Yazışma Teknikleri

1. Yazışma Teknikleri Doç. Dr. Hüseyin Odabaş

2. Ders İçeriği: İyi Bir Yazıda Bulunması Gereken Özellikler Kurum ve Kuruluşlarda Yazılı İletişimin Önemi Yazışmaların Yönetim ve Arşiv İlişkisi Yazışmaların Belgelerin Yaşam Döngüsü Kavramına Göre Değerlendirilmesi Ülkemizde Yazışma Kuralları ve Standartlarının Gelişimi Yazışma Türleri Resmi Yazıda Bulunması Gereken Unsurlar Yazışma Kuralları Elektronik Yazışmalar Dosyalama

3. Yararlanılacak Kaynaklar: Koç, Hakan ve Menekşe Tarhan Öztoprak. (2003). Yazışma Teknikleri. Ankara: Seçkin. Altınöz, Mehmet ve Ceyhun Parıldar. (2000). Yazışma Teknikleri. Ankara: Nobel Yayın Dağıtım. Ar, Fikret. (1994). Dosayalama-Arşiv, Resmi Yazışma, Rapor Yazma Teknikleri. Ankara: TODAİE. Özdemirci, Fahrettin. (1996). Kurum ve kuruluşlarda belge üretiminin denetlenmesi ve belge yönetimi. İstanbul: TKD. Uzdil, Ünal ve Serap Benligiray. (1996). Yazışma ve Dosyalama. Eskişehir: Anadolu Üniversitesi Açıköğretim Fakültesi. Odabaş, Hüseyin. (2000). Kurum ve Kuruluşlarda Yazışmalar ve Denetim (Yayınlanmamış Yüksek Lisans Tezi). Ankara: Ankara Üniversitesi.

4. Yararlanılacak Kaynaklar: Odabaş, Hüseyin. (2002). "Kurumsal Açidan Yazismalarin Verimliligi", Anahtar Gazetesi, Sayı: 163, 8-9. Odabaş, Hüseyin. (2001). "Kurumsal Iletisim Açisindan Yazismalar ve Ülkemizde Yazismalarin Durumu", 21. Yüzyila Girerken Enformasyon Olgusu Sempozyumu Bildirileri <19-20 Nisan 2001, Hatay> içinde (158-172). Ankara: Türk Kütüphaneciler Dernegi.Adres: http://www.humanity.ankara.edu.tr//bilgibelge/ho.html

5. Sıra Sizde  Yazışmalar, resmi yazı ve yazışma kuralları anahtar terimlerinden yola çıkılarak, kitap, makale, bildiri ve elektronik kaynaklardan literatür taraması yapılacak. Yapılan tarama, bilgisayar çıktısı olarak düzgün bir ödev formatında getirilecek. Ödev formatı: - A4 kağıda, kenar boşluklarına (sol ve sağdan 2, üst ve alttan 3 boşluk bırakılarak), sayfa numaralarına, paragraf kurallarına dikkat edilerek yazılacak olan ödev kapak oluşturularak sunulacaktır. - Sunulan ödev föy (poşet dosya) içerisinde teslim edilecek. - Kapak formatı şu şekilde oluşturulacak:

6. Sıra Sizde 

7. Yazışma Teknikleri Etkin bir işletme yönetiminin en önemli ögesi bilgidir. Günümüzde işletmelerin oluşumu için gereken teşebbüs,sermaye, yer ve işgücüne ilaveten bilginin beşinci unsur olarak görülmesi, kurum ve kuruluşlardaki belgesel işlemlerin öneminin daha fazla artmasına neden olmuştur. Ancak, anılan bu yerlerdeki belgesel işlemlerin öneminin artmasının paralelinde, belge üretiminin denetimine, etkin bir haberleşme, dosyalama ve arşivleme sistemlerine de ihtiyaç duyulmaktadır. Yazışma Teknikleri

8. Yazışma Teknikleri Yazışma Teknikleri dersinde, organizasyonların idaresi için gerekli olan yönetim kavramı, yönetim şemsiyesi altında ele alınan toplam kalite yönetimi, verimlilik ve belge yönetimi konularına değinilecektir. Belge yönetimi programı, form, talimat, rapor ve yazışma yönetimi şeklinde dört temel alandan oluşmaktadır. Yazışma Teknikleri

9. Yönetim Yönetim kavramı, (“administration” ve/veya “management”) Türkçe Sözlük’te Yasalara, kurallara veya belli şartlara uygun biçimde çalışmayı sağlamak, idare etmek, Birinin bir konudaki etkinliğine, çalışmasına yön vermek, birini yönlendirmek Yazışma Teknikleri

10. Yönetim Yöneticilerin başlıca işi, örgütün belirli hedeflere ulaşabilmesi için karar vermektir. Bu amaçlara ulaşabilmek için yöneticiler, beş değişik ama birbirleriyle bağlantılı fonksiyonlardan yararlanmaktadırlar. Bunlar; planlama, örgüt (kurum-kuruluş), personel, liderlik ve denetim (kontrol) fonksiyonlarıdır. Bu fonksiyonlar, bazı yönetim bilimciler tarafından farklı şekilde sınıflandırılmaktadır. Örneğin, yukarıdakilere ek olarak, bazı yönetim bilimciler finans, üretim ve pazarlamayı da yönetimin fonksiyonları olarak kabul etmektedirler. Ayrıca günümüzde neredeyse bütün hayatımızı etkileyen bilgisayar ve iletişim teknolojileri de yönetimin ana fonksiyonu olarak değerlendirendirilmektedir. Yazışma Teknikleri

