VAC Brugge Jacob van Maerlantgebouw Projectstuurgroep 31 augustus 2011

1. VAC BruggeJacob van MaerlantgebouwProjectstuurgroep 31 augustus 2011

2. Agenda Voorstelling Siteverantwoordelijke Toelichting Schoonmaak & Catering Catering: warme maaltijden en warme dranken Toelichting Budgetoverdracht Bouw en inrichting: stavaza Postbusnummers VAC-B Signalisatie Parking dienstvoertuigen Fysieke bewaking Technieken – telefonie Overige Varia

3. VAC Brugge: Jacob van MaerlantgebouwKoning Albert I-laan 1.28200 BRUGGE (Sint-Michiels) Slide 3

4. Voorstelling Siteverantwoordelijken • Algemeen emailadres: vanmaerlant@bz.vlaanderen.be • Siteverantwoordelijke: Rob Dingenen – in dienst sinds: 16/08/2011 • E-mail: rob.dingenen@bz.vlaanderen.be, GSM: 0496 755 823 • Adj.siteverantwoordelijke: Dirk Vermeulen – in dienst sinds: 01/09/2011 • E-mail: dirk.vermeulen@bz.vlaanderen.be • Verantwoordelijkheden: • On-site vanaf Voorlopige Oplevering: 30/09/2011 • Begeleiden v.h. opzetten van de Facilitaire Diensten • Eerste contactpunt voor Facilitaire Diensten: • Gebouwbeheer, Onthaal, Verzending, Logistiek, Veiligheid, Bewaking

5. Toelichting Schoonmaak & Catering • Algemene toelichting – Marleen Vanwingh Catering: • Warme Maaltijden in VAC-Brugge • Onderzoek / scenario’s door aFM • i.k.v. onderhandeling sectoraal akkoord kabinet & vakbonden • Nota in opmaak bij aFM -> kab. 1/9 • Warme dranken in VAC-Brugge • Zelf af te halen aan de warmedrankautomaten • Waar: restaurant, publieke vergaderzalen (+0) en kitchenettes (op verdiep)* *Gratis koffie en thee in de kitchenettes *Gratis koffie en thee voor de publieke vergaderzalen op verdiep *Grotere diversiteit aan warme dranken, overal

6. Budgetoverdracht – Patrick Geirnaert • Toelichting modaliteiten budgetoverdracht • De modaliteiten • Berekeningen zoals tot op heden – globaal • Brief kabinet – nota aan het CAG • => bestaande budgetten / budgettaire VTE’s worden overgedragen, niet de berekende! • N.B.: er wordt een onderscheid gemaakt tussen: • Budgettaire VTE’s – cfr. personeelskredieten, en • Fysieke VTE’s – cfr. personen • Indien geen personeelsoverdracht naar aFM, dan geldt er een overgangsperiode van 2 jaar. • Toelichting sjabloon bevraging budgettaire VTE’s/bruto personeelskost • Timing feedback: 16/09, eind van de dag, of eerder. • Feedback via mail naar Johan Claeys (cc. Patrick Geirnaert)

7. Bouw en inrichting: stand van zaken • Stand van zaken: bouw • Voorlopige oplevering: 30/09/2011 • Uitgestelde werken: 31/10/2011 • Zie foto-presentatie per entiteit op de VAC-B website: VAC-Brugge_afbeeldingen • Archiefruimte • Quid feedback agentschappen bij teveel aan kastruimte? • => Feedback naar: An Van Delm (kopie: Elvira Servaes, Dries Van Daele), z.s.m. • Bergingen • Behoeften volledig doorgegeven? • => Feedback naar: An Van Delm (kopie: Elvira Servaes), timing: z.s.m. • Kasten: Oplijsting legplanken en hangklassementen • Behoeften volledig doorgegeven? • => Feedback naar siteverantwoordelijke: vanmaerlant@bz.vlaanderen.be, timing: 16/09/2011

8. Facilitaire Diensten • Postbusnummers VAC-B • Kennisname v.d. busnummers • Validatie – feedback • Ontbreken er (deel)entiteiten? • Mogen er (deel)entiteiten samengevoegd of geschrapt worden? • Zie: ingevulde template in bijlage. • => Feedback naar siteverantwoordelijke: vanmaerlant@bz.vlaanderen.be, timing: 16/09/2011 • Signalisatie • Juiste verwoording cruciaal ! • Juiste afkorting • Juiste volledige benaming v.d. entiteit • Wat zijn de behoeften? Hoe willen de entiteiten aangeduid staan? • Bijzondere behoeften? • Zie: template in bijlage. • => Feedback naar siteverantwoordelijke: vanmaerlant@bz.vlaanderen.be, timing: 16/09/2011

9. Facilitaire Diensten • Parking Dienstvoertuigen • Gelet op de talrijke feedback op de stuurgroepen wordt een herbevestiging gevraagd van de door IF gevalideerde aantallen, met de nadruk op de hoge dienstvoertuigen: aantal + hoogte (> 2m10)? • Zie: ingevulde template in bijlage. • => Feedback naar siteverantwoordelijke: vanmaerlant@bz.vlaanderen.be, timing: 16/09/2011 • Fysieke Bewaking • Timing – tijdens werkdagen VO: • 5u00-8u00 • 17u00-21u00 • Controle rondes • Daarbuiten: gesloten, uitzonderingen op aanvraag (te betalen!) • Zijn er specifieke, structurele behoeften? • Cfr. VDAB, Syntra, AO,… • Hiermee kan rekening gehouden worden vanaf 2012. • => Feedback naar siteverantwoordelijke: vanmaerlant@bz.vlaanderen.be, timing: 16/09/2011

10. Technieken – telefonie: kennisgeving Issue: • Mobistar kan geen geschikte oplossing bieden • Alternatief: Belgacom, bevestigd door e-IB op 25/08/2011 • Impact: • Op kostenpatroon – doorrekening naar klanten cfr. telefonie-abonnementen (cfr. vroeger) • Op timing: • Activering kan rond zijn tegen begin nov. 2011 • Het traject voor de opzet van telefonie is momenteel vertraagd • Zie verder: WG Technieken & ICT

11. Overige • Bezoekersdag VAC-B: • Eind oktober – begin november • i.o.m. beheer • WG ICT: 13/09/2011 • WG Archivering: > 15/09/2011 (te bevestigen) • WG Verhuis: 06/10/2011 • Volgende Projectstuurgroep: • ma. 24/10/2011 om 14u00 • Locatie: Brugge Roode Poort, (Rijselstraat nr. 231) • Topics: • Opvolging Werkgroep Anders Werken • Overgang naar beheer • Opstart Werkgroep Welzijn

12. Varia • Communicatie – Feedback: • Contactpersonen per onderwerp, zie ook vorige slides: • Architecten (An Van Delm en Elvira Servaes): • Archiefruimte • Bergingen in de kelder • Financiële Experts (Johan Claeys en Patrick Geirnaert): • Bevraging Budgettaire VTE’s i.k.v. budgetoverdracht • Siteverantwoordelijke (vanmaerlant@bz.vlaanderen.be): • Legplanken en hangklassementen • Postbusnummers • Signalisatie • Parking • Bewaking • Infobrochure VAC-Brugge: • Deze zal per 30/09/2011 beschikbaar zijn op de VAC-Brugge website. • De stuurgroepleden vragen om Push info bij update van de status v.h. project. • aFM zal hiermee rekening houden.