Journée réseau Correspondants Autorités - 2 octobre 2014

1. Journée réseauCorrespondants Autorités-2 octobre 2014

2. Une journée parmi d’autres Une ligne directrice, le projet qui murit, l’annonce lors des dernières JABES

3. Une journée pour quoi faire ? Pour : • garantir la diffusion et le respect des consignes de catalogage des autorités ; • cimenter le réseau, autour de pratiques et d’objectifs communs en matière d’autorité ; • sensibiliser aux enjeux à venir en matière d’exploitation des autorités.

4. Programme de la matinée 9h15-9h30 Introduction de la journée Jérôme KALFON – Directeur de l’ABES 9h30-10h15 Les correspondants autorités : missions, outils, enjeux François MISTRAL – ABES 10h15 – 10h45 : Pause 10h45-11h30 Actualités des autorités à l’ABES et pour les réseaux : Personnes, Collectivités, Titres, Sujets. Olivier ROUSSEAUX – ABES François MISTRAL – ABES 11h30-12h00 Les données personnelles et la coopération ABES-BnF Valérie SILVA – ABES, Correspondant Informatique et Libertés Jérôme VILLEMINOZ – BnF, responsable du Service Coordination et administration des données 12h00 – 13h30 : Déjeuner libre

5. Programme de l’après-midi 13h30-14h15 Retour d’expérience sur l’implémentation des identifiants ISNI dans les pratiques professionnelles des catalogueurs de la BnF Pauline CHOUGNET – BnF, Expert Autorités Personnes et Responsable projet ISNI 14h15-15h00 Retour d’expérience sur la récupération et l’exploitation des notices d’autorités dans un SIGB Françoise PASCAL – SCD Mulhouse, Correspondant autorités 15h00 – 15h30 : Pause 15h30-16h15 Retour d’expérience sur les attentes nées du projet SGBM pour l'exploitation des autorités Françoise KUBEK-COULON & Françoise LHOMOND-GAGNE - Direction de la Documentation Bordeaux, Correspondant autorités & Coordinateur Sudoc 16h15-17h00 Les notices d’autorités comme outil de valorisation de la recherche Brigitte CANIPEL & Valérie TRAVIER – SCD Nîmes, Responsable du projet & Directrice 17h00 Clôture de la journée

6. Les correspondants autorités : missions, réseau, enjeux François Mistral - ABES

7. Plan de l’intervention • I) Missions du correspondant autorité • II) Réseau : enquête « Mieux connaître les correspondants autorités » • III) Enjeux : réalisations, projets, idées

8. I) Missions du correspondant autorité

9. Missions (1) Les Correspondants ont 5 missions principales : • 1) être l’interlocuteur direct de l’ABES pour toutes les questions relatives aux autorités du Sudoc ; • 2) être l’interlocuteur direct du réseau des professionnels et du public, pour les questions relatives aux données d’autorités produites par son établissement ;

10. Missions (2) • 3) exercer le contrôle sur la qualité des données d’autorités produites par l’établissement ; • 4) assurer l’assistance et la formation dont ses collègues catalogueurs ont besoin ; • 5) être le relais unique auprès de la Centre Rameau pour les propositions RAMEAU relevant de son établissement.

11. La boîte à outils (1) L’ aide au catalogage du GM : • Formats de catalogage • Règles de description Les fiches du GM : • Le correspondant autorité • Les notices d’autorité dans le Sudoc • Création de notices d’autorité Un login spécifique <ILN>TA<nnn> ouvre des droits de catalogage supérieurs pour intervenir sur les notices d’autorités La liste de diffusion coraut@listes.abes.fr, pour suivre l’actualité, recevoir les infos, être averti des nouveautés, etc.

12. La boîte à outils (2) Les 3 formations J’e-cours : • Créer des notices d’autorités dans le Sudoc • Créer avec IdRef dans le contexte du web de données • Le traitement des demandes des usagers et les données personnelles Le guichet d’assistance ABESstp : • IdRef • Sudoc Pro L’alias idref@abes.fr pour des sollicitations ciblées, personnalisées, liées à un projet spécifique par exemple.

13. II) Réseau : enquête « Mieux connaître les correspondants autorités »

14. Enquête • Du 14 mai au 13 juin 2014, auprès des Correspondants Autorités (Calames, Sudoc, STAR). • Taux de réponse : 60% , 113 questionnaires pour 185 établissements • Le questionnaire : destiné à dégager des tendances et appréhender des situations concrètes, il a été construit autour de 4 questions • 1) Qui sont-ils ? • 2) Que font-ils ? • 3) Avec qui travaillent-ils ? • 4) Quelle aide leur apporter ?

15. Qui sont-ils ? Le Correspondant est une femme (90%) de catégorie B (60%) plutôt que de catégorie A (40%), âgée de 46 ans et plus (50%). Il assure la fonction depuis plus de 3 ans (50%), cumule souvent (70%) avec un autre rôle de correspondant ABES (CORCAT 50% ou SUCOORDI 30%) et cela apparait dans sa fiche de poste (60%). La fonction occupe une demi-journée par semaine (95%) ce qui permet d’assurer le travail courant (85%) mais guère plus car les autres activités (Catalogage 70% et Renseignement bibliographique 65%) prennent aussi du temps.

