“Pensare globalmente, agire localmente” il Sistema bibliotecario di Ateneo

1. “Pensare globalmente, agire localmente” il Sistema bibliotecario di Ateneo dell’Università degli studi Roma Tre Rilevazioni biennio 2008-2009 Roma, maggio 2010 Maria Palozzi e Piera Storari

2. Premessa 1/1 Perché questo titolo? Lo slogan “Pensare globalmente, agire localmente”[1] può ben rappresentare lo spirito che ha animato le scelte di indirizzo e di gestione dell’ “ecosistema Sistema bibliotecario di Ateneo” in questi anni. Ma non è sufficiente … L’orientamento sempre più radicato all’erogazione di servizi e alla soddisfazione degli utenti da una parte e il critico mantenimento delle risorse disponibili dall'altra, richiedono ancora di più una attenta attività di monitoraggio e di valutazione dei risultati raggiunti a supporto di quelle scelte. [1] Slogan utilizzato da Legambiente nella campagna 2005.

3. Premessa 1/2 Perché misurare? • perché oggi bisogna avere un “pensiero strategico” • perché occorre saper leggere e interpretare i segni e i segnali per valutare criticamente l’importanza delle nostre azioni • perché è necessario implementare consapevolmente i cambiamenti

4. Premessa 1/3 Perché misurare lo SBA? Finalità istituzionale del Sistema Bibliotecario di Ateneo è quella di “garantire un adeguato supporto alla didattica e alla ricerca, assicurando l’incremento e la fruizione del patrimonio bibliografico e di documentazione […] utilizzando in modo armonico le risorse umane e finanziarie che ha a disposizione” per garantire “il mantenimento e l’incremento del livello dei servizi bibliotecari” e la verifica del “grado di soddisfazione degli utenti” • Oggi l’assetto introdotto dal nuovo Regolamento con i nuovi organi e con la figura del dirigente • insieme all’autonomia finanziaria e contabile se accompagnati da • un sistema di monitoraggio e di autovalutazione dei servizi bibliotecari • e da rilevazioni periodiche della customer satisfaction per avere il polso sulle percezioni degli utenti possono consentire di “pensare globalmente, agire localmente e pianificare consapevolmente” per lo sviluppo del Sistema.

5. Premessa 1/4 Step della misurazione a Roma Tre 2007: il Sistema bibliotecario di Ateneo si dota di un programma dedicato, SiMonLib, che consente di: - raccogliere e conservare i dati relativi agli input e agli output delle biblioteche; - utilizzare questi dati per confronti e analisi dettagliate; - rielaborarli per attività di autovalutazione e valutazione comparativa. 2008: formazione e prima sperimentazione della Biblioteca di area giuridico-economico-politica 2009: tutte le biblioteche di Roma Tre implementano il database, nella sua versione standard, con i dati relativi al 2008 e al 2009 2010: le misure e gli indicatori già predisposti, in linea con gli standard suggeriti dal Gruppo Interuniversitario per il Monitoraggio dei Sistemi Bibliotecari di Ateneo (GIM), consentono di elaborare un primo rapporto intitolato “Pensare globalmente, agire localmente”, distribuito in occasione della prima riunione del Consiglio centrale del Sistema bibliotecario di Ateneo svoltasi l’8 aprile 2010. Obiettivo: fornire una prima descrizione articolata delle biblioteche del Sistema bibliotecario di Ateneo.

6. Gruppo per la rilevazione Hanno collaborato alla rilevazione 2008-2009 • Biblioteca di area delle arti Responsabile compilazione: Simona Battisti, Maria Lopez, Silvia Ruffini Coordinamento: Piera Storari • Biblioteca di area giuridico-economico-politica Responsabile compilazione:Alessandra Argenio, Emanuela Romeo, Antonella Silvestro Coordinamento: Rosa De Martino • Biblioteca di area scientifico-tecnologica Responsabile compilazione: Manuela Riosa Coordinamento: Roberta Lorè • Biblioteca di area umanistica Responsabile compilazione: … Coordinamento: Maria Rita Varricchio • Biblioteca Guillaume Apollinaire Responsabile compilazione: Paolo Breda • Centro di servizi di Ateneo per le biblioteche Produzione dati di sistema: Andrea Muscolino Coordinamento generale: Maria Palozzi, collaborazione Piera Storari

