Delmon University MIS

1. Delmon UniversityMIS Lecture (3)

2. نظم معالجة المعاملات Transaction Processing System • ان أول نظام يعتمد على الكمبيوتر كان يسمى معالجة البيانات الكترونياً Electronic Data Processing (EDP) وبعدها سمي بنظام المعلومات المحاسبية Accounting Information Systems (AIS) ، والآن يدعى بـ Transaction Processing System (TPS) أي نظام معالجة المعاملات, أو نظام معالجة البيانات (DPS) Data Processing System • .

3. نظم معالجة المعاملات Transaction Processing System • مفهوم نظام معالجة المعاملات TPS هي نظم محوسبة تقوم بتوثيق وتدوين جميع المعاملات التي تجري داخل المنظمة أو بين المنظمة والبيئة الخارجية ( مثل تسجيل معاملات البيع والشراء واستلام وتسليم المواد وتسجيل التدفقات والمعاملات المالية ). كما تعمل على جمع وتخزين البيانات يومياً كمدخلات ومن ثم معالجتها وإعطاؤها على شكل وثائق، مثل: الفواتير أو على شكل تقارير مثل تقارير جمع المبيعات أو الشراء فتساعد في اتخاذ القرارات المبرمجة وبالتالي ملائمتها للمستوى الإداري التشغيلي

4. آلية عمل نظام معالجة المعاملات TPS إنمدخلات النظام بياناتتجمع من النظام المادي للمنظمة،المدخلات (Input)، التحويل (Transform)، والعناصر المخرجة (Output)والبيئة (Environment) وتدخل إلى قاعدة البيانات. وبالتالي تقوم برمجيات معالجة البيانات DataProcessing Software بتحويل البيانات الى معلومات وتقدمها الى ادارة الشركة على شكل تقارير تساعدهم في عملية اتخاذ القرارات المهيكلة، كذلك يستفيد منها الافراد والتنظيمات في بيئة المنظمة.

5. نموذج نظم معالجة المعاملات

6. وظائف نظم معالجة المعاملات Functions of TPS • وظيفة الإدخال (Input function) :- وهي وظيفة تسجيل المعاملات والصفقات التي تجري بين المنظمة وزبائنها أو بين المنظمة ومورديها, وأيضا تسجيل المعاملات التي تجري داخل المنظمة وبين أقسامها. • أي إن وظيفة الإدخال هي عمليات جمع بيانات المعاملات من مصادرها الأصلية وتحويلها إلى بيانات منسقة بهدف إدخالها إلى الحاسب بواسطة وحدات الإدخال.

7. وظائف نظم معالجة المعاملات Functions of TPS • وظيفة المعالجة (Processing function) :- وهي الوظيفة التي تعمل على تخزين وتعديل وتفسير البيانات بإجراء العمليات الحسابية والمنطقية لتتلاءم مع حاجات المستفيدين. • ( التخزين, التصنيف, الفرز, التحديث, الاسترجاع...............)

8. وظائف نظم معالجة المعاملات Functions of TPS • وظيفة الإخراج (Output function) وتشمل على: • إصدار الوثائق (Documents) مثل فواتير المطالبة, أرصدة الحسابات. • إصدار تقارير الرقابة (Reports) :- وهي التقارير التي ينتجها النظام من اجل وصف عمليات معالجة المعاملات بهدف الرقابة على هذه العمليات, مثل تقرير كشف الرواتب الذي يوضح لمن دفعت الرواتب وما مقدارها.

9. الأنظمة الفرعية TPS • نظام الرواتب Payroll • نظام إدخال الأوامرOrder Entry • نظام المخزون Inventory • نظام الفواتيرInvoicing • نظام الشحن Shipping • نظام المشتريات Purchasing • نظام الاستلامReceiving

10. A Symbolic Representation for a payroll TPSتمثيل نظام الرواتب معلومات الموظفيين الى الأستاذ العام: الاجور والرواتب التقارير الادارية نظام الرواتب الوثائق الحكومية شكيات الموظفين ملف الرواتب الرئيسي (قاعدة البيانات) الاستفسارات المباشره

11. نظم المعلومات الإداريةManagement Information System MIS • نظم المعلومات الإدارية كفرع من نظم المعلومات الإدارية صممت لخدمة وظائف المستوى الإداري. إن نظم المعلومات الإدارية تخدم المستوى الإداري في المنظمة عن طريق تزويد المديرين في الإدارة الوسطى بالتقارير الدورية عن الأداء الحالي والتقارير التاريخية. تخدم نظم المعلومات الإدارية وظائف التخطيط والرقابة واتخاذ القرار في المستوى الإداري, إذ تقدم تقارير دورية (مجدولة), وخاصة واستثنائية.

12. Management Information System MIS • إن مدخلات النظام تأتي من نظام معالجة البيانات TPS بالإضافة إلى البيانات والمعلومات التي دخلت من البيئة عن طريق تفاعل المنظمة مع المنظمات الأخرى مثل الموردين, وتحفظ في قاعدة البيانات لمعالجتها وإنتاج المعلومات.

