S antia Formation à la mise en place et à l’utilisation de Santia

1. SantiaFormationà la mise en place et à l’utilisation de Santia www.santia.org - 24/05/2006

2. SOMMAIRE 0 Solutions existantes 1 Réseau informatique 2 Bonnes pratiques 3 Vue d’ensemble 4 Préparation 5 Installation 6 Paramétrage 7 Utilisation 1/2 8 Utilisation 2/2 9 Maintenance 10 Formation 11 Evaluation 12 Reprise 13 Synthèse Ce support de formation permet l’auto-formation, ou la formation d’un groupe de personnes, sur plusieurs jours.

3. O. Les solutions existantes

4. 0.1. Les solutions existantes Fuchia Esope Santia + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + Fiche patient Dossier médical Planning RDV PTME Hospitalisation Psycho-social Délivrance Pharmacie Biologie Rapport Comparez les fonctionnalités des logiciels Fuchia, Esope et Santia

5. 0.2. Les solutions existantes Fuchia (MSF) Collecte normalisée pour le suivi médical et l’épidémiologie. La saisie peut être faite en différé et par du personnel non médical. Gestion des hospitalisations. Variables libres. Regroupement des données de plusieurs sites. Esope (ESTHER) Collecte normalisée pour le suivi médical et l’épidémiologie, dans un contexte hospitalier. La saisie peut être faite en différé. Variables libres. Regroupement des données de plusieurs sites. Intérêt pour la gestion de l’activité. Gratuit. Santia (Croix-Rouge et associations) Collecte par les différents services en temps réel, pour le suivi global des patients. Fonctionne en réseau. Version personnalisable sur demande. Intérêt pour la gestion de l’activité. Gratuit. Comparez les fonctionnalités des logiciels Fuchia, Esope et Santia

6. 1. Le réseau informatique

7. 1.1. Le réseau informatique Quel réseau ? ? câbles wifi Comment réaliser un réseau informatique entre les postes ? Le wifi (transmission radio) est-il une bonne solution, pour éviter de faire des travaux ?

8. 1.2. Le réseau informatique Le réseau = ordinateurs + câblage wifi Le wifi n’est pas la bonne solution: le débit est 3 à 10 fois inférieur au câblage Ethernet. Le câblage Ethernet appelé aussi RJ45 est la norme d’un réseau professionnel. Le débit est de 100 Mbits.

9. 1.3. Le réseau informatique Les ordinateurs postes utilisateurs serveur On distingue parmi les ordinateurs du réseau: les postes utilisateurs (ou « clients ») et le serveur. Le logiciel Santia fonctionne sous Windows, que ce soit sur les postes utilisateurs ou le serveur.

10. 1.4. Le réseau informatique Le serveur : • dédié • sauvegarde Quelle est la fonction du serveur ? Le serveur héberge la base de données. Les données sont stockées dans une base et le serveur gère les lectures et les écritures des postes utilisateurs dans les données. Il est dédié c’est-à-dire réservé à cette fonction et il ne doit pas servir de poste de travail à un utilisateur. En effet, si un utilisateur travaille sur le serveur, le traitement des données sera ralenti et il y a un plus grand risque de plantage du poste. Si le serveur est arrêté, l’accès aux données est bloqué pour tous les utilisateurs. C’est pourquoi le serveur doit toujours rester allumé. Il reste allumé également pour faire une sauvegarde quotidienne des données, en fin de journée.

11. 1.5. Le réseau informatique Quel câblage ? ? Alors, comment faire le câblage du réseau entre les ordinateurs ? Quelles sont vos suggestions pour relier ces cinq postes entre eux ?

12. 1.6. Le réseau informatique non! Et non! Le schéma de la boucle est le plus simple, mais ce n’est pas la bonne solution. Quelles sont les autres possibilités ?

13. 1.7. Le réseau informatique En étoile oui! Oui, le câblage doit se faire en étoile: un câble part du serveur à destination de chaque poste utilisateur. On voit facilement que ce schéma consomme plus de longueur de câble.

14. 1.8. Le réseau informatique + le switch En fait, le serveur n’est pas tout à fait au centre du réseau. La connexion des différents câbles au centre est assurée par un boitier, nommé switch ou hub. Le serveur est relié au switch au même titre que les postes utilisateurs.

