Assemblea CODAU

1. Programma di Razionalizzazione della Spesa per la Pubblica Amministrazione Assemblea CODAU Roma, 2 dicembre 2005

2. Il Programma di Razionalizzazione della Spesa per la PA - Gli ambiti di intervento Efficienza dei processi Gestione del cambiamento • garantire l'efficienza dei processi d'acquisto attraverso la semplificazione delle procedure e la riduzione dei tempi di approvvigionamento • supportare la P.A. nella gestione del processo di cambiamento determinato dall'evoluzione normativa e dall' innovazione tecnologica Il Programma Supporto alla P.A. e-Procurement • supportare la P.A. nella realizzazione di iniziative specifiche mettendo a disposizione servizi ecompetenze specialistici in tema di acquisti • promuovere modalità innovative di gestione degli acquisti anche attraverso l'uso di strumenti di e-Procurement Collaborazione con Imprese Green procurement • contribuire allo sviluppo e alla diffusione degli "acquisti verdi" nel mondo della Pubblica Amministrazione • facilitare il contatto delle Imprese con la Pubblica Amministrazione, mettendo a disposizione strumenti trasparenti e accessibili per la vendita di beni e servizi

3. Potenziale contesto evolutivo per le unità acquisti della P.A. EVOLUZIONI TECNOLOGICHE EVOLUZIONE ORGANIZZATIVA • Impiego di strumenti innovativi di e-Procurement quali cataloghi elettronici, aste elettroniche, marketplace • Informatizzazione complessiva delle P.A. • Mercato esterno di fornitura profondamente rinnovato • Disponibilità di dati di controllo Scenario innovativo per il personale delle P.A. coinvolto nel processo di acquisto • Semplificazione delle procedure di acquisto • Revisione del modello organizzativo degli uffici • Focus sulle funzioni di programmazione e monitoraggio della spesa EVOLUZIONI CULTURALI • Maggiore attenzione al fabbisogno reale • Maggiore attenzione ai livelli di servizio richiesto • Elevato scambio di informazioni tra le diverse Amministrazioni per condividere le migliori modalità operative

4. L’evoluzione dello scenario normativo di riferimento “… la violazione della norma comporta nullità dei contratti, e la stipula degli stessi è causa di responsabilità amministrativa per il dipendente che li ha sottoscritti…” Legge Finanziaria 2003 L. 289/02 “…obbligo di utilizzare le procedure previste dalla normativa comunitaria quando il valore del contratto è superiore a 50.000 €, tranne nel caso in cui si utilizzi il sistema delle convenzioni …” da obbligo ….. a opportunità …. Legge L. 191 del 30 luglio 2004 “facoltatività del ricorso alle convenzioni stipulate dalla Consip…” … utilizzazione dei parametri di prezzo e qualità delle convenzioni come limiti massimi per l’acquisto di beni e servizi comparabili DPR 11 nov 2004 n. 325 …. predisposizione di appositi formulari per acquisire informazioni di dettaglio sugli aspetti qualitativi e quantitativi dei beni/servizi, in modo da garantire una maggiore aderenza ai fabbisogni delle PP.AA.

5. Da Captive a Market Driven Monitoraggio delle forniture 2005 A “MARKET DRIVEN” Orientamento al mercato DA “CAPTIVE” …sviluppo di iniziative definite in base a volumi di spesa e risparmi in un mercato in parte “obbligato” … sviluppo di iniziative definite in base alle specifiche esigenze delle amministrazioni in un mercato “liberalizzato” Differenziazione degli strumenti e delle attività Gare Telematiche Mercato Elettronico Progetti specifici Negozi Elettronici Rilevazione dei fabbisogni Al fine di migliorare i servizi offerti e soddisfare le esigenze specifiche delle Amministrazioni si effettuano periodicamente indagini di approfondimento volte alla rilevazione dei fabbisogni delle Amministrazioni • Verificare il rispetto dei livelli di servizio e gli adempimenti contrattuali previsti in Convenzione attraverso una verifica costante delle prestazioni erogate dai Fornitori • Promuovere azioni correttive del livello di servizio fornito • Promuovere azioni migliorative nella progettazione delle Convenzioni successive, apportando modifiche, ove necessario, alla struttura dei capitolati • comunicazioni direttedi richiamo nei confronti dei fornitori • comunicazioni alle PP.AA. volte a sensibilizzarle sull’applicazione delle penali • attivazioni di ulteriori cicli di verifiche ispettive

6. Gli strumenti di e-Procurement – Negozi elettronici ESEMPIO Negozio Elettronico che espone sul Portale www.acquistinretepa.it i videoproiettori in Convenzione www.acquistinretepa.it NegoziElettronici Cosa Sono? I Negozi Elettronici sono “vetrine” disponibili sul Portale www.acquistinretepa.it per effettuare gli acquisti in Convenzione direttamente on-line I Vantaggi Semplificazione del processo di acquisto in Convenzione, riducendo sensibilmente i tempi di approvvigionamento Come funzionano? Gli utenti hanno la possibilità di ricercare i prodotti/servizi in Convenzione e di procedere all’acquisto on-line, attraverso un percorso guidato

7. Gli strumenti di e-Procurement – Gare Telematiche www.acquistinretepa.it GareTelematiche Cosa Sono? Le Gare Telematiche sono procedure di selezione del fornitore, basate su sistemi di negoziazione telematica, valide per importi sia superiori sia inferiori alla soglia comunitaria. I Vantaggi • Accelerazione dei tempi di esecuzione delle gare • Accelerazione dei tempi di ricezione e valutazione delle offerte • Riduzione degli oneri di gestione della gara • Garanzia di maggiore trasparenza • Snellimento della documentazione di gara • Possibilità di accrescere i risparmi rispetto alla base d’asta Come funzionano? Le Gare Telematiche sono precedute dalla pubblicazione del bando per l’abilitazione dei potenziali fornitori I criteri di aggiudicazione possono essere di due tipi: • Al prezzo più basso: si fa riferimento alla sola componente economica • All’offerta economicamente più vantaggiosa: sistema di ponderazione delle offerte economiche attraverso parametri tecnico-qualitativi standardizzati.

