1 / 78

Målrettet prosjektstyring

Målrettet prosjektstyring. Monika A. Johansen Litteratur: Andersen, Grude, Haug: Målrettet prosjektstyring, NKI Forlaget, Bekkestua 1995. Hvem er jeg?. 10 års fartstid på NST Telenor: Montør – Telenor Forskning Tok 5 vekttall prosjektstyring 96 Etter det to BI-kurs her på NST (10 vekttall)

dixie
Download Presentation

Målrettet prosjektstyring

An Image/Link below is provided (as is) to download presentation Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author. Content is provided to you AS IS for your information and personal use only. Download presentation by click this link. While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server. During download, if you can't get a presentation, the file might be deleted by the publisher.

E N D

Presentation Transcript

  1. Målrettet prosjektstyring Monika A. Johansen Litteratur: Andersen, Grude, Haug: Målrettet prosjektstyring, NKI Forlaget, Bekkestua 1995

  2. Hvem er jeg? • 10 års fartstid på NST • Telenor: Montør – Telenor Forskning • Tok 5 vekttall prosjektstyring 96 • Etter det to BI-kurs her på NST (10 vekttall) • Søkt doktorgrad innen prosjektledelse –ikke tilslag

  3. Ramme for dagen • 8:30 til 11:30 • Pauser - Ca 10 min pr time – men tilpasse noe mht til hvor langt vi er kommet

  4. DISPOSISJON • Målrettet prosjektstyring • Mandat med formål og mål • Milepælsplanlegging • Ansvarskart • Tidsplanlegging • Aktivitetsplanlegging • Litt om oppfølging

  5. Målet med ”dagen-i-dag” Lære litt grunnleggende prosjektstyringsmetodikk som gjør dere i stand til å være med å planlegge og gjennomføre telemedisin-prosjekt på NST • Utlært i dag? • BI-kurs?

  6. Linje kontra prosjekt Linjen: Repetitive (gjentagende) oppgaver Prosjektet: Unik oppgave Prosjektarbeidsformen er et alternativ/supplement til linjens arbeid.

  7. PROSJEKTETS KJENNETEGN: • Engangsoppgave  Ny og ukjent oppgave • Skal lede frem til et bestem og annerledes resultat forandring i arbeids/livssituasjon • Krever forskjellige typer av ressurser (personell)  vanskelig arbeids og samarbeidssituasjon • Er begrenset i tid

  8. Prosjektets kjennetegn 1. Engangsoppgave: ny og ukjent oppgave Konsekvenser: • Usikkerhet • Behov for kreative løsninger • Entusiasme

  9. Prosjektets kjennetegn 2. Skal lede fram til et bestemt resultat - både prosessen frem til resultatet og selve resultatet medfører ofte forandringer i menneskers arbeids- eller livssituasjon Konsekvenser: • Formålet må være klarlagt • Målene må være klarlagt • Kompetansebehovet må være klarlagt

  10. Prosjektets kjennetegn 3. Krever forskjellige typer av ressurser • Vil ha vanskeligheter med å få de rette personene til rett tid, og hvis man får dem, er det ofte mennesker som ikke har arbeidet sammen tidligere Konsekvenser: • Prosjektleder som kan lede, ikke bare fagperson • Etablere team

  11. Prosjektets kjennetegn 4. Er begrenset i tid, evt også andre begrensninger/rammer (som kostnader) Konsekvenser: • Mål og ressurser må være avpasset • Kostnad, tid og kvalitet må være avveiet • Konsekvenser hvis rammene ikke holdes

  12. Tid, kostnad el kvalitet – hva styrer prosjektet Tid Kostnad (ressurser) Kvalitet

  13. Jessens def. av PROSJEKT • Problemorientert • Målrettet • Klare ressursgrenser mht • Tid • Økonomi • Personell • UNIKT

  14. Forskjellige typer prosjekter • Produktutvikling • Systemutvikling • Organisasjonsutvikling • Forskningsprosjekt • Tekniske løsninger • Administrative løsninger • Arrangementer

  15. Prosjektets livssyklus • Prosjektet skapes/ideen oppstår • Planlegging og organisering • Startes • Gjennomføres • Avsluttes

  16. Den store interessen for og utbredelsen av prosjektarbeidsformen: FORANDRING, OMSTILLING OG UTVIKLING SKJER GJENNOM PROSJEKTER

