P engelolaan P royek S i stem I nformasi

Pengelolaan Proyek Sistem Informasi Rita Afyenni, S.Kom, M.Kom

2. Manajemen Proyek Sistem Informasi • Riwayat Singkat Manajemen Proyek • Penyebab Kegagalan Manajemen Proyek • Project Management Body of Knowledge (PMBOK) • Siklus Hidup Manajemen Proyek

2.a. Riwayat Singkat Manajemen Proyek • Riwayat teknik perencanaan proyek bisa ditunjukkan berasal dari zaman PD pertama: • Ketika seorang Amerika Serikat, H. Gantt, merancang barchart sebagai suatu alat bantu visual untuk merencanakan dan mengontrol proyeknya. • Untuk menghormatinya, maka grafik batang untuk merencanakan proyek tersebut diberi nama: gantt

2.a. Riwayat Singkat Manajemen Proyek (continue…) • Ketika ukuran proyek cukup besar dan rumit, diagram GANTT tidak lagi memadai karena: • Tidak menunjukkan adanya hubungan atau keterkaitan (Logical Relationship) antara setiap aktifitas. • Padahal hubungan ini penting untuk menentukan efek perbedaan skedul kegiatan terhadap kemungkinan gagalnya keseluruhan proyek.

2.a. Riwayat Singkat Manajemen Proyek (continue…) • Tahun 1950 kalangan industri mengamati bahwa biaya dan waktu proyek seringkali meleset dari perkiraan karena: • Perkiraan waktu cenderung terlalu optimistik • Mengimpikasikan bahwa teknik yang digunakan tidak lagi memadai. • Bertolak dari problem tsb Flagle dari US Navy and Remington Rand Univac, menerbitkan suatu makalah pada tahun 1956 bertajuk: Toleransi berdasarkan kemungkinan dalam peramalan dan perencanaan makalah ini dianggap merupakan cikal bakal dari metode PERT dan CPM dari US Navy.

2.a. Riwayat Singkat Manajemen Proyek (continue…) • Perbedaan utama dibandingkan dengan diagram GANTT adalah: • Aktivitas digambarkan dalam bentuk kotak. • Urutan aktivitas digambarkan dari kiri ke kanan untuk menunjukkan logika pelaksanaan proyek.

2.a. Riwayat Singkat Manajemen Proyek (continue…) • Perbedaan mendasar antara PERT dan CPM adalah: • PERT menggunakan metode peluang yang lebih cocok untuk proyek yang masa pelaksanaannya bervariasi menurut berbagai kemungkinan, misal: untuk suatu proyek riset. • CPM menggunakan pendekatan deterministik, sehingga sesuai untuk proyek yang waktu pelaksanaannya bisa ditentukan.

2.b. Penyebab Kegagalan Manajemen Proyek • Kegagalan membentuk komitmen Manajemen Atas pada proyek: • Kadang-kadang komitmen berubah selama proyek. • Kurangnya komitmen organisasi pada metodologi pengembangan sistem: • Banyak metodologi pengembangan sistem mengerjakan sedikit lebih banyak dari sekedar mengumpulkan debu.

2.b. Penyebab Kegagalan Manajemen Proyek (continue…) • Mengambil jalan pintas melalui atau di sekeliling metodologi pengembangan sistem: • Tim-tim proyek sering mengambil jalan pintas dengan alasan-alasan: • Proyek terlambat, dan tim ingin mengejar keterlambatannya. • Bila proyek terlalu besar, dan tim ingin menyeimbangkan anggaran dengan mengabaikan beberapa langkah. • Tim tidak dilatih atau terampil dalam beberapa aktivitas dan persyaratan metodologi sehingga tim melewatinya.

2.b. Penyebab Kegagalan Manajemen Proyek (continue…) • Manajemen ekspektasi yang jelek: • Semua pengguna dan manajer memiliki harapan-harapan (ekspektasi) pada proyek. • Sepanjang waktu, harapan ini dapat berubah. • Hal ini dapat berakibat pada dua situasi yang tidak diinginkan: • Scope creep: pertumbuhan persyaratan-persyaratan yang tidak diharapkan dan berangsur-angsur selama proyek SI. (misal: pada jadual dan anggaran). • Feature scope: tambahan tak terkontrol dari fitur-fitur teknis pada sebuah sistem yang sedang dikembangkan tanpa memperhatikan jadual dan anggaran.

2.b. Penyebab Kegagalan Manajemen Proyek (continue…) • Komitmen dini pada anggaran dan jadual tetap: • Kita jarang sekali dapat memperkirakan dengan tepat biaya dan jadual proyek sebelum menyelesaikan analisis masalah atau analisis persyaratan yang rinci. • Teknik-teknik perkiraan yang jelek: • Banyak analis sistem memperkirakan dengan membuat perkiraan yang dikalkulasi dengan baik dan kemudian melipatgandakan angka perkiraan tersebut. • Ini bukan pendekatan yang scientific.

2.b. Penyebab Kegagalan Manajemen Proyek (continue…) • Terlalu optimis: • Para analis sistem dan manajer proyek terlalu optimis. • Jika jadual proyek meleset, mereka menanggapi: “tidak masalah, kita dapat membereskannya nanti..” • Mereka gagal memahami bahwa beberapa kegiatan tergantung pada kegiatan-kegiatan yang lain, sehingga terlambatnya suatu kegiatan akan mengakibatkan keterlambatan pula pada kegiatan yang berikutnya. • Melesetnya jadual akan mengakibatkan pembengkakan biaya.

2.b. Penyebab Kegagalan Manajemen Proyek (continue…) • The mythical man-month • Jika proyek terlambat, para pemimpin proyek sering mencoba memecahkan masalah tersebut dengan menugaskan lebih banyak orang pada tim. • Penambahan personel biasanya menciptakan lebih banyak masalah komunikasi sehingga proyek semakin terlambat.

2.b. Penyebab Kegagalan Manajemen Proyek (continue…) • Keterampilan manajemen orang yang tidak cukup • Para manajer cenderung untuk didorong ke posisi-posisi manajemen dan tidak dipersiapkan untuk tanggung jawab manajemen. • Masalah ini mudah diidentifikasi: • Tidak seorangpun yang kelihatannya bertanggung jawab. • Para pelanggan tidak tahu status proyek • Tim tidak bertemu secara teratur untuk mendiskusikan dan memonitor perkembangan • Para anggota tim tidak saling berkomunikasi Dan proyek selalu dikatakan “95 persen selesai”

2.b. Penyebab Kegagalan Manajemen Proyek (continue…) • Gagal beradaptasi dengan perubahan • Jika kepentingan proyek berubah selama proyek, • Jika manajemen atau bisnis diorganisasi ulang Maka proyek harus dinilai ulang untuk kompatibilitas dengan perubahan-perubahan tsb dan kepentingan mereka pada Bisnis. • Sumber daya tidak cukup, karena: • Perkiraan yang jelek, • Prioritas-prioritas lain • Sumber daya staf yang dilibatkan tidak memiliki keterampilan atau pengalaman yang diperlukan.

2.b. Penyebab Kegagalan Manajemen Proyek (continue…) • Gagal “mengelola rencana”: • Berbagai macam faktor dapat menyebabkan manajer proyek menyimpang dari rencana proyek yang sebenarnya. • Penyebab utama kegagalan proyek: • Kebanyakan manajer proyek tidak dididik atau • dilatih menjadi manajer proyek. • Untuk menjadi manajer proyek yang baik, • kita harus dididik dan terampil di dalam • “seni manajemen proyek”

P engelolaan P royek S i stem I nformasi