Videreutvikling av IKAO

1. Videreutvikling av IKAO Eiermøte IKAO 12. februar2014

2. Rammefaktorer • Nytt bevarings- og kassasjonsreglement for kommunesektoren per 1. februar 2014 • Gitt tilbakevirkende kraft – gjelder fra 1950 • Krav til bevaring av individdokumentasjon • Tilgang på ledige lokaler Fakkelgården er i ferd med å bli mangelvare • Ytterligere utvidelse må signaliseres/besluttes snarest • Beslutningsunderlag – Behov for oppdaterte prognoser fra kommunene påkrevet • For yngre materiale kan digitalisering for kassasjon vurdere - søknad må sendes Riksarkivet

3. Mulig/sannsynlig utvikling • Overgang til digitale løsninger innen flere områder som PPT, helse og omsorg, bolig og eiendom, landbruk m. fl. • Økt samarbeid over kommunegrenser • Sammenslåing av kommuner • Ønske om deponering av arkiver fra ytre etat, nedlagte- sammenslåtte enheter • Behov/krav om rask tilgang til tekniske arkiver i digital form • Økende utfordringer med å rekruttering av arkivarer og saksbehandlere med kompetanse på papirarkiver

4. Mulige tiltak • Digitalisering med påfølgende deponering for rask tilgang til materialet • Digitalisering for bevaring (skadet eller skjørt materiale) • Tilgjengeliggjøring i digital form • Løsning anskaffet og driftet i egen kommune/IKS • Løsning levert og driftet eksternt • Løsning levert og driftet av IKAO

5. Noen mangler IKAO • Egnede lokaler for mottak, rengjøring, behandling av arkivmateriale som er • Skittent • Soppbefengt eller fuktskadet • Soppbefengt materiale krever eget rom/utstyr • Mottak/oppbevaring • Rengjøring – adskilt ventilasjon/avtrekksskap m. v. • Digitalisering, eventuelt for kassasjon • Fotomagasin som tilfredsstiller kravene • Lager emballasje bokser, mapper, esker m. v.

6. Prioriterte tiltak IKAO 2014 • Fylkesrådmannen • Etablering av nytt fotomagasin • Lokaler for soppbefengt materiale • Kommuner – pilotprosjekt samordning av tjeneste • Digitalisering av landbruksarkiv • Tilgjengeliggjøring • Øke magasinkapasiteten og løse behov for spesialrom • Bygge ut plan 2 i magasin 5 – gir ca. 7000 HM • Lokaler for fotomagasin, mottaksrom og digitalisering m. v. • Videreutvikle IKT-løsning

7. Andre, risikoreduserende tiltak • Bidra i utarbeidelse av innsatsplan for Fakkelgården • Installere sensorer for å avdekke vannlekkasjer • Automatisk avstengning av vanntilførsel ved lekkasje • Bedre internkontroll med klima i magasiner – overvåke temperatur og luft fuktighet i magasiner