La soluzione per l’ E lectronic R ecords M anagement S ystem

1. ARCHIVIA ERP La soluzione per l’ Electronic Records Management System

2. La crescita delle informazioni 35 33 EB al 2003 30 25 20 12 EB al 1999 (in 300.000 anni) 15 40.000 ACIncisioni rupestri 1993 Web 105 la carta 1450 la stampa 1999 2,5EB 1870 elettricità 2000 3EB 2001 4EB 1960 Internet 1950 elaboratori 2002 5 EB 2003 6,5 EB Unità di misura: EB (exabyte 1018) = 1.000 PB PB (petabyte 1015) = 1.000 TB TB (terabyte 1012) = 1.000 GB = circa 1 milione di libri GB (gigabyte 109) = 1.000 MB = un camioncino di libri MB (megabyte 106) = 1 piccolo romanzo Fonte: School of Information Management and Systems, Università di Berkeley (CA) – 2003

3. La crescita delle informazioni • In 300.000 anni (al 1998) si sono accumulati 12 EB di informazioni • Solo nel 1999 sono state create ~ 2,5 EB • Nel 2002 sono state generate ~ 5 EB di nuove informazioni • Il 92% sono registrate su supporti magnetici (prevalentemente HD) • Il 7% su pellicola • Lo 0,01% su carta • Lo 0,002% su ottico • In media sono stati prodotti 800 MB di informazioni a persona (al mondo ci sono ~ 6,3 Miliardi di persone) • Le nuove informazioni create crescono di ~ il 30% ogni anno • È negli ultimi 15 anni che è avvenuta la transizione da supporto cartaceo a digitale è la capacità di accesso alle informazioni è esplosa Fonte: School of Information Management and Systems, Università di Berkeley (CA) – 2003

4. La gestione delle informazioni La difficoltà che emerge è quella di gestire in modo efficace le informazioni. Non è impresa semplice. La nostra capacità di archiviare e trasmettere informazioni ha superato di gran lunga la capacità di ricercare, ritrovare e disporre delle stesse. La gestione delle informazioni sarà una delle maggiori sfide del nostro secolo Aumenta la complessità per la gestione delle informazioni Conformità (compliance) a norme, convenzioni, leggi, … Necessità di ottenere informazioni strategiche sui contenuti Sicurezza, consolidamento, continuità di servizio, TCO (Total Cost of Ownership) Contenuti eterogenei ed origini disparate dei contenuti (strutturati, non strutturati, interni ed esterni all’azienda)

5. L’evoluzione dei sistemi Acquisizione Ricerca Distribuzione EDMS Full text retrieval Electronic Document Management System Workflow E-form Data Base ECM/DAM B.P.R. Business Intelligence Enterprise ContentManagement/Digital Asset Management DataWarehouse ERMS Funzionalità Tecnologie Data Mart Electronic RecordManagement System Base dati

6. La dematerializzazione -> Ufficio senza carta • La rilevanza economica data dalle normative sulla dematerializzazione introdotte nel corso di questi ultimi anni non è stata ancora completamente recepita • La carta continua a prevalere in tutti i casi in cui è richiesta la “firma”, anche quando non è la legge ad imporla • Stanno lentamente iniziando a diffondersi progetti per la conservare in forma digitale di documenti amministrativi e fiscali • Discesa dei costi unitari di archiviazione che ha reso accessibile a basso costo grandi quantità di spazio “informatico”

7. La dematerializzazione • Protocollo e interoperabilità tra P.A. • P.E.C. • La fattura elettronica (MEF) • La conservazione sostitutiva (MEF) • Il processo civile telematico (MDG) • Gestione dei libri paga e matricola (MDL) • Automazione dei servizi demografici (MDI): CDE, AIRE, registri stato civile • Conservazione delle cartelle cliniche (MDS) • E-Docs