11. Yönetim Yönetim; “örgütün amaçlarına ulaşabilmesi için insan ve fiziksel kaynaklarını en etkin ve düzenli bir biçimde sağlayan, yerleştirilmesini ve kullanımını koordine eden, onu çevresi ile dinamik bir denge içinde tutabilen bir süreçtir” Yazışma Teknikleri

12. Yönetim Yazılı iletişimin en önemli gereci olan yazışmalar, organizasyonlarda amaca ulaşabilmek için kullanılan birer araçtırlar. Ancak yazılı belgelerin doğru, hızlı ve ekonomik bir biçimde ulaştırılması da organizasyonların amaçları arasındadır. Organizasyonun boyutu, karmaşıklığı, posta hacmi, fiziksel yerleşimi, işinin doğası ve postalama işlemlerinde uyguladığı yöntem, o organizasyonda yapılan haberleşmenin verimliliğini etkileyebilecek önemli unsurlardandır. İşte bu nedenle organizasyonlarda (kurum-kuruluş/örgüt/işletme vb) iyi bir yönetim yapısına, planlamaya, sözkonusu organizasyonda toplam kalite anlayışının kabul görmüş olmasına gereksinim duyulur. Yazışma Teknikleri

13. Planlama Geleceği zaman dilimlerine bölmek, sonra yapılacak işlere önem ve öncelik sırası vermek ve bunları uygun biçimde bu zaman dilimleri içerisinde dağıtıp yerleştirmektir. Program ise planların kendi içinde bir bütünlük taşıyan bölümüdür. Yazışma Teknikleri

14. Verimlilik Günümüzün çok hızlı değişen koşulları ve karmaşık ilişkiler bütünlüğü içinde her gün finansman, üretim, personel, pazarlama gibi konularda çeşitli sorunlarla karşılaşan işletmeler kendilerine uygun bir bilgi işleme sistemine sahiptirler. Bu bilgi işleme sisteminin niteliği ve niceliği ne olursa olsun hepsinin temel amacı işletme yönetimine destek sağlamaktır. Her yöneticinin etken bir iletişim ve bilişim (enformasyon) sistemine ihtiyacı vardır. İdari verimliliğin artması bu sistemlerin kurulup iyi işlemesine bağlıdır. Yazışma Teknikleri

15. Verimlilik Verimlilik, çeşitli mal ve hizmetlerin üretimindeki kaynakların (emek, sermaye, arazi, malzeme, enerji ve bilgi) etken kullanımıdır. Bu ilişki basit bir anlatımla Verimlilik=Çıktı/Girdi olarak formüle edilebilir. Verimlilik aynı zamanda sonuçlarla, bu sonucu elde etmek için harcanan zaman arasındaki ilişki olarak de tanımlanabilir. Yazışma Teknikleri

16. Verimlilik Verimi yükselten etkenler (verim formülü): • Az süre • Az para • Az insan • Az alan • Az makine, araç, gereç, kırtasiye kullanımı • Az mesafe katetme • Az işgücü (az yorularak) • Basit usullerle • Kaliteli olarak • Yüksek moralle yapılan işlerde verimlilik artar. Yazışma Teknikleri

17. Toplam Kalite Yönetimi Toplam Kalite Yönetimi, tüm işletme süreçlerinin sürekli geliştirilmesi, iyileştirilmesi ve müşteri memnuniyeti bağlılığının sağlanmasına yönelik çağdaş, katılımcı bir yönetim anlayışıdır. Yazışma Teknikleri

18. Yazışma Teknikleri

19. Arşiv Mevzuatı 1. Başbakanlık Teşkilatı Hakkında Kanun Hükmünde Kararnamenin Değiştirilerek Kabulü Hakkında Kanun (3056 S.K.) Resmi Gazete, 18550; 19 Ekim 1984, 1. Başbakanlık Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü Cumhuriyet Arşivi Daire Başkanlığı Rehberi, s. 27 2. Muhafazasına Lüzum Kalmayan Evrak ve Malzemenin Yok Edilmesi Hakkında Kanun Hükmünde Kararnamenin Değiştirilerek Kabulü Hakkında Kanun (3473 S.K.) Resmi Gazete, 19949, 4 Ekim 1988, 3. Başbakanlık Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü Cumhuriyet Arşivi Daire Başkanlığı Rehberi, s. 29 Yazışma Teknikleri

20. Arşiv Mevzuatı 3. Devlet Arşiv Hizmetleri Yönetmeliği. Resmi Gazete, 19816; 16 Mayıs 1988, 4. Başbakanlık Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü Cumhuriyet Arşivi Daire Başkanlığı Rehberi, s. 33 4. Devlet Arşivlerinde Araştırma veya İnceleme Yapmak İsteyen Kişilerin Tabi Olacakları Esaslar Hakkında Bakanlar Kurulu Kararı. Resmi Gazete, 20163, 12 Mayıs 1989, 5. Başbakanlık Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü Cumhuriyet Arşivi Daire Başkanlığı Rehberi, s. 61 Yazışma Teknikleri

21. Yazışma Teknikleri