RESMİ YAZIŞMA KURALLARI

1. RESMİ YAZIŞMA KURALLARI HAZIRLAYAN Emel ER İlçe Milli Eğitim Şefi

2. RESMİ YAZIŞMAKURALLARI DEĞİŞTİ 17.02.1994 ve 1994/4 sayılı genelge ile uygulanan Resmi yazışma kuralları yürürlükten kaldırıldı. Yeni Resmi Yazışma Kuralları 03.12.2004 Tarih ve 25659 sayılı Resmi Gazete de yayımlanarak yürürlüğe girdi.

3. YASAL GEREKÇE • 13/08/1991 tarih ve 08-3-383-16649(1991/17) sayılı Başbakanlık genelgesi ile 01/01/1992 tarihinden itibaren yürürlüğe konulan “ Resmi Yazışmalarda Kod Sistemi ” ne ve(Başbakanlık Personel ve Prensipler Genel Müdürlüğü’nün 24/03/2005 tarih ve 2005/7 sayılı genelgesi’ne göre mutlaka uyulacaktır • En son Bakanlığımız Strateji Geliştirme Başkanlığı’nın 26/12/2012 tarih ve 245554 sayılı Taşra ve Yurtdışı Haberleşme Kodları ile İdari Birim Kimlik Kodları Konulu yazıya göre işlem yapılacaktır.

4. YAZININ BÖLÜMLERİ YAZI ALANI BAŞLIK SAYI BİRİM KOD NUMARASI- STANDART DOSYA NUMARASI- KAYIT NUMARASI KONU TARİH GÖNDERİLEN MAKAM İLGİ METİN İMZA EK DAĞITIM PARAF

5. YAZI ALANI • Belgenin yazı alanı sayfanın üst, alt, sol ve sağ kenarından 2,5 cm boşluk bırakılarak düzenlenir. • Yazı alanı dışına sayfa numarası ve varsa ek numarası hariç hiçbir ifade veya ibare yazılmaz.

6. BAŞLIK (ANTET) Başlık, belgeyi gönderen idarenin adının, mevzuatında yer aldığı şekliyle belirtildiği bölümdür. Başlık bölümünün üstünde, solunda ya da sağında ambleme veya logoya yer verilebilir. Başlık, belgenin yazı alanının üst kısmına 2 kol aralığı bırakılıp ortalanarak yazılır. T.C. EDİRNE VALİLİĞİ

7. İlk satıra “T.C.” kısaltması, ikinci satıra idarenin adı büyük harflerle, üçüncü satıra birimin adı ilk harfleri büyük diğerleri küçük harflerle olacak şekilde ortalanarak yazılır. Gerekli görülmesi halinde daha detaylı alt birim adı bilgisine de dördüncü satırda ilk harfleri büyük diğerleri küçük harflerle yer verilir.

8. İdarelerin il teşkilatlarında kullanılan başlıklar İl İdaresi Kanunu hükümlerine uygun olarak düzenlenir. • Bölge Müdürlüklerinde hangi bölge teşkilatı olduğu yazılır. • Doğrudan merkezi teşkilata bağlı taşra birimlerinde başlıkta merkezi teşkilat ve taşra teşkilatı adlarına yer verilir. • İdare tarafından hazırlanan rapor, mevzuat taslağı ve benzeri belgelere anlamlı ve özlü bir başlık konulur. (Örnek: 2010 Yılı Temizlik Hizmeti Alımı İhalesine İlişkin Ön Mali Kontrol Raporu).