7. Le biblioteche nel contesto accademico BAA Utenti potenziali 2008: 4.622 Utenti potenziali 2009: 4.667

8. Le biblioteche nel contesto accademico GEP Utenti potenziali 2008: 13.315 Utenti potenziali 2009: 13.587

9. Le biblioteche nel contesto accademico BAST Utenti potenziali 2008: 5.811 Utenti potenziali 2009: 6.020

10. Le biblioteche nel contesto accademico BAU Utenti potenziali 2008: 11.030 Utenti potenziali 2009: 11.993

11. Punti di servizio

12. Altre biblioteche di Roma Tre Biblioteca Guillaume Apollinaire del Centro di studi italo-francesi Biblioteca del Museo storico della Didattica Biblioteca del Centro di Documentazione e di Osservazione del Territorio (CeDOT) Ufficio di coordinamento Centro di servizi di Ateneo per le biblioteche

13. Parte IDati strutturali

14. Input e output • Le risorse disponibili sono: • gli ambienti fisici • gli strumenti tecnici e le attrezzature • le raccolte documentarie • il personale • le dotazioni finanziarie • Ogni attività svolta o servizio erogato dalla biblioteca comporta l’impiego di una quota delle risorse disponibili. Come afferma Giovanni Solimine ”[1] in un’ottica sistemica tutte le risorse sono determinanti alla creazione degli output di servizio. • [1] G. Solimine (a cura di), Gestire il cambiamento. Nuove metodologie per il management della biblioteca, Editrice bibliografica, Milano 2003.

15. Spazi 1/1Superficie(dati 2009)

16. Spazi 1/2 Scaffalatura(dati 2009)

17. Spazi 1/3Postazioni(dati 2009)

18. Patrimonio 1/1

19. Patrimonio 1/2(dati 2009)

20. Patrimonio 1/3

21. Personale a tempo indeterminato

22. Personale non dipendente non professionalizzato (studenti collaboratori 150 ore annue, volontari SNC 36 ore settimanali, unità cooperativa 20-25 ore settimanali)

23. Spese

24. Servizi erogati:Prestito

25. Servizi erogati:Prestito interbibibliotecario

26. Servizi erogati:Fornitura documenti

27. Parte II Indicatori

28. Indicatori di fruibilità:Media ore di apertura settimanale(dati 2009) Media nazionale: 40,87

29. Indicatori di fruibilità:Indice di accessibilità(superficie accessibile al pubblico / superficie totale) * 100(dati 2009) Media nazionale: 68,61

30. Indicatori di fruibilità:Indice di accessibilità della biblioteca agli utenti(mt lineari scaffale aperto / mt lineari totali scaffalatura) * 100(dati 2009) Media nazionale: 45,76

31. Indicatori di fruibilità:Indice di innovazione tecnologicapc destinati al pubblico / (posti di lettura+ pc destinati al pubblico) * 100(dati 2009) Media nazionale: 7,85

32. Indicatori di fruibilità:Indice di innovazione collezioni(spese per risorse elettroniche / spese per risorse bibliografiche) * 100 Media nazionale 2007: 24,70

33. Indicatori di efficacia:Indice dei posti a sedereutenti potenziali / numero dei posti di lettura(dati 2009) Media nazionale: 39,78

34. Indicatori di efficacia:Indice di uso della collezione(prestiti + ILL passivi + DD passivi / utenti potenziali(dati 2009) Media nazionale: 4,27

35. Media nazionale: 0,40 Indicatori di efficacia:Indice di adeguatezza degli spazisuperficie accessibile al pubblico / utenti potenziali(dati 2009)

36. Indicatori di efficienza:(prestiti + ILL totali + DD totali / personale FTE(dati 2009) Media nazionale: 6647,10

37. Indicatori di efficienza:utenti potenziali / personale FTE (di ruolo e non di ruolo)(dati 2009) Media nazionale: 819,09

38. Indicatori descrittivi:personale FTE / punti servizio(dati 2009) Media nazionale: 5,14

39. Punti di forza e punti di debolezzadel Sistema bibliotecario di Ateneo di Roma Tre

40. Conclusioni e prospettive Continuare il monitoraggio scegliendo accuratamente i parametri da valutare Completare il lavoro con un indagine sulla soddisfazione degli utenti Con entrambi gli strumenti analizzare i punti di forza e quelli di debolezza Nei tempi attuali avere la capacità di incrementare solo i servizi che servono nella propria realtà, scegliere i progetti e gli obiettivi secondo le proprie reali possibilità, individuando le proprie inclinazioni Rafforzare la cooperazione tra le strutture dell’ateneo e on altri atenei per sopperire ai punti di debolezza Non abbiamo paura di valutarci!

41. Punti di debolezza: che fare?.2 DD. ILL. Creare un regolamento unico