LAHDEN KAUPUNKISEUDUN HANKINTATOIMI Organisointi ja käytännöt

1. LAHDEN KAUPUNKISEUDUN HANKINTATOIMI Organisointi ja käytännöt

2. Seudullista yhteistyötä nykymuodossa ja -sopimuksin • 1.1.2006 alkaen • laajuus: kaikki Päijät-Hämeen 11 kuntaa + Askola, Myrskylä, Pukkila konserniyhteisöineen, lisäksi useat srk:t, koulutuskonserni, Päijät- Hämeen liitto ja Jätehuolto, Lahden Alueen Kehittämisyhtiö Oy LAKES, pelastuslaitos ym. • n. 200 000 asukkaan talousalue • tavoite: taloudellinen hyöty aiempaa edullisempien hankinta- hintojen ja –ehtojen, päällekkäisen työn vähentymisen ja paremman hankintojen ammattitaidon kautta

3. Hankintaohjausryhmä koordinoi seudullisesti • koostuu kuntien edustajista • osallistuu kilpailutettavien kohteiden valintaan • koordinoi ja ohjaa toiminnan kehittämistä • jäsenet toimivat yhteyshenkilönä omaan kuntaansa: tiedottavat, valvovat, ohjaavat, valmistelevat

4. Hankintapalvelut vastaa operatiivisesta toiminnasta • Lahden kaupungin konsernipalveluihin sijoitettu yksikkö • käytetään nimitystä ’Lahden kaupunkiseudun hankintatoimi’ seudullisen hankintatoimen yhteydessä • tehtävät määrittelee yhteistoimintasopimus seudullisesta hankintatoimesta sekä konsernipalvelujen johto- ja toimintasääntö • tarvittaessa asiantuntijatyöryhmiä

5. Hankintapalveluiden henkilöresurssit ja tehtävät hankintapäällikkö, hankinta-asiantuntija, 2 hankinta-asiamiestä, hankinta-assistentti, hankintasihteeri • Lahden keskitetty hankintatoimi (urakat hoitaa teky) + kaupunkiseudun yhteishankintayksikkö • tarjouspyynnöt, vertailut, neuvonta, ohjaus • n. 100 yhteishankintatuotetta, joista hankintapäällikön päätökset ja hintatiedotteet, pääkategorioina elintarvikkeet, tekstiilit, hoitotarvikkeet, toimisto- ja siivoustarvikkeet, tekniikka, palvelut • erilliskilpailutukset ja –toimeksiannot • ajankohtaisia kehityshankkeita mm. - sähköinen hankintajärjestelmä Baswaren PM- seudullisten hankintalinjausten uudistus- kestävä kehitys ja elinkaariajattelu

6. Seudullinen toimintamalli 1/2 • yhtenäiset hankintaohjeet, Kuntaliiton/Lahden malli - Kuntaliitolla myös ohjeistusta pienhankintoihin • täydentäviä soveltamisohjeita tarvittaessa, mm. eurorajat joiden ylittävissä hankinnoissa suositellaan kilpailuttamista (3000 € tavarat, 5000 € palvelut) • hankinnoista vain yksi päätös: Lahden kaupungin johto- ja toimintasääntöjen sekä hankintaohjeiden mukainen viranhaltija- tai toimielinpäätös ja siihen liittyvä muutoksenhakuohjaus

7. Seudullinen toimintamalli 2/2 • kunnat päättävät osallistumisestaan kilpailutuksiin • jos osallistuu, myös sitoutuu • käytännössä poisjättäytymiset yhteisistä kilpailutuksista ja sopimuksista vain perustelluissa poikkeustapauksissa • käytännön toimia koskevat erimielisyydet käsitellään hankintaohjausryhmässä • mikäli ei päästä yksimielisyyteen, erimielisyydet viedään asianomaisten kuntien ratkaistavaksi

8. Kuntien erillishankinnat tilaustyönä • mahdollista tilata hankintapalveluilta • kilpailutus tilaajan puolesta • tilaaja vastaa päätöksenteosta • korvaus hinnaston mukaisesti • resurssien salliessa Vähäiset (alle 2000 €) hankinnat suoritetaan paikallisostoina, kunkin kunnan hankintaohjeiden mukaan.

