Ugovaranje IT proizvoda

1. Ugovaranje IT proizvoda Sposobnost i umijeće poslovne komunikacije Marko Čičin-Šain

2. Teme za današnje predavanje • Dan 2. • Što je to ugovor • Kako odabrati potencijalne dobavljače • Koji su elementi koji čine ugovor • Trikovi za postizanje bolje pregovaračke pozicije

3. Upute za današnje predavanje • Mobiteli su isključeni • Ako imate pitanje – dignite ruku i postavite pitanje • Bilo kakav oblik diskusije je dobrodošao • Profesor će Vam na Internet staviti današnju prezentaciju, te se koncentrirajte više na što govorimo, a manje na pisanje

4. Što je to ugovor

5. Definicija • Ugovor je odnos, formalni ili neformalni, između dvije ili više osoba u kojoj strane razmjenjuju dobra, novac ili uslugu • Ugovor je obaveza, najčešće sa vremenskim okvirom

6. Vrste ugovora • Ugovor o radu – na određeno ili neodređeno • Ugovor o djelu - jednokratan • Ugovor o leasingu – software je u najmu • Ugovor o licenci – neograničeno pravo, ali nisi vlasnik software-a • Autorski ugovori – vlasnik si software-a, ali autor zadržava autorska prava (ne možeš ga dalje preprodavati, ali ga možeš mijenjati) • Kupoprodajni ugovori – vlasnik si software-a

7. Kako odabrati potencijalne dobavljače

8. Načelo poznanstva • Provjera: Čuo sam za njega da je ful dobar radnik • Preporuka prijatelja: reci mi imaš li nekoga koga bi mi mogao preporučiti • Savjet sa strane: treba ti nešto? E, znam ti jednog malog koji ti to riješi lijevom rukom • Itd… • Dobro za riješiti manje probleme, loše za riješiti veće probleme

9. Načelo referenci • Popis referenci kojeg ponuđač donese uz ponudu (obavezno provjeriti na najmanje dva mjesta) • Ako vidite da nekome dobro radi program koji vama treba, dobro je pitati za referencu tko im je napravio tu aplikaciju • Problem: čim je više referenci, tim je viša cijena. Kvaliteta košta.

10. Načelo “gut-feeling” • Prvi dojam koji steknete o jednoj osobi na sastanku je obično i dobar dojam. Podsvijest je vrlo važan faktor u odabiru potencijalnog partnera • Ako Vam nešto u startu baš ne leži, u budućnosti čete sigurno imati problema • Ako Vam dođe zgodni komercijalista, dvostruko se pokušajte koncentrirati na to što govori. Zgodni ljudi najčešće znaju da su zgodni, i to koriste u svoju korist • Prepoznavanja pokušaja hipnoze i brain jamminga

11. Zadovoljavanje poslovnih potreba • Software mora zadovoljiti ono što radite: nije bitno da zadovolji više od toga, ali definitivno ne smije zadovoljavati manje od toga • Software mora biti jednostavan i pregledan (a ne da se od šume ne vidi stablo) • Obavezno sa sobom povedite stručnjaka koji će u konačnici raditi sa programom. On će znati postaviti najzločestija i najkonkretnija pitanja

12. GAP analiza • Dolazi od engleskom izraza GAP (jaz, procjep) • Analiza predviđa da analizirate što vam se nudi, i kako radite • Na temelju te analize pronalazite razlike koje se treba doraditi, tzv. GAP-ove • Primjer GAP-a je ako kupujete tuđe rješenje (npr. Njemačko), ono ne podržava važeće hrvatsko zakonodavstvo • Prije nego se odabere dobavljač, u užem krugu se trebaju napraviti GAP analize • Prilagodbe za promjene koje su se ustanovile tijekom GAP analize moraju ući u konačnu cijenu u ugovoru

13. Prije nego što krenete u kupovinu • Kupiti nešto gotovo, ili razvijati? • Rješenje koje razvijete sami ili u suradnji sa nekime je uvijek primjerenije vašim poslovni potrebama, ali… • Izračunajte da li imate resursa (novaca, ljudi…) za vlastiti razvoj, te • Kupljeno rješenje je dorađivano godinama, možda je netko osmislio nešto boljega od onoga kako vi radite • Ako ste mali, uvijek kupujte gotova rješenja i prilagođavajte se njima. Vi nemate vremena za vlastiti razvoj.

