Zlecenie i wybór wykonawcy

1. Zlecenie i wybór wykonawcy Krzysztof Guzek Krajowa Jednostka Oceny Departament Koordynacji Polityki Strukturalnej Katarzyna Błońska, Joanna Zasowska Biuro Dyrektora Generalnego Ministerstwo Rozwoju Regionalnego

2. Przygotowanie zamówienia Warianty pozyskania zewnętrznego wykonawcy • Zamówienia o wartości szacunkowej poniżej kwoty 14.000 euro (54.279,40 PLN netto) – art. 4 ust. 8 ustawy Prawo Zamówień Publicznych (PZP) • Zamówienia pozostałe – konieczność stosowania ustawy PZP

3. Zamówienia publiczne Ustawa i obowiązki wynikające z jej stosowania Najważniejsze tryby udzielania zamówień • Przetarg nieograniczony • Przetarg ograniczony • Negocjacje z ogłoszeniem

4. Przetarg nieograniczony • to tryb udzielenia zamówienia, w którym w odpowiedzi na publiczne ogłoszenie o zamówieniu oferty mogą składać wszyscy zainteresowani wykonawcy (art. 39 Pzp i nast.) wady: ryzyko niespełnienia oczekiwań Zamawiającego zalety: krótki czas przeprowadzenia

5. Przetarg ograniczony • to tryb udzielenia zamówienia, w którym, w odpowiedzi na publiczne ogłoszenie o zamówieniu, wykonawcy składają wnioski o dopuszczenie do udziału w przetargu, a oferty mogą składać wykonawcy zaproszeni do składania ofert (art. 47 Pzp i nast.) wady: dłuższy czas przeprowadzenia + j.w. zalety: możliwość ograniczenia liczby Wykonawców

6. Negocjacje z ogłoszeniem to tryb udzielenia zamówienia, w którym, po publicznym ogłoszeniu o zamówieniu, zamawiający zaprasza wykonawców dopuszczonych do udziału w postępowaniu do składania ofert wstępnych niezawierających ceny, prowadzi z nimi negocjacje, a następnie zaprasza ich do składania ofert wady: przesłanki zastosowania, długi termin przeprowadzenia zalety: dopracowanie szczegółów zamówienia z wykonawcami

7. Komisja przetargowa (1) • Wymóg w przypadku wartości szacunkowej powyżej 133.000 euro (art. 19 ust. 1 Pzp) • Komisja jako zespół pomocniczy kierownika zamawiającego: • ocena spełniania przez wykonawców warunków udziału w postępowaniu (propozycja wykluczenia wykonawcy, odrzucenia oferty) • badanie i ocena ofert (wybór najkorzystniejszej oferty) • Komisja stała lub do przeprowadzenia określonego postępowania

8. Komisja przetargowa (2) Współpraca KJO z komórką odpowiedzialną za zamówienia publiczne w MRR Rozwiązanie zastosowane w MRR: • przygotowanie wniosku o rozpoczęcie postępowania • skład komisji przetargowej, podział zadań pomiędzy komórkami MRR • przygotowanie dokumentacji przetargowej, • badanie warunków udziału w postępowaniu, • ocena ofert, • kontakt z wykonawcami • podpisanie umowy i realizacja zamówienia Jak jest w innych instytucjach?

9. Ogłoszenie przetargu nieograniczonego • Przygotowanie dokumentacji przetargowej SIWZ + załączniki (SOPZ i umowa) • Ogłoszenie (w Biuletynie Zamówień Publicznych i na stronie internetowej Zamawiającego) • Składanie ofert (min. 7 dni) • Ocena ofert (warunki udziału w postępowaniu, uzupełnienie i ocena ofert) – maksymalnie 21 dni • Informacja o wyborze + 7 dni na ewentualne protesty • Podpisanie umowy (termin związania ofertą - 30 dni od terminu składania ofert)

10. Elementy składowe dokumentacji przetargowej • Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia (SIWZ) – art. 36 Pzp Załączniki: • Szczegółowy Opis Przedmiotu Zamówienia (SOPZ) • Umowa

