniem w jakiej proporcji pracownik na danym stanowisku poświęca swój czas na realizację zadań związanych z wdrażaniem działania 13.1 PO IiŚ (Wzór listy stanowisk pracy) Opisy stanowisk pracowników, bądź zakres zadań jakie wykonują w ramach realizacji projektu, przy czym zgodnie z Wytycznymi w zakresie. Lista płac w przypadku, gdy możliwe jest wygenerowanie listy z uwzględnieniem jedynie kosztów przypadających na projekt realizowany w ramach działania 13.1 PO IiŚ Lista płac + (Tabela-rozliczanie wynagrodzeń – w wersji papierowej i elektronicznej), w przypadku gdy lista płac generuje informacje dotyczące 100% kosztów wynagrodzenia pracownika, a rozliczenie dotyczy części wynagrodzenia pracownika. Ośrodek Przetwarzania Informacji Warszawa 2009 23

24. Dokumenty wymagane jako rozliczenie wydatków związanych z wynagrodzeniami cd. 6. Oświadczenie o kwalifikowalności wynagrodzeń – zgodnie ze wzorem z Załącznika 3a Instrukcja do wniosku beneficjenta o płatność 7. Wyciąg bankowy potwierdzający kwotę przelewu dla pracownika Wyciąg bankowy potwierdzający opłacone składki (np. PZU) wraz z Oświadczeniem1 Wyciąg bankowy potwierdzający opłacenie zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych wraz z Oświadczeniem2 Wyciąg bankowy potwierdzający opłacenie składki ZUS wraz z Oświadczeniem3 Ośrodek Przetwarzania Informacji Warszawa 2009 24

25. Uwagi końcowe Beneficjent jest zobowiązany do prawidłowej realizacji pełnego zakresu projektu, zgodnie z postanowieniami umowy, w szczególności zgodnie z Harmonogramem Realizacji Projektu. Zatem spoczywa na nim obowiązek prowadzenia odrębnej ewidencji księgowej kosztów, wydatków i przychodów lub stosowania w ramach istniejącego systemu informatycznego systemu ewidencji księgowej odrębnego kodu księgowego umożliwiającego identyfikację wszystkich transakcji i poszczególnych operacji bankowych związanych z projektem, oraz dokonywania księgowania środków zgodnie z obowiązującymi przepisami Ośrodek Przetwarzania Informacji Warszawa 2009 25

26. W ramach kontroli projektów na miejscu w zakresie wydatków niekwalifikowalnych Instytucja Wdrażająca będzie weryfikować: faktyczność poniesienia wydatków prawidłowość ewidencjonowania wydatków. Ośrodek Przetwarzania Informacji Warszawa 2009 26

27. CZĘŚĆ III NAJCZĘŚCIEJ POPEŁNIANE BŁĘDY PRZY SPORZĄDZANIU WNIOSKU O PŁATNOŚĆ, DOBRE PRAKTYKI Ośrodek Przetwarzania Informacji Warszawa 2009 27