8. E.C.M. (Enterprise Content Management) • Raggruppa le tecnologie, gli strumenti e le metodologie impiegate per catturare, archiviare, conservare, rendere disponibili, spostare, manipolare, proteggere, selezionare, descrivere, valutare, analizzare, … presentare in modo da migliorare la capacità di comprendere e utilizzare i contenuti all’interno di un’organizzazione • Le strategie e gli strumenti di ECM consentono la gestione delle informazioni non strutturate dell’organizzazione ovunque esse siano • Spesso vengono impiegati vari termini intercambiabili tra di loro, quali : IDM (Integrated Document Management), DAM (Digital Asset Management), IDCM (Integrated Document and Content Management) o TCM (Total Content Management) • Indipendentemente dalla terminologia adottata l’ECM serve a gestire, durante il loro intero ciclo di (dalla loro creazione fino alla loro cancellazione o conservazione nel lungo periodo), i contenuti “tradizionali” ( Immagini, Documenti “Office”, Grafici, Disegni, e Output di Stampa) così come i più recenti ”oggetti digitali” (pagine e contenuti Web, E-mail, Video e Multimedia).

9. D.A.M. (Digital Asset Management) • E’ un sistema di gestione di contenuti digitali aziendali: Audio, Video, Immagini, Documenti, ecc... • Ha lo scopo di ottimizzare l'usabilità dei contenuti per ridurne tempi e costi di produzione, archiviazione ed utilizzo • Gestisce il ciclo di vita delle informazioni: acqusizione/creazione, modifica, approvazione, pubblicazione, distribuzione, utilizzo, archiviazione

10. E.R.M.S. (Electronic Record Management System) • L’E.R.M.S. è la nuova tecnologia/filosofia per la gestione delle informazioni • E’ la naturale evoluzione dei sistemi di gestione dei documenti EDMS (Electronic Documents Management System) e contenuti (ECM, DAM,..) • Consente di gestire le informazioni (Records) provenienti in modo eterogeneo (sistemi EDMS, e-mail, ERP, Office…) in modo sicuro, controllato, a lungo termine • Gestisce processi affidabili per garantire: • L’integrità delle informazioni determinanti nella conduzione del business • Che esse non siano state alterate/distrutte (in ogni momento siano legalmente veritiere)

11. E.R.M.S. (Electronic Record Management System) “A record is something tangible recorded on any medium (paper or electronic) that is evidence of business events or transactions that has legal or business value and that one intends to be memorialized” (Randolph Kahn) “A record is information created, received, and maintained as evidence and information by an organization or person, in pursuance of legal obligations or in the transaction of Business.” (ISO 15489) • I Record sono informazioni di business • I Record possono essere sia Fisici che Elettronici • I Record sono il valore della organizzazione

12. E.R.M.S. (Electronic Record Management System) • Le 4 caratteristiche di un record sono: • Autenticità: Un record deve essere ciò che effettivamente è • Consistenza: Un record deve essere una rappresentazione accurata e completa delle transazioni, attività o dei fatti che lo hanno determinato • Integrità: Un record deve essere completo e inalterato • Accessibilità: Un record deve essere facilmente localizzato, recuperato, presentato e rappresentato

13. E.R.M.S. (Electronic Record Management System) • I record derivano principalmente da: • E-mail (entrata, uscita, interna) • Applicazioni Office (Word, Excel, Powerpoint,…) o equivalenti • Immagini • Sistemi Gestionali (es: ERP) • Pagine Web • Transazioni Web (es. e-commerce) • Data collection systems e sistemi di archiviazione • Contenuti Audio/Video • Carta

14. E.R.M.S. (Electronic Record Management System) • Un sistema di Records Management si differenzia da uno di Content Management: • Il RM gestisce le regole per preservare (conservare) i contenuti necessari e per distruggere quelli non più necessari; il CM si limita a garantire la presentazione dei contenuti • Le regole di conservazione si basano su regolamenti, leggi o più semplicemente su regole di business che possono essere stabilite da ciascuna organizzazione • I sistemi di RM soddisfano la fondamentale esigenza delle organizzazioni di tutelare i documenti, sia cartacei che elettronici, da possibili manomissioni e permettono di adempiere alle operazioni di conservazione dei dati previsti dalle norme vigenti (conservazione sostitutiva) • Quando un documento viene dichiarato record il suo contenuto diventa statico (immodificabile) e vengono stabilite le impostazioni di sicurezza che indicano quali utenti possono accedervi • Per ogni record viene definito un piano per gestire la durata e la ragione della conservazione, gli utenti autorizzati a disporne l'eliminazione finale o l’eventuale archiviazione\