8. Gli strumenti di e-Procurement – Mercato Elettronico www.acquistinretepa.it MercatoElettronico Cos’è? Il Mercato Elettronico della P.A. è un mercato digitale dove le Amministrazioni registrate e le Imprese abilitate possono effettuare negoziazioni dirette, veloci e trasparenti per acquisti sotto la soglia comunitaria I Vantaggi per la P.A. per le Imprese • Riduzione di costi e tempi di acquisto • Accessibilità a una base potenzialmente maggiore di fornitori abilitati • Facilità di confronto dei prodotti e trasparenza informativa • Possibilità di tracciare gli acquisti e quindi di controllare la spesa, eliminando ogni supporto cartaceo • Negoziazione diretta con i fornitori di tempi, prezzi e condizioni • Ottimizzazione dei costi di intermediazione commerciale • Possibilità di utilizzo di un nuovo canale di vendita, complementare a quelli già attivati • Recupero di competitività, in particolar modo nei mercati locali • Maggiore visibilità dei propri prodotti Come funziona? Il Mercato Elettronico della P.A. consente di gestire on-line: • Il confronto tra i prodotti a catalogo • L’emissione dell’ordine e/o la richiesta d’offerta per i prodotti a catalogo

9. Il Programma di Razionalizzazione della Spesa per la PA – La complementarietà tra gli strumenti • Trattano in maniera centralizzata beni e servizi con caratteristiche standard • Consente di richiedere offerte a più fornitori per beni e servizi con caratteristiche particolari • Le modalità di fornitura - consegna dei beni ed erogazione dei servizi – sono predefinite • Consente di richiedere modalità di fornitura personalizzate (es. consegna in giorni od orari diversi da quelli previsti) • A fronte di ogni Convenzione, vi è un unico aggiudicatario per l’intero territorio nazionale, per una determinata area geografica o merceologica (lotto) • Le P.A. possono acquistare lo stesso bene da fornitori diversi, scegliendo quello che preferiscono sulla base delle loro puntuali esigenze • Consente l’accesso anche ai piccoli fornitori, che possono sfruttare il vantaggio competitivo della vicinanza geografica alle P.A. Locali • Spesso i fornitori sono aziende di dimensioni medio-grandi, in grado di soddisfare una domanda per volumi rilevanti • Consente risparmi derivanti dallapossibilità diconfrontare l’offerta di più fornitori in maniera agevole e veloce • Consentono risparmi derivantidall’aggregazione della domanda Convenzioni Mercato Elettronico Complementarietà

10. MEPA – I risultati Transazioni Valore degli acquisti gestiti sul MEPA da parte delle Università al 31 ott 2005 : 1.245.000 € Fonte: Consip

11. Il Programma di razionalizzazione della spesa pubblica e il mondo delle Università – Punti di attenzione I punti di attenzione per sviluppare il rapporto con il mondo Universitario : • Conoscenza della pianificazione delle iniziative • Differenziazione dell’offerta • Differenziazione degli strumenti • Definizione di livelli minimo di servizio • Attenzione all’esecuzione del contratto

12. Il Programma di razionalizzazione della spesa pubblica e il mondo delle Università - Ambiti di collaborazione e gli ambiti di collaborazione …… • Supporto consulenziale in materia di razionalizzazione della spesa • Supporto ad iniziative di aggregazione della domanda • Sviluppo di nuove competenze e profili professionali nella funzione acquisti • Gestione di gare telematiche • Rilevazione puntuale dei fabbisogni • Condivisione delle strategie di gara per le Convenzioni di futura attivazione, di particolare interesse degli Atenei • Raccolta dei fabbisogni e dei dati di spesa degli Atenei, al fine di ampliare la copertura merceologica esistente, sulla base di esigenze specifiche • Avvio di progetti di collaborazione sull’e-procurement • Verifica degli impatti organizzativi del MEPA sui processi di acquisto degli Atenei, a livello di Amministrazione Centrale • Confronto su soluzioni innovative, in ambito acquisti, adottate dagli Atenei

13. Principali collaborazioni realizzate nel 2005 Università Milanesi Realizzazione gara telematica per la fornitura di materiale igienico sanitario e avvio nuova gara per biglietteria aerea Università Piemonte Orientale RDO per Segnaletica Ambientale € 15.300 Università di Bologna RDO per fornitura pc: 58.380 € Università Federico II- Napoli: RDO per noleggio quadriennale di fotocopiatori € 55.872 Università di Sassari: Rdo per Servizi di Igiene Ambientale per 7 dipartimenti valore totale € 205.838 (con creazione di un modello di “condizioni particolari” di riferimento) Università di Catanzaro: RDO per Segnaletica Ambientale € 67.000 Università di Lecce,Udine,Genova: Collaborazioni per modifica regolamenti di Amministrazione, Finanza e contabilità degli Atenei e/o stesura circolari al fine di diffondere l’utilizzo sistematico del MEPA per gli acquisti sottosoglia

14. La struttura Consip dedicata alle Università Anna Vidoni Laura Spagnolo Alessandra Di Maria Benedetta Rizzuti