SIHTEERI 3 1.08.13 Marjattakoulu

1. SIHTEERI31.08.13 Marjattakoulu Apua ja neuvontaa. Ottakaa yhteyttä! kari.evasoja@lions.fi / puh. 044-3361455  Sihteerikoulutus / KE & ET

2. Koulutuksen tavoite • Antaa vinkkejä tehtävän hoitamiseksi • Kokemusten ja ajatuksien vaihto • Verkostoituminen • Ideariihi Sihteerikoulutus / KE & ET

3. Sihteeri Klubin tärkein virkailija?? • Olet presidentin oikea käsi • Klubi on tukenasi • Kauttasi klubisi toiminta välittyy ulospäin • Toimintasi näkyy! Sihteerikoulutus / KE & ET

4. Sihteerin tehtävät sisäiset • Kokouskutsujen teko yhdessä presidentin kanssa ja niiden lähettäminen • Pöytäkirjan pito / Presidentti vastaa oikeellisuudesta • Läsnäolon seuranta • Jäsenluettelo • Arkistointi • Muistamiset • Klubitarvikkeiden tilaus Sihteerikoulutus / KE & ET

5. Sihteerin tehtävät ulkoiset • Jäsenrekisterin päivitykset • Kuukauden jäsenilmoitus JOKA KUUKAUSI • Yhteydenpito piiriin, liittoon ja kansainväliseen päämajaan • Osallistuminen kauden piiri, alue- ja lohko kokouksiin • Koulutuksiin osallistuminen • Kirjeenvaihto Sihteerikoulutus / KE & ET

6. Kokousten valmistelu • Läsnäololista • Laadi esityslista yhdessä presidentin kanssa • Järjestä tulleet asiakirjat asialistan mukaisesti • Tee luettelo ilmoitusasioista • Ota mukaan kaikkiin hallituksen/ klubikokouksiin • Lions –vuosikirja • Klubin säännöt • Toimintakauden pöytäkirjat • Piirikuvernöörin tiedotteet Sihteerikoulutus / KE & ET

7. Kokouksen aikana • Läsnäolijat • Pöytäkirjan pitäminen • Presidentin avustaminen asioiden esittelyssä • Huolehdi, että edellisen kokouksen pöytäkirja allekirjoitetaan viimeistään kokouksessa • Kirjaa tiedot aktiviteeteista • Mitä tehty, osallistujat, tunnit yms • Lisää jäsenrekisterin aktiviteetti osioon Sihteerikoulutus / KE & ET

8. Kokouksen jälkeen • Laadi pöytäkirja viivyttelemättä • Läsnäolotilastot ajan tasalle • Tee kuukauden jäsenilmoitus (tehdään joka kuukausi vaikka ei olisi muutoksia) • Palkitsemiset jäsenen palkitsemiset kohtaan jäsenrekisterissä • Älä aikaile tee ilmoitukset viivyttelemättä Sihteerikoulutus / KE & ET

9. Pöytäkirjan pitäminen • Laadi lyhyt päätöspöytäkirja (keskusteluista vain pääasiat, jos tarpeellista) • Merkitse kokouksen aikana muistiin päätökset tarkoin sanamuodoin, kannatukset ja mahdollisissa äänestyksissä äänestystapa ja sen tulos • Pöytäkirjaan kirjataan vain kokouksessa tehdyt päätökset. Kirjaa päätös aina kuin se olisi tehty ensimmäistä kertaa ei viittauksia ed. • MUISTA ! Klubin pöytäkirja on myös klubin ”Historiikki” Sihteerikoulutus / KE & ET

10. Vuosikokous • Lähetä kokouskutsu ajoissa • Varmista että edellisen kauden asiakirjat ovat valmiina ja esiteltävissä • Muut valmistelut (pj yms) Sihteerikoulutus / KE & ET

11. Muuta muistettavaa 1 • Perhe-jäsenyyden vahvistaminen jäsenrekisteriin 30.11 / 31.5 mennessä • Tammikuun 15. mennessä • Vuosikokouksen aloitteet, puheenjohtaja- ja varapuheen- johtajaehdokkaat ilmoitettava liiton toimistoon • Piirikuvernööri ja varapiirikuvernööriehdokkaat seuraa-valle kaudelle ilmoitettava piirikuvernöörille. Mukaan klubin kannatustodistus, ehdokkaan suostumus, allekirjoi-tus Sihteerikoulutus / KE & ET

12. Muuta muistettavaa 2 • Tarkasta maaliskuussa, että jäsenten muuttuneet tiedot ovat päivitetty jäsenrekisteriin • Vuosikokoukseen ilmoittautumiset / varaukset • Vaalikokous ja sen valmistelut maalis/huhtikuussa • Valtakirjat piirikokoukseen maalis/huhtikuussa • Valtakirjat Lions-liiton vuosikokoukseen maalis/huhtikuussa • Muutostiedot yhdistysrekisteriin kun seuraavan kauden hallitus on valittu • Seuraavan kauden toiminta- ja taloussuunnitelma esitelläänvaalikokouksessa Sihteerikoulutus / KE & ET

