Projektinhallinta

1. Projektinhallinta RASE 10.5.2006

2. Projektinhallinta • Projektinhallintaan liittyy seuraavia tehtäviä: • projektin suunnittelu • projektin käynnistäminen • toteutumisen seuranta ja ohjaus • projektin päättäminen

3. Projektinhallinta • Projektin suunnittelu • lähtökohtana tavoite • tehdään määrittelydokumentin spesifioima järjestelmä • tavoite tulee olla sellaisessa muodossa, että sen toteutuminen voidaan projektin päättyessä arvioida. Liian epämääräisiä tavoitteita tulee välttää • reunaehdot ja rajoitteet vaikuttavat suunnitteluun • liittyvät usein resursseihin (sekä henkilö että raha) sekä aikatauluihin

4. Projektinhallinta • suunnitteluun liittyvät myös organisointi, riskien analysointi, teknologioiden ja työmenetelmien valinta, tukitoimintojen (dokumentointi, tuotteenhallinta, laadunvarmistus) suunnittelu, projektin osittaminen ja osien aikatauluttaminen • ositus ja osien aikataulutus vaikein pala purtavaksi • osien työmäärien arviointi hankalaa • työmääriä saatetaan joutua muuttamaan epärealistisiksi, jotta suunnitelma näyttää kelvolliselta paperilla • joskus voidaan myös joutua toteamaan, että tavoitteita on mahdoton saavuttaa nykyisten reunaehtojen vallitessa

5. Projektinhallinta • Projektin aloitus • vain pieni osa projektia, mutta sitäkin tärkeämpi • joskus projektit käynnistyvät ikään kuin huomaamatta ja välttämättä kaikki eivät edes tiedä olevansa projektissa mukana • aloitustilaisuus voi olla kahvipöytäkeskustelu tai koko päivän kestävä tilaisuus riippuen projektin koosta • läsnä projektiin osallistujat ja sidosryhmien edustajat • tilaisuudessa käydään läpi projektin tavoitteet, tärkeys, osallistujat ja sidosryhmät, aikataulu, seuranta ja raportointitavat jne • voidaan sopia myös työtiloista, työvälineistä, palaveriajoista ja muista käytännön järjestelyistä

6. Projektinhallinta • tilaisuuden jälkeen jokaisella tulisi olla tiedossa oma osuutensa projektin toteutuksessa ja jokaisen tulisi olla sitoutunut projektin tavoitteiden saavuttamiseen

7. Projektinhallinta • Seuranta ja ohjaus • projektipalaverit, projektikatselmukset, toteutumien kirjaaminen ja projektisuunnitelman tarkentaminen projektin edetessä (ja vauhdin kiihtyessä…) • seurannan tarkoituksena on huomata vääristymät mahdollisimman ajoissa. Mitä aikaisemmassa vaiheessa ne huomataan, sen helpompi niitä on korjailla • epäonnistumisten syynä ongelmien liian myöhäinen havaitseminen ja jopa niiden salailu

8. Projektinhallinta • Projektin päättäminen • projektin päättymisen kriteerit oltava selkeästi kirjattuna projektisuunnitelmaan! • katkeria riitoja asiakkaan ja tekijän välillä, kun epäselvyyttä projektin päättymisestä ja ylläpidon alkamisesta… Saattaa olla rahallisesti merkittävä seikka • tarpeettomat dokumentit ja tiedostot tuhotaan ja tarpeelliset arkistoidaan ylläpitoa varten • tuotetaan loppuraportti, jossa kerrotaan projektin tuotto (tai tappio), onnistumiset, epäonnistumiset, vinkkejä mitä kannattaisi tehdä toisin • kerätään metriikkaa laatujärjestelmää varten: työmäärä- ja aikatauluarvioiden vs toteutuneet, muutosvaatimusten lukumäärä, korjattujen virheiden lukumäärät eri vaiheissa jne

9. Projektinhallinta • asiakaspalautteen saaminen projektin onnistumisesta ja mahdollisesti myös tietyn käyttö/ylläpitoajan jälkeen • lopetuspalaverissa esitetään yhteenveto projektista ja sen tuloksista • ja lopuksi nollataan muisti ja siinä sivussa kerrotaan asiakkaalle kuinka miellyttävää hänelle oli tehdä töitä 

10. Projektinhallinta linjaorganisaatio projektiorganisaatio Lähtötiedot: tavoitteet, reunaehdot, rajoitteet Suunnittelu Käynnistäminen Projektisuunnitelma ja muu projektiin liittyvä materiaali PROJEKTI Seurantaraportti Seurantaraportti SEURANTA JA OHJAUS Ohjaus Ohjaus Päättäminen Loppuraportti Päätösraportti Tuote

11. Projektinhallinta Käyttäjät Tyypillinen projektiorganisaatio ASIAKAS Asiakkaan projektipäällikkö Ohjausryhmä Projektiryhmä Tukiryhmä TOIMITTAJA Projektipäällikkö

