Hoe kan uw ERP systeem blijven voldoen aan nieuwe gebruikerseisen

1. Hoe kan uw ERP systeem blijven voldoen aan nieuwe gebruikerseisen Een voorstel tot samenwerking tussen klant en leverancier • Dr. Piet Vandenbossche • Universitair Docent Rijksuniversiteit Groningen

2. Achtergrond • Controller Deko Industries N.V. (Belgie) • 15 jaar ervaring in diverse rollen bij ERP speler Infor • Gepromoveerd in Bedrijfskunde • Universitair Docent Business & ICT • Contact: p.e.a.vandenbossche@rug.nl – 06-48.82.48.61

3. 1. Introductie: ERP Systemen, noodzakelijke wijzigingen doch

4. ERP systemen in de ‘90 • Waarom ERP systemen werden gekozen: • Inkrimpen IT departementen • Jaar 2000 probleem • Euro conversie ondersteuning • Kenmerken van de ERP systemen toen: • Vaak monolytisch, ASCII, nadien GUI • Functionaliteit in volle ontwikkeling, maatwerk • Technologie nu 10-15 jaar oud • Hoge adoptiegraad: 40%+ groei jaar over jaar

5. ERP systemen in 2008 • Kenmerken ERP systemen nu: • Service Oriented Architecture Componenten • Geen onderscheid tussen ERP, CRM, Analytical Tools • Moderne Technologie, Web-based • Functionaliteit producten nu ‘volwassen’ • Adoptie, upgrade: 5% groei jaar over jaar

6. Nieuwe gebruikerseisen – Hoezo ? • ERP systemen worden gemiddeld 10+ jaar gebruikt • Diverse bedrijfsspecfieke oorzaken van nieuwe gebruikerswensen die leiden tot wijziging ERP impl.: • Nieuwe Bedrijfsstrategie, e-Business Strategie • Nieuwe Wetgeving, nationaal en Europees, IFRS • Globalizering, bijv. outsourcing productie naar bijv. China • Organisatie wijziging, M&A, aan- en verkoop van divisies etc. • Etc.

7. Nieuwe gebruikerseisen – Hoezo ? • Andere oorzaken van wijzigingen van de ERP implementatie: • Upgrade naar laatste Service Pack of laatste Versie: • Om gebruik te maken van laatste features, business concepts, etc. • Dit is de vereiste voor een noodzakelijke technologie upgrade • Omwille van support policies van de vendor mbt. oudere versies of service packs

8. Waarom vasthouden aan een versie van het ERP systeem • Terughoudendheid bij klanten om systematisch over te gaan naar laatste versie wegens impact. • Waarom is overgaan naar nieuwere ERP versies van het ERP systeem een quasi herimplementatie ? • Maatwerk is niet eenvoudig over te zetten als gevolg van gewijzigd data model en functionaliteit • Maatwerk wordt deels overbodig, maar vaak toch niet helemaal • Bedrijfsprocessen zijn mogelijks gewijzigd, en moeten opnieuw ingepast worden in de gewijzigde functionaliteit van de laatste versie

9. Enkele vaststellingen… • Elke onderneming heeft behoefte aan een up-to-date informatie systeem • Het ERP systeem is het belangrijkste bron systeem op vandaag • Aanpassingen aan nieuwe gebruikerseisen • Kunnen diverse oorzaken hebben • Zouden eenvoudig en tegen lage kosten mogelijk moeten zijn • Wat zijn nu de mogelijkheden om het ERP systeem aanpassen aan nieuwe gebruikers-eisen ?

10. 2. Hoe ondersteunen ERP systemen wijziging voor een klant ?

11. Mogelijkheden voor ondersteuning van wijziging • Wijziging kan op 2 manieren ondersteund worden: • A. Uitbreiding van de flexibiliteit binnen het ERP systeem • B. Toevoegen van Tools & Technology aan het ERP systeem

12. A. Uitbreiden van de flexibilteit binnen ERP • ERP is een generiek, multi-functioneel informatie-systeem. • Flexibiliteit (dwz. nieuwe functionaliteit) wordt door ERP leveranciers aangeboden via parameters: • Systeem configuratie parameters • Object parameters (bijv. instellingen vast activum) • Occurrence parameters • Beschikbaar via Feature Packs / Versies

13. Maatwerk Flexibiliteit via Parameters ERP Klant 2 Bestaande implementatie ERP Klant 1 Configuration (Levels) X Nieuwe flexibiliteit Parameters ERP Leverancier

14. Configuraties • Personalisatie van Menus en UI • Transactietypes, instanties van procesdefinities, etc. • Komen neer op: specifieke parameterwaarden • Ook: • Toevoeging van code zoals voorzien en ondersteund door de ERP leverancier • Toevoeging van (standaard) sessies door Service Partners via ontwikkel omgeving en methodologie voorzien door de ERP leverancier Data Consistentie blijft gegarandeerd

15. Maatwerk • Standaard data model wordt gewijzigd • Standaard code wordt gewijzigd • Toevoeging van code, al dan niet volgens de standaard methodologie van de ERP leveranciers Data Consistentie wordt losgelaten

16. Configuratie & upgrade • Bestaande configuratie staat vlotte migratie naar hogere feature pack of versie in de weg. • Nieuwe parameters worden in bestaande implementaties niet gebruikt en introduceren zelfs bijkomende upgrade problemen: • Eindgebruikers zijn inmiddels gewend aan de vorige, meer eenvoudige versie • Er kunnen nieuwe data objecten geintroduceerd zijn, die handmatig moeten worden toegevoegd • Er kan een inconsistentie zijn tussen oude en nieuwe datastructuren. Aanvullende standaar code sluit niet meer aan.

