Verknüpfungen mit Dokumenten und Internet-Seiten

1. Verknüpfungen mit Dokumenten und Internet-Seiten

2. In dieser Präsentation wollen wir Ihnen folgende 4 Möglichkeiten näher erklären, mit denen Sie in komXpress Verknüpfungen mit fremden Dateien, oder auch Bilder in Ihre Seiten einbinden können: • Das Register „Dokumente“ • Verankerung von Hyperlinks im Fließtext der Detailfelder • Bilder via URL-Angabe im entsprechenden Detailfeld • Bilder in Fließtext der allgemeinen Beschreibungen einbinden

3. In allen vier Variationen werden die Arbeiten im „Eigenschaften-Modus“ ausgeführt. Markieren Sie den jeweiligen Ordner/die Person/die Adresse und betätigen Sie die Schaltfläche „Eigenschaften“, oder rechtsklicken Sie auf den Ordner und wählen Sie Es öffnet sich dann das bereits vertraute Fenster zur Dateneingabe. die Option „Eigenschaften“.

4. Formulare, Merkblätterund allgemeine Hyperlinks

5. Es sollte sich nun dieses Fenster geöffnet haben Wechseln Sie als erstes in das Register „Dokumente“ und wählen sie anschließend die Option „NEU“.

6. Bei den „gemeinsamen Dokumenten“ handelt es sich um die vom LSC bereitgestellten „dynamischen Dokumente“ (DYNDOX). Diese greifen unmittelbar auf den Datenbestand von komXpress zu und Personalisieren sich, abhängig von der Position, an der sie verknüpft werden. Damit kann beispielsweise die Anschrift der Gemeinde in das Adressatenfeld eines Antrages eingetragen werden. Hinter der Bezeichnung „einfache Dokumente“ stehen alle übrigen Daten, die verlinkt werden können. Neben Dokumenten können hier auch Dateien, oder andere Webseiten bereitgestellt werden. Die erste Aktion, die begehen müssen, ist festzulegen, ob sie ein so genanntes „gemeinsames Dokument“ verwenden möchten, oder ein „Einfaches Dokument“.

7. … und dessen Veröffentlichungs-stufe festlegen. Dokumente, die für die Gemeinden von Interesse sein könnten wurden bei der Beschreibung mit den Buchstaben „Gde“ markiert. Bei „gemeinsamen Dokumenten“ können Sie nur aus einer Liste ein vorbereitetes Dokument auswählen…

8. Bei den „einfachen Dokumenten“ müssen sie jedoch alle Felder selbst ausfüllen. Der Name sollte kurz sein und insbesondere das Aufgabengebiet erkennen lassen (z.B. Baurecht, Asylrecht, Dienstanweisung, …). Alle weiteren Informationen, insbesondere zum Inhalt des Dokuments sollen in dem Feld Beschreibung eingefügt werden; bei Gemeindeeigenen Formularen sollte zudem die Gemeinde genannt werden, damit die Bürger bei mehreren gleichnamigen Dokumenten auf Anhieb ihre Gemeinde finden können.Die Veröffentlichung funktioniert bei „Dokumenten“ genau so wie bei Ordnern und Personen.Die Angabe der Datei-Größe ist ein zusätzlicher Service.

9. Die Auswahl der Kategorie hilft, die „Dokumente“ zu sortieren/gruppieren. Die Kategorien 3 und 4 sind jedoch ohne Funktion und können nicht im Internet dargestellt werden. Der Dokument-Typ gibt Aufschlüsse, worum es sich beim Ziel des Links handelt. Die einzelnen Auswahlmöglichkeiten erklären sich eigentlich von selbst.

10. Die Ziele, also die URL´s, die Speicherorte der Dateien können wahlweise relativ (siehe Beispiel - ../sonstiges ) oder absolut angegeben werden. (z.B. Internetadressen: http://www.google.de ). Bei der Angabe von absoluten Pfaden (üblich) müssen Sie jedoch darauf achten, dass die Daten auch von einem fremden Rechner gefunden werden können. Bei einem Verweis auf eine Datei, die Sie beispielsweise auf ihrer Festplatte C: gespeichert haben, ist diese für Sie sichtbar, nicht jedoch für andere Rechner, da diese Ihre Festplatte C: nicht kennen. Ebenso verhält es sich mit Netzlaufwerken wie beispielsweise der Verbindung zu: ‘Internet-links auf „10.37.27.2“‘. Diese Verknüpfung reicht zwar aus, damit die Verknüpfungen bei Ihnen, und vielleicht einigen ihrer Kollegen funktionieren, Über das Internet funktioniert sie jedoch nicht.