14. Koji su elementi koji čine ugovor • Definicije • Opseg Ugovora • Obveze ugovornih strana • Cijena • Plaćanje • Odgovornosti • Trajanje i prekid ugovora • Rješavanje sporova • Aneksi

15. Definicije • Detaljno objašnjenje svih pojmova koji će se pojavljivati u Ugovoru, a koji bi se kasnije mogli dvojako shvatiti • Primjerice: kvar – stanje sustava, dijela sustava ili pojedinog uređaja u kojem on uopće ne može obavljati svoju funkciju ili ju samo djelomice obavlja • Ako to stoji u klauzuli, onda je davatelj usluge obavezan doći u vremenski propisanom roku, neovisno o tome što se sa aplikacijom možda još može “šlepati” dan-dva

16. Opseg ugovora • Što je točno predmet Ugovora • Primjerice – održavanje softvera • Ova je klauzula bitna jer točno pokazuje što ugovor pokriva, a što ugovor ne pokriva • Vrlo bitno – ništa se nikada ne podrazumijeva, posebno ne nakon što se potpiše Ugovor

17. Obveze ugovornih strana • Ovdje se detaljno opisuju koje su obaveze ugovornih strana • Najčešće se pod obaveze davatelja usluga popisuju svi poslovi koje pokriva ugovor, te vrijeme unutar kojeg je pružena podrška, kao i rokovi za odaziv (uz obaveznu klauzulu više sile) • Obaveze davatelja su najčešće osiguravanje potrebnih radnih uvjeta (npr. Telekomunikacijske usluge), kao i redovito plaćanje usluge (iako se to više navodi u klauzuli plaćanje)

18. Cijena • Cijena je iznos koji se mjesečno plaća davatelju usluga • Bitno je da je cijena fiksno definirana u kunama, ako je u eurima onda će cijena varirati kao i tečaj, što može biti nepovoljno • Ako je cijena izražena u eurima, bitno je da piše dodatak “u protuvrijednosti u kunama xy na dan xy po srednjem tečaju xy Banke”, u suprotnome Ugovor nije važeći (zabranjeno je sklapati ugovore u hrvatskoj u valuti koja nije domaća)

19. Plaćanje • Ovdje se definiraju dodatne specifičnosti vezane uz plaćanje • Primjeri: dodatno fakturiranje putnih troškova za situacije ako je lokacija udaljenija od xy kilometara (npr. Davatelj je u Rijeci, a primatelju treba u Zagrebu), do kojeg dana je primatelj usluge dužan platiti uslugu, itd.

20. Odgovornosti • U ovoj se klauzuli najčešće poziva na Zakon o obveznim odnosima • Preporuka je da se uz taj zakon (koji je dosta nedorečen) dodatno ugrade i druge klauzule, npr. U slučaju da Primatelju usluge nastane šteta zbog nepoštovanja odredaba ovog Ugovora sa strane Davatelj usluge, isti je dužan podmiriti nastale troškove o vlastitom trošku • Ovdje se također ugrađuje klauzula o zateznim kamatama u slučaju neredovitog plaćanja sa strane Primatelja usluge

21. Trajanje i prekid ugovora • Ovo je vrlo bitna klauzula, možda čak i najbitnija • Prvo, potrebno je ugraditi točku s kojom se ugovor automatski produžuje na idućih 12 mjeseci. Na taj način izbjegavate promjenu cijene po isteku ugovora • Dajte si rok ne kraći od 3 mjeseca raskida, ali po mogućnosti niti ne dulji. Prekidi su obično ružni i često će vas davatelji ostaviti na cjedilu ako se niste prethodno zaštitili. Primjer je “Svaka ugovorna strana može otkazati ovaj Ugovor putem pisane preporučene…otkazni rok od xy, datum počinje teći od dana primitka preporučene pošiljke.” • Ugradite klauzulu koja Vam omogućava raskid odmah u slučaju težeg prekršaja ugovora. Istu uskratite davatelju usluge • Ugradite klauzulu “što nakon”, odnosno da je davatelj usluge dužan i dalje čuvati poslovnu tajnu uz sve penale Ugovora i nakon raskida ugovora sa primateljem usluge

22. Rješavanje sporova • Imate dvije mogućnosti. Trgovački sud i arbitražu • Ako ste velika tvrtka tražite arbitražu, ako ste manja tražite trgovački sud. Arbitraže su skupe, i često ćete moći slomiti male davatelje usluge previsokim cijenama sporova (pa će im češće biti jeftinije jednostavno odraditi sve što tražite umjesto da se spore sa vama) • Uvijek tražite da to bude trgovački sud iz vašeg matičnog grada. Npr. U našem slučaju sada je trgovački sud u Rijeci. Kod sporova je prednost domaćeg terena neprocijenjiva

23. Trikovi za postizanje bolje pregovaračke pozicije

24. Nemojte nikada prvi ponuditi cijenu • Općenito pravilo kod svih pregovora (npr. Kada Vas pitaju koju plaću očekujte, pitajte protupitanjem da ste očekivali da će Vam oni ponuditi njihovu standardnu plaću) • Prijetite do te mjere da ste spremni prekinuti sve odnose (i budite to spremni napraviti) ako oni ne iskažu prvi cijenu • Ako dobijete prvi cijenu, u poziciji ste istu spustiti i do 50%

25. Kada pregovarate, gledajte sugovornika u oči • Ovo je jako bitan faktor da vidite da li Vam sugovornik laže ili ne • Prilikom laži, preko 90% ljudi ima tendenciju spustiti pogled u donji lijevi kut (tzv. Pogled na dolje). Takav tik slobodno protumačite kao laž ili prikrivanje stvarne slike stvari. Stvar je vezana uz način kako radi mali mozak, i medicinski je dokazana • Gledanje u oči stvara nelagodu kod sugovornika i stavlja Vas u dominantni položaj • Gledanje nije zurenje. Nemojte fiksirati sugovornika da ga ne prepadnete.