15. 1.9. Le réseau informatique Et autres fournitures… • Faisons le point sur les fournitures: • Un serveur • 100 mètres de câble « RJ45 4 paires torsadées FTP blindé 5ème catégorie » pour 5-6 postes dans un même local • Un switch, ou un routeur si on veut l’accès partagé à Internet • Des prises murales femelles RJ45 et des cordons RJ45 pour relier les ordinateurs aux prises murales • Des connecteurs RJ45 mâles à servir pour la connexion au switch • Evaluation du coût • On trouve des switchs 8 ou 16 ports (pour brancher 8 ou 16 ordinateurs) à moins de 20 euros • Le mètre de câble RJ45 coûte environ 1 euro • Une prise murale et un cordon RJ45 coûtent entre 5 et 10 euros • Un connecteur mâle à sertir coûte 0.5 euros • Il est possible de réaliser soi-même les connexions à l’aide d’une pince à sertir (15 euros). Un atelier pratique est proposé aux personnes intéressées.

16. 1.10. Le réseau informatique Bilan: Serveur Câblage Devis Travaux pratiques

17. 1.11. Le réseau informatique ? • Dessiner le réseau sur ce plan

18. 1.12. Le réseau informatique ? • Dessiner le réseau sur ce plan Réponse: il peut être intéressant de placer le serveur et le switch dans un local inutilisé ou peu fréquenté. Cela limite les risques de dérangement de l’installation. Sur le plan, on trouve un petit local central, sans ordinateur, qui conviendrait. Les distances aux autres postes sont ainsi réduites.

19. 1.13. Le réseau informatique ? • Quelle est l’utilité du serveur ? • Faire la liste des fournitures nécessaires et une évaluation du coût d’après le plan. € Le serveur héberge et partage les données. Il assure également la sauvegarde. Liste des fournitures: un serveur (700 €), un switch (20 €), 7 prises murales et 7 cordons (100 €), 100m de câble (100 €), 7 connecteurs mâles (4 €), une pince à sertir (15 €). Soit un total de 1000 € dont 300 € pour le câblage.

20. 2. Bonnes pratiques informatiques Quelques bonnes pratiques pour assurer un fonctionnement optimal de l’informatique

21. 2.1. Bonnes pratiques informatiques La sauvegarde • Mes documents • Les sauvegardes sont indispensables. Le système d’exploitation des ordinateurs peut devenir instable, les disques durs peuvent tomber en panne. • Une sauvegarde des données des postes utilisateurs peut être organisée chaque fin de mois ou de semaine. Il faut s’imposer de le faire régulièrement, on le regrette toujours trop tard! • Chaque utilisateur devrait placer ses documents de travail (Excel, Word…) uniquement dans le dossier Mes documents. La sauvegarde consiste à copier ce dossier sur un autre support (gravure d’un cdrom, clé USB, disque dur du serveur). • On peut créer un sous-dossier Ancien et un sous-dossier 2006, pour distinguer et ranger: • les fichiers qui ont déjà été sauvegardés et n’ont pas été modifiés • Les fichiers actifs sur lesquels on travaille actuellement • Cela permet de faire une seule fois la sauvegarde Ancien, et de faire régulièrement la sauvegarde 2006. La taille de la sauvegarde est ainsi réduite. • Quand on souhaite travailler sur un ancien document, on le déplace dans le dossier 2006. • Si on veut une sauvegarde quotidienne ou continue, on peut utiliser un logiciel comme UltraBackup (gratuit, www.astase.com/products/?UltraBackup) qui automatise la copie des fichiers à sauvegarder. En cas de sauvegarde continue des postes sur le disque dur du serveur via le réseau, attention à ne pas surcharger le trafic au dépens de Santia. • Nous verrons plus tard que la sauvegarde des données de Santia est automatique et ne nécessite aucune intervention. .

