Erityisasiantuntija Niko Ijäs (VM, työryhmän sihteeri)

1. Kokonaiskustannusten budjetoinnin mahdollistaminen yliopistoissaKokonaiskustannusmallia yhteisrahoitteisten hankkeiden budjetoinnissa ja seurannassa selvittävän VM:n työryhmän väliraportin (VM 2/2007) näkökulma RAKE: Projektimuotoisen tutkimustoiminnan hallinnoinnin kehittäminen -seminaari, Tampere 14.6.2007 Erityisasiantuntija Niko Ijäs (VM, työryhmän sihteeri)

2. Työryhmää koskevat tiedot • Toimikausi: 11.4.2006 – 30.6.2007 • Yhteisrahoitustyöryhmän (VM 19/2003) jatkohanke • Tavoitteena • mahdollisimman yhtenäiset kustannusten laskentaa ja raportointia koskevat periaatteet valtionhallinnon eri toimijoiden kesken; • samat periaatteet myös puiteohjelma- ja rakennerahastohankkeissa • Yliopistot ovat yksi työryhmätyön painopiste • Kokoonpano: VM (VNC ja BO), SM, OPM, STM,TM, VK, VTV, Suomen Akatemia, Tekes, Kuopion yliopisto, Lappeenrannan teknillinen yliopisto sekä prof. Seppo Ikäheimo (Helsingin kauppakorkeakoulu) • Työryhmä jätti väliraportin tammikuussa 2007. • Saatavissa vain internetistä: http://www.vm.fi/vm/fi/04_julkaisut_ja_asiakirjat/01_julkaisut/03_tyoryhmamuistiot/20070209Kokona/netti_pdf.pdf

3. Kustannustiedot perustuvat kirjanpitoon (audit trail) Työajan kohdistamisjärj. Muuttietorekisterit Työajan kohdistamistiedot palkan jakamista varten Perusteita yleiskustannusten kohdistamiselle. Kustannuslaskenta ja senhyväksikäyttämät tietorekisterit Kustannuslaskennan osoittama osuus palkkakustannuksista ja yleiskustannuksista. Eri laskentakohteille jaetun palkkakustan-nuksen on täsmättävä henkilölle maksettuun palkkaan. Tieto maksetuista palkoista ja yleiskustannusten yhteismäärästä. Projektin kustannukset(=projektikirjanpito) Suoraan kohdistetut menot (esim. ostolaskut). Organisaation virallinen kirjanpito osakirjan-pito 1 osakirjan-pito 2 osakirjan-pito n

4. Työryhmän väliraportin kannanotot 1 1. Työajan kohdistaminen 1.1 Työajan kohdistamistapa. • Kunkin laskentakohteen osuus palkkakustannuksista lasketaan osuutena henkilön toteutuneesta työajasta. Tämä edellyttää kattavaa työajan kohdistamista. • Toteutuneena työaikana voidaan palkkakustannusta laskettaessa käyttää joko henkilön työhön kyseisellä laskenta-ajanjaksolla todellisuudessa käyttämää aikaa tai laskenta-ajanjaksolle kuuluvaa osuutta henkilön normaalitoiminta-asteen mukaisesta työajasta. Normaalitoiminta-astetta käytettäessä on huolehdittava, ettei rahoittajilta laskuteta toteuttajan kirjanpitoon perustumattomia hypoteettisia kustannuksia.

5. Esimerkki: hypoteettinen kustannus 1 • Tilastokeskuksen tutkimuksen mukaan professorin keskimääräinen vuosityöaika on 2250 tuntia eli keskimäärin 187,5 tuntia/kk.

6. Esimerkki: hypoteettinen kustannus 2 Jos henkilö olisi esimerkissä 1 tehnyt yhteisrahoitteista projektia 133,33 tuntia ja opettanut loput 54 tuntia, rahoittaja rahoittaisi tosiasiallisesti myös opetustunnit, vaikka yhteisrahoitteisen hankkeen osuus kyseisen kuukauden palkkakustannuksista olisi vain 3555 euroa.

7. Esimerkki: hypoteettinen kustannus 3 Professorin normaalitoiminta-aste on em. 187,5 t/kk ja palkka 5.000 €/kk. Maaliskuussa professori tekee yhteisrahoitteista hanketta 250 tuntia. → Yhteisrahoittajalta laskutettava yliopiston kirjapitoon perustumaton hypoteettinen kustannus on 1667 € (5000 / 187,5 x 250). → VES:n vuosittaista 1600 tuntia käytettäessä hypoteettinen kustannus olisi peräti 4375 € (5000/ 133,33 x 250).