  17. Viktig å tenke: • SAK OG PERSON • SAK – problem, faglig arbeide, metodikk • PERSON- de mennesker som inngår • PSO • Person utvikling • System utvikling • Organisasjonsutvikling

  18. HOVEDOPPGAVE I PROSJEKTSTYRINGEN: • Forholdet mellom linjen (basisorganisasjonen) og prosjektet • De prosjektinterne forholdene

  19. ”PERSON”-UTFORDRINGER I PROSJEKTARBEIDET: • Motivere • Informere

  20. ”SAK”-UTFORDRINGER I PROSJEKTARBEIDET • Planlegge • Organisere • Følge opp • Det faglige arbeidet i prosjektet

  21. SAK-utfordringer og metode Plan- legge Orga- nisere Følge opp Mandat Milepælplan Formåls- struktur Milepæl- rapport Prosjekt/ Prinsipp- Ansvarskart Over- ordnet Ansvars- kart- rapport Detalj Aktivitetsansvarskart (andre detaljplaner)

  22. FORHOLDET LINJEN – PROSJEKTET (SAK) • Mandat med formål og mål • Ressursforpliktelser • Avgitte ressurser • Overordnede planer • Tilstandsrapporter • Resultater Prosjekt Linje

  23. MANDAT • Prosjektets navn: • Oppdragsgiver: • Bakgrunn: • Formål (bidrag til virksomheten): • Mål: • Rammebetingelser: • Økonomi:

  24. PROSJEKTETS NAVN Viktig å velge et godt navn - synliggjøre prosjektet - fokusere på ”resultatet” Viktig å velge et godt akronym (Initialord)

  25. OPPDRAGSGIVER • Oppdraget forankret hos en instans, enhet, organisasjon, virksomhet – gjerne rep ved en person For eksempel: HelseNord, NST ved økonomiansvarlig, personalansvarlig og lignende • Hvis flere instanser (eks flere apotek), behov for styringsgruppe

  26. BAKGRUNN Kort beskrivelse av relevant historikk: • Prosjektets ”unnfangelse” • Forprosjekt og relasjoner til andre prosjekter

  27. Formål • Hvorfor? • Hensikten med prosjektet Prosjektet formål er typisk å bidra til at virksomheten i fremtiden gjør visse av sine oppgaver på en ny eller bedre måte. Prosjektets formål uttrykker hva prosjektet skal få til for virksomheten.

  28. Mål • Hva? • Hva skal prosjektet få til i prosjektperioden. Prosjektets mål sier konkret hva prosjektet skal levere til linjeorganisasjonen/virksomheten.

  29. ARBEIDET MED PROSJEKTMÅLENE • Virksomhetens formål • Prosjektets formål • Prosjektets mål • Hovedmål • Delmål • Resultatmål

  30. PROSJEKTFORMÅL - PROSJEKTMÅL Prosjektperioden Tiden Målrealisering Formålsrealisering

  31. MULTIMÅL P = Personutvikling - utvikling av berørte personer S = Systemutvikling - hva skal skapes/lages O = Organisasjonsutvikling eller miljøutvikling Gjør en PSO-test av målene

  32. KRAV TIL MÅLENE R = Resultatbeskrivende O = Objektivt målbare T = Tidsbestemte U = Utviklende R = Realistiske Gjelder målene på laveste nivå i hierarkiet

  33. RAMMEBETINGELSER Restriksjoner på hva prosjektet kan gjøre Eksempler: utstyrsanskaffelser, ressursbruk, uakseptable løsninger, uakseptable tiltak

  34. 1. OPPGAVE I MÅLFORMULERING Et stort apotek er inne i en større omstilling og effektiviserings prosess og har derfor flere prosjekt som pågår samtidig. Samtlige av prosjektene har problemer. De er blitt forsinket og bruker mer ressurser enn planlagt. Prosjektstyringen er tilfeldig og personavhengig. Medarbeiderne er ofte negative til å delta i prosjektarbeidet. Linjelederne/avdelingslederne ønsker ikke å avgi ressurser til slikt arbeid. Apotekets øverste leder ønsker et eget prosjekt som har som oppgave å forbedre prosjektstyringen. Hun ønsker ikke at det blir brukt eksterne konsulenter i dette prosjektet. Lag utkast til mandat med formål og hovedmål for et slikt prosjekt.

