La convention cadre nationale du 18 janvier 2010 juin 2010

1. La convention cadre nationale du 18 janvier 2010juin 2010

2. Introduction : contexte et état d’avancement de la dématérialisation dans le SPL

3. Les enjeux de la dématérialisation dans le secteur public sont importants Ordonnateur 1 milliard dont Comptable 530 millions PEC 280 millions PJ 250 millions • Permettre la dématérialisation des échanges avec les ordonnateurs Volumétrie papier actuelle (en nombre de feuilles A4 recto, par an) • Permettre à Hélios de fonctionner tel qu’il a été conçu et optimiser son fonctionnement notamment les services rendus aux CEPL

4. L’état d’avancement de la dématérialisation dans le SPL Situation au 1 juin 2010 6221 accords locaux et formulaires d’adhésion au PES signés depuis 2005 Titres, mandats, bordereaux, PJ, signature Type de démat : PES V2 (domaines recette, dépenses, PJ et signature) Etats justificatifs de paye Type de démat : XML 5083 accords 163 CEPL dématérialisées Délibérations et décisions Type de démat : fichier large choix de formats (open, rtf, pdt) Aide sociale Type de démat : XML 6 accords 333 accords PJ de passation de marché Type de démat : fichier large choix de formats (open, rtf, pdt, doc..) Factures et pièces d’exécution des marchés publics – carte achat Type de démat : XML pour les factures et la carte d’achat ou fichier large choix de formats (open, rtf, pdt) 143 accords Quittancement HLM Type de démat : XML schéma de facture simplifiée PES 105 accords 40 accords

5. Le secteur public local et Hélios 26 CRC DGFIP Secteur Local Etat 36 500 100 26 980 au total : 117 000 Communes départements régions hôpitaux collectivités et établissements publics locaux 21 700 Agents (ETP) 2 800 Postes Comptables = 170 000 Comptabilités

6. La dématérialisation dans le secteur public local : une démarche partenariale • Principes arrêtés en partenariat : • Le respect de la libre administration des CEPL • Le respect du volontariat • Plus globalement, le respect des compétences de chacun • Une dématérialisation intégrée de bout en bout • Éviter la matérialisation de pièces dématérialisées • La proposition de cadres nationaux au-delà des conventions ad-hoc • à partir des résultats obtenus par les CEPL expérimentatrices/pilotes • Favoriser les solutions industrialisables et préconiser l’échange de données Charte nationale Partenariale Signée le 07.12.2004 par • 13 associations nationales d’ordonnateurs (AMF, ADF, ARF, AMGVF, AMRF, ACUF, ADCF, ACDOM, APVF, FOHLM, FHF, Conférence des Directeurs Généraux de CHU, Conférence des Directeurs de Centres Hospitaliers) • 6 administrations centrales (DGFIP, DGME, DGCL, DHOS, DGUHC et DGAS) • La Cour des Comptes et des représentants des Chambres Régionales des Comptes pour les juridictions financières • Des travaux menés conjointement par les représentants des signataires réunis au sein de la structure nationale partenariale qui valide les orientations et les solutions cadres • Une convention cadre nationale unique de dématérialisation du 18 janvier 2010 : un accord local commun à tous les flux de pièces justificatives à décliner en choisissant les flux à dématérialiser

7. Une démarche progressive sur les PJ et le PES aller recette et dépense pour aboutir à une dématérialisation globale de la chaîne comptable et financière PJ Les travaux des différentes offres de dématérialisation proposées peuvent être menés en parallèle, selon les choix de chaque CEPL. PES V2 bordereaux (Signature électronique du flux PES) PJ d’exécution de marché Transmission des PJ dématérialisées La dématérialisation des PJ est conseillée avant l’engagement des travaux du PES pour les CEPL qui souhaitent dématérialiser complètement leurs échanges avec le comptable PJ de passation de marché Délibérations et décisions Titres, mandats Etats justificatifs de paye / Aide sociale

8. Une offre de dématérialisation disponible progressivement depuis 2005 Les titres, mandats, bordereaux • Disponibilité Décembre 2005 • Appuyée par l’arrêté du 27 juin 2007 Un document unique rassemblant l’ensemble des préconisations nationales depuis le 18 janvier 2010 Les pièces justificatives • Les états de paye disponibilité Janvier 2005 mises à jour en 2006 et 2008 • Les interventions sociales et diverses disponibilité Juin 2006 mise à jour en 2008 • Les délibérations et décisions Disponibilité décembre 2006 Mise à jour en 2007 • Les pièces de passation des marchés publics Disponibilité Juillet 2005 mise à jour en 2008 • Les factures de dépense et pièces d’exécution des marchés publics disponibilité Juin 2007 Accessible depuis le site Internet Bercy colloc/Finances locales/Dématérialisation http://www.colloc.bercy.gouv.fr/ Intégrant l’ensemble des documents transmis par la CEPL au comptable pour l’exécution budgétaire et comptable • La possibilité de dématérialiser toute la chaîne Pour toutes les pièces justificatives, un accord local tripartite préalable à la mise en œuvre de la dématérialisation entre la collectivité/ le comptable/ la CRC

9. La dématérialisation des pièces justificatives de dépense et de recette Les solutions préconisées • L’échange de données privilégiée • Selon des schémas XML validés par les partenaires nationaux • Paye, Interventions sociales, frais de déplacement, facture de recette, relevé d’opérations de carte d’achat, quittancement des OPH • Protocole d’Echange Standard d’Hélios • Selon des schémas XML référencés : factures de dépense • Une dématérialisation également possible selon des formats bureautiques • Word RTF, PDF, OpenOffice … • La possibilité de numérisation/scannérisation pour les documents « papier » de manière pragmatique et provisoire • Une dématérialisation fondée sur le contexte réglementaire actuel • L’équivalence entre l’écrit sur support papier et l’écrit électronique • Prise en compte de la signature électronique des co signataires : acte d’engagement de marchés, contrats • Ce qui n’exclut pas des modalités simplificatrices dans la chaîne comptable et financière • Pour les documents créés par les collectivités : délibération, décision