22. 2.2. Bonnes pratiques informatiques Les virus • E-mails • Antivirus, pare-feu • Failles C’est le plus souvent en ouvrant imprudemment un e-mail que les virus infectent un ordinateur. La navigation sur certains sites offrant des liens vers des logiciels craqués est également déconseillée. On n’ouvre les pièces jointes d’un e-mail uniquement si on connaît son expéditeur et que le message est véritable (cas de détournement du carnet d’adresses). Certains antivirus tel Norton peuvent ralentir l’ordinateur d’environ 50% si on active toutes les options de surveillance. Le pare-feu doit être activé dans le paramétrage de la connexion réseau à Internet. Installer les services pack 1 et 2 de Windows XP (versions enregistrées) pour corriger les failles de Windows vis à vis d’Internet. Utiliser de préférence le navigateur Internet Firefox (gratuit, www.mozilla.org) qui est plus fiable qu’anciennes versions d’Internet Explorer.

23. 2.3. Bonnes pratiques informatiques Réinstallation • Windows • logiciels Il faut parfois réinstaller complètement Windows et les applications, lorsque le fonctionnement du poste s’est dégradé. Cela peut prendre plusieurs heures. Il est indispensable de rassembler auparavant tous les cd-roms des applications et des périphériques (pilotes) nécessaires à la réinstallation. Bien sûr, les données de l’utilisateur (le dossier Mes documents) auront été sauvegardées au préalable.

24. 2.4. Bonnes pratiques informatiques De la méthode… • ranger • documenter • maintenance préventive Ranger à un seul endroit les cd-rom des logiciels et leur documentation, en vue de leur réinstallation. Bien conserver les cd-rom livrés avec les périphériques: certains pilotes sont longs à télécharger par Internet. Documenter le parc informatique: tenir une liste à jour des équipements, de leur état, des applications installées. Faire un plan du site en indiquant le câblage réseau. Tous les 6 mois à 12 mois, lancer l’outil de vérification des erreurs du disque dur (Poste de travail > clic droit sur C: > Propriétés > Outils > Vérification des erreurs), ainsi que l’outil de défragmentation (même emplacement) afin d’accélérer les temps accès. Vérifier l’espace disque dur libre sur les postes. Tester la tenue des onduleurs en les débranchant du secteur. Tous les 1 ou 2 ans, donner un coup d’aspirateur dans les unités centrales.

25. 2.5. Bonnes pratiques informatiques Bilan: Sauvegarde Virus Réinstallation Méthode Travaux pratiques

26. 2.6. Bonnes pratiques informatiques ? • Que doit-on sauvegarder et comment ? • Où sont les virus, le plus souvent ? On sauvegarde le dossier Mes documents des postes utilisateurs, en le copiant sur un autre support: gravure d’un cd-rom, copie sur le disque dur du serveur, ou encore sur une clé USB. C’est dans les pièces jointes des e-mails que se trouvent le plus souvent les virus.

27. 3. Présentation

28. 3.1. Présentation Quels avantages ? Quels avantages un logiciel informatique en réseau apportera à un centre comme le vôtre ? ? Posez-vous la question et notez les réponses en vrac.

29. 3.2. Présentation Pas de pertes de données & moins d’erreurs de saisie Gain de temps Meilleur suivi du parcours du patient dans le centre Partage de l’information à chaque instant Analyse des données facilitée par des outils informatiques simples & meilleur ‘reporting’ de vos activités Meilleur suivi de l’historique du dossier du patient Passez en revue ces avantages et ajoutez vos idées supplémentaires. Finalement, classez les avantages par ordre de priorité.

30. 3.3. Présentation La collecte d’informations Quelles sont les étapes clés de collecte de l’information dans le centre ? ? Posez-vous la question et notez les réponses en vrac.

31. 3.4. Présentation } • Accueil • Dépistage • Consultation psycho-sociale • Consultation médicale • Pharmacie • Administration • Comptabilité • Collecte des données, statistiques, reporting Parcours du patient Retracez le parcours du patient. Détaillez les différentes données collectées à chaque niveau. Revenir sur les solutions alternatives à Santia (Esope, Fuchia) en notant quelles fonctions ils remplissent mais aussi quelles sont leurs lacunes. Voir l’avantage de Santia à gérer tous les services du centre.

32. 3.5. Présentation Passons aux écrans du logiciel Lancez le logiciel, identifiez quels écrans correspondent à quelles étapes de la collecte de données.

33. 4. Préparation

34. 4.1. Préparation Les conditions à réunir Quelles sont les conditions à réunir pour installer Santia au sein de votre centre ? ? Se poser la question et noter les réponses en vrac.