11. Das LSC stellt Ihnen auf dem Landkreis-Server Speicherplatz zur Verfügung, den Sie über ein Netzlaufwerk zu //10.37.27.2/internet-links/Ihr-Ordner mit Formularen, Bildern und anderen Daten füllen können. Um über das Internet auf diese Daten zugreifen zu können, müssen Sie den Pfad in der Form: http://217.89.69.204/Internet-Links/Gemeinden/Gemeindename/datei.xybzw. http://217.89.69.204/Internet-Links/Sachgebiet/datei.xy angeben.

12. Hyperlinks im Fließtexteinbinden

13. Um in den Detailfeldern Verweise auf andere Internetseiten, Berichte, Formulare, Merkblätter, usw. (sog. Hyperlinks) direkt im Text anzubringen doppelklicken sie auf das zu bearbeitende Feld (z.B. “wir über uns“). Der Texteditor öffnet sich und sie können nun mit der Texteingabe/-weiterverarbeitung beginnen. Kontrollieren Sie bitte, ob sie sich im Register “Bearbeiten“ befinden.

14. Es öffnet sich jetzt dieses Fenster: Markieren sie nun den Teil des Textes der künftig ein Hyperlink werden soll… Und klicken sie anschließend auf “Hyperlink einfügen“

15. Im oberen Fenster können Sie den Typ des Hyperlinks festlegen. Von Interesse sind dabei eigentlich nur “http“ und “mailto“. Bei letzterem Typ handelt es sich um einen Link, bei dessen Betätigung sich das e-Mail-Programm öffnet und die im Link angegebene Mailadresse automatisch als Empfänger einträgt. In das Feld „URL“ tragen sie bitte das Ziel des Links, in der Form: http://www.ziel-des-Links.xy ein. E-Mail-Adressen bitte in der Schreibweise mailto:name@domain.de/com/net angeben. Überprüfen Sie bitte, ob Sie den Typ „mailto:“ gewählt haben.

16. Bilder einfügen über dasDetailfeld „Foto“

17. Geben Sie die Adressen der Einzufügenden Fotos bitte in der Form:http://217.89.69.204/Internet-Links/Gemeinden/Gemeindename/bild.jpgbzw. http://217.89.69.204/Internet-Links/Sachgebiet/bild.jpg ein. Selbstverständlich Können sie hier auch auf Bilder aus externen, über das Internet abrufbaren Quellen verweisen. Bedenken Sie aber bitte, dass wir vom Landratsamt in diesem Fall keine Garantie für die Verfügbarkeit der jeweiligen Bilder übernehmen können.Erkundigen Sie sich bitte vor der Veröffentlichung von fremden Bildern, ob Sie diese aus Urheberrechtlichen Gründen überhaupt verwenden dürfen! Die Eigenschaftsfelder „URL für ein Foto“ und „URL für ein Foto (privat)“ finden Sie sowohl bei den Detailfeldern der Ordner, wie auch bei den Detailfeldern der Personen und auch der Adressen.

18. Bilder in Texteinbinden

19. Um Bilder direkt in den leicht zu formatierenden Text der Detailfelder einzubinden können Sie zwar den „Einfügen-Button“ des Texteditors verwenden, jedoch werden diese Bilder ohne eine Anpassung des HTML-Quellcodes nicht im Internet zu sehen sein. Die URL des Bildes müsste dazu in die Form: http://217.89.69.204/Internet-Links/Gemeinden/Gemeindename/bild.jpgbzw. http://217.89.69.204/Internet-Links/Sachgebiet/bild.jpgabgeändert werden. Möchten Sie diese eleganteste der Gestaltungsmöglichkeiten nutzen, helfen wir vom Landkreis-Service-Center ihnen unter der Rufnummer 0851/397-212 gerne weiter