Prosjektstyring og prosjektgjennomføring

1. Prosjektstyring og prosjektgjennomføring Prosesser, tidsplanlegging, risikostyring Kirsten Ribu 28.01.2004

2. I dag • Prosessmodeller og prosjekter • Prosjektplanlegging, inkl. tidsplanlegging • Risikostyring • Gurholt og Hasle kap. 7,16,17, 19

3. Hva er et prosjekt? • Fra latin: ”projectus” - noe som er kastet fram • Et prosjekt er en arbeidsoppgave med følgende egenskaper: • En engangsoppgave: Noe man ikke har gjort før og ikke kommer til å gjøre igjen med det første. • Skal lede fram til et bestemt resultat • Er ofte tverrfaglig og berører mange i organisasjonen: krever forskjellige typer ressurser • Er begrenset i tid

4. Hva er en prosess? En prosessmodell? • Prosess: Ethvert arbeid (en prosess) består av to ting: beslutninger og handlinger • (Eks. Fylle ut selvangivelsen: Ta beslutninger ut fra skattereglene -> fylle ut riktige felt og gjøre beregninger) • Prosessmodell: En abstrakt representasjon av en systemutviklingsprosess • Eks: Fossefallmetoden • Evolusjonær, inkrementell modell • RUP, XP • Oppgaver: • Er det noen forskjell på en modell og en metode? • Hva slags prosessmodell vil dere bruke i prosjektoppgaven?

5. Planlegging • Ressurser: • mennesker (kunnskap og erfaringer) • tid • Problemdefinering • tolkning av oppdraget: forhandling mellom interesser • vurdering: kan oppdraget gjennomføres med tilgjengelige ressurser? • Planlegging av arbeidet • oppdeling i arbeidsoppgaver • samordning av arbeidsoppgavene

6. Oppdeling iarbeidsoppgaver • Hva skal gjøres? • Hvem skal gjøre det? • Samordning av arbeidsoppgavene • Hvordan henger del-resultatene sammen? • Hvordan skal ressursene fordeles? • Planleggingsverktøy: • milepælplan: resultater koblet med tid • ansvarskart: hvem er ansvarlig for hva

7. Noen ord om gruppearbeid • Vær forberedt til prosjektmøtene • Lytt til andre: prosjektarbeid er samarbeid. • Vær positiv: Unngå å kommentere negative sider ved prosjektet. Negativitet har en tendens til å spre seg. • Si fra: Ta opp ting som trykker/irriterer. Gi konstruktiv kritikk: Hva kan gjøres bedre og hvordan? • Kulturelle forskjeller: Prøv å forstå bakgrunnen for uttalelser og holdninger

8. Prosjektarbeid • Fordel roller med tilhørende oppgaver • Organiser arbeidet • Lag regler for hvordan arbeidet skal utføres • Lag tidsplan • Oppgaver: • møteledelse • referat • oppfølging og kontroll av vedtak • ledelse av oppgaveløsning • versjonskontroll • timeføring

9. Roller og regler • En person kan gjerne ha flere roller. Rollene kan gjerne byttes eller omdefineres i løpet av prosjektperioden. • Forslag til roller med oppgaver: • Prosjektleder: møteledelse, oversikt, oppfølging og kontroll av vedtak • Webansavarlig • Kontaktperson kontakt og avtaler med omgivelsene: prosjektsted, kursledelse, andre grupper • Skrive-ansvarlig fordeling og oppfølging av skrivejobber, versjonskontroll • Programmeringsansvarlig • Det bør være regler for • møter: tidspunkt, varighet, taletid • beslutninger: beslutningsdyktighet, dokumentasjon, ansvar • referat: ansvar, omfang • forføyninger: reaksjoner ved regelbrudd

10. Vanlige problemer i gruppearbeid: • Ujevn arbeidsinnsats • blindpassasjerer • ildsjeler • ulikt ambisjonsnivå • de som bare vil bestå • de som har høye ambisjoner • ulikt kunnskapsnivå • ”verdensmestere” • de som ”eier” prosjektet • ulik tolkning av oppgaven • Hvordan finne balanse mellom at • alle skal lære det de ikke kan • alle gjør det de kan best • alle skal lære mest mulig • alle gjør det de kan

11. Løsninger For å unngå konflikter: • gjør avtaler om ansvarsfordelingen • dokumenter alle beslutninger (skriv referat med beslutninger) • kommuniser også skriftlig (f.eks. e-post) • meld fra dersom du må bryte en avtale Ved konflikter: • ta tak i konflikten før den er stor • prøv først å løse den selv • ta opp problemet med de(n) det gjelder • bli enig om løsning: måte og tidsfrist • søk hjelp hos lærer dersom konflikten synes uløselig

12. Prosessmodell

13. Ulike typer prosessmodeller De røde er viktige i kurset: • Evolusjonær (prototyping) • Inkrementell (RUP) • XP • fossefall • gjenbruksbasert • spiral-modellen

14. Prosessmodell - faser • Forstudium/”Feasability study”(Hvilke muligheter har vi?) • Kravspesifikasjon(Hva skal systemet gjøre?) • Design(Hvordan skal systemet lages?) • Programmering(Lage systemet) • V&V (Validering og verifikasjon) / Testing • Har vi bygd riktig system/produkt? (validering) • Har vi bygd systemet/produktet riktig? (verifikasjon) • Videreutvikling/Vedlikehold/Endring