35. 4.2. Préparation La collecte des données est faite manuellement, elle fonctionne bien mais commence à atteindre ses « limites » Les membres de l’équipe ont des connaissances de base en informatique (maîtrise de Word et Excel) ou prévoient une formation dans peu de temps Une envie commune au sein de l’équipe de progresser dans le partage de l’information entre tous les acteurs de la prise en charge des patients du centre Les futurs utilisateurs de Santia sont tous motivés par ce projet: ils sont d’accord pour se former et fournir un effort supplémentaire dans leur travail au démarrage (en sachant que c’est pour gagner du temps ensuite !) Il est possible d’installer un réseau entre les ordinateurs à court ou moyen terme Passez en revue ces conditions et notez vos idées supplémentaires. Finalement, classez les conditions par ordre de priorité.

36. 4.3. Préparation Informations requises Quelles informations sont requises avant de démarrer l’installation de Santia dans le centre ? ? Se poser la question et noter les réponses en vrac.

37. 4.4. Préparation Quel sera le périmètre d’utilisation* ? Qui aura un poste ? Quels seront les droits d’utilisateur pour chaque poste ? Où sera placé le serveur ? Qui sera nommé « Référent Santia » au sein de l’équipe ? Pour chaque partie du logiciel Santia: faire appel aux connaissances de chacun pour adapter le paramétrage au fonctionnement spécifique du centre. Passez en revue chaque point et ajoutez vos idées supplémentaires. * Se reporter au manuel utilisateur, rubrique « Mise en place, maintenance > Préparer l’installation ».

38. 4.5. Préparation Travaux pratiques 1/2 • Faire un schéma de votre centre (ou utiliser un vrai plan si disponible) et signalez clairement: • Les postes informatiques qui fonctionnent, reliés ou non au réseau • Le poste qui serait désigné comme serveur • La fonction de la personne pour chaque poste • Les données que chaque utilisateur devra pouvoir saisir et les données auxquelles il devra avoir accès (sans les modifier) • Quelle(s) personne(s) pourriez-vous identifier comme référent Santia? Quelle sont ses fonctions dans le centre ?

39. 4.6. Préparation Travaux pratiques 2/2 • Décrivez votre ‘planning d’installation’ de Santia pour votre centre (faire un planning avec objectifs et échéances): • Réunions d’équipes à organiser ? Quand ? Comment ? • Installations informatiques et matérielles à prévoir ? • Personnes à former ? • …

40. 5. Installation

41. 5.1. Installation MySQL Server Postes clients Sur le poste serveur, on installe MySQL Server, le logiciel qui gère la base de données MySQL.Ce logiciel tourne en tâche de fond et traite les requêtes des clients. La base MySQL est très répandue, elle est gratuite et open source. Le SQL est un langage qui permet de lire et d’écrire des données, il est utilisé dans toutes les bases de données professionnelles, mais aussi dans des logiciels comme Excel. Une base de données SQL est plus robuste qu’Access. C’est un point important lorsque le réseau subit des coupures.

42. 5.2. Installation ProtocoleTCP/IP MySQL Server utilise le protocole (c’est-à-dire le langage de communication) TCP/IP pour véhiculer les informations sur le réseau. Le protocole TCP/IP est également utilisé par Internet.

43. 5.3. Installation Un sandwich ! Données  MySQL Server  TCP/IP  Carte réseau Il est important de comprendre qu’il existe différentes couches pour transmettre les données sur le réseau, comme un sandwich. Garder cela à l’esprit permet de mieux identifier les problèmes en cas de panne.

44. 5.4. Installation L’adresse IP 192.168.0.1 192.168.0.2 192.168.0.3 192.168.0.etc L’adresse IP d’un poste est comme un numéro de téléphone: chaque poste doit avoir la sienne. Si 2 postes ont la même adresse IP, Windows affiche le message « conflit d’adresse IP » et la connexion au réseau ne fonctionne pas. Il est possible de configurer une adresse dynamique pour les postes clients (pas pour le serveur): Windows se charge alors de prendre une adresse libre à chaque démarrage. Après avoir lancé l’Assistant de configuration de réseau sur chaque poste, on configure une adresse IP fixe pour la connexion réseau. Le serveur prend l’adresse 192.168.0.1. Les autres postes prennent les numéros suivants.