12. Projektinhallinta • Asiakas voi olla ulkoinen tai sisäinen asiakas • Projekti koostuu projektipäälliköstä ja projektin jäsenistä • projektipäällikkö saattaa olla samassa tehtävässä useassa projektissa yhtä aikaa • samoin projektin jäsenillä saattaa olla muita, ulkopuolisia, tehtäviä samaan aikaan. Voidaan määritellä, että resurssi XX on 40% projektin käytettävissä • projektin jäsenet saattavat sijaita myös eri puolilla maata tai jopa eri puolilla maapalloa. Tällöin ohjaus ja seuranta luonnollisesti vaikeutuu • Projektin tukiryhmässä on tyypillisesti teknisiä asiantuntijoita • esimerkiksi tietyn työkalun erityistuntijoita • antavat ohjeita teknisiä ratkaisuja suunniteltaessa ja tarkastavat myös niiden toteutuskelpoisuuden

13. Projektinhallinta • Projektipäällikkö raportoi ohjausryhmälle projektin edistymisestä, isoista ongelmista ja projektisuunnitelmaan tarvittavista muutoksista • Ohjausryhmä koostuu sekä asiakkaan että toimittajan edustajista. Ryhmä hyväksyy projektisuunnitelman muutokset ja auttaa ongelmien ratkaisemisessa

14. Projektinhallinta • Asiakasprojektissa tarvitaan yleensä myös asiakkaan resursseja ja työpanosta tietyissä toiminnoissa • laitteistojen hankinta, koulutuksen suunnittelu, toimialan asiantuntijoiden apu tarvittaessa jne • Työmäärä saattaa kasvaa asiakkaankin puolella suureksi. Se voi olla monesti yllätys, varsinkin jos asiakkaalle ei aikaisempaa kokemusta tietotekniikkaprojekteista • Projektisuunnitelmassa tuotava tarve selkeästi esille ja nimettävä asiakkaan organisaatiosta henkilö (asiakkaan projektipäällikkö), jonka vastuulla on resurssien haaliminen aina tarvittaessa

15. Projektinhallinta • Moniprojektiympäristö luo omat ongelmansa, kun eri projektit kilpailevat samoista resursseista • joka projektissa tarvitaan AINA juuri niitä parhaita ihmisiä, jotka pystyvät projektin pelastamaan • Jonkun pitää priorisoida resurssien tarve ja määrätä kuinka asia hoidetaan.

16. Projektinhallinta • Projektin seurannan ja suunnittelun kannalta projektin osittaminen on tärkeää • projekti ositetaan aktiviteeteiksi ja tehtäviksi • Aktiviteetti on suuri osakokonaisuus tai koko projektin ajan kestävä toiminto • aktiviteettiin liittyy alkamis- ja päättymisajankohta, resurssit, käytettävä työpanos ja tuotokset • aktiviteettien päättymisajankohtia sanotaan etapeiksi ja se saavutetaan, kun kaikki aktiviteetin tuotokset on hyväksytty sovitulla tavalla (projektisuunnitelmassa määritelty) • Aktiviteetit pilkotaan edelleen tarkasti rajatuiksi kokonaisuuksiksi, tehtäviksi • tehtävä voidaan osoittaa yhdelle henkilölle, parille tai pienelle ryhmälle tilanteesta riippuen • Työmääräarviot saadaan sitä luotettavimmiksi mitä pienempiä tehtäviä saadaan ositettua • seurannassa poikkeamat huomataan nopeasti • toisaalta liian pienet tehtävät aiheuttavat lisähommia, koska tehtävät määritellään projektisuunnitelmassa, ne aloitetaan, niitä seurataan ja ne kirjataan päättyneeksi

17. Projektinhallinta • Aikataulutuksen lähtökohtana on projektin reunaehdot • kalenteriaika, käytettävissä olevat henkilöt ja käytettävissä oleva rahamäärä • Projektin aktiviteetit jaetaan sopivan kokoisiksi tehtäviksi • koko riippuu siis sovellusalueesta ja projektiryhmän kokemuksesta • Tehtävien työmäärät arvioidaan • usein lähtökohtana ohjelmiston koko. Kun tiedetään organisaation tuottavuus (koodirivejä/työpäivä) saadaan jonkinlainen arvio laskettua, ”ei ole helppo homma” • organisaation tuottavuuteen vaikuttaa ohjelmiston koko, aikataulun kireys, tekijöiden kokemus ja ammattitaito, vaatimukset luotettavuuden ja reaaliaikaisuuden suhteen • Tehtävien keskinäiset riippuvuudet määritellään • jotain tehtävää ei voida aloittaa ennen kuin jokin toinen tehtävä on kokonaan tehty jne • Valitaan henkilö suorittamaan tehtävä ja arvioidaan tehtävän suorittamiseen kuluva kalenteriaika • kalenteriaika riippuu ammattitaidosta, kokemuksesta, sovellusalueen tuntemuksesta ja panoksesta projektiin

