Projet d’harmonisation inter-conseils: les détails

1. Projet d’harmonisation inter-conseils: les détails Congrès annuel de l’ACES Montréal, le 4 novembre 2013 Présenté par Gordana Krcevinac Directrice, Projet d’harmonisation des BESC

2. Ordre du jour • Raison d’être de l’harmonisation • Contexte des BESC • Phase de conceptualisation • Mobilisation des intervenants • Exécution des programmes de BESC harmonisés • Échéancier de mise en œuvre • Questions

3. Raison d’être de l’harmonisation

4. Assurer le leadership des trois organismes subventionnaires dans un contexte de formation en recherche et de carrières axées sur la recherche en constante évolution • Éliminer les barrières à l’innovation • Répondre aux préoccupations de la communauté et des étudiants • Maximiser la revue par les pairs • Éliminer le double emploi dans les tâches administratives • Renforcer la collaboration inter-conseils

5. Contexte des BESC

7. Processus antérieurs des concourspour l’obtention de BESC M Université Organisme Organisme Université Organisme

8. Processus des concourspour l’obtention de BESC D Université Organisme Organisme Université O O O

9. Contexte de l’harmonisation

10. Le secrétariat des boursesVanier et Banting • Une plateforme de demande • Un formulaire de demande • Mêmes critères de sélection • Services Web partagés • Gouvernance inter-conseils

11. Distribution des BESC par l’organisme Bourses d’études supérieures du Canada Bourses de maîtrise : 17 500 $ (1 an) Bourses de doctorat : 35 000 $ (jusqu’à 3 ans) Répartition des bourses par organisme CRSH : Maîtrise : 1 300, doctorat : 1 300 CRSNG : Maîtrise : 800, doctorat : 800 CRSNG : Maîtrise : 400, doctorat : 400 Suppléments pour études à l’étranger Michael Smith • Jusqu’à 6 000 $ pour étudier 6 mois à l’étranger. Doit bénéficier d’une BESC. Maîtrise* Doctorat* CRSH 22 300 000 $ CRSH 45 500 000 $ CRSNG 14 000 000 $ CRSNG 28 000 000 $ IRSC 7 000 000 $ IRSC 14 000 000 $ *Dépenses annuelles totales liées aux BESC par organisme CRSH : 125 CRSNG : 80 IRSC : 45 Nombre de bourses disponibles par annéepar organisme subventionnaire

12. Financement direct globalpour la formation CRSH Total du financement direct pour la formation (tous les niveaux : du 1er cycle au postdoctorat) 115 000 000 $ CRSNG Total du financement direct pour la formation (tous les niveaux : du 1er cycle au postdoctorat) 116 000 000 $ IRSC Total du financement direct pour la formation (tous les niveaux : du 1er cycle au postdoctorat) 55 000 000 $

13. Survol des budgets visant la formation * Ne comprend pas les bourses stratégiques des IRSC * Ne comprend pas les bourses stratégiques des IRSC

14. Phase de conceptualisation

15. Tâches de l’équipe du projet d’harmonisation interorganismes • Examiner d’un œil critique la façon dont les trois organismes exécutent leur programme relatif aux BESC M et D et leurs autres programmes semblables • Réexaminer certains des principes fondamentaux des programmes • Évaluer les résultats des consultations menées récemment par les organismes • Nouvelle conception • Mise en œuvre

16. Principes fondamentauxdu projet d’harmonisation • Intégration • Simplicité • Qualité du service • Excellence • Obligation de rendre compte

17. Objectifs de conception • Simplifier les procédures et processus relatifs à la soumission d’une demande et à la sélection des étudiants diplômés et des établissements d’enseignement postsecondaire • Favoriser une meilleure harmonisation interorganismes des principales caractéristiques des possibilités de financement (critères d’admissibilité et de sélection, dates limites importantes, etc.) • Offrir aux établissements d’enseignement postsecondaire canadiens la possibilité de faire un meilleur usage des bourses en tant qu’outils pour recruter les meilleurs étudiants • Offrir de nouvelles occasions pour les établissements et les organismes de rationaliser les tâches administratives et de favoriser l’efficience dans un contexte de restrictions budgétaires • Utiliser plus efficacement les ressources d’évaluation par les pairs • Réaliser des économies, offrir une plus grande souplesse et favoriser la réduction des obstacles inutiles qui touchent les mandats des organismes

18. Possibilités relatives à la conception : BESC M • Éliminer les évaluations effectuées par les organismes • Regrouper les activités liées au recrutement et à la prise de décision concernant les bourses au niveau de l’établissement • Financer les bourses au moyen de subventions versées aux établissements • Le CRSNG renoncerait à offrir des bourses d’études supérieures à l’étranger

