Nejčastější pochybení při realizaci projektu zjištěná kontrolními orgány

1. Nejčastější pochybení při realizaci projektu zjištěná kontrolními orgány 4. setkání s řešiteli projektů OP VK 9. dubna 2013 Ing. Marcela Haluzová Ing. Kateřina Kantorová Mgr. Petr Kristiník Ing. Petra Kvapulinská Mgr. Sylva Štefanišinová

2. OBSAH 1. KONTROLA – AUDIT 2. NESROVNALOSTI PŘI REALIZACI PROJEKTU 3. FINANČNÍ ŘÍZENÍ – CHYBY Z PRAXE 4. VĚCNÁ ČÁST PROJEKTU – CHYBY Z PRAXE

3. 1. KONTROLA – AUDIT • Subjekty oprávněné ke kontrole v rámci OP VK • Typy kontrol • Hlavní cíl kontrol na místě • Práva kontrolovaného subjektu/pověřených osob jednat jménem příjemce • Povinnosti kontrolovaného subjektu • Seznam požadované dokumentace v průběhu kontrol /auditů - příklady • Klasifikace zjištění podle míry významnosti • Příklady zjištění auditů/kontrol • Výskyt jednotlivých příčin vzniku nesrovnalostí • Audit projektu a auditorská zpráva • Zásadní změny pravidel OP VK po auditu EK

4. Uzavření právního aktu = závazek příjemce k provádění kontrol Cílem kontrol je zejména prověřování, zda jsou dodržovány právní předpisy a podmínky stanovené v právním aktu, zda je zajištěna ochrana veřejných prostředků proti rizikům, nesrovnalostem nebo jiným nedostatkům a zda nedochází k nehospodárnému, neúčelnému a neefektivnímu nakládání s veřejnými prostředky. Účel kontrol • Zjištění odchylek od žádoucího stavu • Náprava nedostatků • Odstranění příčin nedostatků • Prevence před vznikem nedostatků • Definování možných rizik Legislativa • Zákon č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole ve veřejné správě a změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů • Zákon č. 552/1991 Sb., o státní kontrole ve znění pozdějších předpisů • Nařízení Rady (ES) č. 1083/2006 o obecných ustanoveních o Evropském fondu pro regionální rozvoj, Evropském sociálním fondu a Fondu soudržnosti a o zrušení nařízení (ES) č. 160/1999 • Pravidla příslušného operačního programu, v rámci kterého se projekt realizuje

5. Subjekty oprávněné ke kontrole v rámci OP VK: • Poskytovatel dotace • Řídící orgán • Ministerstvo financí – CHJ jako Auditní orgán (AO) • Pověřený auditní subjekt (PAS) • Platební a certifikační orgán (PCO) • Nejvyšší státní zastupitelství (NSZ) • Nejvyšší kontrolní úřad (NKÚ) • Evropský úřad pro potírání podvodných jednání (OLAF) • Finanční úřady (FÚ) • Pracovní skupina pro nesrovnalosti AFCOS • Úřad pro ochranu hospodářské soutěže (ÚOHS) • příp. další orgány, které ke kontrole v rámci OP VK opravňuje česká nebo evropská legislativa Sekce řízení operačních programů EU MŠMT