15. Un sistema ERMS • L’E.R.M.S. (Electronic Records Management System) e la nuova tecnologia per la gestione delle informazioni • E’ la naturale evoluzione dei sistemi di gestione dei documenti EDMS (Electronic Documents Management System) • Consente di gestire le informazioni (Records) provenienti in modo eterogeneo (sistemi EDMS, e-mail, ERP, Office …) in modo sicuro, controllato, a lungo termine • Processi praticabili ed affidabili per garantire: • L’integrità delle informazioni determinanti nella conduzione del business • Che esse non siano state alterate/distrutte (in ogni momento siano legalmente veritiere)

16. Archivia ERP • Archivia ERP ha origine da Archivia rel.3 e ne costituisce la naturale evoluzione dal punto di vista funzionale mentre viene completamente rivista la struttura tecnologica e l’interfaccia utente • Archivia ERP presenta spiccate caratteristiche di modularità e scalabilità ed è stata progettata come una soluzione di alto livello qualitativo sulla base dell’esperienza maturata su Archivia rel.3 • Per garantire la massima apertura verso installazioni anche complesse ed estese Archivia ERP ha una propria gestione di dati e documenti ma può anche utilizzate piattaforme documentali evolute quali Filenet e Hummingbird • Archivia ERP demanda all’infrastruttura tutto il carico applicativo specifico della soluzione; il risultato è una struttura modulare, facilmente personalizzabilee in grado di crescere fino a poter raggiungere dimensioni molto grandi e supportare architetture adatte a organizzazioni di elevate dimensioni • Il risultato viene raggiunto senza sacrificare la semplicità di configurazione e di parametrizzazione che permettono di definire procedimenti, regole e dati specifici per ogni ramo dell’organizzazione

17. Gli obiettivi • Affidabilità: garantire la continuità delle prestazioni erogate, l’integrità fisica e logica dei dati e la loro corretta registrazione e conservazione nel tempo • Modularità e scalabilità: consentire il potenziamento, l'aumento delle stazioni di lavoro e l'espansione verso altre tipologie di archiviazione documentale senza modifiche all'architettura e/o al software di base e applicativo • Adattabilità: consentire la configurazione del sistema alle esigenze operative ed all'organizzazione del lavoro esistenti con accorgimenti per l'eventuale semplificazione e per ogni eventuale modifica futura • Semplicità di utilizzo: consentire la semplificazione dell'accesso ai dati ed alle funzioni del sistema mediante l'utilizzo di interfacce adeguate e comandi semplici ed intuitivi

18. Architettura

19. Architettura • Server sviluppato in Java • Client Internet Explorer (in futuro anche Netscape) • Application Server TOMCAT • Separazione dell’interfaccia dalla logica applicativa • Gestione del fault tolerance e del bilanciamento di carico

20. Architettura • Gestione di diversi DB logici: • Configurazione • Ricerche • Utenti/Gruppi • Asset Manager • … • Utilizzo di DB diversi per tipologia di asset (es: Oracle per Fatture, MS SQL Server per ordini)

21. Tecnologie • Archivia ERP opera con interfaccia browser e non prevede di installare localmente parti di software tranne nei casi in cui sia necessario operare con apparati hardware locali (scanner, lettori di smart card…) o con applicazioni client (es: interfacce per cattura dati e documenti da altre applicazioni) • Le tecnologie applicative utilizzate per la gestione completa del ciclo di vita di un documento sono le seguenti: • Imaging: per la cattura dei documenti • Publishing: per la pubblicazione dei documenti in formato uniforme (es. PDF) e per la gestione dei documenti disponibili nei formati più utilizzati (es. Office) • Document Management: per la memorizzazione e la ricerca dei documenti • Workflow: per la gestione dei processi associate al ciclo di vita dei documenti sia nella loro generazione che nella gestione e fruizione • Firma digitale e crittografia: per proteggere i documenti e dal loro validità legale • XML: per lo scambio di documenti in formato strutturato