19. Modèle d’entrée par rapportau modèle de sortie Modèle d’entrée : l’étudiant fait une demande pour obtenir une BESC par l’entremise de l’université où il souhaite étudier Modèle de sortie : l’étudiant fait une demande pour une BESC par l’entremise de l’université qu’il fréquente au moment de la demande

20. Pourquoi un modèle d’entrée? • Pour que les universités puissent utiliser les BESC comme un outil de recrutement • Pour aider les universités à retenir leurs meilleurs étudiants • Pour poursuivre des objectifs stratégiques harmonisés avec les forces de l’établissement • Pour utiliser les bourses afin de soutenir l’élaboration de nouveaux programmes de recherche • Pour augmenter l’efficience en éliminant la catégorie des demandeurs sans intermédiaire

21. Possibilités relatives à la conception : BESC D Le nouveau modèle s’appliquerait aux BESC et aux bourses de doctorat propres aux organismes. Il faudrait revoir : • les formulaires de demandes et la plateforme électronique, le CCV • Règles d’admissibilité, le processus d’évaluation, la revue par les pairs • Politiques communes, réglements et pratiques administratives • la méthode de calcul des quotas • l’administration des fonds après l’octroi

22. Portail des demandes • Les organismes ont accepté d’utiliser le Portail de recherche en tant que portail de demande unique • Des ressources ont été allouées à la préparation d’un formulaire en ligne • Les trois éléments d’une demande : 1) CV commun canadien 2) Renseignements concernant la demande 3) Pièces jointes

23. Suppléments pour études à l’étranger Michael Smith • Intégrer des éléments de l’initiative Suppléments pour études à l’étranger Michael Smith dans la demande d’une BESC afin de simplifier le processus et de le rendre efficient • Décentraliser encore plus le processus pour que l’évaluation de l’admissibilité revienne à l’établissement • Apporter d’autres changements pour faire connaître davantage le programme et faire augmenter le nombre de demandes

24. Mobilisationdes intervenants

25. Activités de mobilisation • Guide de discussion en ligne : 2 000 visiteurs pendant la période de consultation • Courriel : observations reçues d’étudiants, d’administrateurs, de chercheurs et de doyens • Sondage : réponses de 69 agents de liaison avec les étudiants et de 52 établissements • Rencontres en personnes : rencontres avec 26 représentants d’associations partenaires qui ciblent les études supérieures • Conseil consultatif : a fourni des conseils en matière de conception • Présentations : lors de conférences et d’autres rassemblements • Consultation interne : avec le personnel des trois organismes subventionnaires

26. Commentaires sur la mobilisation • Le projet arrive à un moment opportun, et il pourrait améliorer le système pour tous les utilisateurs • L’harmonisation des BESC (modèle unique) soulève l’enthousiasme • L’harmonisation des dates limites à l’échelle du pays est bien accueillie • La souplesse en matière des sujets de recherche est aussi bien accueillie • Le modèle d’entrée et l’augmentation possible de la charge de travail pour les établissements suscitent de l’appréhension • On note des préoccupations concernant les changements à la formule de quotas et les répercussions sur les établissements qui en découleraient

27. Exécution des programmesde BESC harmonisés

28. Processus de demande Portail unique pour les demandes-Portail de recherche Harmonisation des formulaires de demande Adoption du CV commun canadien Portail pour les administrateurs des bourses Adoption de dates limites à l’échelle du pays Harmonisation des objectifs de formation en recherche Harmonisation des politiques, des règles et des règlements relatifs aux programmes, de l’administration des fonds après l’octroi et des pratiques d’évaluation du mérite virtuelles 28

29. Programme de BESC M harmonisé Adoption du modèle d’entrée Les étudiants pourront faire une demande auprès d’un maximum de cinq établissements Le processus de sélection ne comportera désormais qu’une étape au lieu de deux Les universités géreront le processus de sélection et l’attribution des bourses; les organismes ne procéderont plus à la sélection centralisée à l’échelle nationale L’évaluation de l’admissibilité des sujets soumis sera déléguée aux universités Les universités recevront leur quota de BESC par organisme. La formule de calcul sera fondée sur la distribution moyenne actuelle du nombre de bourses à chaque établissement (lieu de validité des bourses) au cours des trois dernières années. Quotas en vigueur pendant trois ans. 29

30. Processus actuels relatifs aux concours pour l’obtention d’une bourse de maîtrise Université Organisme subven-tionnaire Demandeurs sans intermédiaire Université

