ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS de trámite EN EL HIMFG

1. ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS de trámite EN EL HIMFG Instructor: Susana Gabriel López Unidad de Enlace

2. Temas • Administración de documentos • Administración de correspondencia (Control de Gestión) • Documento • Expediente • Clasificación de la información • Formato Carátula del expediente

3. Administración de documentos Todo documento de archivo en posesión de los sujetos obligados formará parte de un sistema institucional de archivos Art. 18 Ley de Archivos

4. Administración de documentos Metodología integral para planear, dirigir y controlar la producción, organización, circulación y uso de los documentos, a lo largo de su ciclo institucional de vida, atendiendo a una mayor economía y racionalización en el manejo de los recursos operativos y las estructuras archivísticas.

5. Administración de documentos Archivación de documentos Clasificar Ordenar … la documentación Describir JARD Corporativo S.C 2013

6. Gestión de la información Producción Integración Clasificación y ordenación Gestión de la Información Ciclo vital Descripción Acceso Valoración Conservación JARD Corporativo S.C 2013 Difusión

7. Ciclo Vital Administración de documentos

8. Administración de correspondencia Oficialía de partes X Documentos de carácter judicial o administrativo XDocumentos de carácter personal: Estados de cuenta bancarios, recibos de cobro de derechos, impuestos, boletaje de transportación, publicidad, etc. Recibir y entregar correspondencia oficial • . X animales, fluidos o tejido orgánico, alimentos, dinero, valores, documentos contables o negociables, objetos frágiles o valiosos, armas, artículos perecederos o d fácil descomposición

9. Administración de correspondencia Oficialía de partes / Control de Gestión Recepción • Folio consecutivo • Fecha y hora de recepción • Destinatario • Remitente • Tipo de documento y número • Descripción breve del asunto • Observaciones

10. Administración de correspondencia Oficialía de partes / Control de Gestión • Ubicada en un lugar visible al público • Horario: • 7 a 22 hrs de lunes a viernes y de 8.30 a 20.30 sábados y domingos

11. Administración de correspondencia Control documental • Horario: 9.30, 11.30, 13.30, 16.00 hrs • Sólo transporta documentos de un área a otra sin existir entregas personalizadas. • Tiene que tener preparada la documentación • Se deberá firmar en la hoja de control documental verificando que esté debidamente entregado • Se entrega acuse

12. Administración de correspondencia Correspondencia de Entrada a. Revisión de contexto y contenido b. Recepción (acuse de recibo) c. Registro (en formatos o sistemas oficiales y estandarizados) d. Turno al área que atenderá el asunto

13. Administración de correspondencia Control de Gestión Seguimiento (mediante volante de control o sistema automatizado) Nombre y logotipo del Hospital Fecha: Nombre del área generadora Nombre del remitente No. de referencia del documento Indicaciones Firma de recibido

14. Administración de correspondencia Correspondencia de Salida a. Revisión b. Registro (en formato oficial o sistema) c. Despacho d. Control y seguimiento de envío

15. Integración de la Información Archivística

16. Documento de archivo El que registra un acto administrativo, jurídico, fiscal o contable, creado, recibido, manejado y usado en el ejercicio de las facultades y actividades de los sujetos obligados, independientemente del soporte en el que se encuentren. Art. 4 fracción XX Definición

17. Documento de archivo A los expedientes, reportes, estudios, actas, resoluciones, oficios, correspondencia, acuerdos, directivas, directrices, circulares, contratos, convenios, instructivos, notas, memorandos, estadísticas o bien, cualquier otro registro que documente el ejercicio de las facultades o la actividad de las dependencias o entidades y sus servidores públicos, sin importar su fuente o fecha de elaboración. Los documentos podrán estar en cualquier medio, sea escrito, impreso, sonoro, visual, electrónico, informático u holográfico MAAGTA Definición

18. Documento de archivo

19. Documento de archivo • Es probatorio de eventos, sucesos o procesos de trabajo • Posee valores administrativos, legales, fiscales • Es exclusivo y único • Formaliza la institucionalidad de las acciones públicas • Es referencia y testimonio de la acción gubernamental • Debe estar plenamente identificado con datos que permitan su agrupación archivística, esto es, deben contener datos de contexto y contenido Características

20. Documento de archivo Varios formatos, un solo concepto archivístico Circular o atenta nota Memorándum Oficio Multisoporte en papel

21. Documento de archivo

22. Documento de archivo

23. Contexto y contenido del documento de archivo 1 • Logotipo institucional • Unidad Administrativa productora • No. de identificación asignado al documento • Breve extracto del asunto de que trata • Fecha del documento • Destinatario • Contenido • Emisor • Copias marcadas • Siglas del funcionario que elabora el documento y de quien lo mecanografió 2 5 3 6 4 7 8 9 10 Los datos de contexto y contenido permiten la integración del documento al expediente que le corresponde

24. Documento electrónico Art. 22 MAAGTA 1.Considerar como documentos de archivo electrónicos para su registro y, en su caso incorporación al sistema de gestión documental o herramienta para control de documentos de archivo, aquéllos que sirvan de sustento a los actos de autoridad derivados de las atribuciones y funciones de las unidades administrativas, y que cumplan con las características siguientes:

25. Documento electrónico a) Los documentos electrónicos y los digitalizados relacionados con la gestión de asuntos y trámites: b) Las bases de datos o reportes propios o que provengan de otros sistemas de información distintos a los utilizados por las unidades administrativas, y c) Los que propicien la trazabilidad de metadatos que sean creados para el sistema o herramienta, a fin de mantenerlos o preservarlos en el tiempo.

