RightFax 9.3

1. RightFax 9.3 Guide de Formation INGE-COM

3. Architecture Cible 9.3

4. RightFax: Des Interfaces Utilisateurs Appropriées RightFax Web Access RightFax GUI • Des interfaces communes pour tous les environnements: Windows, Web, Formulaires Messagerie Les capacités d’intégrer la fonction Fax dans tout client WIN32 • Imprimer pour Faxer • Click-Droit, “Envoyer vers Fax” • Quick Fax • Fax mailing • ODBC/LDAP Lookups • Tray Icon RightFax Fax Control RightFax FaxUtil

5. RightFax: Des Interfaces pour la messagerie RightFax Microsoft Exchange Module RightFax Lotus Notes Module RightFax Outlook Advanced Fax Form RightFax Lotus Mail Template RightFax SMTP Gateway Tout eMail SMTP GroupWise Integration

6. Transmettez vos Fax depuis tout Copieur MFP connecté – Les Copieurs ne disposent plus de carte Fax

7. Émission depuis NOTES: Fax à M Dupont Avec le document joint Accusé de Transmission : 30/01/2006 V. LENG Ver 1.0

8. Ex: RECEPTION DU FAX DANS LA MESSAGERIE 0147783600 0147785990 0147785500 BAL* du Projet 7725F Son Fax: 0147783600 0147783600 FR100SV0020/21 10.101.35.5/6 BAL de ServiceP242 Son Fax: 0147785990 Domino Notes Fax expéditeur 0147785990 MFP 0147785500 * BAL : Boite aux Lettres 30/01/2006 V. LENG Ver 1.0

9. ARCHITECTURE

10. RightFax 9.3 Packaging

11. Le Lien avec le PABX • Lien Numéris: l’accès primaire (ou T2) • NATIXIS dispose de 15 voies par Serveur • Possibilité de gérer un grand nombre de numéros SDA • Carte: Brooktrout TR1034 P16H E1/1N (16 voies) • Un câblage blindé RJ45 serti en 1,2 (réception) et 4,5 (émission) • En mode répartition de charge cela assure 30 voies à un instant t et 15 canaux en cas de rupture d’un serveur.

12. Brooktrout TR1034 P16H avec Support IP Fax Extensible par simple download d’un firmware. IP Ready to IPEnabled Standard RJ45 E1 PRI / T2 Connectivité Ethernet pour Fax sur IP (SIP T38)

13. Installation / Configuration d’un Serveur RightFAX 9.3 • Pre requis: Windows 2003/Server SP1 (ou Windows 2000 SP4) avec 3 à 4 Go de RAM • Microsoft Office 2003 nécessaire pour le traitement des pièces jointes natives • Un client Lotus NOTES est nécessaire sur le serveur Rightfax si connexion à Domino • Pas de modification de l’AD ni pour la synchronisation des annuiares ni pour le connecteur Exchange 2007

14. Le Module DocTransport • Responsable du canal d’émission / réception des documents (Fax, SMS ou Fax sur IP, DocPlus= Xpedite)

15. Flux Fax Sortants (FaxUtil)

16. Le Flux des Fax Sortants • 1. L’utilisateur sélectionne l’imprimante RightFax fax printer en imprimant son document. Le processeur d’impression RightFax (RFPrint.DLL) invoque la boite de dialogue RightFAX qui permettra à l’utilisateur d’adresser son Fax. • 2. Les renseignements saisis sont alors spoolés dans le fichier ‘Spool.job’ et déposés dans le répertoire local- \Documents and Settings\All Users\Application Data\RightFax. Ce fichier contiendra aussi les métadonnées et les codes insérés RightFax embedded. • 3. Une fois que l’utilisateur appuie sur l’ordre ENVOI, le travail est alors transmis au serveur de fax via les API RightFax. • 4. Dès son arrivée dans le serveur Fax, le module Database (Faxdb.exe) notifie le Faxserver (Faxserv.exe) de la nouvelle soumission. Le workflow peut commencer. Au fur et à mesure, le statut du fax sera alimenté (transmis, lu, imprimé, routé…). • 5. Le module Serveur instruit le module Database d’écrire des requêtes spécifiques dans la table RightFax.WorkRequests. Plus tard le module Database requêtera ces enregistrements pour activer les Worksrv afin de les réaliser (Ex: conversion PCL en TIFF) . Pendant les conversion, les fichiers temporaires sont stockés dans le répertoire \outgoing. • 6. Une fois la conversion terminée, l’image est écrite dans le répertoire \Image. • 7. L’image pourra aussi ensuite être écrite dans un autre répertoire si un Worksrv a été configuré pour l’Archivage et si le profil utilisateur a été activé pour Archiver. • 8. Le module FaxServe, en conjonction avec le DocTransport et le BoardServer transmettront le Fax (via le PABX ou via des lignes directes).

