COLEGIADO DE ADMINISTRAÇÃO DE EMPRESAS MANUAIS E FORMULÁRIOS

1. COLEGIADO DE ADMINISTRAÇÃODE EMPRESASMANUAIS E FORMULÁRIOS Discentes: Alan Gomes Ana Ludmila Daniel Carvalho Jarbas Delane Larissa Magalhães Reijane Martins Ronivaldo Argolo Rosinete Adorno Feira de Santana, 03 de Maio de 2011.

2. MANUAIS

3. OBJETIVOS DOS MANUAIS • Reunir informações de forma sistematizada, criteriosa e segmentada; • Ser instrumento de permanente consulta; • Ser uma ferramenta acessória, sem limitar a criatividade.

4. VANTAGENS • Fontes permanentes de informações e consultas; • Facilitam a efetivação de normas, procedimentos e funções; • Propiciam coerência e continuidade na execução das tarefas; • Facilitam o treinamento de funcionários: • Novos • Antigos (reciclagem) • Permitem maior delegação de autoridade: • Descentralização • Maior predisposição para assumir responsabilidades • Permitem uma melhor visão de conjunto para os funcionários; • Constituem-se em um histórico administrativo.

5. DESVANTAGENS • Apesar de serem ponto de partida, não são solução para todos os tipos de problemas possíveis; • Custo normalmente alto; • Quando muito sintéticos, tendem a ser pouco úteis; • Quando muito detalhados, tendem a se desatualizar rapidamente: • Ignoram os aspectos informais • Se incompletos ou malfeitos, causam mais problemas: • Inclusive devido a redações pouco claras, prolixas ou deficientes • Em geral são pouco flexíveis: • Podem limitar a criatividade e o julgamento pessoal

6. INDICAÇÕES E REQUISITOS • Indicações de uso: • Dúvidas freqüentes do público-usuário • Demora e formação de filas • Desconhecimento de uma determinada rotina • Treinamentos • Requisitos: • Necessidade real • Diagramação estruturada e adequada às finalidades • Um bom índice e sumário • Ser flexível e possuir redação simples e clara • Sofrer revisões e atualizações constantes • Ser distribuído a todos os funcionários

7. MANUAL DE INSTRUÇÕES ESPECIALIZADAS Agrupa normas e instruções de aplicação específica a determinada atividade ou tarefa: • “Manual do vendedor” • “Manual da telefonista” • Recomendável quando há um número de funcionários nas funções especificadas que justifique seu uso; • Objetivos: • Melhor treinamento de um grupo específico do funcionários • Tornar-se um guia de trabalho e consulta para o grupo de funcionários • Conteúdo: • Tarefas básicas inerentes ao cargo • Sua interação com outros cargos da organização

8. MANUAL DE FUNÇÕES • Caracteriza os aspectos formais das relações entre as diferentes unidades organizacionais; • Define os deveres e responsabilidades relacionados a cada um dos cargos de chefia ou assessoria; • Objetivos: • Identificar, formal e claramente, como a organização está organizada • Estabelecer os níveis de autoridade e as responsabilidades de cada unidade organizacional • Conteúdo: • Objetivos da organização • Os diversos organogramas da organização • Relação das funções a serem executadas pelas unidades

9. MANUAL DE POLÍTICAS E DIRETRIZES • Dar orientação aos executivos nas tomadas de decisão; • As políticas devem estar bem fundamentadas e consistentes, baseadas numa explicação das relações de trabalho da organização; • Objetivos: • Oferecer condições para que os executivos concentrem-se em decisões que fujam aos padrões normais da organização • Permitir um maior nível de delegação • Conteúdo: • Conjunto das diversas políticas existentes na organização: marketing, tecnologia, logística, recursos humanos, e outros.