26. Documento electrónico Clasificar los documentos de archivo electrónicos, con plena equivalencia a los expedientes de las series documentales correspondientes al cuadro general de clasificación archivística. Utilizar como soporte de almacenamiento para los documentos de archivos electrónicos, equipos institucionales de almacenamiento administrados por la UTIC que cumplan con las características de seguridad de la información establecidas en las disposiciones aplicables en la materia. Identificarlos utilizando información que comprenda los datos de identificación establecidos para soporte papel, a fin de mantener los documentos de archivo electrónicos a través del tiempo con base en su vigencia documental.

27. Documento electrónico Información requerida para la identificación de los documentos de archivo electrónico. • Vinculo a anexos, cuando existan; • Nombre y versión del sistema o formato en que se captura, y • Plantillas requeridas para interpretar la estructura del documento.

28. Documento electrónico Información requerida para mantener los documentos de archivo electrónicos en el tiempo. • Software: fecha, nombre y versión del nuevo software; • Hardware: fecha, nombre y características del nuevo servidor o equipo institucional de almacenamiento • Reporte de eventos: cambio de la función a otro departamento, subdirección o dirección en la unidad administrativa. • Reporte de anomalías en formatos y contenido de los documentos de archivos electrónicos, y • Reporte de siniestros o daños al material digital.

29. Documento electrónico V. Mantener accesible a su lectura los documentos de archivo electrónicos, en los términos y por el plazo que se establezca en el catálogo de disposición documental VI. Preservar los documentos de archivo electrónicos con valor histórico en los equipos institucionales de almacenamiento administrados por la UTIC

30. Expediente Unidad documental constituida por uno o varios documentos de archivo, ordenados y relacionados por un mismo asunto, actividad o trámite de los sujetos obligados. Art. 4 fracción XXIII

31. Características del Expediente • Se integra en forma lógica y cronológica • Debe estar integrado con documentos originales y/o copias que obren como originales • Debe foliarse para asegurar la integridad de los documentos que lo constituyen • Debe ser manejable (espesor máximo 5 cm.) • Se identifica con una portada estandarizada

32. Expediente

33. Expediente

34. Organigrama

35. Funciones Coordinar la elaboración de informes y reportes de programas gubernamentales vigentes (Transparencia y Rendición de Cuentas, Investigación, Perfil de Población Atendida, entre otros), e institucionales (Capacitación) a efecto de cumplir con los requerimientos de información ante las instancias correspondientes.

36. Conjunto de documentos producidos orgánicamente por un sujeto obligado, que se identifica con el nombre de este último Cada una de las divisiones del fondo, basada en las atribuciones de cada sujeto obligado de conformidad con las disposiciones legales aplicables. Fondo Subdirección de Seg. Prog. y Diseño Org. Sección Sección Sección Informes Institucionales Unidad de Enlace Programas especiales Serie Serie División de una sección que corresponde al conjunto de documentos producidos en el desarrollo de una misma atribución general y que versan sobre una materia o asunto específico Expedientes Solicitudes de acceso. Expedientes Documentos

38. Funciones vs inventario

39. Clasificación de la Información Información Reservada Artículo 14. También se considerará como información reservada: I. La que por disposición expresa de una Ley sea considerada confidencial, reservada, comercial reservada o gubernamental confidencial; II. Los secretos comercial, industrial, fiscal, bancario, fiduciario u otro considerado como tal por una disposición legal; III. Las averiguaciones previas; IV. Los expedientes judiciales o de los procedimientos administrativos seguidos en forma de juicio en tanto no hayan causado estado; V. Los procedimientos de responsabilidad de los servidores públicos, en tanto no se haya dictado la resolución administrativa o la jurisdiccional definitiva, o VI. La que contenga las opiniones, recomendaciones o puntos de vista que formen parte del proceso deliberativo de los servidores públicos, hasta en tanto no sea adoptada la decisión definitiva, la cual deberá estar documentada. LFTAIPG

40. Clasificación de la Información Información Confidencial Artículo 18. Como información confidencial se considerará: • La entregada con tal carácter por los particulares a los sujetos obligados, de conformidad con lo establecido en el Artículo 19, y • Los datos personales que requieran el consentimiento de los individuos para su difusión, distribución o comercialización en los términos de esta Ley LFTAIPG

41. Formato portada

42. Formato carátula de expediente

43. Expedientación Consiste en clasificar el Documento, abrir el expediente escribiendo en la ceja de la carpeta el número, encabezamiento, extracto y el año. // Es la operación que consiste en agrupar los Documentos que tratan de una mismo asunto, siguiendo un orden determinado para formar, identificar y controlar un expediente al elaborar sus cubiertas y registros correspondientes.

44. ORDENACIÓN Definición: Método de ubicación física (topográfica) de los expedientes en los depósitos de archivo, a través de la elección de un criterio de ordenación determinado

45. Ordenar no es igual a Clasificar

47. MÉTODOS DE ORDENACION

48. El mobiliario donde se depositan los archivos debe también identificarse Archiveros, estantes, cajas E1N1 E2N1 E3N1 E1N2 E2N2 E3N2 E1N3 E2N3 E3N3