HỌC PHẦN I: Chúng ta sử dụng thời gian như thế nào?

1. HỌC PHẦN I: Chúng ta sử dụng thời gian như thế nào? www.taichinhthegioi.net

2. Nội dung www.taichinhthegioi.net Thời gian Bạn và 24h Những kẻ đánh cắp thời gian Các nhóm giải pháp Lập mục tiêu và sử dụng các phương pháp kế hoạch

3. Thời gian www.taichinhthegioi.net

4. www.taichinhthegioi.net Một định nghĩa thời gian cho tất cả là điều vẫn còn tranh cãi, với mỗi lĩnh vực khái niệm về thời gian lại có những khác biệt Thời gian là tài sản có giá trị bằng nhau cho tất cả mọi người, một nguồn tài nguyên không tái sinh và ngoài khả năng can thiệp của con người

5. Thời gian www.taichinhthegioi.net

6. www.taichinhthegioi.net Chúng ta luôn tạo ra những phương tiện hiện đại hơn để tiết kiệm thời gian nhưng có thực như thế? Thời gian luôn là vấn đề được các nền văn minh khác nhau quan tâm qua các thời kỳ nhưng chưa bao giờ con người lại chịu nhiều áp lực và sức ép về thời gian như ngày nay

7. Bạn và 24h www.taichinhthegioi.net

8. Bạn có bao giờ muốn tuần hay ngày dài hơn không? www.taichinhthegioi.net Hãy nghe một câu chuyện về thời gian… Mọi người đều có công bằng như nhau về tài sản thời gian, điều công bằng duy nhất, 24h một ngày – quan trọng nhất là chúng ta đã sử dụng như thế nào 1/3 chúng ta dùng để ngủ, 2/3 còn lại chia đều cho gia đình, công việc, các vấn đề cá nhân, giải trí, học tập…

9. www.taichinhthegioi.net “Bạn yêu cuộc sống? Vậy thì đừng lãng phí thời gian, vì đó là chất liệu làm nên cuộc sống” Benjamin Franklin

10. Bài tập www.taichinhthegioi.net Hãy giới thiệu về bản thân công việc và cách bạn đang sử dụng thời gian Hãy chia sẻ những vấn đề mà bạn gặp và kỳ vọng khi tham gia khóa học

11. www.taichinhthegioi.net Bạn đang dùng thời gian của mình trong 24h thế nào? Giải quyết tất cả các vấn đề không phải là không thể chỉ duy nhất điều hạn chế là thời gian Hãy làm một trắc nghiệm về thời gian.

12. www.taichinhthegioi.net Nếu bạn luôn ở trong tình trạng không thể hoàn thành các công việc trong ngày, luôn căng thẳng, than phiền, mang việc về nhà, luôn vội vã… thì bạn đang gặp vấn đề nghiệm trọng với quản lý thời gian của mình Đừng tưởng tượng về hiệu quả áp lực của thời gian.

13. Bài tập nhóm www.taichinhthegioi.net Chia nhóm bàn thảo tìm các yếu tố gây lãng phí thời gian trong công việc của bạn

14. Những kẻ đánh cắp thời gian www.taichinhthegioi.net

15. www.taichinhthegioi.net • Sự trì hoãn • Sự trì hoãn là một trong những kẻ ăn cắp hàng đầu • Có 3 nguyên nhân chính của trì hoãn • Nhiệm vụ khó và không hứng thú • Nỗi sợ thất bại • Không biết bắt đầu từ đâu

16. www.taichinhthegioi.net • Vượt ngoài khả năng • Khi bạn quá tham lam công việc, ôm đồm mọi thứ đôi khi là việc của cả người khác, bạn sẽ không thể hoàn thành công việc trong một thời gian hạn chế của mình • Bạn có đang đốt cháy thời gian của mình cho những việc ngoài việc chính của mình?

17. www.taichinhthegioi.net • Các vấn đề của cấp dưới • Liệu bạn có đang cố gắng giải quyết các vấn đề thay cấp dưới? • Hay bạn nghĩ rằng cấp dưới không làm được và phải để bạn làm?