9. Seudulliset tarjouspyynnöt • kaikki voivat vaikuttaa hankintakokonaisuuden sisältöön • valikoimaa yhdenmukaistetaan tahtotilan niin salliessa - YH-tuotteet/sopimuskaudet intrassa • kaikki organisaatiot sitoutuvat • tavoite: hankinta-aikataulut ja käytetyt hyödykkeet mahdollisimman samanlaisiksi Kuntakohtaisia sopimuksia sovelletaan niiden voimassaoloajan.

10. Yhteiskilpailutusten priorisoinnin lähtökohtia • ostopalvelujen hankinnat • ns. volyymietuhankinnat (ostomäärillä vaikutus hinnoittelutasoon) • prosessit, joissa tarjouspyyntöjen valmistelu on mittava ja haastava vaihe (esim. soten ostopalvelut)

11. Hyödyt taloudellisia ja toiminnallisia • kuntien rahat eivät yksin riitä laajojen palvelurakenteiden ylläpitämiseen, resurssit ydintoimintoihin • yhteistyövaihtoehto omaa tuotantoa edullisempaa • henkilöstön erityisosaaminen koko seudun käyttöön • kaikkien ei tarvitse erikoistua kaikkeen • vähemmän toimittajia, vähemmän laskuja Yhteistyö on erityisen järkevää Lahden kaupunkiseudulla, jossa kuntien välimatkat ovat lyhyitä.

12. Erityispiirteitä • keskuskuntamalli, joka kunnioittaa kuntien itsemääräämisoikeutta • ei raskasta organisoitumista, ohjausryhmä ainoa toimintaa ohjaava ja koordinoiva elin • päätöksentekomalli byrokratiaa ja valitusriskejä vähentävä: vain yksi päätös ja yksi muutoksenhakutie • käytännön toimijoiden välillä yhteistyötä ja luottamusta jo vuosien ajalta -> menettely toimii • kustannustehokkuus, kevyet (vain välttämättömät) kehykset toiminnalle

13. KL Kuntahankinnat Oy:n rooli • KL Kuntahankinnat Oy:n sopimuksiin on liitytty ja liitytään tuoteryhmissä, joiden osalta arvioidaan saatavan taloudellista tai toiminnallista hyötyä ja joihin tuotteisiin ei ole todettu sisältyvän merkittäviä paikallisia näkökohtia esim. elinkeinopoliittisessa mielessä huomioitavaksi. • sopimukset toistaiseksi yksittäisiä: työasemat, toimistotarvikkeet, värikasetit • sopimusten toimivuuden arviointia suorittaa seudullinen ohjausryhmä, jossa jokaisen jäsenkunnan edustus

14. Elinkeinopoliittiset tavoitteet hankintatoimessa • seudullisissa linjauksissa on erityisesti korostettu yrittäjämyönteisyyttä, tavoitteina ja keinoina mm.: - kilpailun toteutumisen edistäminen- markkinarakenteiden toimivuuden turvaaminen- edellytysten luominen uusille toimijoille- ei tarpeettomia rajoituksia ja vaatimuksia kilpailuun osallistumiseksi- yhteistyö (tapaamiset, koulutukset) yrittäjien ja yrittäjäjärjestöjen kanssa- arvioinnin kehittäminen koskien päätösten vaikutuksia yrittäjien toiminnalle • yrittäjämyönteisyydessä huomioitava reunaehtoina- taloudelliset tavoitteet optimoida tuotteiden, toimittajien ja laskujen määrää- toiminnalliset tavoitteet koota mielekkäitä hankintakokonaisuuksia- hankintalain vaatimukset ml. tasapuolinen ja syrjimätön kohtelu- velvoite ottaa huomioon entistäkin vahvemmin kestävää kehitystä, vastuullisuutta, elinkaarikustannuksia ja ympäristötekijöitä

15. Haluatko lisätietoja? • Ota yhteyttä: • hankintapalvelut@lahti.fi • tai puhelimitse suoraan henkilökuntaan, yhteystiedot löytyvät www.lahti.fi-> Kohdennetut palvelut, Yrittäjät-> Hankintapalvelut