9. T.C. EDİRNE VALİLİĞİ Atatürk İlkokulu Müdürlüğü 2 Satır Boşluk

10. T.C.KEŞAN KAYMAKAMLIĞIİlçe Milli Eğitim Müdürlüğü

11. T.C.İÇİŞLERİ BAKANLIĞIAraştırma Geliştirme Daire Başkanlığı

12. T.C. KOCAELİ BÜYÜKŞEHİR BELEDİYE BAŞKANLIĞI Yazı İşleri ve Kararlar Dairesi Başkanlığı Meclis Şube Müdürlüğü

13. Belgelerde Sayı bulunması zorunludur. “Sayı:” yan başlığı, başlığın son satırından itibaren iki satır boşluk bırakılarak ve yazı alanının sol kenarından 12 karakter içeriden başlanarak yazılır ve sonuna (:) konur. SAYI

14. T.C.EDİRNE VALİLİĞİİl Milli EğitimMüdürlüğü Sayı: 2 Satır Boşluk 12 Karakter Boşluk

15. Kodnumarasıverilir, Kodnumarasındansonra( - ) işaretikonularak Standart dosya numarası, Sonradayine( - ) işaretikonularak Kayıt numarası yazılır. Genelevrakbirimindensayıverilmesidurumunda( / ) eğikçizgikonularakyazılır.

16. T.C.EDİRNE VALİLİĞİMilli Eğitim Müdürlüğü Sayı : B.08.4.MEM.0.22.43.22/ … 33333762-410-01/ EVRAK KAYIT NUMARASI KOD NUMARASI STANDART DOSYA NUMARASI

17. Genel evrak numarası damga veya yazı ile yazının orta kısmına gelecek şekilde basılmaz ve yazılmaz.

18. KONU

19. “Konu”yan başlığı sayınınbiralt satırınave yazı alanının dikey orta hizasını geçmeyecek biçimde en fazla iki satır olarak yazı alanının solundan başlanarak sayının hizasına gelecek şekilde yazılır. Belgenin konusu, anlamlı ve özlü bir şekilde ifade edilir.

20. Konu sonunda; “Hk”, “Dair”, “Ait “ GİBİ KISALTMALAR YAPILMAZ.

21. *Konubölümükesinliklebaşlıkbölümündeki T.C. kısaltmasıhizasınıgeçmemelidir. *İlksatırasığmazsa, alt satır Konu:sözcüğününaltıboşbırakılarak, ilk satırınhizasındanbaşlatılır.

22. TARİH • Tarih, belgenin en son yetkili tarafından imzalandığı zamanı belirtir. • Tarih; gün, ay ve yıl olarak rakamla ve aralarına (/) işareti konularak yazılır. (Örnek 05/01/2013, 01/10/2013) • Belgelerde tarih, sayı ile aynı hizada olmak üzere yazı alanının en sağında yer alır.

23. GÖNDERİLEN MAKAM

24. *Yazınıngönderildiğikurum, kuruluşvekişiilebunlarınbulunduklarıyeribelirtir. *Konunun son satırındanitibaren belgenin uzunluğuna göre 2-4 satır boşluk bırakılarak ve sayfa ortalanarak yazılır. * Yazınıngönderileceğimakamınresmiadımevzuatında yazıldığı şekilde kısaltmayapılmadanbüyükharflerle, *Yazıbir alt makamagönderiliyorsa paranteziçerisindeküçükharflerleyazılır.

25. T.C.EDİRNE VALİLİĞİMilli EğitimMüdürlüğü Sayı: B.08.4.MEM.4.60.00.13.660-EKN .../05/2012 Konu: Teftiş Tebliği ( 2-4 ARALIK ) TOKAT MİLLİ EĞİTİM MÜDÜRLÜĞÜNE (Eğitim Müfettişleri Başkanlığı)

26. *Resmi görevli olmayan kişilere yazılan yazılarda; “ Sayın” kelimesinden sonra ad küçük, soyadı BÜYÜK harflerle yazılır. Varsa unvanı adın hizasında ve önünde yer alacaktır. Ünvanı küçük harflerle yazılacaktır.