45. 5.5. Installation Travaux pratiques 1/6 Assistant Configuration du réseau Sous Windows XP: Poste de travail > Favoris réseau > Assistant Configuration réseau Après « Suivant », sélectionner l’option « Cet ordinateur se connecte à Internet via un autre ordinateur… » et suivre les instructions. A la fin, sélectionner l’option « Terminer uniquement cet assistant… »

46. 5.6. Installation Travaux pratiques 2/6 Configuration d’une adresse IP fixe • Poste de travail > Favoris réseau > Clic droit sur la connexion réseau > Propriétés • -Sélectionner l’option « Utiliser l’adresse IP suivante: » • Saisir l’adresse IP dans le champ Adresse IP, ex: 192.168.0.1 pour le serveur • Saisir dans le champ Masque de sous-réseau: 255.255.255.0 • Saisir dans le champ Passerelle par défaut l’adresse IP du serveur: 192.168.0.1 • Ok

47. 5.7. Installation Travaux pratiques 3/6 Tester l’adresse IP: IPCONFIG Démarrer > Tous les programmes > Accessoires > Invite de commandes Saisir ipconfig /all (et appuyer sur Entrée) L’adresse IP, le masque de sous-réseau et la passerelle par défaut s’affichent. Si plusieurs connexions sont configurées sur le poste, plusieurs adresses IP sont affichées.

48. 5.8. Installation Travaux pratiques 4/6 Tester la réponse d’un poste sur le réseau: PING • Démarrer > Tous les programmes > Accessoires > Invite de commandes • Saisir ping suivi de l’adresse IP du poste dont on teste la réponse sur le réseau, ex: ping 192.168.0.1 • Au bout d’un instant, la réponse du poste apparaît: • « Received/reçus = 4 (0% lost/perdu) »: OK • « Received/reçus = 0 (100% lost/perdu) »: échec, le poste ne répond pas

49. 5.9. Installation Travaux pratiques 5/6 Installation de MySQL Server sur le serveur • Lancer le fichier mysql-essential-4.1.18-win32.msi • <Se reporter au manuel utilisateur Santia pour plus de détail, ou à la fiche technique n°1 Installer MySQL> • - Sélectionner Dedicated MySQL Server Machine • Décocher la case Modify Security Settings, cocher Create an Anonymous Account. • Ouvrir le fichier My.ini, situé dans le dossier MySQL, avec un éditeur de texte. Rechercher la ligne query_cache_size=0 et saisir 64 à la place de 0. Ajouter la ligne skip-grant-tables en dessous. Enregistrer et fermer. • Créer la base Santia: Démarrer > Tous les programmes > Accessoires > Invite de commandes. Saisir cd c:\mysql\bin [Entrée]. Saisir mysqld [Entrée]. Patienter 2-3 secondes que le serveur MySQL se lance. Saisir mysql [Entrée], vous êtes dans l’éditeur SQL. Saisir create database santia; [Entrée] (ne pas oublier le point-virgule). Saisir quit [Entrée] et Fermer la fenêtre. • Redémarrer le serveur, afin de prendre en compte les options du fichier My.ini.

50. 5.10. Installation Travaux pratiques 6/6 Copie du programme et paramétrage du fichier Santia.inf <Se reporter au manuel utilisateur Santia pour plus de détail> Sur le serveur et les postes clients, créer un dossier c:\program files\santia. Y Copier Santia.exe, Santia.inf et Libmysql.dll. Sur le serveur, placer un raccourci du fichier Santia.exe dans le menu démarrer. Santia doit se lancer à chaque démarrage et rester ouvert lorsque d’autres utilisateurs travaillent sur Santia. Ouvrir le fichier Santia.inf avec un éditeur de texte. Saisir sur la ligne « utilisateur= », le nom de l’utilisateur tel que défini dans Santia (ex: Accueil, Médecin 1, Pharmacie…). Pour le serveur, le nom d’utilisateur est serveur. Ex: « utilisateur=Pharmacie » (ne pas laisser d’espaces en trop). Saisir sur la ligne « hôte= » l’adresse IP du serveur. Ex: « hôte=192.168.0.1 ». Sur le serveur, ne pas saisir d’adresse et laisser « hôte= ». Enregistrer et fermer le fichier.