11. Postanowienia i kryteria w postępowaniu • Postanowienia ogólne SIWZ (wybrane) • Każdy wykonawca może złożyć jedną ofertę. • Zamawiający może nie wyrazić zgody na składanie ofert częściowych. • Zamawiający może niedopuścić możliwości złożenia oferty wariantowej. • Zamawiający dopuszcza lub nie możliwość powierzenia przez Wykonawcę części zamówienia podwykonawcom. • Zamawiający przewiduje lub nie udzielenia zamówień uzupełniających. • Wykonawca pozostaje związany ofertą przez okres 30 dni od terminu składania ofert (postępowania przetargowe <133.000 euro) • Termin wykonania zamówienia: 15 tygodni (tj. 105 dni) od podpisania umowy. • Warunki udziału w przetargu – „warunki formalne” • Kryteria (merytoryczne) oceny ofert

12. Wyjaśnienia do treści SIWZ i protesty Zastrzeżenie – mowa o przetargach do 133 tys. euro (515.654,30 netto PLN) • Wyjaśnienie treści SIWZ (art. 38 Pzp) – 6 dni przed składaniem ofert • Protesty - Wykonawca może wnieść protest na treść ogłoszenia o zamówieniu, czynności podjęte przez zamawiającego w toku postępowania oraz w przypadku zaniechania przez zamawiającego czynności, do której jest obowiązany na podstawie ustawy (7 dni)

13. Trudne i łatwe ewaluacje • Ewaluacje „relatywnie prostsze” – warunki/kryteria łatwiejsze – tworzymy rynek ewaluacyjny • Ewaluacje „trudne/o strategicznym znaczeniu” – warunki i kryteria trudniejsze = selekcja wykonawcy z pożądanym doświadczeniem/kapitałem kwalifikacji

14. Przykład - łatwiejsze warunki „Ocena wpływu programów operacyjnych NPR 2004-2006 na realizację Strategii Lizbońskiej”. Opis warunków udziału w postępowaniu (…) 3.1.2.) w okresie ostatnich trzech lat przed wszczęciem niniejszego postępowania lub w okresie prowadzenia działalności, jeśli okres ten jest krótszy niż trzy lata, należycie wykonali co najmniej 3 usługi o wartości nie mniejszej niż 10 000 zł brutto każda, polegające na: a) opracowaniu badania ewaluacyjnego w zakresie oddziaływania programów finansowanych ze środków strukturalnych na rozwój społeczno – gospodarczy Polski; lub/i b) przygotowaniu analiz lub prowadzeniu badań w zakresie rozwoju społeczno gospodarczego kraju; lub/i c) prowadzeniu badań ewaluacyjnych programów współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej 3.1.3.) wyznaczą do realizacji przedmiotu zamówienia zespół badawczy minimum 5 osób, posiadający kwalifikacje i doświadczenie: • w przygotowaniu badań ewaluacyjnych odnośnie oddziaływania interwencji publicznych, • w zakresie analiz społeczno-gospodarczych rozwoju kraju; • w zakresie stosowania metod i technik przeprowadzania badań ewaluacyjnych • w zakresie funduszy Unii Europejskiej, Powyższe wymagania zespół ma spełnić łącznie.

15. Przykład trudniejsze warunki (1)„Analiza zapisów linii demarkacyjnej …” Opis warunków udziału w postępowaniu (…) 3.1.2) w okresie ostatnich trzech lat przed wszczęciem niniejszego postępowania lub w okresie prowadzenia działalności, jeśli okres ten jest krótszy niż trzy lata, należycie wykonali co najmniej: a) dwie usługi polegające na opracowaniu badania ewaluacyjnego w zakresie programów finansowanych ze środków strukturalnych o wartości nie mniejszej niż 100 000 zł; b) trzy usługi, z których każda dotyczyła przygotowania lub wdrażania projektu inwestycyjnego lub projektu miękkiego dofinansowywanego z funduszy strukturalnych.

