Sihteeri, viestintä ja liiketoiminta

1. Sihteeri, viestintä ja liiketoiminta Sihteeri & Assistentti -päivien seminaariluennon runko Helsingin Messukeskus 4.9.2008

2. Viestintäsalot Oy KimmoSalo Lasse Tenhunen • Olemme täyden palvelun viestintätoimisto ja asiakkaita meillä on ympäri Suomea • Yhteensä meillä on yli 50 vuoden työkokemus viestinnästä, markkinoinnista ja valmentamisesta suomalaisissa yrityksissä PälviSalo

3. Esityksemme sisältö • Miksi olemme täällä? • Mihin uskomme? • Mitä tiedämme? • Millainen ihminen on sihteeri? • Mitä tehokas viestintä vaatii? • Mitä on viestintä yrityksissä? • Mitä viestintätehtäviä kuuluu sihteerille? • Sihteerin viestinnällinen rooli ja toimenkuva • Viestinnän keinot ja kanavat • Käytännön vinkkejä hyvään viestintään • Viestintätaitojen kehittäminen

4. Miksi olemme täällä? • Seminaariluento • Syksyn viestintävalmennukset • Viestinnän kehittämisen avustaminen yrityksissä

5. Mihin uskomme? • Viestinnän tarkoituksena on edistää liiketoimintaa • Viestinnän huono hoitaminen vahingoittaa liiketoimintaa • Viestintä ei ole tähtitiedettä: se on mahdollista hoitaa hyvin maalaisjärjellä ja oikealla asenteella

6. Mitä tiedämme? • Suomalaisten yritysten viestintäosaamisessa on puutteita • Viestintätoimistojen tarjoamissa palveluissa on puutteita • Viestintä on kokonaisuus – ei kokoelma hokkus pokkus -konsteja • Viestintää pitää hoitaa suunnitelmallisesti ja pitkällä tähtäimellä • Kaikki viestinnän keinot ja kanavat kannattaa ottaa käyttöön

7. Millainen ihminen on sihteeri? • Millaisia ominaisuuksia sihteerin tehtävien hyvä hoitaminen mielestäsi vaatii? • Ovatko nämä samat ominaisuudet tärkeitä tehokkaassa viestinnässä?

8. Mitä on viestintä yrityksissä? • Sisäinen viestintä • Esimiesviestintä • Työryhmäviestintä • Sisäinen tiedottaminen • Ulkoinen viestintä • Yritysviestintä (talousviestintä, tiedottaminen, sidosryhmäviestintä) • Mediasuhteet • Maineenhallinta • Markkinointiviestintä • Brändin rakentaminen • Asiakkuuksien hoitaminen

9. Mitä viestintätehtäviä kuuluu sihteerille? • Sihteerin viestinnälliset tehtävät painottuvat usein sisäiseen viestintään • Sihteerillä on merkittävä rooli usein myös ulkoisessa viestinnässä • Sihteerillä on rooli aina myös markkinointiviestinnässä

10. Sihteerin viestinnällinen rooli ja toimenkuva • Case-esimerkkinä suuren suomalaisen yrityksen toimitusjohtajan sihteerin viestinnällinen toimenkuva

11. Viestinnän keinot ja kanavat • Sisäisen viestinnän, ulkoisen viestinnän ja markkinointiviestinnän keinot ja kanavat valitaan kohderyhmän mukaan • Eri keinojen ja kanavien ominaisuudet on tunnettava, jotta niillä osataan puhutella oikeita kohderyhmiä • Monikanavaisuus tarkoittaa sitä, että sanoma ja mielikuva vahvistuvat vastaanottajan mielessä sitä enemmän, mitä useammasta kanavasta hän saa viestin

12. Käytännön vinkkejä sisäisen viestinnän avuksi • Palaverit • Sisäinen tiedottaminen • Sähköposti • Henkilöstölehti • intranet

13. Palaverit • Säännönmukainen palaverikäytäntö osaksi kannustinjärjestelmiä • Kaikkien päätösten ja niiden perustelujen dokumentointi

14. Sisäinen tiedottaminen • Sisäinen viestintä tulee ennen ulkoista viestintää • Jaettu tieto vahvistaa yritystä, salailu ja ristiriitaiset viestit heikentävät yritystä • Sisäinen tiedote voi olla määrämuotoinen tai epämuodollinen • Kirjallinen tiedote ei korvaa henkilökohtaista viestintää

15. Sähköposti • Sähköpostin käytölle on luotava selkeät pelisäännöt

16. Henkilöstölehti • Henkilöstölehden pitää olla tehty ammattimaisesti • Henkilöstölehdessä pitää kuulua henkilöstön ääni • Hyvin tehty henkilöstölehti on tehokas sisäisen viestinnän väline ja me-hengen kohottaja

17. Intranet • Kuinka suuren osan yrityksesi työntekijöistä intranet todellisuudessa tavoittaa? • Mikä on yrityksesi intranetin viestinnällinen rooli?

18. Vinkkejä ulkoiseen viestintään • Hyvä tiedote • Median toiminta • Lehdistötilaisuus • Maineenhallinta

19. Hyvä tiedote • Tärkein ensin • Suoraan asiaan, lyhyesti ja ytimekkäästi • Koostuu faktoista • Ei sisällä puhtaita markkinointiviestejä

20. Median toiminta • Toimittajan tapa ajatella ja median toiminnan logiikka on syytä tuntea • Mediasuhteita hoidetaan henkilökohtaisella tasolla • Sähköiset kanavat kannattaa ottaa avuksi mediasuhteiden hoitamisessa

21. Lehdistötilaisuus • Millä edellytyksillä lehdistötilaisuus kannattaa järjestää? • Millainen on hyvin järjestetty lehdistötilaisuus? • Mitä toimittajat lehdistötilaisuudelta odottavat?

22. Maineenhallinta • Sihteerillä on usein koordinointi-, portinvartija- ja tiedonhankintatehtävä • Sihteeri on yrityksen silmät ja korvat • Sihteeri on yrityksen käyntikortti

23. Käytännön vinkkejä markkinointiviestintään • Yritysilme täytyy määritellä • Yritysilmettä pitää vartioida • Yritysilmeeseen vaikuttavat kaikki pienetkin yrityksestä ulospäin näkyvät asiat: värit, kirjasintyypit, lomakkeet, kirjekuoret jne.

24. Viestintäosaamisen kehittäminen • Viestintäosaaminen on merkittävä osa sihteerin ammattitaitoa • Viestintäosaaminen on välttämätön edellytys organisaation menestymiselle • Kaikkia viestinnän muotoja voi opetella ja kehittää

25. Kiitos mielenkiinnostasi ja antoisia messuja! www.viestintasalot.fi