15. Hvorfor er prosessmodell viktig? • Eksempel - TRESS-90 - Trygdeetatens store EDB-satsing på 90-tallet. • SINTEFs eksterne prosjektrevisjon viste bla at: • Programmeringsfasen ble startet uten å være i nærheten av et stabilt design. • Reell brukermedvirkning på en del viktige områder som brukergrensesnitt kom sent • Interne prosjektavhengigheter ble dårlig håndtert • Ingen ”kritisk sti” => alle aktiviteter ble oppfattet som like viktige for å holde leveransetidspunktet • Kvalitetssikring uten myndighet • Personer ble tatt ut av prosjektet på avtalt dato, uavhengig om oppgaven var ferdigstilt eller ikke • Kontrollfunksjoner, avtaler og innkjøp syntes å gå ut fra at kartet (valgt prosessmodell) var mer riktig enn terrenget (reell prosess). Konsekvensen var at prosjektet kom ut av styring!

16. Prosjektplanlegging

17. Sammenheng prosess – prosjekt • Faser i prosjektmodellen blir til ”overordnede aktiviteter og milepæler” i prosjektplanen (NB! Prosjektplanen vil inneholde flere og mer detaljerte aktiviteter) • Relasjon mellom faser i prosjektmodellen blir til Gantt-diagram eller lignende i prosjektplanen. • Innhold i faser i prosjektmodellen blir til leveranser, dokumentasjon, verifikasjon og validering, risikostyringsaktiviteter m.m. i prosjektplanen

18. Prosjektmodell vs. prosjektarbeid • Prosessmodellen vil ofte være organisasjonens valg av felles arbeidsmåte for å sikre gjenbruk av erfaring og forutsigbare leveranser. • Prosjektplanen er prosjektleders virkemiddel for å sikre leveransene under rammebetingelsene som settes av prosessmodellen

19. Prosjektplanlegging • Forslag til prosess for utarbeidelse av prosjektplan (iterativ prosess): • Finn person(er) som kan utarbeide prosjektplan (bør inkludere den kommende prosjektleder - eierskap til plan er viktig) • Forstå så mye som mulig av kravene til leveransene (kravspesifikasjon), samt andre viktige rammer for prosjektet (f eks leveransefrist og kostnadsrammer). • Velg prosessmodell ut fra rammevilkår (marked, risiko for endring av krav, kundemodenhet, kompetanse i organisasjonen) • Definer milepæler, leveranser (datoer) og aktiviteter • Estimer tidsforbruk (timeforbruk) per aktivitet • Analyser om tilgjengelig ressurser finnes • Vurder risiko og reforhandle leveranseinnhold om nødvendig

20. Tidsplanlegging

21. Avhengigheter • Det er avhengigheter mellom enkeltaktiviteter eller større deler av et prosjekt • En aktivitet = et avgrenset stykke arbeid (programmere, utarbeide spørreskjema) • Har et antatt tidsforbruk • Kan ikke starte før en eller flere andre aktiviteter er avsluttet • Bruker bestemte ressurser (mennesker) • Har et navn

22. Estimering:beregne tidsforbruk • Det bommes ofte • Kravene til systemet er ikke frosset, men endres, ofte mange ganger underveis • Amerikansk: ’guesstimate’ • Empiri: Sammenligne med tidligere erfaringer • Beregner ofte ’Mestsannsynlig’ (MS) tidsbruk • MS ligger et sted mellom ’Mest optimistisk’ (MO) og ’Mest pessimistisk’ (MP) tidsbruk • Empirisk formel: Tidsbruk = 1 MP+4MS+1MO/6 • Mer om estimeringsmetoder neste uke

23. Arbeidsoppgaver –varighet og avhengigheter

24. Aktivitetsdiagram med avhengigheter aktivitetsnettverk

25. Kritisk sti i diagrammet • Aktivitetsdiagram viser avhengigheter i prosjektet • Sett opp aktiviteter i et nett • Noter antatttidsforbruk per aktivitet (dager) • Alle aktiviteter ender i milepæler (M) • Før man kan gå fra en milepæl til neste må alle stier til milepælen være komplette. • Eks: Aktivitet 9 (T9) kan ikke starte før T3 og T6 er ferdige • Minimum tid = den lengste vei i grafen = Kritisk sti • Slakk: aktiviteter som ikke ligger på kritisk sti. Dersom det er forsinkelser her vil det ikke påvirke tidsplanen totalt.

26. Tidsplan – Gantt diagram Slakk

27. Personallokering

28. Risikostyring

29. Risikostyring • Identisfisere • Analysere • Planlegge • Overvåke

30. Risikofaktorer

31. Risikostyringsprosessen

32. Analyse-eksempel

33. Prosjektplan • Mal for plan: Wordfil • Leveranse: Beskrivelse

34. Neste gang • Estimeringsteknikker • Estimeringsmetode basert på use case modellen Kilde: Use case poeng metoden. Se forelesningsplanen • Litt om tradisjonelle metoder: beregninger basert på antall kodelinjer, funksjonspoengmetoden (Function points), analogi.