31. Processus proposés relatifs aux concours pour l’obtention d’une bourse de maîtrise Comité de sélection de l’établissement Étudiant inscrit Boursiers Organisme Organisme Organisme Étudiant non inscrit Quotas

32. Programme de BESC D harmonisé Concours à l’échelle nationale Portail unique pour les demandes et la recherche Adoption du CV commun canadien Adoption d’un modèle de cogestion par tous les organismes (changement au processus des IRSC). Le quota visant les demandes demeure en vigueur en 2013 La formule de calcul des quotas sera revue Adoption de dates limites à l’échelle du pays Processus de sélection virtuel 32

33. IRSC D CRSNG D BESC D CRSH D

34. Quotas des bourses • 2 500 bourses de maîtrise pour les étudiants (BESC M) sont disponibles chaque année • IRSC : 400 bourses, CRSNG : 800 bourses, CRSH :1 300 bourses • Ces quotas sont établis pour les concours de 2014 à 2016 • La formule pour calculer les quotas est basée sur la répartition moyenne du nombre de BESC M détenues à chaque université (lieu de validité des bourses) au cours des dernières années de concours. • Les universités doivent attribuer les bourses selon le quota de BESC M reçues par année et par organisme • Ces bourses ne peuvent ni être reportées à une année subséquente ni être transférées à un autre organisme • Le quota demeure en vigueur pendant trois ans • Au cours de l’automne, les organismes mettront au point un processus d’attribution d’un quota pour les nouveaux venus (universités) • Les organismes reverront la formule de calcul pour la répartition des quotas

35. Changements administratifs Bourses versées aux établissements Élimination des obstacles structurels au niveau des organismes en ce qui concerne les questions d’admissibilité des sujets de recherche Rationalisation de l’administration des fonds après l’octroi grâce à la collaboration directe avec les universités Rationalisation de la production des rapports Adoption d’une structure de gouvernance du programme souple pour les trois organismes subventionnaires 35

36. Rôles et responsabilités Organismes : • Exécuter le programme des BESC • Fournir aux universités les politiques et les lignes directrices gouvernant le programme de BESC • Fournir aux universités les quotas relatifs aux subventions pour les BESC M • Fournir aux universités des outils harmonisés de gestion pour gérer le processus de sélection et les subventions pour le programme de BESC M, notamment : • un portail commun pour la soumission des demandes sur le Web (le portail de recherche) • des lignes directrices pour la sélection et l’administration des subventions par les universités • les modalités relatives aux subventions qui doivent être fournies aux candidats retenus • Soumettre des rapports distincts produits par les trois organismes au Parlement du Canada sur l’utilisation des fonds destinés aux BESC et les résultats du programme • Se réserver le droit d’interpréter et de faire respecter les politiques et les lignes directrices régissant le programme de BESC M établies dans la documentation publiée

37. Rôles et responsabilités Universités : • Administrer le processus de sélection des étudiants pour attribuer les BESC M • Respecter les politiques et les lignes directrices qui régissent le programme des BESC M • Accepter les rôles et responsabilités décrits dans ce document • Informer les candidats des résultats • Gérer et administrer les subventions • Utiliser les outils des organismes pour exécuter le programme de BESC M • Faire rapport aux organismes de l’utilisation des fonds destinés aux BESC M et des résultats du programme, pour chaque aspect du mandat des organismes • Respecter les modalités de l’entente (Entente sur l’administration des subventions et des bourses des organismes par les établissements de recherche ), y compris le cadre de référence (Cadre de référence des trois organismes sur la conduite responsable de la recherche)

38. Annonce des résultats et des offres • Portail pour les administrateurs des bourses • 1er April: Date unique pour annoncer les résultats du concours et pour afficher les offres de bourse • Processus flexible • Disponible à l’année

39. Production de rapport, surveillance, administration des fonds après l’octroi Le travail d’harmonisation se poursuit : • Guide des boursiers • Politiques (sur le congé parental, par exemple) • Administration des fonds/production de rapport • Révision des formules pour calculer les allocations et quotas • Suppléments pour études à l’étranger Michael Smith • Harmonisation des BESC D • Groupe de travail des agents de liaison

40. Page web trois-agences

42. Portail de recherche photographie

45. Échéancier demise en œuvre

46. Échéancier proposé

47. Échéances importantes Mi-septembre : Lancement du portail de recherche Début novembre: Lancement du portail des administrateurs des bourses 1er décembre :Date limite de soumission des demandes pour obtenir une BESC M 1er avril :Communication des résultats du concours

48. Des questions?

49. Merci! Des questions ou des commentaires? Veuillez communiquer avec l’équipe responsable de l’harmonisation des BESCà l’adresse suivante : Harmonization@BESC-BESC.gc.ca