22. Componenti Software • Sistemi operativi supportati • Windows • Unix • Linux • Linguaggi • Java • JavaScript • HTML • Database supportati: • MySql • Oracle • Sql Server • Altri (via JDBC)

23. Caratteristiche funzionali • Gestione della “scheda” (assimilabile ai “contents”) anziché del documento • Definizione delle visibilità in base all’utente e alla funzionalità • Gestione della visibilità su parti dell’asset (es: vedo i dati di protocollo , ma non il documento) • Associazione di un evento ad una azione eseguita sulla scheda (es: se inserisci una fattura, mandala a…) • Possibilità di eseguire “selezioni” su metadati (es: vedi le fatture, ma solo le informazioni decise a priori per quella particolare “selezione”). • Gestione delle viste (viste successive di metadati, a seguito di operazioni: es: inserisco i dati, dopo l’ok chiede ulteriori dati), • Gestione Drag&Drop • Visione dei dati di catalogazione anche dalle liste • Log dettagliato delle attività

24. Caratteristiche funzionali • Gestione delle “catene” di documenti • Gestione del versioning • Gestione del check-in (archiviazione di un documento a seguito di modifica) e check-out (estrazione di un documento per modifica) • Gestione dell’organigramma a più livelli • Gestione server delle code di lavoro; questo modulo consente di attivare, attraverso un apposito schedulatore, una serie di processi batch quali, ad esempio: • acquisizione degli spool di stampa • export di documenti (es: a fini di masterizzazione) • import di documenti (acquisizione automatica) • riconoscimento OCR • produzione di stampa massive • invio massivo di documenti per e-mail • conversione in PDF/TIFF degli originali • completamento dell’indicizzazione con recupero dei dati dal altre fonti

25. Gestione della lingua • Archivia ERP è un’applicazione multilingua: • La lingua è associata all’utente: nello stesso sistema possono quindi coesistere utenti che accedono al sistema utilizzando lingue diverse; lo stesso utente può anche selezionare lingue alternative • L’interfaccia è in lingua: ogni videata applicativa, ogni messaggio e ogni informazione di help sono nella lingua scelta dall’utente

26. Adeguamento alla normativa Archivia ERP gestisce il documento secondo quanto previsto dalla normativa italiana in merito a: • Protocollo informatico • Gestione dell’AOO • Gestione di più registri (uno solo quello ufficiale, gli altri interni/settoriali) • Protocollo a norma di legge oppure non a norma di legge • Interoperabilità e posta certificata • Firma digitale • Singola • Multipla (più firme sullo stesso documento) • Massiva (firme automatiche su lotti di documenti) • Conservazione sostitutiva • Fattura elettronica

27. Gestione del ciclo di vita Archivia ERP è un’applicazione da utilizzarsi non solamente per un utilizzo “statico” della gestione documentale finalizzata alla semplice archiviazione e consultazione dei documenti ma che si pone come un vero sistema di work management in modo da garantire anche la gestione dei documenti in tutto il ciclo di vita degli stessi (creazione, fruizione, distribuzione, gestione, archiviazione).

28. Gestione del ciclo di vita Archivia ERP è in grado di gestire tutte le fasi di generazione ed utilizzo di un documento: • NASCITA: • Gestione del ciclo di creazione/acquisizione, revisione, approvazione, conversione, firma, protocollazione e pubblicazione (nel caso di documento creato) • Gestione dell’acquisizione, protocollazione e pubblicazione (nel caso di documento ricevuto) • VITA: • Gestione del’iter del documento • Gestione dell’accesso controllato per la ricerca, consultazione, riproduzione e spedizione • MORTE: • Gestione della conservazione sostitutiva e dell’archivio definitivo • Gestione del massimario di scarto

29. La “scheda” • La scheda è l’entità atomica gestita dal sistema • La scheda permette di gestire in modo aggregato informazioni varie e files eterogenei che descrivono il patrimonio delle informazioni (contents) • La scheda comprende, come minimo, un meta-dato