8. Työryhmän väliraportin kannanotot 2 1.2 Työajan kohdistamisen tarkkuustaso ja kohdentamisen aikaväli. • Täydentävän rahoituksen projekteissa välittömän työajan kohdistamisen aikaväli on kalenterikuukausi. Välitön työaika kohdistetaan tunnin tarkkuudella niille päiville, joina työ on tehty. Maksullisessa toiminnassa välitön työaika on kuitenkin kohdistettava tarvittaessa tarkemmalla kuin tuntitasolla. • Muu työaika kuin täydentävän rahoituksen hankkeiden välitön työaika voidaan kohdistaa ilman päivätasoista erittelyä. Jos muun työajan kohdistamista ei tehdä kalenterikuukausittain, on kuitenkin huolehdittava siitä, että kultakin raportointijaksolta saadaan luotettava tieto kyseisen raportointijakson kaikesta työajasta, jotta täydentävän rahoituksen välitön työaika voidaan suhteuttaa palkkakustannusten laskemista varten raportointijakson kaikkeen työaikaan.

9. Työryhmän väliraportin kannanotot 3 • Jos organisaatiossa on käytettävissä työajankohdistamis-järjestelmä, on tarkoituksenmukaista, että myös muu työaika kuin täydentävän rahoituksen työaika kohdistetaan kalenterikuukausittain. 1.3 Yliopisto-opettajien työaikaa koskeva virkaehto- sopimus ja työajan kohdistamisen sallittavuus. • Työajan kohdistamisvelvollisuus kustannuslaskennassa ei kuulu virkaehtosopimuksen alaan eikä siten ole vastoin 3.6.1997 solmittua yliopisto-opettajien työaikaa koskevaa tarkentavaa virkaehtosopimusta. Työajan kohdistamistietoja ei saa miltään osin käyttää työsuoritusten arviointiin tai työajan valvontaan.

10. Aiheuttamisperiaate erilliskustannus yhteiskustannus tarkoituksen-mukaisuusjako Laskentatekniikka välitön kustannus välillinen kustannus (yleiskustannus) Kuvio 1. Aiheuttamisperiaate ja laskentatekniikka. Työryhmän väliraportin kannanotot 4 2. Kustannuserien käsittely välittömänä tai välillisenä kustannuksena

11. Työryhmän väliraportin kannanotot 5 2.1 Palkkakustannukset • Välittömät palkkakustannukset kohdistetaan lopullisille laskentakohteille jälkikäteen työajan kohdistamistietojen perusteella. • Välilliset palkkakustannukset kohdistetaan laskentakohteille osittain yleiskustannuksina ja osittain henkilösivukustannuksina. • lisäpalkkiot, ylityökorvaukset? • Jaossa välittömiin ja välillisiin palkkakustannuksiin tulee noudattaa olennaisuuden periaatetta.

12. Esimerkki palkkakustannusten kohdistamisesta:

13. Työryhmän väliraportin kannanotot 6 2.2 Toimitilakustannukset • Toimitilakustannukset kuten vuokrat, sähkö, lämmitys ja vesi sekä ulkopuolelta ostetut korjaus- ja kunnossapitopalvelut, siivous, vartiointi, ympäristöhuolto sekä muut ulkopuoliset palvelut voidaan käsitelläyleiskustannuksena. • Kalliiden erityistilojen kuten puhdastilojen käyttökustannukset sekä vain tiettyä tarkoitusta varten vuokrattujen tilojen kustannukset käsitellään lopullisen laskentakohteen välittömänäkustannuksena. • Sellaisista tiloista, joita ei käytetä organisaation varsinaisessa toiminnassa, aiheutuvia kustannuksia seurataan omana lopullisena laskentakohteenaan.

14. Työryhmän väliraportin kannanotot 7 2.3 Kone- ja laitekustannukset • Tavanomaiset kone- ja laitekustannukset kuten mikrotietokoneet, puhelimet ja yleiset toimistolaitteet käsitellään yleiskustannuksena. • Kalliiden erityiskoneiden ja laitteiden kustannukset käsitellään lopullisen laskentakohteen välittöminä kustannuksina.

15. Työryhmän väliraportin kannanotot 8 2.4 Muut kustannukset • Muita kustannuksia käsitellään joko laskentakohteen välittöminäkustannuksina tai ne kohdistetaan laskentakohteille yleiskustannuksina riippuen siitä, aiheutuuko kustannus suoraan ko. laskentakohteesta vai onko se useamman laskentakohteen yhdessä aiheuttama. • Jaossa välittömiin ja välillisiin kustannuksiin tulee noudattaa olennaisuuden periaatetta.

16. Työryhmän väliraportin kannanotot 9 3. Yleiskustannusten kohdistamisperusteet • Yleiskustannukset voidaan kohdistaa lopullisille laskentakohteille aiheuttamisperiaatetta noudattavan yleiskustannuskertoimen avulla. Jos organisaation eritehtäväkokonaisuuksien kustannusrakenteet poikkeavatolennaisesti toisistaan, on eri tehtäväkokonaisuuksille laskettava omat yleiskustannuskertoimensa.