10. MANUAL DO EMPREGADO • Particularmente importantes em médias e grandes organizações, principalmente nos níveis mais baixos destas; • Observar a aparência e diagramação para maior motivação; • Objetivos: • Permitir uma boa interação entre o funcionário e a organização • Explicitar os direitos e deveres do novo funcionário • Facilitar o treinamento do novo funcionário • Conteúdo: • Breve resumo histórico da organização • Atividades desenvolvidas e objetivos da organização • Descrição do regime de autoridade • Descrição do sistema de incentivos

11. MANUAL DE NORMAS E PROCEDIMENTOS • Descrevem as atividades que envolvem as diversas unidades; • Detalham como as atividades devem ser executadas; • Objetivos: • Proporcionar uma execução uniforme dos serviços descritos • Atribuir às unidades organizacionais, competência para definir as orientações a serem incluídas no manual • Conteúdo: • Normas: indicação de quem executa (ou pode executar) os diversos trabalhos do processo administrativo • Procedimentos: indicação de como são executados os diversos trabalhos do processo administrativo • Formulários: definição dos documentos e sua forma de utilização • Fluxogramas: gráficos dos diversos procedimentos

12. RECOMENDAÇÕES • O manual é elaborado para quem não sabe, ou tem dúvidas: • Deve conter todas as orientações necessárias, inclusive as óbvias • Aconselha-se elaborar o manual com folhas soltas (ou eletronicamente) para facilitar a atualização; • O manual não é um documento comum. Sua entrega deve ser feita pela própria gerência; • Atenção com a estética, inclusive redação e apresentação; • A elaboração do manual deve ser adaptada às características da organização; • O manual perderá sua utilidade se as mudanças forem transmitidas apenas de forma verbal, ele precisa ser atualizado.

13. FORMULÁRIOS

14. DEFINIÇÃO • Um documento com campos pré-impressos onde são preenchidos os dados e as informações, que permite a formalização do fluxo das comunicações nas organizações

15. IMPORTÂNCIA DOS FORMULÁRIOS • Importância dos dados e informações: • Armazenamento do histórico da organização • Recuperação eficiente e eficaz de dados e informações • Padronizar nas comunicações; • Facilitar as funções de administração: • Planejamento • Organização • Coordenação • Controle

16. OBJETIVOS DOS FORMULÁRIOS • Proporcionar valor legal a determinadas operações; • Uniformizar os procedimentos administrativos: • Facilitar o controle dos processos • Estabelecer que dados devem ser utilizados em um processo: • Evitar repetição de dados • Facilitar o tratamento de dados e informações • Facilitar o fluxo de informações: • Facilitar a compreensão dos dados e informações

17. REQUISITOS PARA UM BOM FORMULÁRIO • Uso agradável: • Espaço suficiente nos campos • Seqüência racional e fácil para preenchimento • Destaque para os títulos e itens principais • Preenchimento prático: • Visibilidade • Legibilidade • Reduzir a fadiga visual • Sistema eficiente de arquivamento.

18. Reduzir erros na utilização: • Incluir apenas os títulos e subtítulos indispensáveis • Agrupar títulos e subtítulos do geral para o particular • Realçar as diversas partes do formulário • Evitar disposição diferente da existente na origem das informações • Permitir economia (papel e impressão): • Simplificar (uniformizar) os modelos existentes • Reduzir a quantidade de vias (cópias) • Selecionar o tipo e tamanho mais mais adequados de papel • Selecionar o meio de impressão mais adequado

19. ELABORAÇÃO DE FORMULÁRIOS • Levantamento e análise das necessidades: • Inventário dos formulários existentes • Levantar o fluxo de trabalho e a presença das informações • Estudar a viabilidade de aproveitar os formulários existentes • Elaboração de novos formulários: • Identificar as informações importantes • Desenhar o layout do formulário • Tamanho e formato do papel: • Vantagens do formato padronizado • Padrão ISO • Padrão brasileiro – Norma PB-4 (ABNT – 1945)

20. Tipo e qualidade do papel: • Duração do formulário • Importância • Quantidade e destino das vias • Uso ou finalidade do formulário • Norma PB 530 (ABNT 1977) • Peso do papel: • Quantidade de cópias • Menores despesas postais • Menor espaço para arquivamento • Menor custo

21. MANUAL E FORMULÁRIOS • EMPRESAS RODOBENS

22. REFERÊNCIAS • Eletrônica -http//www.lgti.ufsc.br/o&m/NOVE.1.htm -http//analgesi.co.cc/html/t1939.html -www.rodobens.net/sua-empresa-negocios-soluçoes.org# • Bibliográficas -OLIVEIRA,Djalma P.R Sistema,organizações e métodos. [s.1.:s.n]:[19--].cap 15, Manuais -ROCHA,Luis O.L.Organizações e métodos:uma abordagem prática.4ed São Paulo:Atlas,1985