  35. Diskuter sammen, fyll inn i mandatet under MANDAT • Prosjektets navn: • Oppdragsgiver: • Bakgrunn: • Formål: • Mål: • Rammebetingelser:

  36. MANDAT Navn: BEdre STyring av prosjekter (BEST) Oppdragsgiver: Apotekets leder Bakgrunn: Store ”sprekk” og problemer Formål og mål: SE egen beskrivelse Rammer : ikke bruk av eksterne konsulenter

  37. PROSJEKTETS FORMÅLAlle prosjekter skal holde tids- og ressursrammer Prosjektets hovedmål: H1: En utprøvet metodestandard skal være vedtatt brukt i alle prosjekter (S) H2: Bedriftens medarbeidere skal ha god kompetanse i prosjektarbeid generelt og spesielt i metodestandarden (P) H3: Det skal i bedriften være en positiv holdning til prosjektarbeidsformen (P) H4: De organisatoriske forholdene i bedriften skal støtte bruken av prosjektarbeidsformen (O)

  38. Nå har vi definert formål og mål – nå PLANLEGGE hva vi skal gjøre for å realisere målene

  39. PLANLEGGINGENS HENSIKT • Oversikt og forståelse for oppgaven • Fellesskap om oppgaven • Grunnlag for ressursdisponering • Grunnlag for arbeidsdeling • Grunnlag for oppfølging Produkt (plan) – prosess (læring, motivasjon)

  40. Planleggingsprinsipper • Motiverende planlegging Stimulans for videre arbeid • Nivå-inndelt planlegging Overordnet: Hva? Detalj: Hvordan? • Planlegging for målstyring Kontrollerbare slutt-/delmål

  41. MILEPÆLPLANLEGGING • Motiverende Samarbeid om planen • Overordnet planlegging Hva skal oppnås? • Målorientert Kontrollerbare milepæler

  42. MILEPÆLPLANLEGGING Slutt I dag Milepæler som er • Kontrollstasjoner på vei mot målet • Tilstandsbeskrivelser (resultater) • Delmål (gir evolusjonær utvikling) Milepæler

  43. Milepælplan Milepæl A Milepæl B Milepæl C Milepæl D Logisk sammenheng mellom milepæler

  44. Eksempel på milepælplan M1 M2 M3 M4 M5 M6 Når arealbehov og økonomiske rammebetingelser er bestemt Når oversikt over tilbud i markedet foreligger Når to alternativer er valgt ut for forhandlinger Når leiekontrakt er underskrevet Når flytteplan foreligger Når virksomheten er i gang i nye lokaler Milepælplan for flytteprosjektet

  45. MANDAT Navn: Bedre arbeidsplass Oppdragsgiver: NST v/leder Bakgrunn:Gamle og triste lokaler, landskap, mye støy Formål: Bedre arbeidssituasjon, høyere produktivitet Mål: En handlingsplan for å bedre det fysiske arbeidsmiljøet MILEPÆLPLAN!

  46. M1 M2 M3 M4 Når en beskrivelse av nåsituasjonen foreligger Når en beskrivelse av ønsket situasjon og arbeidsmiljølovens krav foreligger Når en beskrivelse av de prioriterte behovene for utbedring forligger Når en beskrivelse av mulige tiltak med konsekvenser og kostnader foreligger Når tiltak er valgt Når handlingsplanen er overlevert Milepælplan for utarbeiding av handlingsplan for å bedre det fysiske arbeidsmiljøet M5 M6

  47. Krav til milepæler • Tilstandsbeskrivelser • Løsningsnøytrale • Kontrollerbare • Viktige beslutningspunkter/styringspunkter • Ikke for mange (max. 12-15) • Ikke for lang tid mellom hver

  48. Faseinndeling av prosjekter: • Forprosjekt – gjennomføringsprosjekt • Inndeling i delprosjekter • Meningsfull planlegging: Tar hensyn til at det blir tatt beslutninger som påvirker prosjektarbeidets innhold

  49. Eksempel – beslutninger • Når arealbehov og økonomiske rammebetingelser er bestemt • Når oversikt over tilbud i markedet foreligger • Når to alternativer er valgt ut for forhandlinger • Når leiekontrakt er underskrevet Milepælplan for flytteprosjektet M1 M2 M3 M4

  50. MILEPÆLPLAN • Milepæler som er resultatorientert, ikke aktiviteter • Logiske sammenhenger mellom milepæler • Plan på en A4-side • Plass til rapportering på planen Blankett for milepælplan

More Related