13. أنواع البرمجيات في MIS 1- برمجيات كتابة التقارير Report-writing Software: وهي تنتج نوعين من التقارير: • التقارير الدورية Periodic Reports: يتم صياغتها باستخدام إحدى لغات البرمجة ويتم تحضيرها حسب جدول زمني. • التقارير الخاصة Special Reports (Ad hoc reports): وهي تعد وفقاً لاحتياجات غير متوقعه، أي احتياجات المعلومات في أوقات غير محددة. 2- النماذج الرياضية Mathematical Models: هي نماذج تنتج نتيجة لمحاكاة عمليات المنظمة. نماذج رياضية تصف عمليات الشركة وتكتب بأي لغة برمجة.

14. نموذج نظم المعلومات الإدارية

15. مخرجات MIS • إن مخرجات نظام المعلومات الإدارية هي معلومات (تقارير) تصف: • ما حدث في الماضي • ما يحدث الآن • ما هو مرغوب بإحداثه في المستقبل.

16. أنواع التقارير التي تصدرها MIS: 1- التقارير الدورية (المجدولة) Periodic Reports (Scheduled Reports): وهي التقارير التي تصدر بشكل دوري وتكون مجدولة من حيث الزمن وتستخدم لأهداف الرقابة على الدورة السابقة أو التخطيط للدورة القادمة، مثل: التقارير اليومية، الأسبوعية والسنوية. 2- التقارير الاستثنائية Exceptional Reports: وهي التقارير التي تصدر في الحالات غير الاعتيادية التي تظهر في العمل وتتطلب انتباه الإدارة إليها، وتستخدم هذه التقارير لأهداف الرقابة على حسن سير العمل في المنظمة. 3- التقارير حسب الطلب Demand Reports أو التقارير الخاصة Special Reports: وهي التقارير التي يطلبها المستخدم المخول حسب حاجته للمعلومات عن نشاطات مخصصة أو عمليات محددة.

17. نظم دعم القرار(DSS) Decision support system • DSS نظم معلومات على مستوى إدارة المنظمة يساعد مدير أو مجموعة صغيرة من المديرين لحل مشكلة شبه مهيكلة أو غير مهيكلة. • هي مجموعة متكاملة من البرمجيات , النماذج , أدوات المعالجة , تتفاعل مع البيانات والمعلومات لتقديم الحلول المقترحة ودعمها للمستوى التكتيكي والمستوى الاستراتيجي.

18. نظم دعم القرارDecision support system • دعم support : ان نظم دعم القرار تدعم , ولا تحل محل المدير في اتخاذ القرار , بل تهيئ للمدير أساليب التحليل المناسبة للظاهرة المدروسة وترك اتخاذ القرار النهائي للمدير. • القرار Decision : حيث تركز نظم دعم القرارات على دعم الانتقال باهتمام المديرين من المستويات العملياتية إلى الاهتمام بحل المشكلات الإدارية (شبة المهيكلة وغير المهيكلة)

19. نظم دعم القرارDecision support system • لا يميل نظام دعم القرار إلى ان يحل محل المدير, ويوضح الشكل التالي هذه العلاقة بين المشكلة ودرجة الدعم التي يمكن ان يوفرها الحاسب. فيمكن تطبيق الحاسب على الجزء المهيكل من المشكلة, الا ان المدير يظل مسئولا عن الجزء غير المهيكل. ويعمل المدير والحاسب معاً كفريق لحل المشاكل التي تقع في المنطقة الكبيرة شبه المهيكلة.

20. نظم دعم القرارDecision support system Manager + Computer DSS Computer Solution Manager solution

21. نظم دعم القرارDecision support system • مدخلات DSS هي معلومات داخلية من نظم معالجة المعاملات TPS ومن نظم المعلومات الإدارية MIS .

22. نموذج نظم دعم القرارDecision support system Information Information information Data Data Data Information Information Data Information TPS + MIS +Environment Other group members Individual problem solvers Report writing software Groupware Mathematical models Data base

23. توضيح عناصر النموذج السابق • المدخلات: بيانات + معلومات ( خارجية + TPS + MIS) • المعالجة: نماذج رياضية + تقارير + برامج كتابة التقارير + المجموعات • المخرجات: تقارير خاصة + الحلول • المستوى الاداري: المستوى التكتيكي (المتخصصون + مدراء الاقسام) • القرارات: شبه المهيكلة + غير المهيكلة

24. مكونات نموذج نظم دعم القرارDSS Model Components • قاعدة بيانات نظم دعم القرار Decision support system Data Base • حيث يتم إدخال البيانات والمعلومات في قاعدة البيانات من بيئة المنظمة ومن مخرجات نظم معالجة المعاملات ونظم المعلومات TPS + MIS + Environment • برمجيات نظم دعم القرار: Decision support system Software systemوهي: • نظم برامج كتابة التقارير Report writing software و تنتج تقارير دورية وتقارير خاصة. • نماذج رياضية Mathematical models • نظم مجموعات Group ware تمكن متخذي القرار الذين يعملون مع بعضهم كمجموعة من الوصول إلى حل. وهو ما يسمى بمصطلح نظم دعم القرار الجماعي .Group Decision support system (GDSS) • واجهة المستخدم User Interface • جزء من نظام المعلومات تمثل أجهزة ومجموعة أوامر على الشاشة تمكن المستخدم من التعامل والتفاعل مع النظام,مثل الجداول البيانية التي تعمل وتعطي مرونة بيت المستخدم ونظم دعم القرارات.