SIHTEERI 1.9.12 Kirkkonummen koulukeskus

1. SIHTEERI1.9.12 Kirkkonummen koulukeskus Apua ja neuvontaa. Ottakaa yhteyttä! kari.evasoja@lions.fi / puh. 044-3361455  Sihteerikoulutus / KE & ET

2. Koulutuksen tavoite • Antaa vinkkejä tehtävän hoitamiseksi • Kokemusten ja ajatuksien vaihto • Verkostoituminen • Ideariihi Sihteerikoulutus / KE & ET

3. Sihteeri Klubin tärkein virkailija?? • Olet presidentin oikea käsi • Klubi on tukenasi • Kauttasi klubisi toiminta välittyy ulospäin • Toimintasi näkyy! Sihteerikoulutus / KE & ET

4. Sihteerin tehtävät sisäiset • Kokouskutsujen teko yhdessä presidentin kanssa ja niiden lähettäminen • Pöytäkirjan pito / Presidentti vastaa oikeellisuudesta • Läsnäolon seuranta • Jäsenluettelo • Arkistointi • Muistamiset • Klubitarvikkeiden tilaus Sihteerikoulutus / KE & ET

5. Sihteerin tehtävät ulkoiset • Jäsenrekisterin päivitykset • Kuukauden jäsenilmoitus JOKA KUUKAUSI • Yhteydenpito piiriin, liittoon ja kansainväliseen päämajaan • Osallistuminen kauden piiri, alue- ja lohko kokouksiin • Koulutuksiin osallistuminen • Kirjeenvaihto Sihteerikoulutus / KE & ET

6. Kokousten valmistelu • Läsnäololista • Laadi esityslista yhdessä presidentin kanssa • Järjestä tulleet asiatkirjat asialistan mukaisesti • Tee luettelo ilmoitusasioista • Ota mukaan kaikkiin hallituksen/ klubikokouksiin • Lions –vuosikirja • Klubin säännöt • Toimintakauden pöytäkirjat • Piirikuvernöörin tiedotteet Sihteerikoulutus / KE & ET

7. Kokouksen aikana • Läsnäolijat • Pöytäkirjan pitäminen • Presidentin avustaminen asioiden esittelyssä • Huolehdi, että edellisen kokouksen pöytäkirja allekirjoitetaan viimeistään kokouksessa • Kirjaa tiedot aktiviteeteista • Mitä tehty, osallistujat, tunnit yms • Lisää jäsenrekisterin aktiviteetti osioon Sihteerikoulutus / KE & ET

8. Kokouksen jälkeen • Laadi pöytäkirja viivyttelemättä • Läsnäolotilastot ajan tasalle • Tee kuukauden jäsenilmoitus (tehdään joka kuukausi vaikka ei olisi muutoksia) • Palkitsemiset ko. jäsenen palkintotilastoon jäsenrekisteriin • Älä aikaile tee ilmoitukset viivyttelemättä Sihteerikoulutus / KE & ET

9. Pöytäkirjan pitäminen • Laadi lyhyt päätöspöytäkirja (keskusteluista vain pääasiat, jos tarpeellista) • Merkitse kokouksen aikana muistiin päätökset tarkoin sanamuodoin, kannatukset ja mahdollisissa äänestyksissä äänestystapa ja sen tulos • Pöytäkirjaan kirjataan vain kokouksessa tehdyt päätökset. Kirjaa päätös aina kuin se olisi tehty ensimmäistä kertaa ei viittauksia ed. • MUISTA ! Klubin pöytäkirja on myös klubin ”Historiikki” Sihteerikoulutus / KE & ET

10. Vuosikokous • Lähetä kokouskutsu ajoissa • Varmista että edellisen kauden asiakirjat ovat valmiina ja esiteltävissä • Muut valmistelut (pj yms) Sihteerikoulutus / KE & ET

11. Muuta muistettavaa 1 • Perheen jäsenyyden vahvistaminen jäsenrekisteriin 30.11 / 31.5 mennessä • Tammikuun 15. mennessä • Vuosikokouksen aloitteet, puheenjohtaja- ja varapuheen- johtajaehdokkaat ilmoitettava liiton toimistoon • Piirikuvernööri ja varapiirikuvernööriehdokkaat seuraa-valle kaudelle ilmoitettava piirikuvernöörille. Mukaan klubin kannatustodistus, ehdokkaan suostumus, allekirjoi-tus Sihteerikoulutus / KE & ET