26. Dobra priprema je pola posla • Prije pregovora doznajte sa svih mogućih izvora koji su Vam dostupni (poznanici, druge tvrtke, Internet) čim je moguće više o Vašem sugovorniku • Te informacije koristite mudro u pregovorima. • Nikako nemojte otkriti sugovorniku da ste u vlasništvu informaciju, jer onda mu dajete vremena za pripremu obrane

27. Šokiranje sugovornika • Ova je tehnika vezana uz prethodnu • Ljudi pod šokom su podložni hipnozi (to je način na koji se inače i provodi pranje mozga) • U pravom trenutku iskoristite neku od Vaših informacija na način da “šokirate” sugovornika (npr. Čuo sam da Vam se kolegica iz firme udala i otišla raditi za konkurenciju) • Imate oko 10ak sekundi da mu u mozak ubacite neku Vašu misao, npr. Htio bih da imam pristup podacima u vašoj aplikaciji da ih mogu povući iz neke od mojih ostalih aplikacija. Misao artikulirajte dan prije, jer imate malo vremena dok je sugestivan • Nakon toga nemojte više spominjati tu misao u ostatku tog razgovora. Kasnije je samo ugradite u Ugovor. Najčešće će sugovornik pristati na nju, jer će mu u podsvijesti ostati misao da ste istu i dogovorili

28. Uvijek tražite da dobijete Ugovor… • Nikada nemojte ponuditi Ugovor, već ga tražite da Vam ga sugovornik ponudi • Nikada nemojte potpisati Ugovor, uzmite i ga doma na najmanje tjedan, preporučljivo i dva tjedna • Pročitajte ga u potpunom miru • Za svaku nejasnoću konzultirajte se, eventualno platite pravniku koji je stručan za područje informatike ili konzultantu da Vam da svoje mišljenje

29. …i uvijek zaključite sa Vašom verzijom • Nakon što pročitate Ugovor, ugradite ga u svoju standardnu formu (potrebno je da si napravite šablonu za izradu Ugovora) • Ugradite i par “bezazlenih klauzula” koje kasnije možete po potrebi koristiti u svoju korist • Dobar primjer je klauzula: Kupac ima pravo koristiti podatke iz baze podataka u okviru pismene definicije pristupa tablicama u bazi podataka • Pitanje auditoriju: što ova klauzula znači po Kupca?

30. Dodani trikovi – punjenje glave • Počnite razgovor sa glupim temama. Najbolje je pronaći neku zajedničku poput sporta, umjetnosti, filmova, kućnih ljubimaca, hrani/vinu, itd. Vodite neformalni razgovor 15ak minuta, ali u glavi cijelo vrijeme u mislima ponavljajte ključne točke pregovora koje ste pripremili prethodnih dana • Kada počnete sa razgovor, sugovornik će biti dezorijentiran i puno će lošije voditi razgovor od Vas • Ovu tehniku će najčešće pokušati upotrijebiti protiv Vas

31. Dodani trikovi – tehnika afirmacije • Ubacujte čim je moguće više DA riječi u razgovor i klimajte glavom. Ljudi imaju čudnu tendenciju da imitiraju svoje sugovornike. Počnite pratiti kada će sugovornik počet klimati glavom u vašem ritmu • Vodite razgovor i stalno koristite afirmativne fraze. U početku koristite i same afirmativne dijelove (stvari koje se podrazumijevaju poput cijene licence ako je prethodno dogovorene) • Kada dođete do spornih stvari, nastavite u afirmativnom tonu. Ubacite tu i tamo pokoju spornu stvar, a ostale i dalje držite afirmativne. Najčešće će sugovornik popustiti na stvarima na kojima inače nikada ne bi popustio

32. Za kraj • Uvijek se pripremite unaprijed za pregovore • Pripremite popis stvari o kojima ćete pregovarati i podijelite ih u tri kategorije: one na koje ste spremni pristati, one na koje možete pristati ali su kompromis i ono na što nećete pristati • Držite čvrsto Vašu pregovaračku poziciju i nemojte odstupati od stvari o kojima nema diskusije. Popuštanje Vas u očima sugovornika prikazuje kao slabića i stavlja njega u dominantnu poziciju • Stvari na koje ste spremni i na koje možete pristati koristite kao osnovu za pregovore po sistemu “ja tebi – ti meni”. Npr. pristajem na to da plaćam putne troškove, ali onda je vrijeme odaziva 6 sati od trenutka poziva a ne jedan dan • Nikada nemojte na nešto pristati bez da ste dobili nešto zauzvrat • Uvijek tražite Win-Win situacije – ako želite da se posao odradi, sve strane moraju imati interesa u postignutome dogovoru.

33. Kraj Dodatna diskusija i pitanja su dobrodošla