17. Flux des fax Entrants • 1. Un Fax entrants arrive depuis l’extérieur sur la carte Fax • 2. Le module DocTransport via un processus que surveille ce canal décode les paquets entrants et écrit dans un fichier temporaire .IPK dans le répertoire DocTransport (RFBOARD n’est plus utilisé). • 3. L’information associée au Fax entrants est écrite dans la base SQL de RightFAX dans plusieurs table. GlobalConfiguration: dispose du compteur du dernier numéro de fichier généré. Cette information contient aussi le numéro SDA ou la ligne associée, la date et heure du Fax. • 4. Le DocTransport relaye la demande de « CheckNew » à la demande du Module Serveur toutes les 45 secondes. Microsoft Message Queue est utilisé !!!! • 5. Quand les résultats sont obtenus, le Module Serveur instruit le module Database de commencer à lire et écrire dans les tables de la base de données les enregistrements concernant le document. Ces tables contiennent aussi les informations de traitement (méthode de routage, impression automatique, permissions,…). • 6. Si un profil utilisateur est en Auto Impression ou Archivage, la demande est postée dans la table des WorkRequests afin qu’un Workserver la réalise. • 7. Si la méthode de routage a été positionné à Fax Mailbox, le module Serveur route le fax en instruisant le module Database. Si le routage a été défini vers une boite de messagerie, le service RightFAX E-mail Gateway routera aussi le fax. Toutes les autres méthode de routage sont gérées par les Workservers.

18. Le Flux Fax Entrant

19. INSTALLATION Les Pre Requis: • Serveur:Windows Standard Server 2003 SP1 ou sup,Windows Enterprise Server 2003 SP1 ou sup, Windows 2003 Cluster SP1 ou sup • Client: WIN 2000 Professionnel SP4Win XP Professionnel SP1 ou SP1VISTA (Rfax 9.3 avec FP2)

20. INSTALLATION Pre Requis RightFax Server – Matériel Recommandé PC: Processeur 966 MHz ou supérieur, Pentium IV ou sup Minimum 3 Go RAM Disque de 80 Go libre minimum CD-ROM Ecran SVGA (800x600) ou supérieur Slot(s) PCI-X pour la ou les cartes Fax

21. Installation: Logiciel • Dans le panneau de configuration, vous trouverez les différents composants RightFAX:

22. Configuration: les WorkSrv • • ARCHIVE: Auto-archive des fax émis • • COVER SHEETS: génération des pages de garde • • CVL: prend en charge les fax disposant de plusieurs ordres LIBDOC ou LIBDOC2 codes ou ADDDOC • • FILEROUTE: Auto-routage des Fax vers un répertoire • • OVERLAY: pour fusionner Fax et Fonds de page • • PCL5: responsable des conversions PCL5 vers TIFF fax • • PRINT: responsable des demandes d’impression • • NETWORK MESSAGING: responsable des notifications de type « broadcast » réseau • • DELETE IMAGE FILES: responsable des suppressions des images • • OCR: Optical Character Recognition • • INTERCONNECT: Copie/déplace les fax d’un serveur RightFax à un autre serveur RightFAX (tolérance aux pannes) • • POSTSCRIPT: pour les conversions PDF et PostScript vers TIFF

23. Installation: DocRouter (lien Copieur MFP – RightFAX) • Le lien entre les Copieurs MFP et RightFAX est réalisé par le module Inge-Com DocRouter. Ce dernier agit comme un « Listner » SMTP, il capture les email qui lui sont transmis, si le message lui est adressé (0140871127@fax), il transmettra la pièce jointe au serveur RightFax avec le numéro, sinon il relayera le message au serveur de messagerie indiqué • Inge-Com DocRouter est aussi chargé des impressions des accusés de réception dès lors que l’image de la première page est nécessaire sous l’accusé.