30. La scheda • Archivia ERP gestisce la scheda come una entità fisica a cui sono collegate una serie di informazioni (dati e documenti/files) che dipendono dalla tipologia dello stesso • Le informazioni associate possono essere logicamente identificate sotto forma di singole “cartelle” Esempio di schede

31. Funzioni di acquisizione • Registrazione senza documento • Acquisizione da file • Scansione singolo documento • Acquisizione con OCR/ICR per zone o da codici a barre • Scansione massiva a lotti • Acquisizione con OCR/ICR per zone o da codici a barre • Acquisizione da interoperabilità (documento con allegato file strutturato XML) • Acquisizione da altre applicazioni (via API) • Acquisizione da sistemi Office • Acquisizione con indicizzazione da file (Import) • Acquisizione da files di spool • Acquisizione da files con recupero dati dagli stessi files • PDF (lettura struttura o form del PDF) • CAD (lettura cartiglio)

32. Gestione dell’iter di acquisizione del documento • Archivia ERP prevede di gestire in modo controllato le varie fase relative all’inserimento di un documento in archivio • Le fasi sono: • Indicizzazione (registrazione dei dati obbligatori del documento anche in fasi diverse e scadenziate) • Protocollazione (normalmente associata all’indicizzazione) • Acquisizione del documento originale • Conversione del documento (contestuale o batch) nel formato di memorizzazione standard • Conversione OCR del documento (contestuale o batch) • Associazione del documento alla registrazione (nel caso di operazioni differite) • Classificazione • Firma • Distribuzione/Assegnazione • Le fasi, prestabilite per ogni tipologia di documento codificato, possono essere eseguite contemporaneamente oppure in tempi diversi e da persone diverse

33. Gestione della pubblicazione • Archivia ERP prevede la pubblicazione del documento; un documento non è disponibile per la ricerca fino a che non viene pubblicato; fino a quel momento, il documento può solamente essere “trattato” dalle persone autorizzate (es: per l’approvazione o per la firma) • La pubblicazione può essere automatica (es: a fine del ciclo di approvazione) oppure manuale (a scelta di un utente abilitato). • Inoltre, la pubblicazione può essere interna (solo per gli utenti in organigramma) oppure anche esterna (anche per l’accesso di terzi, quali ad esempio i cittadini autorizzati a vedere la propria pratica)

34. Cruscotto applicativo • Per cruscotto applicativo si intende la videata principale dell’applicazione contenente non solo i tasti/menu per accedere alle funzioni ma anche una serie di informazioni utili al lavoro corrente quali: • I documenti ricevuti, spediti od assegnati • Le notifiche ed i messaggi • Gli ultimi documenti acquisiti • Le ultime ricerche effettuate • I documenti da firmare • I documenti in sospeso • I documenti da completare • I documenti che si vuole mantenere “in evidenza” • Viste particolari impostate dall’utente • Le cartelle pubbliche e personali dell’utente

35. Gestione delle cartelle (fascicoli) • Automatici • Sono fascicoli generati in funzione della presenza di particolari chiavi in un documento (es: fascicolo per anno e mittente oppure fascicoli per anno e titolario); su questi fascicoli (preimpostati in fase di configurazione), sono attribuite le visibilità in funzione dell’organigramma • Manuali • Sono fascicoli generati in fase di configurazione oppure in ogni altro momento successivo; i documenti confluiscono nel fascicolo solamente per decisione dell’utente; l’utente può creare nuovi fascicoli che può rendere pubblici (visibili a tutti i per organigramma) oppure privati (visibili solo a lui) • Viste • Sono fascicoli virtuali che permettono di creare in ogni momento una organizzazione dei documenti adatta ad un particolare scopo; la creazione della vista avviene attraverso la definizione di un “filtro” di ricerca e la descrizione dell’aggregazione dei documenti (es: filtro sui soli documenti caricati da un utente in un determinato periodo che risultano nello stato “da pubblicare” e organizzati in visione per data di caricamento) • Personali • Il sistema permette di gestire cartelle personali di documenti in modo da consentire agli utenti di lavorare usando metafore simili a quelle cui sono abituati a lavorare con i metodi tradizionali. Le cartelle personali possono contenere solamente documenti inseriti manualmente dall’utente. La cartella personale può essere visibile solo dall’utente che l’ha creata