27. T.C. EDİRNE VALİLİĞİ Milli Eğitim Müdürlüğü Sayı : B.08.4.MEM.4.60.00.13-663-07 .../01/2011 Konu : Hizmet İçi Eğitim Sayın Doç. Dr.Ayşe KALMAZ Kaledere Mah. Vizyon Cad. NO: 18 22800 KEŞAN

28. Resmi görevli kişilere yazılan yazılarda da ad küçük, soyadı büyük yazılır. Unvan ise yine küçük harflerle yazılır.

29. T.C. KEŞAN KAYMAKAMLIĞI İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü Sayı:B.08.4.MEM.4.60.00.13-SDN-… …/05/2012 Konu : Hizmet İçi Eğitim Sayın: Tahir ÖZÇINAR Devlet Hastanesi Müdürü KEŞAN

30. Gönderilen makamda adrese yer verilmesi durumunda adres küçük harflerle başlığın altına ortalanarak yazılır.

31. T.C. EDİRNE VALİLİĞİ Milli Eğitim Müdürlüğü Sayı: B08.4MEM.4.60.00.13- 660-07 .../05/2012 Konu : Hizmet İçi Eğitim TABİBLER ODASI BAŞKANLIĞINA Kızılay Caddesi No : 25/5 EDİRNE

32. İLGİ

33. Yazılan yazının önceki bir yazıya ek ya da karşılık olduğunu ya da bazı belgelere başvurulması gerektiğini belirten bölümdür.

34. Gönderilenmakamdansonraiki aralık verilerek kağıdın sol kenarından 12 karakter içerden başlanır ve İlgi sözcüğü küçük harflerle yazılır. İlgi sözcüğünden sonra ( : ) işareti konulur. Sayı, Konu ve İlgi’den sonra konulan (:) aynı hizada yazılır. İlgide yer alan bilgiler bir satırı geçerse “ilgi” kelimesinin altı boş bırakılarak alt satıra yazılır.

35. Gerekli durumlarda mevzuat da, ilgi olarak gösterilebilir. İlgi’de zorunluluktan kaynaklanan hallerde kurum veya kuruluş isminin anlaşılabilirliğinin bozulmaması kaydıyla (Gn.Md.lüğü, D.Bşk.lığı vb. ) şekillerde kısaltmalar yapılabilir.

36. Fax ile gelen yazı üzerinde işlem yapılmış ve bu işleme Fax’la cevap verilmeyecek ise ilgide belirtilen yazının Fax’la geldiği ve fax referans numarasının belirtilmesi gerekir.

37. İlginin birden fazla olması durumunda, belgeler önceki tarihli olandan başlanarak tarih sırasına göre sıralanır. • İlgide, ilgi tutulan yazıyı gönderen idarenin adı ile belgenin sayısı tam olarak belirtilir. Ancak ilgi tutulan yazı, yazıyı yazan idarenin daha önce gönderdiği bir yazı veya yazı yazılan idarenin bir yazısına cevap niteliğinde ise idare adı belirtilmez.

38. T.C. EDİRNE VALİLİĞİ Milli Eğitim Müdürlüğü Sayı : B08.4MEM.4.60.00.13- 660-07 .../01/2012 Konu : Hizmetiçi Eğitim. SAĞLIK MÜDÜRLÜĞÜNE ( Eğitim Şube Müdürlüğü ) İlgi : a) 04/071975 tarihli ve 657 sayılı Devlet Memurları Kanununun 64’üncü maddesi b) Başbakanlığın 05 / 02 / 2001 tarihli ve 0024 Referans No’lu fax’ı c) 15 /01/2005 tarihli ve 1549 sayılı yazımız.

39. İlgi: 15/03/2010 tarihli ve B100KSD000071-3800-236 sayılı yazınız. ÖRNEK-1

40. İlgibirdenfazlaysaa,b,cgibiküçükharfleryanlarına ayraçişaretikonularakkullanılır. ÖRNEK-2 İlgi: a) 10/01/2010 tarihli ve F.B.6-0-1907/ 14 sayılı yazı, b) 25/02/2010 tarihli ve F.B.6-0-1907/ 15 sayılı yazı, c) 03/03/2010 tarihli ve F.B.6-0-1907/ 16 sayılı yazı,

41. İlgi’de “..........tarihli ve ...........sayılı” ifadeleri kullanılır. İlgide belirtilen belge gerçek kişiden geliyorsa ilgi bölümü “Sayın …..’ın ….. Tarihli başvurusu.” biçiminde yazılır.