16. Przykład trudniejsze warunki (2)„Analiza zapisów linii demarkacyjnej …” • 3.2.3) wyznaczą do realizacji przedmiotu zamówienia co najmniej po jednym ekspercie posiadającym wykształcenie lub/i doświadczenie w praktycznym przygotowaniu lub wdrażaniu projektów inwestycyjnych lub projektów miękkich dofinansowywanych z funduszy strukturalnych z jednej z niżej wymienionych dziedzin: • drogi, koleje, transport publiczny, infrastruktura portów lotniczych, porty morskie i rzeczne drogi wodne, transport multimodalny, • zdrowie, • (…w sumie min.10 ekspertów) • zatrudnienie i integracja społeczna, rozwój zasobów ludzkich i potencjału adaptacyjnego przedsiębiorstw, wykształcenie i kompetencje, • współpraca międzyregionalna, dobre państwo, polska gospodarka na rynku międzynarodowym • Ponadto w zespole badawczym powinien znaleźć się ekspert posiadający wiedzę z zakresu rozporządzeń UE dotyczących polityki spójności, Wspólnej Polityki Rolnej oraz Wspólnej Polityki Rybackiej, lata 2007-2013. Ekspert ten powinien dysponować szeroką wiedzą w zakresie opracowania i realizacji dokumentów strategicznych (plany, programy, strategie) na poziomie krajowym lub regionalnym.

17. Wybór najlepszej oferty (1) • Badanie spełniania warunków udziału w postępowaniu • Kompletność i ważność dokumentacji, pełnomocnictwa, podpisy • Doświadczenie podmiotu (sumowanie tylko w przypadku konsorcjów) • Kwalifikacje zespołu • Uzupełnienie (ewentualność tylko w niektórych przypadkach) Uwaga! Ocena na zasadzie „0-1” sprawdzamy kompletność oferty tj. również, czy jest w ofercie wszystko to co podlega ocenie merytorycznej • Spośród ofert spełniających warunki następuję wybór najkorzystniejszej na podstawie kryteriów oceny ofert

18. Wybór najlepszej oferty (2) przykład „demarkacja” • Rozdział 7. Ocena ofert • 7.1. Zamawiający dokona oceny ofert, które nie zostały odrzucone, na podstawie poniżej przedstawionych kryteriów oceny ofert. • 7.2. Sposób oceny ofert: • Zamawiający dokona oceny ofert na podstawie wyniku osiągniętej liczby punktów wyliczonych w oparciu o następujące kryteria i ustaloną punktację do 100 pkt (100% = 100 pkt): • 7.2.1 Punkty za kryterium „cena” zostaną obliczone wg następującego wzoru:

19. Wybór najlepszej oferty (3)przykład „demarkacja” Ocena merytoryczna – „zobiektywizowany subiektywizm” 50 punktów 7.2.2. Punkty za kryterium „Metodologia realizacji zamówienia” zostaną przyznane w skali punktowej od 0 do 50 punktów na podstawie „szczegółowego opisu sposobu realizacji przedmiotu zamówienia” o którym mowa w Rozdziale 4 pkt 4.1.2 SIWZ. Pod uwagę będą brane następujące elementy: • zakres prac badawczych – trafność zaproponowanego zakresu badania w kontekście celu głównego i celów szczegółowych badania oraz klarowność i spójność logiczna zaproponowanej metodologii (od 0 do 10 pkt.), • zróżnicowanie metod badawczych, w tym zastosowanie dodatkowych narzędzi badawczych (w odniesieniu do wymogów minimalnych) wraz z uzasadnieniem celowości ich zastosowania oraz przedstawieniem spójnej logicznie koncepcji kroków badawczych (ze wskazaniem metod) (0-10 pkt),

20. Wybór najlepszej oferty (4)przykład „demarkacja” • instrumenty zapewniające rzetelność uzyskanych informacji, zbierania jak najpełniejszego materiału badawczego oraz formułowania poprawnych logicznie i metodologicznie wniosków w odniesieniu do obszarów tematycznych linii demarkacyjnej (0-10 pkt) • plan pracy - spójność i jasność planu pracy i dostosowanie planu do zaproponowanej metodologii (od 0 do 4 pkt.), • szczegółowe rozdysponowanie pracy pomiędzy członków zespołu badawczego w odniesieniu do obszarów tematycznych linii demarkacyjnej (od 0 do 6 pkt.), • dodatkowe szczegółowe pytania badawcze, ich użyteczność z punktu widzenia celów badania (0-6 pkt), • przejrzystość i użyteczność sposobu prezentacji danych i wyników badania, zwłaszcza końcowego raportu ewaluacyjnego (0-4 pkt). przykład „konwergencja” • sposób zastosowania kryteriów badawczych w proponowanej analizie (od 0 do 10 pkt.), • szczegółowa propozycja metod i narzędzi badawczych, m.in. modelowanie, zestaw wskaźników, proponowane analizy w kontekście sformułowanych problemów badawczych i pytań ewaluacyjnych(od 0 do 10 pkt.)