13. Kauden lopussa • Kaikkien pöytäkirjojen tulee olla allekirjoitettuja • Avusta presidenttiä toimintakertomuksen laadinnassa • Kokouspöytäkirjat liitetään kirjanpitomateriaalin mukaan tilintarkastusta varten • Tehtävien luovuttaminen seuraajalle (muista opastaa seuraajaasi, ole hänen tukenaan….) Sihteerikoulutus / KE & ET

14. JÄSENREKISTERI Sihteerikoulutus / KE & ET

15. Rekisteriin kirjautuminen • www.lions.fi/rekisteri/ d Sihteerikoulutus / KE & ET

16. Kirjautuminen yllä olevan ohjeen mukaisesti. Sihteerikoulutus / KE & ET

17. PÄÄVALIKKO • Tee kuukauden jäsenilmoitus: • Jos jäsentiedoissaei ole muutettavaa, tulee klikata jäsenrekisterin päävalikosta kohtaa:"lähettää kansainväliseen rekisteriin ilmoitus, että jäsentiedoissa ei ole tapahtunut muutoksia." • Tämä on lisätty päämajan toivomuksesta jäsenrekisteriin. Sihteerikoulutus / KE & ET

18. JÄSENMATRIKKELI Sihteerikoulutus / KE & ET

19. KLUBIMATRIKKELI Sihteerikoulutus / KE & ET

20. JÄSENREKISTERI Sihteerikoulutus / KE & ET

21. LISÄÄ JÄSEN • Ylävalikon kohdasta Lisää jäsen (passiivin jäsenen aktivointi klubiin toisesta klubista) tapahtuu klubin uuden jäsenen lisäys kohdasta. • Tietojen lisääminen aloitetaan lisättävän henkilön tarkistuksella. Ts löytyykö henkilöä jo jäsenistä. • Kenttiin Sukunimi, Etunimet, Paikkakunta ja Syntymäaika kirjoitetaan tiedot. Sen jälkeen nappia Hae painamalla saadaan näkyville samat tiedot omaava jäsen. Jos lisättävä henkilö on sama, perutaan lisäys painamalla Peru-nappia. • Muuten voidaan lisätä ko henkilö painamalla Lisää-nappia. • Tiedot-sivulle avautuu sivu, missä on jo kirjoitetut tiedot ja mihin kirjoitetaan muut tarvittavat tiedot jäsenestä. Kenttiin Muoto, Rooli, TunnunsNro ja Ensiliittyminen tulee automaattisesti järjestelmän oletusarvot. Samoin kuin lehtitieto tulee automaattisesti. • Kun tiedot on kirjoitettu, painetaan tallenna-nappia. Sihteerikoulutus / KE & ET

22. - Lisää kaikki tiedot Sihteerikoulutus / KE & ET

23. Muista päivittää jäsenten tiedot ajantasaisiksi • - Viimeistään kauden lopussa • Uusien virkailijoiden tunnukset tulevat rekisterissä olevaan sähköpostiosoitteeseen ks. rekisterin etusivu Sihteerikoulutus / KE & ET

24. Palkitsemiset • Historiatieto aina helposti löydettävissä • Ei tarvitse etsiä tietoja vanhoista toimintakertomuksista yms Sihteerikoulutus / KE & ET

25. KLUBIN TIEDOT Sihteerikoulutus / KE & ET

26. Raportit Raportteja on Klubin jäsenet, Klubin tehtävät, Klubin perustiedot ja jäsenluettelo. Raportti-toiminto toimii vastavasti kuin Jäsen hakusivun Raportit . Klubin tietosivu Klubin tietoja muutetaan vastaavasti kuin jäsentietoja . Uusi klubi lisätään liiton toimistossa. Historiatiedot Klubin historiatiedot löytyvät täältä

27. AKTIVITEETTI Sihteerikoulutus / KE & ET

28. AKTIVITEETTI TÄRKEÄÄ! Muista laittaa tilaksi OK kun on valmis Sihteerikoulutus / KE & ET

29. AKTIVITEETTI Sihteerikoulutus / KE & ET

30. AKTIVITEETTI Esimerkkejä aktiviteettien merkitsemiseksi Lukutaitokampanja: kategoria: 1 yhteisö- ja kulttuuriaktiviteetti alatyyppi: 6 koulutus/kieli/lukutaito Tila: OK Sokeiden ritarit –avustus: kategoria: 7 avustus yksilöille alatyyppi: 38 avustus näkö /kuulovammaisille Tila: OK Kummilapsi kategoria: 7 avustus yksilöille alatyyppi: 39 apu huonompiosaisille Tila: OK Sihteerikoulutus / KE & ET

31. AKTIVITEETTI Sihteerikoulutus / KE & ET

32. SÄHKÖPOSTI Sihteerikoulutus / KE & ET

33. Kiitos osallistumisesta Kysymyksiä, mietteitä, ehdotuksia! Sihteerikoulutus / KE & ET