Klubi sekretär on klubi võtmeisik Klubi presidendi parem käsi ja klubi infoallikas

1. Klubi sekretär on klubi võtmeisik • Klubi presidendi parem käsi ja klubi infoallikas • Klubis võib olla mitu sekretäri • 1. sekretär saab Soome Rotary ja Rotary Internationali poolt klubile saadetava elektroonilise ja tavalise posti • Sekretäriülesandedjagunevad: • Klubisisesedülesanded • Administratiivsedülesanded • Sekretäriülesanded on seotudkavarahoidja, klubimeistritejaklubi koduleheeestvastutajaülesannetega

2. Klubi sekretärist sõltub klubi mälu, infoliikumine ja töökorraldus • Koosolekute toimumise aeg ja koht: juhatus, komiteed, aastakoosolek, valimiskoosolek jne. • Protokollide koostamine, sh. liikmekandidaatide nimekirja pidamine • Klubi kirjavahetus ja arhiiv • Nädalakoosolekute ettevalmistus koos teiste klubiametnikega

3. Enne rotary-aastaalgust klubi sekretär • Tutvub klubiametnike ülesandeid tutvustavate materjalidega • Tutvub andmesüsteemide ja nende pakutavate teenustega • Osaleb piirkonnanõupidamisel • Lepib presidendi ja klubi teiste ametnikega kokku tööjaotuse ja järgmise aasta tegevuse osas • Lepib praeguse sekretariaadiga kokku ülesannete üleandmise osas • Saab oma eelkäijalt SR liikmete andmesüsteemi kasutajatunnuse ja salasõna (salasõna muutmise korral tuleb sellest informeerida ka Eesti Rotariaanide Infopunkti) • Kontrollib, kas andmesüsteemis olevad andmed on ajakohased

4. Sekretäri ülesannete kohta saab infot: • Rotary-klubi sekretäri manuaal229en.pdf (uuendatud 2012) • Eesti Rotary koduleheltwww.rotary.ee -> materjal • kasutaja/salasõna: rotary/rotaryratas • Soome Rotary koduleht: http://www.rotary.fi/suoja/ • Presidentide ja sekretäride koolitusmaterjal • http://rotary1420.org/wiki/show/1753/koulutusaineistoa_presidenteille_ja_sihteereille • kasutaja/salasõna: rotary/rotaryratas Rotary-teatmiku alguses on MEELESPEA presidentidele, sekretäridele ja varahoidjatele

5. Ülesanded “Rotary käsikirja”Manual of Procedurejärgi • Liikmete registri ja klubi kontaktandmete haldamine: • Soome Rotary (SR) liikmete andmesüsteem (www.rotary.fi/rekisteri) • Rotary Internationali (RI) liikmete andmesüsteem (www.rotary.org) • Soome süsteemist sünkroniseeritakse klubi, liikmete ja klubiametnike andmed RI süsteemi. • Osalemiste registreerimine ja aruandlus • SR Rotary (rekisteri) iga kuu 10. kuupäevaks • RI aruannete koostamine ja saatmine • RI OfficialDirectory: järgmise aasta presidendi ja sekretäri andmed hiljemalt 31.12. • Poolaastaaruanne (SAR) ja sellega seotud maksud juulis ja jaanuaris • Maksud Eesti Rotariaanide Infopunktile ja Rotary Internationalile • Arvete vahendamine varahoidjale ja maksude ülekandmise kontroll

6. Tööinfosüsteemidega Poolaastaraportid juulis ja jaanuaris Osalemisraportid Iga kuu Liikmete registrite ja klubi kontaktandmete pidevhaldamine (aastast 2012 saab kahte andmesüsteemi ühendada ning uuendada tuleb ainult ühte, SR oma) Uuedklubiametnikud detsembris SR teatmiku andmete uuendaminejaanuaris RI Official Directory andmed detsembris Soome Rotary Liikmete andmesüsteem Rotary International Member Access

7. Vahetuskoosolekxx.6. 1.7. Tegevusplaanid RI-le poolaasta- raport (SAR) ja per capitamaksud Juuni PETS Juuli Piirk.konverents Mai August Jooksvalt: - liikmeskonna muutuste sissekanded • koosoleku koha ja – aja muutused Iga kuu: - osalemisraport Aprill Noorsoov.-seminar Aastakoosolek Valmistumine järgmiseks aastaks Sept Märts Rotaryklubi aastakell Okt Veebr SR-le ja piirk-le maksude I osa Nov Jaan Dets SR-le ja piirk-le maksude II osa Nv taotlused ja valik RI-le poolaastaraport (SAR) ja per capita-maksud TRF-seminarid Teatmiku andmed ajakohased Valimiskoosolek Official Directory andmed RI-le ja SR-le (uuedametnikud) Nv lõplikud taotlusedtehtud