10. La convention cadre nationale unique de dématérialisation du 18 janvier 2010 Les nouveautés L’élargissement du périmètre • Tout document transmis par la CEPL au comptable pour l’exécution budgétaire et comptable Les nouvelles pièces justificatives de dépense normalisées en XML faisant l’objet d’une démarche pilote • Les documents budgétaires, les frais de déplacement, les aides aux employeurs d’apprentis Les solutions simplificatrices • Simplification des solutions de dématérialisation des pièces d’exécution des marchés publics • Lorsque le document est émis par la CEPL • Extension de la possibilité de numérisation de manière pragmatique et transitoire • Dans l’attente de la maîtrise par tous les acteurs de la signature électronique • Lorsque les titres/mandats sont dématérialisés avec le PES Les solutions opérationnelles confirmées • Les états de paye • Les interventions sociales et diverses • Les délibérations et décisions • Les pièces de passation des marchés publics • Les factures de dépense • Les factures de recette • Les pièces d’exécution : le relevé de carte d’achat • Les titres, les mandats et les bordereaux

11. La dématérialisation des pièces justificatives de dépense et de recette L’identification unitaire des pièces justificatives Le nommage unique dans la CEPL des fichiers de pièces justificatives électroniques (quel que soit le format) : l’identifiant unique • La référence unique est définie et fournie pour chaque PJ par la CEPL • L’identifiant fourni, doit être unique au sein de la CEPL et dans le temps • Informations minimales recommandées par les conventions cadres nationales • Année (i.e. année de création de la pièce) • Domaine PES (ou Service) • Numéro d’ordre, pour les marchés, il s’agit du numéro de marché • Peuvent être ajoutées par la CEPL toutes autres données d’identification de son choix, permettant de garantir l’unicité de la pièce dématérialisée • Dans la mesure où la collectivité ou l’établissement public local doit recourir à un identifiant pour une autre application en amont de l’ordonnancement, cet identifiant pourra être repris pour servir d’identifiant unique

12. Portail DGFIP La dématérialisation des données de prises en chargeLe protocole d’Echange Standard d’Hélios (v2) • La seule solution de dématérialisation des données de prise en charge comptable (titres, mandats, bordereaux) • En remplacement des protocoles actuellement utilisés par les CEPL en recette et en dépense • Avec la mise en œuvre possible de la signature électronique • La modalité cible de transmission des pièces justificatives dématérialisées • En remplacement des modalités provisoires : cdrom/dvdrom, email signé, extranet sécurisé • Une dématérialisation à valeur probante de bout en bout entre l’ordonnateur et le comptable Logiciel capable de générer des flux PESV2 (XML)

13. Qu’est-ce que le PES : des flux enrichis apportant un meilleur niveau d’information Le PESV2 apporte un enrichissement important par rapport aux protocoles historiques : • Permet de transmettre des informations plus précises • Faciliter le recouvrement • Fiabiliser le suivi des dossiers à enjeux : marché, dette, inventaire • Permet la dématérialisation des titres et mandats • Permet la dématérialisation des bordereaux (signature électronique) • Permet la transmission des pièces justificatives dématérialisées • les données sont restituées aux juridictions financières sous la responsabilité de la DGFiP • Le compte de gestion sur pièces dématérialisé

14. PESV2 + PJ + SE: dématérialisation titres, mandats, PJ et bordereaux=> CDG dématérialisé sur pièces • PESV2 avec PJ: transmission des PJ dématérialisées • PESV2 sans SE: dématérialisation titres et mandats • Hélios et les flux historiques : CDG sur chiffres étendu (exercice N) SE: signature électronique PJ : Pièces justificatives dématérialisées Une démarche globale associée à une production facilitée du compte de gestion sur chiffres et sur pièces • Solution définie après accord de la Cour des comptes pour toutes les CEPL gérées sous Hélios au 31/12/N • Ajout des flux PES recette et dépense à partir du passage en production pour les domaines concernés au PESV2 • Ajout des PJ électroniques transmises avec le PESV2 • Solution cible : le compte de gestion sur pièces dématérialisé

15. L’exploitation des données XML : l’outil XéMéLios de la DGFiP Un outil partagé mis à disposition gratuitement par la DGFiP À base de logiciels « libres » de droits Sources publiées officiellement sur le site public Adullact http://adullact.net/projects/xemelios/ Chaque partenaire est susceptible de réaliser des évolutions Un outil permettant l’analyse et l’exploitation de données au format XML Recherches multicritères, tris, visualisation et exports vers les outils bureautiques Analyse des flux pour s'assurer du respect de règles techniques et de règles métier : outil de pré-validation des flux (états de paye, interventions sociales, PES) Un outil évolutif À terme Une fonctionnalité de signature électronique Une fonctionnalité de vérification de flux signés

16. L’exploitation des données XML : l’outil XéMéLios de la DGFiP De nombreux critères de recherches... ...Pour de nombreuses possibilités de résultats

17. Bercy colloc/finances locales/dématérialisation http://www.colloc.bercy.gouv.fr Merci de votre attention Contact : Pôle national de dématérialisation de la Mission Hélios Immeuble Maille Nord III 7 Porte Neuilly 93160 NOISY LE GRAND cedex pole.demat@dgfip.finances.gouv.fr