24. Installation: Inge-Com DocRouter • Ce composant arrive sous forme d’un fichier Setup. Lancez le et sélectionnez la langue d’installation et le répertoire, à la fin de l’installation, une nouvelle icône sera disponible dans votre panneau de configuration correspondant à DocRouter, ouvrez la:

25. Configuration: DocRouter

26. Configuration: DocRouter • Nom du Serveur: il s'agit du nom du serveur RightFAX • Emission : • Nom par défaut du destinataire : Si les utilisateurs saisissent seulement le numéro de Fax, (0140871127@FAX), RightFAX réclamera un nom de correspondant. Il s'agit de la valeur par défaut (ex: FAX). • ID Utilisateur par défaut: Dans l'outil Enterprise Fax Manager de RightFAX, vous devez créer un profil (ex: MFP) à indiquer ici. Dans le cas où l'utilisateur n'est pas authentifié, son fax passera par cette boite RightFAX. • Longueur des entrées d’annuaires: La valeur par défaut est 4. Si un fax est adressé à un numéro qui est inférieur ou égal à 4, (ex: 1234@FAX) ou que ce numéro est saisi en caractères (ex: Captaris@FAX), Docrouter recherchera dans l'annuaire FaxUtil de l'utilisateur le correspondant qui dispose de ce numéro abrégé. Cette fonction de gestion des numéros abrégés permet aux MFP d'utiliser les annuaires de RightFAX.

27. Configuration: DocRouter • Longueur de l'ID vocal : ou encore "Subscriber ID length", il s'agit de la longueur des numéros de téléphones internes. Ces numéros seront à saisir dans EFM.EXE pour chaque compte utilisateur RightFAX. • Lorsque les MFP sont utilisés en mode Invité (Walkup), et qu'un utilisateur souhaite transmettre un Fax en mode confidentiel, DocRouter supporte l'authentification via la saisie de ce code téléphonique précédé par 99. • Il suffira à l'utilisateur de saisir son numéro de fax en le précédant par 99 et les quatres derniers chiffres de son numéro de téléphone interne. • Ex: 9968650140871127@Fax). : • 99 : demande d'authentification • 6865 : numéro de téléphone interne • 0140871127 : le numéro de fax à composer • Notification: Cette fonction permettra d'adresser en SMTP un accusé de réception à l'utilisateur émetteur. DocRouter utilisera l'adresse email trouvée dans le champ FROM du message reçu du MFP pour transmettre la Notification. L'onglet de configuration avancée permettra d'indiquer si vous souhaitez aussi recevoir l'image du fax sous forme de pièce jointe. • Page de Garde : si vous désactivez cette case, Docrouter désactivera la page de garde et donc passera à RightFAX uniquement le document numérisé.

28. Configuration: DocRouter

29. Configuration: DocRouter • Sélectionnez l'adresse IP de votre serveur actuellement utilisé. • Le nom du domaine FAX qui sera utilisé pour adresser les télécopies (0140871127@fax) depuis les MFP • Attention: il faudra tester que même si le domaine configuré est de type "f" ou "fax" le relai messagerie continuera à fonctionner. Certains serveurs de messagerie refusent si le domaine n'est pas conforme à « @xxx.yy«  • Ne pas saisir le @ avant le nom de domaine • Le Port 25 ne doit pas être pris par un autre service SMTP

30. Configuration: DocRouter

31. Configuration: DocRouter • L’écran de Notification ne doit être configuré que dans le cas où les utilisateurs des MFP n’ont pas accès à FaxUtil et n’ont pas été relié dans RightFAX à une boite de type messagerie (SMTP, Notes ou Exchange) • Les Notifications pour les fax réçus:Dans le cas où vous disposez dans RightFAX de boites de réception partagées (déléguées), cette option permet à tous les délégués de recevoir une notification (sans image) de l’arrivée de nouveaux fax.

32. Configuration: DocRouter

33. Configuration: DocRouter • Le menu Options Utilisateur: • Si vous souhaitez un accusé de réception avec l’image de la première page sous l’accusé, il faudra d’abord ajouter les imprimantes concernées sous Windows (en local ou en réseau) puis associer les boites utilisateurs • Les utilisateurs (réels ou type MFP) auront été crées dans la base RightFAX (EFM) et seront accessibles par appui sur le petit carré en haut à droite de la fenêtre • Sélectionnez l’utilisateur après import puis activer l’impression des A/R et indiquez l’imprimante cible • L’onglet de Notification permet d’activer la notifications de tous les délégués de cette boite de l’arrivée d’un nouveau fax