18. Projektinhallinta • Projektien seuranta hoidetaan raportoinnin, ajankäytön seurannan, projektipalaverien, katselmusten ja tarkastusten avulla • Projektipalaveri on hyvä järjestää kerran viikossa vakioaikaan, jolloin kaikki tietävät olla sopimatta muuta • jos palaveri pystytään pitämään vielä vakiopaikassa, niin seinille voidaan askarrella lakana, joihin kirjataan tehtävät ja edistymiset • palaverissa käydään läpi menneen viikon tilanne ja tulevan viikon tavoitteet. Ongelmista keskustellaan ja mietitään ratkaisutapoja niiden selvittämiseksi • Viikkopalaverit tulisi dokumentoida • voidaan käyttää myös projektipäiväkirjaa

19. Projektinhallinta • Projektin riskien hallintaan kuuluu riskien kartoittaminen ja niihin varautuminen • kartoittamisella tarkoitetaan riskien tunnistamista, analysointia ja niiden toteutumistodennäköisyyden arviointi • varautumisella tarkoitetaan varasuunnitelmien laadintaa ja toteutumistodennäköisyyksien minimointia • Riskien löytymiseen voidaan käyttää apuna tarkistuslistoja tai alan kirjallisuudesta löytyviä listoja • yleisimmät riskit eivät liity tekniikkaan vaan projektin suunnitteluun, seurantaan ja organisointiin

20. Projektinhallinta RISKI HALLINTAKEINO

21. Projektinhallinta • Miksi epäonnistui • työmääräarvio virheellinen • määrittely puutteellinen • muutosvastarinta • liian suuri projekti • asiakkaan/toimittajan • asiantuntemattomuus • suunnittelematon käyttöönotto • henkilöstövaihtuvuus • huono projektipäällikkö • ongelmat työvälineissä/laitteissa • Miten epäonnistui • aikataulu petti • kustannukset ylittyivät • asiakas tyytymätön tuotteeseen • jälkihoidon työmäärä valtava

22. Projektinhallinta • Projektisuunnitelmalla kuvataan miten käytettävissä olevilla resursseilla saavutetaan haluttu lopputulos ja vielä halutussa aikataulussa • lisäksi kuvataan riskejä, tukitoimintoja, toteutusvälineitä, vastuuhenkilöitä jne • aikataulujen ja resurssien käytön poikkeamat havaitaan ajoissa -> projektin seurannan apuväline • Pieniinkin projekteihin kannattaa suunnitelma tehdä (projektikortti) • tehtävä(t), tekijä(t), aikataulu, toteumat ja hyväksyminen

23. Projektinhallinta - projektisuunnitelma • Johdanto • 1.1 Yleiskuvaus • 1.2 Tuote • 1.3 Suunnitelman ylläpito • 1.4 Viitatut dokumentit • 1.5 Määritelmät, termit ja lyhenteet • Projektin organisointi • 2.1 Projektin vaiheistus • 2.2 Organisaation rakenne • 2.3 Sidosryhmien kuvaus • 2.4 Vastuuhenkilöt • Projektin ohjaaminen • 3.1 Tavoitteet ja priorisointi • 3.2 Oletukset, riippuvuudet, reunaehdot • 3.3 Riskien hallinta • 3.4 Seuranta ja ohjaus • 3.5 Henkilöresurssien käytön suunnittelu • Tekniikka • 4.1 Menetelmät ja työkalut • 4.2 Dokumentointi • 4.3 Tuotteenhallinta • 4.4 Laadunvarmistus • Vaiheet, aikataulut ja budjetti • 5.1 Projektin osittaminen • 5.2 Riippuvuudet • 5.3 Resurssien käyttö ajan funktiona • 5.4 Budjetti ja resurssien allokointi • 5.5 Aikataulu • - Alihankkijoiden käyttö • - Suojaukset ja turvallisuus • - Koulutus ja asennussuunnitelmat • - Ylläpitosuunnitelmat • - Muutosmenettely

24. Projektinhallinta-työvälineet • Projektinhallinnassa tarvitaan sovellus, joka osaa • kuvata projektin eri vaiheita • tehdä eri vaiheiden ajoitukset • näyttää eri vaiheiden ajoitukset • näyttää vaiheet kalenteriaikaan sidottuna • laskea kustannusarvion • laskea toteutuneet kustannukset • Sovelluksia ovat mm: • MS-Project (projektinhallinta) • PlanMan Planet (projektinhallinta) • Dokumentointi (ohjelmistosuunnittelun työvälineet, toimistosovellukset, sposti, vuorovaikutusvälineet) • Ideointi (MindMap-sovellukset) • Jne.