6. Typy kontrol: 1. Administrativní kontroly projektu (dle zákona č. 320/2001 Sb. o finanční kontrole) • Jedná se o administrativní ověřování projektu, při kterém pracovníci poskytovatele podpory provádějí kontrolu jak z hlediska finančního, tak věcného, a to v rámci přijímání projektových žádostí, vyhotovování právního aktu, schvalování žádostí o platbu, kontroly monitorovacích zpráv, sledování monitorovacích indikátorů, výkaznictví, příp. při dalších činnostech. Tato kontrola probíhá na pracovišti poskytovatele podpory. • 100 % monitorovacích zpráv a žádostí o platbu • Plán sestavován na základě analýzy rizik jako výsledku administrativních kontrol a aktualizován dle doručených zjištění auditních orgánů či podnětů dalších osob podaných na MŠMT 2. Dozorovacínávštěva (Metodická dohlídka) • V případě kontrol monitorovacích zpráv může být uplatněna také tzv. dozorovací návštěva (Metodická dohlídka). Dozorovací návštěva (Metodická dohlídka) nemá váhu veřejnosprávní kontroly – není nutné ustanovení kontrolní skupiny (dohlídku může realizovat pracovník poskytovatele na základě monitorovací zprávy příp. jiného méně závažného podnětu), výstupem dohlídky je Zpráva z průběhu dohlídky popisující stav věci, zjištěné nedostatky, případně doporučení a datum do kdy má dojít k nápravě. 3. Kontrola postupu zadávání veřejných zakázek - viz oddíl Chyby z praxe – veřejné zakázky

7. 4. Kontroly (audity) na místě (kontrola fyzické realizace projektů) • jedná o ověřování skutečného stavu • zjišťuje se, zda spolufinancované výrobky, zboží a služby byly dodány, uplatňované výdaje byly skutečně vynaloženy v souladu s pravidly OP VK a zda byl zajištěn soulad se souvisejícími právními předpisy EU a ČR v souvislosti se způsobilostí výdajů, zadáváním veřejných zakázek v rámci projektu, s poskytováním veřejné podpory, zajištěním povinné publicity projektu, naplňováním horizontálních témat • mohou být prováděny u příjemce dotace, případně i u jeho partnerů • provádí je vždy vícečlenná kontrolní skupina. Tvoří ji vždy minimálně dva kontrolní pracovníci, kteří se na místě prokážou Pověřením k provedení kontroly daného projektu. Ke kontrole mohou být přizvány další osoby (přizvané osoby)

8. Hlavním cílem kontrol na místě je: • ujistit se, že projekt probíhá v souladu s platnou legislativou a vydaným právním aktem o realizaci projektu a v rámci pravidel OP VK; • ověřit, zda má předkladatel zavedeny vhodné a přiměřené systémy pro dokladování projektových výdajů a aktivit; • ověřit, zda byly požadované finanční prostředky skutečně vynaloženy a jsou ve shodě s právním aktem o realizaci projektu v rámci OP VK; • ověřit, zda dokumenty související s realizací projektu jsou řádně uchovávány a archivovány; • na základě vzorku projektů stanoveného dle analýzy rizik nebo vlastního uvážení poskytovatele podpory (na základě zkušeností z administrace projektů) bude dále provedena také kontrola po ukončení projektu, která má za cíl převážně zkontrolovat povinnost udržitelnosti projektu.

9. Práva kontrolovaného subjektu/pověřených osob jednat jménem příjemce: • být informován o zahájení kontroly (tím není dotčeno právo subjektu realizujícího kontroly na místě provést kontrolu bez předchozího oznámení) • ze závažných důvodů si vyžádat náhradní termín pro vykonání kontroly na místě • požadovat na vedoucím kontrolní skupiny předložení pověření ke kontrole • seznámit se s Protokolem (v případě, že je protokol doručen po ukončení kontrol, považuje se za datum seznámení se s dokumentem jeho doručení) • podat námitky (do 5-ti kalendářních dnů ode dne seznámení se s Protokolem nestanoví-li kontrolní pracovník lhůtu delší) • požadovat od kontrolní skupiny potvrzení o převzetí dokladů

10. Povinnosti kontrolovaného subjektu: • vytvořit podmínky pro provedení kontroly, materiální a technické zabezpečení výkonu kontroly, osobně se zúčastnit a zdržet se jednání a činností, které by mohly ohrozit její řádný průběh • poskytnout součinnost při kontrole • nést náklady spojené s výkonem kontroly (to jsou náklady spojené s materiálním a technickým zabezpečením pro výkon kontroly) • předložit kontrolní skupině na vyžádání dokumenty potřebné pro provedení kontroly, příp. poskytnout další informace k předmětu kontroly • umožnit vstup na pozemky, do budov, příp. dalších prostor • předložit výsledky předchozích kontrol ve vztahu k předmětu kontroly • přijmout opatření k odstranění zjištěných nedostatků při veřejnosprávní kontrole bez zbytečného odkladu, nejpozději ve lhůtě stanovené kontrolním orgánem (subjektem oprávněným ke kontrole) stanovené v Protokolu • zajistit součinnost partnera, v případě, že u něho bude kontrola probíhat • podat písemnou zprávu o odstranění zjištěných nedostatků ve lhůtě stanovené kontrolním orgánem Schéma průběhu kontroly