18. www.taichinhthegioi.net • Việc di chuyển không hiệu quả • Bạn có đang đến một nơi mà thực sự không cần thiết không • Bạn có tận dụng hết thời gian của mỗi chuyến đi cho các công việc cần thiết không

19. www.taichinhthegioi.net • Những công việc giấy tờ và email • Bạn có đang sa đà vào các công việc giấy tờ tốn kém thời gian • Bạn có tốn quá nhiều thời gian để trả lời, đọc và kiểm tra những bức thư không quan trọng

20. www.taichinhthegioi.net • Những cuộc họp lãng phí • Liệu bạn có cần tham gia cuộc họp đó không • Cuộc họp mà bạn định tổ chức có thực sự rõ ràng và cần thiết không

21. www.taichinhthegioi.net • Những sao nhãng và sự chuyển đổi công việc • Bạn đang hao phí thời gian vào việc lướt web đọc tin về thể thao? • Bạn bị đứt dòng suy nghĩ vì một cuộc điện thoại • Bạn có biết bạn mất từ 20-40% hiệu suất làm việc vì sự sao nhãng

22. Bài tập nhóm www.taichinhthegioi.net Hãy chia nhóm và bàn thảo các giải pháp giải quyết những kẻ đánh cắp này

23. Các giải pháp cho những kẻ đánh cắp www.taichinhthegioi.net • Nếu nhiệm vụ khó chịu, không hứng thú • Giao cho người khác • Hãy nhìn thẳng vào vấn đề • Lập kế hoạch cho giải quyết những nhiệm vụ khó chịu một cách dứt khoát

24. www.taichinhthegioi.net • Nếu bạn sợ thất bại • Hãy đương đầu đừng trốn chạy • Hãy thừa nhận nếu cảm thấy mình không đủ khả năng và tìm kiếm giúp đỡ • Nếu sợ do thiếu tự tin hãy lập kế hoạch tốt

25. www.taichinhthegioi.net • Nếu không biết bắt đầu từ đâu – có hai phương pháp • Nhảy vào làm và liên tục rút kinh nghiệm để thay đổi cho phù hợp • Chia nhỏ công việc thành những phần khả thi

26. www.taichinhthegioi.net • Đừng đốt cháy quỹ thời gian của bạn • Hãy biết điều gì là chính và quan trọng với bạn • Đừng làm công việc vì người khác không chịu làm hay vì họ không làm đúng theo chuẩn mực của bạn • Đừng nhận tất cả mọi thứ hãy nhớ quy tắc 80/20 • Hãy học cách nói không

27. www.taichinhthegioi.net • Nếu muốn nói không với sếp hãy theo cách sau • Có thời gian suy nghĩ • Cân nhắc và chuẩn bị câu trả lời • Hãy lừa bóng về sân của sếp

28. www.taichinhthegioi.net • Với cấp dưới • Hãy phân công hiệu quả bằng hiểu biết về giao việc và huấn luyện • Hãy cho lời khuyên và hỗ trợ đừng làm thay

29. www.taichinhthegioi.net • Với việc di chuyển • Hãy cân nhắc trước khi đi đâu đó, có thật sự cần thiết không • Hãy tận dụng thời gian khi di chuyển • Hãy tận dụng thời gian tại nơi đến để mang lại hiệu quả tối đa

30. www.taichinhthegioi.net • Công việc giấy tờ và email • Hãy quy định thời gian để giải quyết • Dùng tài khoản riêng cho việc cá nhân • Hãy xem qua một lượt trước • Hãy chỉ dẫn người gửi thư cho bạn • Hãy giao việc giấy tờ cho người khác nều có thể hoặc giải quyết bằng cách phân loại hợp lý

31. www.taichinhthegioi.net • Những cuộc họp • Hãy hiểu đặc điểm những cuộc họp lãng phí • Không cần thiết • Không có chương trình cụ thể • Biến thành một buổi cãi vã • Nơi độc diễn của vài cá nhân • Quá thời gian quy định • Không quyết định được gì • Không có phân công trách nhiệm và nhiệm vụ cụ thể

32. www.taichinhthegioi.net • Hãy loại bỏ những cuộc hợp không cần thiết • Tránh những cuộc họp không liên quan hoặc bạn đạt được ít những điều mong muốn • Xem xét chương trình cuộc họp trước khi quyết định tham gia • Hãy lên kế hoạch cẩn thận nếu bạn muốn tổ chức một cuộc họp – điểm cần họp là gì

33. www.taichinhthegioi.net • Với sự sao nhãng • Dẹp bớt những thứ giải trí xung quanh • Hãy sử dụng biển báo đang bận ở cửa phòng • Hãy dùng giấy ghi chú để nhắc nhở • Hãy tập trung cho đến khi hoàn thành trước khi chuyển sang việc khác

34. www.taichinhthegioi.net • Nếu các vấn đề bắt đầu từ sếp – bạn có là người sếp đó? • Nếu do mục tiêu không rõ ràng • Yêu cầu họp để thảo luận • Lập mục tiêu cho dài hạn • Chú ý các đặc điểm của những mục tiêu hợp lý • Xem xét khả năng và nguồn lực phù hợp