17. tulosyksikössä 1 tehdyt tulosalueen A välittömät htv:t x tulosalueen A yleiskustannukset tulosyksiköissä 1-50 tehdyt tulosalueen A välittömät htv:t (=tulosalueen A välitön htv) tulosalueen yk:t € n-1 projektinvälittömätpalkat € x tulosalueen välittömätpalkat € n-1 Mahdollinen esimerkki em. periaatteiden soveltamisesta Yliopistotason yhteiset yk:t (€)- johto- yleishallinto- talous- ja hlöstöhallinto- IT… Tulosaluespesifit yk:t Koulutuksen yk:t (€)- opintotoimisto- opetuksen tuki… Tutkimuksen yk:t (€)- tutkimushallinto- jne… Yht.kun.vaik. yk:t (€)- alumnitoiminta- jne… Yliopistotason yk:t jaettaisiin tulosalueille niiden välittömien htv:ien suhteessa. Tämä edellyttää kattavaa työajan seurantaa. Koulutuksenyk:t (€) Tutkimuksenyk:t (€) Yht.kun.teht.yk:t (€) koulutuksen yk-kerroin (%) tutkimuksen yk-kerroin (%) yht.kun.teht.yk-kerroin (%) Tulosaluekohtainen yk-kerroin voitaisiin muodostaa esim. seuraavasti: ESR-projekti Kaikki muu yht. kun. toim. Luento-kurssi Seminaari-kurssi Tekes-projekti EAKR-projekti Avoimen yo:n kurssi Maksullinen tutkimus-projekti Kaikki avoin tutkimus Tulosyksikön yleiskustannukset lasketaan seuraavasti: Tulosalueen yleiskustannukset kohdistetaan eri tulosyksiköille siinä suhteessa kuin tulosyksiköissä on tehty kyseisen tulosalueen välitöntä työtä. Tarvittavat tiedot saadaan työajan kohdistamisjärjestelmästä, koska- kunkin tulosalueen välitön htv on tulosalueen lopullisten laskentakohteiden välittömän htv:n summa ja koska- jokainen työntekijä kuuluu tiettyyn tulosyksikköön, jolloin voidaan laskea jokaisen tulosyksikön tulosaluekohtainen välitön htv. Em. tiedoilla voidaan tehdä tarvittava laskutoimitus:

18. Työryhmän väliraportin kannanotot 10 4. Toteuttajan kustannuslaskentajärjestelmän – erityisesti yleiskustannusten – laskentaperiaat-teiden etukäteishyväksyminen. Hankehallinnon tehokkuus, oikeusvarmuus, tasapuolisuus ja rahoittajaviranomaisen tarve varmistautua kustannusten tukikelpoisuudesta puoltavat varsinkin rakennerahastohankkeissa sitä, että toteuttajan kustannuslaskentajärjestelmä ja erityisesti yleiskustannusten laskentaperiaatteet voidaan jo etukäteen todeta asianmukaiseksi. --------------------- • Toteuttajan kustannuslaskentajärjestelmän etukäteissertifiointi jollakin tavalla? • Mahdollista 7. puiteohjelmassa, ks. seuraava sivu.

19. Kustannuslaskentajärjestelmän sertifiointi? (1) 7. puiteohjelmassa • Edellytykset täyttävät osallistujat voivat hakea komissiolta oikeutta tarkastustodistuksen (sertifikaatin) toimittamiseen. • Koskee yleiskustannuksia ja henkilöstökustannuksia. • Ks. vakiosopimuksen kohta II.4, vakiosopimuksen liite 7E ja 24.4.2007 päivätyn puiteohjelman talousopasluonnoksen sivut 13-20 (ks. myös s. 35-45). http://cordis.europa.eu/fp7/calls-grant-agreement_en.html#standard_ga ftp://ftp.cordis.europa.eu/pub/fp7/docs/financialguide_en.pdf • Sertifiointitarkastuksen suorittaa riippumaton tilintarkastaja. • Toimeksiantosopimus tilintarkastajan ja tuensaajan välillä. • Komissio määrittelee tarkastettavat asiat. • Komissio hyväksyy tai hylkää tarkastuksen tuloksen. • Keskeisin oikeusvaikutus: komission hyväksymän tarkastustodistuksen mukaista laskentatapaa noudatetaan maksatuksissa, jos laskentatapaa on sovellettu asianmukaisesti.

20. Kustannuslaskentajärjestelmän sertifiointi? (2) • Eräitä tarkastettavia asioita (vapaa suomennos): • Kattava työajanseuranta • Varmistuminen, ettei EU-projekteille ole erityiskäytäntöjä (esim. projektinjohtopalkkiot olisivat käytössä vain EU-hankkeissa) • Työtuntihinnan laskutapa (väliraportin molemmat mallit sallittuja) • Yleiskustannusmassa sisältää vain tutkimusprojekteja hyödyttäviä kustannuksia • Nimenomaisesti tukikelvottomat erät eliminoitu • Yleiskustannusten kohdistamistapa: joko %:a henkilöstökustannuksista tai kiinteänä tuntihintana Vastaava malli käyttöön rakennerahasto- ja muussa yhteisrahoituksessa? • Edellyttää rakennerahastojen osalta lainsäädäntöä.

21. Lopuksi Työryhmätyön työtä koskevia kysymyksiä ja kommentteja voi lähettää Niko Ijäkselle niko.ijas@vm.fi+358 9 160 32600