11. Seznam požadované dokumentace v průběhu kontrol /auditů - příklady • Interní směrnice příjemce – Účtový rozvrh (TUO_SME_04_005), Evidence majetku (TUO_PPR_07_013), Vnitřní kontrolní systém (TUO_PPR_07_009), Spisový a skartační řád (TUO_SME_07_006), Uzavírání dohod mimo pracovní poměr (TUO_PPR_07_004), Projekty strukturálních fondů EU (TUO_PPR_07_039), Oběh účetních dokladů (TUO_PPR_07_057), Poskytování náhrad cestovních výdajů zaměstnancům VŠB-TUO (TUO_SME_07_003), O účetních dokladech (TUO_SME_06_004), Ochrana osobních údajů (TUO_SME_01_008), • Oznámení příjemci podpory o nesrovnalosti a předání věci FÚ • Zpráva o daňové kontrole • Protokol o výsledku veřejnosprávní kontroly • Benefitová žádost ze dne ….. • Vyrozumění o schválení žádosti o finanční podporu z OP VK ze dne ………………. • Rozhodnutí o poskytnutí dotace č. ……… vč. dodatků • Výzva k předkládání žádostí individuálních projektů ostatních o finanční podporu z OP VK, číslo výzvy • Přehled naplňování monitorovacích indikátorů u příjemce podpory • Doklady k inventarizaci majetku, sestavy majetku, evidenční soupisy • Doklady o převzetí monitorovacích zpráv • Monitorovací zprávy • Žádosti o platbu č. …….

12. Korespondence s Řídícím orgánem • Výpisy z oddělené analytické účetní evidence za auditovaná období • Účtový rozvrh vztahující se k auditovaným obdobím • Účetní deník za auditovaná období • Smlouvy/objednávky na dodávky zboží a služeb • Originály účetních dokladů • Přírůstky majetku • Karty majetku nakoupeného • Pracovní smlouvy a dohody konané mimo pracovní poměr, výkazy práce, mzdové listy, doklady prokazující platby na sociální a zdravotní pojištění • Doklady o založení projektového účtu • Výpisy z  bankovního účtu projektu a běžného účtu organizace • Doklady k veřejné zakázce (zadávací dokumentace, výzva k podání nabídek, jmenování hodnotící komise a prohlášení o nezávislosti členů hodnotící komise, potvrzení o oslovení dodavatelů, protokol o posouzení a hodnocení nabídek, oznámení o výsledku výběrového řízení, smluvní dokumentace s dodavateli, atd.) • Výstupy z klíčových aktivit • Dokumenty prokazující publicitu projektu – nástěnky projektu, články v tisku, propagační letáčky, fotografie z pořádaných veletrhů, akcí apod.

13. Klasifikace zjištění podle míry významnosti • Vysoká významnost Podezření na nesrovnalost s finančním dopadem (nezpůsobilý výdaj), porušení je nad 2 % certifikovaných auditovaných výdajů, nebo převyšuje částku 10.000 Eur. • Střední významnost Podezření na nesrovnalost s finančním dopadem (nezpůsobilý výdaj), porušení je do 2 % certifikovaných auditovaných výdajů. • Nízká významnost Porušení malého dopadu, odvod stanoven % (pokud je stanoveno u příslušného Rozhodnutí/Smlouvy) nebo porušení stanovených postupů bez finančního dopadu. • Malá významnost Administrativní porušení, bez identifikace finančního dopadu.