16. Que font-ils ? Le Correspondant œuvre au signalement des documents et au bon fonctionnement du catalogue selon les principes du catalogage partagé. Il effectue d’abord la diffusion des consignes du GM auprès des collègues (83%) et c’est l’indexation matière qui prévaut sur les autres types d’autorité. Les opérations « création » et « liage » ne sont pas directement du ressort du Correspondant mais font partie du travail de chaque catalogueur. Vérification et contrôle se font ponctuellement lorsqu’une anomalie est détectée ou au cours d’une phase d’apprentissage, de formation.

17. Qui sont leurs collaborateurs ? Le Correspondant collabore avec les catalogueurs (90%) et l’administrateur SIGB (70%). Viennent ensuite l’ABES (60%) puis le Coordinateur Sudoc et le Correspondant Catalogage (50%). Les interactions avec les Coordinateurs Thèses, les Correspondants STAR et STEP sont plus faibles. Seuls 35 % ont des relations avec le Centre National RAMEAU et 25 % traitent des demandes venant des usagers eux-mêmes.

18. Quelle aide leur apporter ? Le Correspondant se sent bien informé (60%) sur les autorités, avec l’aide du GM (70%), un peu moins sur son rôle (55%). Les axes d’amélioration sont à chercher du côté de la formation, de la diffusion d’information et du rappel des recommandations. Le partage d’expérience au sein du réseau est aussi à améliorer. Enfin, la mise en œuvre d’outils pour évaluer et améliorer la qualité des données s’avérerait fort utile et permettrait de concrétiser des envies de contribution supérieures.

19. Portrait du réseau • Le réseau repose donc sur des experts dans leur domaine et les établissements confient les autorités à ces professionnels expérimentés. • Ce portrait est le résultat de la longue acculturation au métier de catalogueur, forgée au contact de l’ABES, des réseaux Sudoc, des règles de l’art du signalement documentaire et des outils professionnels disponibles • 20 ans de catalogage des autorités ont porté à l’actif du Sudoc une richesse considérable (en $)

20. Etat des autorités au 01/09/14

22. Au-delà des tendances L’analyse des commentaires permet de dégager des faits minoritaires, des nuances de ton et des traits plus singuliers à ce portrait Par endroits, les attentes sont fortes pour redynamiser un élan qui avait pu s ’émousser faute de reconnaissance hiérarchique ou de temps à consacrer à cette activité La consolidation du réseau, la sollicitation dédiée des correspondants, ainsi que la publicité et les marques d’intérêt renouvelé pour les autorités sont considérés comme des leviers Ces nouveaux enjeux commencent à induire leurs effets en retour

23. III) Enjeux : réalisations & projets

24. IdRef

25. Applications clientes ABES • Les autorités produites par le Sudoc sont consommées au-delà du catalogue Sudoc • Calames • STEP et STAR donc thèses.fr • Les professionnels des réseaux Calames et STAR contribuent à la production commune • Ces applications améliorent sans cesse leur exploitation des données d’autorité

26. Partenariat • Les autorités constituent un dossier privilégié d’échanges et de projets en commun • - Sous l’angle des identifiants (cf. présentation d’Olivier) • - Sous l’angle d’une base de production commune

27. Partenariats en marche Les sollicitations viennent de nouveaux acteurs : - éditeur de ressources électroniques - archive scientifique HAL - plateforme de revues Persée

28. Partenariats/projets Des pistes : - des applications hors ABES - des projets des établissements des réseaux - des projets scientifiques avec des laboratoires

29. Interopérabilité : garantie technologique Ex : alignement IdRef - ISNI (BnF) prochainement visible dans les notices Sudoc Ex : alignement des identifiants IdRef – IdHAL

30. Interopérabilité : richesse documentaire • Extension des périmètres bibliographiques • Extension des périmètres « autorités » • Logique de rassemblement et de maîtrise au sein d’un espace public des données, pour répondre aux enjeux : • visibilité - confiance

31. Données précieuses • Les autorités constituent des jeux de données qui sont autant de référentiels • S’adosser à un référentiel est un gage de performance tant intellectuellement que techniquement • Les référentiels sont des stock de données de qualité dans lesquels les utilisateurs peuvent avoir confiance

32. Expertise des bibliothécaires • Forts de leur expertise dans les domaines : • Des fichiers d’autorités • Des identifiants uniques • Du web de données • Les établissements documentaires sont de plus en plus vus comme ayant la légitimité pour prendre l’initiative de porter la problématique hors de la sphère strictement documentaire • L’union fait la force … … et accroit l’exhaustivité du signalement !

33. Enjeux = Exigences • Le soin tout particulier à apporter aux données d’autorités • grande visibilité sur le web => produire des données propres • alignement avec d’autres référentiels => produire des données fiables • échanges vers d’autres applications => exporter des données pérennes

34. Merci pour votre attention mistral@abes.fr