17. Maatwerk & upgrade • Aanwezigheid van maatwerk staat vlotte migratie naar hogere feature pack of versie in de weg. • Afweging: bestaand maatwerk blijven onderhouden, of overgaan naar een hogere versie. Echter: zelden is maatwerk 100% ondersteund. • Probleem van inconsistentie tussen bestaand maatwerk en hogere versie op niveau van: • Functionaliteit • Datamodel

18. B. Toevoegen van Tools & Technologieaan ERP • Achterliggend ideeen: • Aanpassen van het bronsysteem is duur en complex. • Sommige aanpassingen kunnen eenvoudiger / efficienter bereikt worden via externe Tools • Deze uitbreidingen zijn eenvoudiger te herbruiken over verschillende ERP versies heen.

19. B. Toevoegen van Tools & Technologieaan ERP Illustratie van 3 mogelijkheden • 1. Functionele uitbreiding via Integratie via Open Interfaces, XML • 2. Functionele wijziging via Rapportage en BI Tools • 3. Functionele wijziging via Workflow Tools

20. 1. Open interfaces, XML • ERP systemen in ‘90 waren relatief gesloten, integratie leidde steeds tot point-to-point, specifieke integratie • Moderne ERP systemen maken gebruik van Data Access Layers, Business Object Layers, standaard protocols als XML • Voordeel: • Uitbreiding van ERP wordt mogelijk zonder ERP code te wijzigen • Integraties worden herbruikbaar over verschillende ERP versies

21. Workflow system Session Logic Reports A U T H Business Logic O R Data I Warehouse S A T I O ERP N data Environment 2. Rapportage en BI Tools

22. 2. Rapportage en BI Tools • Tool: • Relevante data wordt gedenormaliseerd en in een datawarehouse gebracht van waaruit verdere berekening en generieke rapportage mogelijk wordt • Situatie; • Heel wat van de recente externe wijzigingen (bijv. compliance, IFRS, etc.) zijn oplosbaar via rapportage • BI tools ondersteunen management rapportage in wijzigende contexten goed.

23. 2. Rapportage en BI tools • Voordeel: • Genoemde wijzigingen werden vroeger via maatwerk in het ERP systeem opgelost • Door deze functionele wijzigingen via externe BI tools te ondersteunen wordt het ERP systeem niet gewijzigd • Wijzigingen / uitbreidingen worden herbruikbaar in latere ERP versies wanneer open interfaces gebruikt worden.

24. 3. Workflow tools

25. 3. Workflow tools • Tool: • Workflow tools kunnen specifieke activiteiten van een bedrijfsproces in rule-afhankelijke volgorde activeren • Specifieke intelligentie kan toegevoegd worden aan de uitvoering van een processtap • Situatie: • Heel wat BPR kan afgevangen worden via deze tool • Toevoeging van interne controls (compliance) kan via workflow iplv. maatwerk uitbreiding.

26. 3. Workflow tools • Voordeel: • Voor BPR en bijkomende ondersteuning van interne controles kan het gebruik van Workflow tools de noodzaak van maatwerk elimineren • De functionele uitbreiding via Workflow tools is gemakkelijker herbruikbaar over verschillende versies van ERP • Workflow tools werken als horizontale laag over meerdere ERP systemen

27. Conclusie • Moderne Business Information Systems bestaan uit meerdere componenten. • Het ERP systeem wordt uitgebreid met externe rapportage & BI tools en Workflow tools • Functionele wijzigingen ondersteunen met de minste impact

28. 3. Hoe kan uw ERP systeem blijven voldoen ? Naar een samenwerking tussen klant en leverancier

29. Enkele suggesties…. • A. Uitbreiding van de flexibiliteit in het ERP systeem • Functionele uitbreidingen in Feature Packs zonder database wijzigingen maken een migratie eenvoudiger • Functionele uitbreidingen in bestaande versies iplv. laatste versie bereikt meer bestaande klanten • Uitbreidingen als user group voorstellen. • Maatwerk wat meermaals voorkomt als standaard uitbreiding voorstellen

30. Enkele suggesties…. • B. Toevoegen van Tools en Technologie aan ERP • Tools kunnen ingezet worden voor terugkomende nieuwe vragen. Bijv. IFRS, Compliancy • Tussen klant / usergroup en ERP leverancier kunnen samenwerkingen tot stand komen voor integratie van deze tools, bouwen van report packs etc. voor specifieke oplossingen op bestaande versies.

31. 3. Conclusie

32. Conclusies • Geimplementeerde ERP systemen zijn lastig te wijzigen na eerste implementatie. • Dit is in hoofdzaak te wijten aan technische mogelijkheden en de huidige architectuur van ERP systemen • Nieuwe ERP architecturen (Services Oriented Architectures) zijn veelbelovend, maar nog niet beschikbaar

33. Conclusies • Toch zijn vele uitbreidingen mogelijk tegen lage kost via toevoegen van Tools en Techologie, hetgeen ook vaak voorkomt. • Een samenwerking en dialoog tussen klant en ERP leverancier kan leiden tot feature packs / nieuwe versies of uitbreidingen op bestaande versies waarbij de drempel voor migratie kleiner wordt.

34. Hoe kan uw ERP systeem blijven voldoen aan nieuwe gebruikerseisen Een voorstel tot samenwerking tussen klant en leverancier • Dr. Piet Vandenbossche • Universitair Docent Rijksuniversiteit Groningen