8. Soome Rotary liikmete andmesüsteem (järg) • Liikmete andmesüsteemasubaadressil: www.rotary.fi/rekisteri • Sisestamiseks vajalikudkasutajatunnused ja salasõnad on klubi sekretäridel ja presidentidel • kasutusjuhendasubEestiRotary kodulehekaitstud osas: Osalemisraport - KUS JA KUIDAS?.PDF

9. Soome Rotary liikmete andmesüsteem • Liikmete andmesüsteem on rotary infovahetuse keskne osa ja trükitud Rotary teatmiku (matrikkel) alus • Klubi sekretär vastutab liikmete ja klubi andmete administreerimise eest SR andmesüsteemis • Klubi liikmed ise ei saa oma andmeid otse süsteemi sisestada ega muuta • Soome Rotary ja piirkondade post saadetakse klubidele andmesüsteemis olevatele aadressidele. • Klubide koosolekute kohad ja ajad ning kodulehtede aadressid sisestatakse ja muudetakse andmesüsteemis, kust nad automaatselt siirduvad SR kodulehele. Eesti Rotariaanide Infopunktile tuleb muutustest teatada eraldi • Uute klubiametnike andmed sisestatakse pärast valimiskoosolekuid ja hiljemalt detsembri lõpuks • Teatmikku minevad liikmete andmed kontrollitakse jaanuari lõpuks • Teatmik trükitakse andmesüsteemis olevatele andmetele põhinedes.

10. Osalemisraportidkoostatakseiga kuu • Iga kuu nädalakoosolekute osalemisprotsentide keskmine teatatakse SR liikmete andmesüsteemi kaudu järgmise kuu 10. kuupäevaks. • Arvesse võetakse ainult tegevliikmeid • Arvesse ei võeta auliikmeid või osalemisest vabastuse saanuid • Arvesse võetakse paikamised teiste klubide koosolekutel ja osalemine muus rotary-tegevuses (vt. Sekretäri manuaal) • Täpsemad juhised SR kodulehe kaitstud osas : Liikmete andmesüsteemi kirjeldus ja kasutusjuhend

11. Rotary Internationali Member Accesssüsteem • RI Member Access süsteem asub RI kodulehel: www.rotary.org • Member Access link on avalehe ülaosa paremas ääres • Kasutajatunnus on e-maili aadress

12. Rotary Internationali Member Access süsteem • RI klubisid teeniv andmesüsteem (www.rotary.org) • Klubi sekretär vastutab liikmete ja muude andmete haldamise eest Member Access süsteemis • Võimalus teha muutusi jooksva rotary-aasta presidendil ja sekretäril alates 1.juulist kuni 30.juunini • Andmed (klubi, liikmete ja klubiametnike andmed) siirduvad Soome süsteemist RI süsteemi. • Järgmise rotary-aasta presidentide ja sekretäride andmed • Teatatakse pärast valimiskoosolekut hiljemalt detsembri lõpuks • RI saadetised klubidele tulevad Member Access süsteemis olevatele aadressidele

13. Rotary Internationali per capita maksud • RI infosüsteemist saavad varahoidja, sekretär või klubi president laadida alla klubi poolaastamaksude arve • Sekretär kontrollib üle arvel oleva liikmeskonna arvu ja informeerib varahoidjat • Jälgib, et varahoidja maksmiseks maksaks arve tähtaegselt, hiljemalt 31.7. ja 31.1

14. Rotary Internationali poolaastaraportSemiannual Report (SAR) • RI poolaastaraportite vormid saadetakse rotary-aasta alguses ja keskel klubi sekretärile • Alates aastast 2012 on võimalik RI infosüsteemis märkida, et SAR materjalid saadetaks ainult elektroonselt • RI per capita maksud põhinevad poolaastaraporti andmetel

15. Muud • Rotary Internationali konvendi volikiri saadetakse presidendi ja sekretäri allkirjadega kuberneri poolt teatatud aadressil, kui klubi ei saada oma esindajat • Piirkonnakonverentsi piirkonnakoosoleku volikiri saadetakse vastavalt kuberneri juhisele

16. Tegutse täpselt, maksud ja raportid õigeaegselt • Kui ülesandeid ei täideta õigeaegselt, põhjustab see hulganisti lisatööd paljudele teistele! • Informeeri presidenti ja varahoidjat RI, SR ja piirkonna maksude tähtaegadest, summadest ja ülekannetest • Kui RI maksude ja raportitega seoses jääb midagi ebaselgeks, võta ühendust RI Zürichi bürooga • Kui Soome Rotary ja piirkonna maksude ja raportitega jääb midagi ebaselgeks, võta ühendust Rotary-bürooga (Rotarytoimisto) või Eesti Rotariaanide Infopunktiga. • Võta vajadusel ühendust piirkonna organisatsiooniga, Sinu asekuberner aitab