36. Distribuzione dei documenti • Archivia ERP prevede la possibilità di distribuire i documenti per conoscenza (sola visione dei documenti) oppure con competenza (assegnazione dei documenti per il necessario trattamento). • Nel caso di trasmissione in visione il destinatario può: visionare, rifiutare (torna al mittente), rispedire ad altri, tenere il documento in evidenza per visioni successive, chiudere • Nel caso di assegnazione dei documento, al di là dell’iter che potrebbe nascere, il destinatario può: visionare, prendere in carico il documento, rifiutare (torna al mittente), rassegnare ad altri, ritrasmettere per visione ad altri, chiudere il documento (completamento)

37. Monitoraggio dei procedimenti • Archivia ERP gestisce il controllo sui tempi di lavorazione e trattamento dei documenti soggetti ad un procedimento • E’ previsto il controllo di: • Tempi di lavorazione (tempo passato dalla presa in carico alla chiusura); ogni tipo documento avrà memorizzati i tempi limiti (es: 30 giorni) entro i quali il documento va trattato e chiuso • Carichi di lavoro: indicazione delle pratiche assegnate per utente in un determinato periodo e tempi medi di espletamento • Tempi di scadenza: indicazione delle pratiche scadute o in scadenza • Tracciatura del documento: indicazione dello stato del documento in ogni particolare momento (da chi è in quel momento e qual è lo stato della pratica)

38. Accesso e Sicurezza • Accesso al sistema • La scelta del data base/libreria • L’inserimento di Login e Password • La scelta della lingua • Sicurezza • Archivia ERP prevede di crittografare le informazioni “sensibili” (tutte le informazioni relative ai codici di accesso ed ai criteri di visibilità) • Durante la configurazione è possibile codificare anche la crittografia automatica di certi tipi di documento; la crittografia può essere effettuata sia sul documento originale che su quello convertito • In ogni caso, per qualsiasi documento inserito nel sistema, Archivia ERP ricava e memorizza l’impronta hash sia del documento che di tutti i dati costituenti la registrazione; durante l’apertura del documento per qualsiasi ragione, viene controllata la corrispondenza tra l’impronta e il documento/registrazione e, se non corrispondente, viene segnalata l’anomalia ed impedita qualsiasi operazione sul documento

39. Altre funzionalità • Gestione delle note • Archivia ERP gestisce la possibilità di inserire note testuali associate al documento; è inoltre possibile, nel caso di documento in formato immagine, inserire anche note grafiche (post-it, frecce, ecc.) • Le note testuali possono essere visibili solo a determinati utenti mentre quelle grafiche sono associate all’immagine del documento e quindi non soggette a restrizioni di visibilità • Gestione del watermarking • Il documento memorizzato, al momento della stampa ha tutte le caratteristiche dell’originale; per evitare che vengano effettuate per errore o per dolo copie non autorizzate di documenti la cui stampa deve essere controllata, i documenti, dal lato server, sono “timbrati” con un opportuno watermark che riporta gli avvisi opportuni per i singoli casi ad esempio “copia per uso interno”, copia non autorizzata”, copia conforme all’originale”, ecc • La scritta varia a seconda delle richieste e delle autorizzazioni degli operatori e viene sovrapposta all’immagine del documento TIFF o PDF prima di mandarlo in stampa oppure verso e-mail

40. La gestione dei procedimenti della SNS Responsabileprotocollo UnitàOrganizzativa ResponsabileU.O. Responsabileprocedimento Protocollo E Protocollo U Documento Avvio delprocedimento Archiviazione Fascicolazione Controllo Sottoprocedimenti Firma Conservazione Scarto

41. Archivia ERP Esempi

42. Login

43. La struttura dell’interfaccia TOP BAR SCHEDE PANNELLI LISTA INDICI ALBERI DETTAGLIO MODULI RAGGRUPPAMENTO AZIONI

44. Lista schede

45. Dettaglio di una scheda

46. Dettaglio di una scheda (protocollo)

47. Consegna

48. Avvio di un procedimento