28. FORMULARZ WNIOSKU O PŁATNOŚĆ Ośrodek Przetwarzania Informacji Warszawa 2009 28

29. DOKUMENTACJA DOTYCZĄCA WNIOSKU O PŁATNOŚĆ Ośrodek Przetwarzania Informacji Warszawa 2009 29

30. Nadesłane pytania: Czy przy rozliczaniu list płac we wniosku o płatność należy sporządzić jeden opis listy płac, czy zrobić należy dwa opisy w którym jeden dotyczy kwoty wypłaconej dla pracownika a drugi wysokości składek ZUS i PDOF? (jeżeli wynagrodzenie jest wypłacane w miesiącu który został objęty wnioskiem o płatność, natomiast składki do tej listy płac są opłacane już w następnym miesiącu, który ma być rozliczony w kolejnym wniosku o płatność?). Odp: Opis dotyczy dokumentu, zatem należy stworzyć jeden opis Czy przy rozliczaniu listy płac należy uwzględnić całość kwoty brutto czy też rozliczyć wg daty poniesienia wydatku, tzn czy jeżeli wniosek składamy w listopadzie za okres do października, a w październiku ponosimy tylko wydatki netto (wypłacone pracownikom) to czy składki ZUS i PDOF do październikowej listy płac ponoszone w listopadzie mają być rozliczone już w kolejnym wniosku o płatność czy też doliczyć je do wniosku obejmującego październik? Odp: Podczas rozliczania wynagrodzeń mamy do czynienia z kosztem, nie zaś kwotą brutto. Ponadto jedynie wydatki rzeczywiście poniesione (w rozumieniu kasowym), mogą zostać uznane za kwalifikowalne , zatem nie jest możliwe przedstawienie do rozliczenia wydatków, które nie zostały poniesione. Istnieją dwa sposoby rozliczenia: we wniosku, którego okres „do” określony został na dzień 31.10.2009r. ujmowanie kwot netto, bądź w kolejnym wniosku o płatność ujęcie kosztu wynagrodzenia. Ośrodek Przetwarzania Informacji Warszawa 2009 30

31. Nadesłane pytania c.d.: 3. Jeżeli w danym miesiącu w ramach projektu zostały sporządzone dwie oddzielne listy płac a wyciąg bankowy jest ten sam to czy do każdej listy płac dołączyć ksero tego wyciągu bankowego czy wystarczy go dołączyć do jednej? Odp: Istnieją dwa sposoby. Można dołączyć jednokrotnie dokument potwierdzający poniesienie wydatków i opisać w piśmie przewodnim zaistniałą sytuację, bądź też pod każdą pozycją dołączyć dokument potwierdzający poniesienie wydatków. 4. Jeżeli składki ZUS i PDOF obejmujące dwie listy płac są sumowane i opłacone jednym przelewem bankowym to czy oświadczenia, dotyczące opłacania składek ZUS i PDOF, należy sporządzić dla każdej listy płac oddzielnie (wskazując kwotę składek i podatku dla danej listy płac), czy wystarczy jedno oświadczenie do obu list płac (oświadczenie o opłacaniu całości składek razem)? Odp: Wystarczającym będzie przedstawienie po jednym Oświadczeniu dotyczącym ZUS i PDOF. W takiej sytuacji proponuje się opisanie sposobu w jakim przedstawiają Państwo dokumenty, w piśmie przewodnim. Ośrodek Przetwarzania Informacji Warszawa 2009 31

32. Nadesłane pytania c.d.: 5. Czy płatności będą dokonywane jako przelewy w postaci poszczególnych transz płatności z BGK, czy też poprzez powiększenie budżetu beneficjenta (w przypadku instytucji publicznych, np. państwowych uczelni wyższych) Odp: Według nowych, aktualnie wprowadzanych zasad, płatności na rzecz Beneficjentów (nie będących dysponentami środków – np. uczelnie wyższe), będą dokonywane – w ramach budżetu środków europejskich przez powołaną do tego celu Instytucję Płatniczą (BGK); w ramach wkładu krajowego … 6. Czy w ramach aktualizacji studium należy przedstawić cały/nowy dokument (pełne zaktualizowane Studium Wykonalności), czy też w ramach aktualizacji Studium należy dołączyć jedynie "wyciąg z aktualizacji/aneks" ze wskazanymi samymi zmianami? 7. Czy w zakresie planowanych przetargów - na etapie dosyłania dokumentacji przed podpisaniem umowy o dofinansowanie - należy dołączyć również opracowane SIWZ-y do tych przetargów, czy wystarczy sama procedura zawierania umów w ramach projektów? Ośrodek Przetwarzania Informacji Warszawa 2009 32

33. Dziękujemy za uwagę 33 Ośrodek Przetwarzania Informacji Warszawa 2009