90 likes | 195 Views
Delmon University MIS. Lecture (5). نظم أتمتة المكاتب Office automation System. نظم المكاتب المشغلة آليا:
E N D
Delmon UniversityMIS Lecture (5)
نظم أتمتة المكاتبOffice automation System نظم المكاتب المشغلة آليا: تعني استخدام التكنولوجيا لتنفيذ الواجبات التي تنجز في المكاتب الإدارية آليا بهدف زيادة الانتاجية و تحسين فعالية الاتصالات و المعلومات داخل المكتب و بين المكتب و البيئة الداخلية و بين المكتب و البيئة الخارجية.
نظم أتمتة المكاتبOffice automation System فوائد OAS : • زيادة المخرجات • تخفيض كبير في ميزانيات السفر و التنقلات و الإقامة. • تخفيض في نفقات القرطاسية و البريد. • زيادة جودة العمل و دقته و تقليل نسبة الأخطاء. • التحسن المستمر في معنويات العاملين في المكاتب. • الرقابة الذاتية و الآلية على الأعمال و تصحيحها. • توفير في الوقت و الجهد.
تطبيقات OAS 1. نظم إدارة الوثائق Documents Management تتضمن مجموعة من الأدوات الالكترونية المهمة للتعامل مع الوثائق كتابة-معالجة-تخزين- و منها .. • معالج النصوص : وهي البرمجيات الحاسوبية التي تحول النص إلى وثائق إلكترونية يمكن معالجتها و تخزينها ونقلها و تحويلها إلى مستندات إلكترونية أو ورقية. • النشر المكتبي :وهي البرمجيات و المعدات الحاسوبية الخاصة لإنتاج الوثائق ( تشبه دور النشر المتخصصة ).
تطبيقات OAS • إعادة النسخ :وهي استخدام اجهزة لاستنساخ عدد كبير من النسخ للوثيقة الواحدة، مثل ( طابعة الحاسب، آلة التصوير ). • نظم معالجة صور الوثائق :وهي نظم لإدارة الصورة إلكترونيا و تتكون من الأجهزة و البرمجيات مثل ( الماسحاتScanners ). • نظم الأرشفة :وهي نظم تخزين وحفظ الوثائق بالصورة التقليدية اليدوية القديمة أو حسب أنظمة التخزين الالكتروني (flash–DVD floppy – CD ).
تطبيقات OAS 2- نظم التراسل Message Handling System • فاكس عن بعد fax mail : جهاز لنقل صور طبق الأصل عن الوثائق عبر خطوط الهاتف و لا يحتاج إلى حاسوب ولكن نتيجة للتطور يمكن ربطه بالحاسوب من خلال الـ modem ليصبح fax modem . • البريد الإلكتروني e-mail : هي إمكانية التراسل بين مركزين إلكترونيين أو أكثر عبر شبكات الاتصال ( Internet – Intranet – Extranet ) المرتبطة بالحاسب الإلكتروني. • البريد الصوتي voice mail : هو شكل متطور للبريد الإلكتروني حيث يتم التراسل بالوسائل الصوتية
تطبيقات OAS 3- نظم المؤتمرات عن بعد Teleconferencing • المؤتمرات السمعية ( التلفون ) : إستطاعة المشاركين في المؤتمر استخدام خطوط و أجهزة الهاتف بشكل أساسي باختلاف مواقعهم ولكن في نفس الوقت. • المؤتمرات المرئية ( أجهزة فيديو – الكاميرات ) : بواسطة هذا النظام يستطيع كل من المؤتمرين أن يشاهدوا و يسمعوا من خلال أجهزة الفيديو.
تطبيقات OAS • المؤتمرات الحاسوبية ( الحاسب و ملحقاته ): وهي توصيل الأعضاء المشتركين في المؤتمر من خلال البريد الإلكتروني او المنتديات ( لا يشترط التواجد في نفس المكان و الوقت ). • العمل عن بعد : أي إمكانية ممارسة العمل المكتبي عن بعد باستخدام وسائل الاتصال المشتركة مع الحاسب حيث أصبح إمكانية الموظف من خلال حاسوبه الشخصي في المنزل أن يدخل إلى شبكة المنظمة التي يعمل فيها و يقرأ البريد الإلكتروني الوارد له و يجيب عليه و يحرر التقارير و يجري جميع الأعمال المكتبية المطلوبة و ثم يوزع مخرجات عمله إلى الجهات المعنية.
تطبيقات OAS 4- نظم دعم المكاتب Office Support System • برمجيات العمل الجماعي : وهي عبارة عن مجوعة برمجيات صممت لدعم جهود العمل التعاوني بين جماعات أعضاء المنظمة مع بعضهم البعض، وأن يعمل بالتزامن أو بأوقات مختلفة مع أفراد آخرين باستخدام نفس البرمجية. • منظم المكتب : مثل برمجية دفتر الملاحظات Notebook – التقويم الزمني Calendar – الساعة و التاريخ – ملف البطاقات – الآلة الحاسبة ) • تطبيقات آخرى : أكسل – أكسس – بوربوينت – فوتوشوب.