12. Muuta muistettavaa 2 • Tarkasta maaliskuussa, että jäsenten muuttuneet tiedot ovat päivitetty jäsenrekisteriin • Vuosikokoukseen ilmoittautumiset / varaukset • Vaalikokous ja sen valmistelut maalis/huhtikuussa • Valtakirjat piirikokoukseen maalis/huhtikuussa • Valtakirjat Lions-liiton vuosikokoukseen maalis/huhtikuussa • Muutostiedot yhdistysrekisteriin kun seuraavan kauden hallitus on valittu Sihteerikoulutus / KE & ET

13. Kauden lopussa • Kaikkien pöytäkirjojen tulee olla allekirjoitettuja • Avusta presidenttiä toimintakertomuksen laadinnassa • Kokouspöytäkirjat liitetään kirjanpitomateriaalin mukaan tilintarkastusta varten • Tehtävien luovuttaminen seuraajalle (muista opastaa seuraajaasi, ole hänen tukenaan….) Sihteerikoulutus / KE & ET

14. Jäsenrekisteri Sihteerikoulutus / KE & ET

15. Rekisteriin kirjautuminen • http://www.lions.fi/rekisteri/ Sihteerikoulutus / KE & ET

16. Kirjautuminen Lions-liitosta saaduilla tunnuksilla Sihteerikoulutus / KE & ET

17. Sihteerikoulutus / KE & ET

18. Sihteerikoulutus / KE & ET

19. Ylävalikon kohdasta Lisää tai Jäsenlisäys (passiivin jäsenen aktivointi klubiin toisesta klubista) tapahtuu klubin uuden jäsenen lisäys. • Tietojen lisääminen aloitetaan lisättävän henkilön tarkistuksella. Ts löytyykö henkilöä jo jäsenistä. • Kenttiin Sukunimi, Etunimet, Paikkakunta ja Syntymäaika kirjoitetaan tiedot. Sen jälkeen nappia Hae painamalla saadaan näkyville samat tiedot omaava jäsen. Jos lisättävä henkilö on sama, perutaan lisäys painamalla Peru-nappia. • Muuten voidaan lisätä ko henkilö painamalla Lisää-nappia. • Tiedot-sivulle avautuu sivu, missä on jo kirjoitetut tiedot ja mihin kirjoitetaan muut tarvittavat tiedot jäsenestä. Kenttiin Muoto, Rooli, TunnunsNro ja Ensiliittyminen tulee automaattisesti järjestelmän oletusarvot. Samoin kuin lehtitieto tulee automaattisesti. • Kun tiedot on kirjoitettu, painetaan tallenna-nappia. Sihteerikoulutus / KE & ET

20. - Lisää kaikki tiedot • - Sihteerikoulutus / KE & ET

21. Muista päivittää jäsenten tiedot ajantasaisiksi • - Viimeistään kauden lopussa • Uusien virkailijoiden tunnukset tulevat rekisterissä olevaan sähköpostiosoitteeseen Sihteerikoulutus / KE & ET

22. UUTTA Palkitsemiset • Historiatieto aina helposti löydettävissä • Ei tarvitse etsiä tietoja vanhoista toimintakertomuksista yms Sihteerikoulutus / KE & ET

23. Sihteerikoulutus / KE & ET

24. Raportit Raportteja on Klubin jäsenet, Klubin tehtävät, Klubin perustiedot ja jäsenluettelo. Raportti-toiminto toimii vastavasti kuin Jäsen hakusivun Raportit . Klubin tietosivu Klubin tietoja muutetaan vastaavasti kuin jäsentietoja . Uusi klubi lisätään liiton toimistossa. Alias osoite Alias osoite kohdassa puhelin, sinne lisätään ainakin Presidentin ja sihteerin sähköpostiosoitteet . Sen kautta linkittyvät klubille tulevat postit kys. Virkailijoille. Tarkista , että edellisen kauden sihteeri on päivittänyt tiedot! Voi laittaa useampiakin virkailijoita vaikka koko hallituksen

25. UUTTA AKTIVITEETTI Sihteerikoulutus / KE & ET

26. UUTTA AKTIVITEETTI Sihteerikoulutus / KE & ET

27. UUTTA AKTIVITEETTI Sihteerikoulutus / KE & ET

28. UUTTA AKTIVITEETTI Sihteerikoulutus / KE & ET

29. UUTTA AKTIVITEETTI Sihteerikoulutus / KE & ET

30. UUTTA Jäsenmatrikkeli - Tietoja Suomen leijonista ”jäsenkirja” Sihteerikoulutus / KE & ET

31. UUTTA Klubimatrikkeli Tietoja klubista : Kokoukset, tehtävänhaltijat s-posti Sihteerikoulutus / KE & ET

33. Sihteerikoulutus / KE & ET

34. Kiitos osallistumisesta Kysymyksiä, mietteitä, ehdotuksia! Sihteerikoulutus / KE & ET