42. T.C. EDİRNE  VALİLİĞİ İl Kültür Müdürlüğü Sayı : B.104.KM.4.10.0010-                          .../01/2011 Konu: Hizmetiçi Eğitim. SAĞLIK MÜDÜRLÜĞÜNE ( Eğitim Şube Müdürlüğü ) İlgi : a) 4/071975 tarih ve 657 sayılı Devlet Memurları Kanununun 64’üncü maddesi b) Başbakanlığın 05 / 02 / 2001 tarih ve 0024 Referans No’lu fax’ı c) 15 /01 / 2006 tarih ve 1549 sayılı yazımız d) Sayın Serdar ARICAN’ın 15/12/2012 tarihli dilekçesi.

43. METİN

44. “İlgi”den sonra başlayıp “İmza”ya kadar süren kısımdır. İlginin son satırından sonra 1 aralık, ilgi yoksa gönderilen yerden sonra metin başlangıcı arasında 2 aralık bırakılır. Paragraf başlarına yazı alanının 1.25 cm içerisinden başlanır

45. T.C. EDİRNE  VALİLİĞİ İl Kültür Müdürlüğü Sayı: B104IKM41000010-.....                                                                .../01/2011 Konu: Hizmet İçi Eğitim EDİRNE MİLLİ EĞİTİM MÜDÜRLÜĞÜNE (Hizmet İçi Eğitim Şube Müdürlüğü ) İlgi : a)14/071975 tarih ve 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu 1Satır Aralık (İlgi yoksa 2 aralık) …………….. 19 Karakter Boşluk

46. Zorunlu haller dışında yazı metni tek sayfaya sığdırılmalı, tek satırla ikinci sayfanın bitirilmemesine özen gösterilmelidir. Metin içinde geçen sayılar rakamla ya da yazı ile yazılmalıdır. Önemli sayılar rakamla yazıldıktan sonra parantez içerisinde yazıyla da gösterilebilir. Örnek: 1.453,64 TL (bindörtyüzelliüçTL,otuzdörtKr). Metinde kullanılan noktalama işaretlerinden sonra bir vuruşluk boşluk bırakılmalıdır. Noktalama işaretleri kendinden önce gelen harfe bitişik yazılır.

47. Dört ve dörtten çok haneli sayılar sondan sayılmak üzere üçlü gruplara ayrılarak yazılır ve araya nokta konulur. (Örnek: 1.453, 25.126).Sayılarda kesirler virgül ile ayrılır. (Örnek: 15,2). • Birden fazla sayfa tutan belgelerde her sayfada iletişim bilgilerine yer verilir. Başlık, sayı, tarih, konu, gönderilen makam ve ilgi bilgilerine sadece ilk sayfada; imza, ek ve dağıtım bilgilerine ise sadece son sayfada yer verilir.

48. Yazı Türk Dil Kurumunca çıkartılan İmla kılavuzu ve sözlüğünde yer alan yazım kurallarına uygun, duru bir Türkçe ve kısa cümlelerle yazılmalıdır. Metinde zorunlu haller ve teknik terimler dışında yabancı kelimelere yer verilmemelidir. Verildiği durumda ise parantez içerisinde anlamı belirtilir. Ancak muhattabı yabancı ülke, uluslar arası veya uluslarüstü kuruluş olan resmi yazışmalarda yabancı dil kullanılabilir. Bu durumda belge varsa uluslar arası yazışma usullerine göre oluşturulabilir. Ayrıca yabancı dille yazılan belgenin Türkçe karşılığı da oluşturulur ve belgenin idarede kalan nüshasına eklenerek saklanır.

49. Metin içerisinde kısaltma yapılmamasına özen gösterilmeli, aynı kısaltmanın birden fazla kullanılması durumunda ilk kullanıldığı yerde önce kısaltma yazılır sonra parantez içerisinde kısaltmanın açık biçimi yazılır. (Örnek: TBMM (Türkiye Büyük Millet Meclisi).

50. METNİN SONUNDA UYGULANACAK KURALLAR