34. Configuration: DocRouter • L’option Supprimer Image après Impression: • Cette option est à utiliser avec très grande précaution puisqu’elle supprimera l’image du fax du répertoire \rightfax\image définitivement. • Cette option a été mise à disposition dans le cas d’un très haut degré de confidentialité d’une boite MFP / RightFAX pour laquelle on ne souhaite pas de trace de l’image mais par contre on souhaite conserver l’A/R

35. Configuration: DocRouter

36. Configuration: DocRouter • Le menu Options Avancées: • Permet de sérialiser le module DocRouter. Le jour de l’installation, le module est valide 30 jours. Vous pouvez l’utiliser dans le cadre de démonstration • La gestion des erreurs se fait dans l’observateur d’événement Windows. Vous pouvez passer le module en mode VERBOSE afin qu’il affiche tout ce qu’il fait en cas d’incident. • Une autre méthode de diagnostic est de stopper le module Inge-Com DocRouter dans les services Windows puis de le lancer en mode de commande (CMD)efaxsvc -debug

37. La Gestion des Ressources RightFAX • Après l’installation tous les services suivants seront démarrés: (RightFAX BoardServer Module n’existe plus)

38. La Gestion des Ressources RightFAX • La gestion des ressources comprend au minimum: • La création/importation/Synchronisation des comptes utilisateurs • La création/importation des imprimantes réseau • La création des pages de garde • Le reste peut se faire plus tard (Fond de page, documents en librairie…) • Toute cette gestion se fait dans l’outil Enterprise Fax Manager (EFM.EXE) installé sur le serveur ou sur un poste client

39. La Gestion des Ressources RightFAX • Le compte de login dans EFM est ADMINISTRATOR (sans mot de passe le jour de l’installation)

40. La Gestion des Ressources RightFAX • Si la Synchronisation Active Directory (ou Lotus NOTES) a été activée, les comptes devraient y être, sinon pour créer un nouveau compte, il suffit de cliquer le menu : Modifier / Nouveau (Edit/New)

41. La Gestion des Ressources RightFAX

42. La Gestion des Ressources RightFAX • Les champs importants de l’onglet Général: • L’ID RightFAX: c’est le Login réseau • Authentification NT à cocher pour lier le compte • ID Boite vocale: numéro de téléphone interne sur 4 chiffres (ou moins) • Adresse eMail: permettra d’authentifier les utilisateurs des MFP • Groupe: il faudra les créer avant pour pouvoir les sélectionner ici.

43. La Gestion des Ressources RightFAX • Permissions:

44. La Gestion des Ressources RightFAX • Permissions: • Accès administratif: pour un administrateur global • Peut contourner les restrictions de confidentialité: pour accéder au images des BAL utilisateurs • Peut changer de page de garde: permet à l’utilisateur de changer à la volée sa page de garde • Peut générer des Rapports: pour utiliser l’outil FaxReporter de statistiques

45. La Gestion des Ressources RightFAX

46. La Gestion des Ressources RightFAX • Routage des Documents Entrants: • SDA: les 4 derniers chiffres du numéro de fax • Type de routage: Exchange, Fax mailbox, Notes, SMTP… • Infos de Routage: l’adresse de la boite messagerie ou rien si fax mailbox • Lorsqu’une messagerie est reliée alors vous pouvez aussi cocher « Supprimer après routage », le fax sera supprimé de RightFAX et déposé dans la messagerie • Utilisation des Formulaires Avancés: cette option concerne le routage vers Exchange, vers des utilisateurs qui ont installé les formulaires avancés RightFAX sur leur poste

47. La Gestion des Ressources RightFAX

48. La Gestion des Ressources RightFAX • Les paramètres de documents sortants: vous pouvez • définir la page de garde par défaut à utiliser. Si vous laisser page de garde Système, c’est lapage de garde assignée au Groupe qui sera prise en compte (plus facile en cas de changement) • définir les informations qui seront générées sur la page de garde automatiquement • La résolution par défaut • Les priorités utilisables • …

49. La Gestion des Ressources RightFAX

50. La Gestion des Ressources RightFAX • Paramètres de réception par défaut: vous pourrez • Définir l’imprimante pour les impressions automatiques des fax reçus (ces imprimantes doivent préalablement être importées dans EFM) • Définir une copie systématique des fax reçus dans une autre boite RightFAX/messagerie ou vers un fax manuel • Activer les options d’OCR (optionnel)