21. Czy rozumiesz co czytasz/oceniasz? • Logika i klarowność oferty: bełkotliwa oferta = zapewne bełkotliwy raport • Klarowana oferta = prawdopodobnie klarowny raport (niestety niekoniecznie… zatem „ufaj i kontroluj przebieg badania”) • Magia skomplikowanego języka – nie wszystko co skomplikowane (słownictwo np triangulacja, wzory ekonomiczne itp..) jest mądre i potrzebne – raport ma być przystępny • Potrzeba różnych spojrzeń w komisji – merytoryczne i metodologiczne • Pozorowanie kompetencji zespołu (podmiany – domagaj się kontaktu)

22. Triangulacja - na marginesie Może być rozumiana jako zwielokrotnienie: • Metod i technik badawczych • Źródeł informacji • Typów danych technik analitycznych • Teorii wyjaśniających • Liczby osób realizujących badania Za „Fałszywa sprzeczność: metodologia jakościowa czy ilościowa?” M.Jasiński, M.Kowalski w „Ewaluacja ex-post” PARP

23. Niedoskonałość procedury oceny Jest dobra choć niedoskonała, ale umiejętne postępowanie minimalizuje niebezpieczeństwo niepożądanego rezultatu!!! • Niebezpieczeństwa: • Słabe przemyślenie warunków i kryteriów (np. nie ma z czego wybrać) • Nazbyt mała kwota przewidywana • Triki stosowane przez oferentów Antidotum: rozsądek i doświadczenie komisji w ocenianiu ofert + wymiana informacji + współpraca z wykonawcą

24. Umowa (1) Termin podpisania umowy – w okresie związania ofertą (30 dni) § 6 • Wykonawca zobowiązuje się do współpracy z Zamawiającym na każdym etapie wykonania Zadania. • Na żądanie Zamawiającego Wykonawca zobowiązuje się do udzielenia każdorazowo pełnej informacji na temat stanu realizacji Zadania. • Jeżeli w toku wykonywania Zadania Wykonawca stwierdzi zaistnienie okoliczności, które dają podstawę do oceny, że jakakolwiek część Zadania nie zostanie wykonana w zakresie określonym w Załączniku nr 3 lub w terminie określonym w § 2 ust. 3, niezwłocznie pisemnie powiadomi Zamawiającego o ww. niebezpieczeństwie wskazując przyczyny lub prawdopodobny czas opóźnienia.

25. Umowa (2) § 7 • Wykonawca nie może powierzyć wykonania Zadania innym podmiotom bez uprzedniej, pisemnej zgody Zamawiającego. • Skład Zespołu Badawczego nie może być zmieniony w trakcie realizacji umowy bez wcześniejszego przedstawienia Zamawiającemu przez Wykonawcę pisemnej informacji o proponowanej zmianie wraz z wyjaśnieniem przyczyn proponowanej zmiany oraz wyrażenia pisemnej zgody przez Zamawiającego. • W przypadku naruszenia postanowień ust. 1 i 2 Zamawiający może wypowiedzieć Umowę ze skutkiem natychmiastowym i żądać od Wykonawcy zapłaty kary umownej w wysokości określonej w § 8 ust. 1. • W przypadku wyrażenia przez Zamawiającego zgody, o której mowa w ust. 1, za działania lub zaniechania podmiotów, którym Wykonawca powierzył wykonanie Zadania Wykonawca odpowiada jak za własne.

26. Umowa (3) § 8 • W razie niewykonania lub nienależytego wykonania Zadania, Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną w wysokości 10% wynagrodzenia, określonego w § 3 ust. 1. • Za każdy dzień opóźnienia w wykonaniu Zadania Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną w wysokości 0,5 % wynagrodzenia określonego w § 3 ust. 1, licząc od dnia upływu terminu, o którym mowa w § 2 ust.3. • Zamawiający może dochodzić na zasadach ogólnych odszkodowań przewyższających zastrzeżone na jego rzecz kary umowne.

27. Podpisanie umowy • Pierwsze spotkanie z wykonawcą • „Aspekt psychologiczny” • Wskazówki co do raportu metodologicznego Dalej następuje realizacja badania i dalsze relacje z wykonawcą – temat jutrzejszej części warsztatów.

28. Dziękujemy za uwagę ewaluacja@mrr.gov.pl