35. www.taichinhthegioi.net • Nếu không được định hướng rõ ràng • Hãy chủ động lập kế hoạch tiếp cận của bạn và trình sếp trước • Nếu bạn là sếp hãy nhớ định hướng cụ thể về công việc cho nhân viên • Với những đình trệ do sếp • Hãy làm việc và xem xét những ảnh hưởng của sự đình trệ này • Tổng kết và làm việc với sếp về điều đó • Đề xuất giải pháp phù hợp mà sếp có thể chấp nhận như giao quyền nhiều hơn hoặc một số việc được chủ động

36. www.taichinhthegioi.net • Chú ý vai trò của bạn trong mối quan hệ với các lãng phí do sếp gây ra • Tránh những yêu cầu không cần thiết • Đừng đẩy khó khăn cho cấp trên • Giúp đỡ sếp trong cải thiện cách làm việc

37. Các nhóm giải pháp cho quản lý thời gian hiệu quả www.taichinhthegioi.net

38. Nội dung www.taichinhthegioi.net A, Nhật ký công tác B, Lịch trình làm việc C, Giao phó và huấn luyện D, Sắp xếp thời gian cho cuộc sống cá nhân

39. A, Nhật ký công tác www.taichinhthegioi.net Là bước đầu tiên của quản lý thời gian – hiểu bạn sử dụng thời gian như thế nào Hãy ghi nhật ký công tác trong 3 đến 5 ngày Hãy sắp xếp thành các nhóm công việc và mức ưu tiên

40. Bài tập www.taichinhthegioi.net Thử xem xét một mẫu nhật ký công tác và phân tích

41. www.taichinhthegioi.net Phân tích hoạt động của mình theo nhật ký và tìm nguyên nhân Hãy khắc phục vấn đề bằng cách phát huy những thói quen tốt Câu chuyện về Benjamin Franklin

42. B, Lịch trình làm việc www.taichinhthegioi.net • Những công cụ cần thiết • Danh sách việc phải làm • Lịch hẹn • Sổ kế hoạch ngày và tuần • Các phần mềm hỗ trợ lên lịch trên máy tính hay PDA

43. www.taichinhthegioi.net Lên lịch những việc ưu tiên hàng đầu trước Tránh tham lam quá nhiều trong lịch và dành thời gian dự phòng cho các khủng hoảng có thể xảy ra Lập danh sách việc phải làm trong ngày cùng thời gian ước tính để theo dõi

44. www.taichinhthegioi.net • Chú ý nếu việc của bạn ít có tính hệ thống • Dành nhiều thời gian trống hơn • Chỉ đặt những thứ cực kỳ quan trọng vào lịch • Sẵn sàng thay đổi kế hoạch khi có cơ hội mới ngoài dự tính

45. C, Giao phó và huấn luyện www.taichinhthegioi.net Bạn có đến hàng đống việc “Chỉ tôi có thể làm”? Nếu bạn ngập trong công việc còn cấp dưới thì không bạn cần giao phó nhiều hơn Nếu bạn đã giao phó nhưng công việc chậm và kém hiệu quả - bạn cần giao phó hiệu quả hơn

46. Thảo luận nhóm www.taichinhthegioi.net Cung thảo luận nhóm về việc giao phó công việc và cân bằng cuộc sống gia đình và công việc Các khó khăn các vấn đề quan tâm

47. www.taichinhthegioi.net • Những biện hộ cho sự không giao phó • Chỉ tôi làm được • Tôi không tin tưởng họ • Tôi thích làm theo cách của tôi • Để họ làm thì tôi làm còn nhanh hơn • Nhân viên không muốn được giao thêm • Nhân viên kỳ vọng tôi quyết định

48. www.taichinhthegioi.net • Đặc điểm của giao phó hiệu quả • Rõ ràng về những gì muốn được thực hiện • Giao cả những việc nhàm chán và hứng thú • Hướng dẫn cụ thể • Huấn luyện, đào tạo nếu cần thiết • Giám sát tiến độ thường xuyên • Giao toàn bộ cho một người để tập trung quyền – giao phó đi đôi với quyền hạn và nguồn lực

49. www.taichinhthegioi.net • Đừng giao những việc là trách nhiệm của bạn • Rút kinh nghiệm cho các lần sau bằng cách • Thu nhận các phản hồi • Thừa nhận các thành quả tích cực của nhân viên • Liên tục huần luyện và đào tạo bổ sung

50. D, Sắp xếp thời gian cho cuộc sống cá nhân www.taichinhthegioi.net Hãy quản lý thời gian cá nhân như với công việc của mình Tạo thêm thời gian bằng cách phối hợp các công việc tại nhà, bớt xem ti vi, mua sắm trên mạng… Hãy thuê người làm để tiết kiệm thời gian Bỏ bớt những thứ không mang lại giá trị cho cuộc sống của bạn