14. Příklady zjištění auditů/kontrol • Zaměstnanci projektu neuvedli v některých případech pracovní cesty ve svých pracovních výkazech. Služební cesty ale byly vykonány pro projekt a doloženy Významnost nízká x střední • Pracovní cesta vykonaná v jiné dny než bylo schváleno v cestovním příkazu Významnost střední • Nejasná souvislost vykázané činnosti s náplní práce ( z popisu činností v pracovním výkazu není zřejmá souvislost na sjednanou práci z uzavřené smlouvy) Významnost střední • Nespecifikace modulů v pracovních výkazech Významnost nízká • Chybějící identifikace projektu na fakturách Významnost nízká • Nedoložení odeslání výzvy a výsledku VŘ Významnost nízká

15. Neoznačení místa realizace projektu povinnou publicitou Významnost nízká • Neoznačení majetku pořízeného z projektu povinnou publicitou Významnost nízká • Špatné označení majetku pořízené z projektu Významnost nízká • Neuvedení data podpisu DPČ Významnost malá • Neprovázání dohod o pracovní činnosti s náplněmi práce Významnost malá

16. Výskyt jednotlivých příčin vzniku nesrovnalostí

17. Audit projektu a auditorská zpráva • U všech projektů se schválenou podporou z veřejných prostředků rovnou nebo vyšší 10 000 000 Kč musí být realizováno externí ověření projektového účetnictví (audit). Ověření musí být provedeno auditorem nebo auditorskou společností, kteří jsou zapsáni v seznamu auditorů vedeném Komorou auditorů ČR podle zákona č. 93/2009 Sb., o auditorech, ve znění pozdějších předpisů. • Toto ověření (audit) musí být dokončen před podáním závěrečné monitorovací zprávy a závěrečné žádosti o platbu poskytovateli podpory. • Poskytovatel podpory může požadovat provedení externího ověření projektového účetnictví (auditu) i u projektů, které jsou z veřejných prostředků financované částkou nižší než 10 mil. Kč, tento požadavek pak musí být uveden ve výzvě k předkládání žádostí a v právním aktu o poskytnutí dotace. • V souladu s § 18 zákona č. 93/2009 Sb., o auditorech, je požadavek na provedení ověření projektového účetnictví splněn provedením ověření podle požadavků standardu ISAE 3000 Ověřovací zakázky, které nejsou audity ani prověrkami historických finančních informací. Požadavky na obsah zprávy jsou tímto standardem jasně formulovány.

18. Externí zpráva musí poskytnout ujištění a informaci minimálně o následujících skutečnostech: • o správnosti a úplnosti zaúčtování všech výdajů vykázaných za auditované období, vzorek pro ověřování bude vybrán auditorem v souladu s relevantními standardy • o tom, že vykázané způsobilé výdaje byly ve stanoveném období uhrazeny v souladu s podmínkami stanovenými Příručkou pro příjemce finanční podpory OP VK, vzorek pro ověřování je vybrán auditorem v souladu s relevantními standardy • o tom, zda vybraný vzorek veřejných zakázek byl zadán v souladu se zákonem č. 137/2006 Sb. O veřejných zakázkách, tak i v souladu s postupy stanovenými v Příručce pro příjemce finanční podpory z OP VK (kap. 7), vždy dle relevantního předpisu, kterým je příjemce povinen se řídit • ze zprávy musí být zřejmé, co auditor ověřoval, na jakých datech, za jaké období, podle jakých kritérií operace hodnotil a výsledek hodnocení • zpráva hodnotí stav projektu v auditovaném období, tj. od začátku projektu do zaúčtování a uhrazení všech výdajů příjemce a partnerů, které souvisejí s projektem. Za daný projekt se provádí pouze jednou a proces ověřování může být započat již v době realizace projektu • příjemce dotace v relevantním případě musí (doporučuje se 6 měsíců před plánovaným ukončením projektu) uzavřít smlouvu s auditorem, jejíž součástí musejí být požadavky na zpracování podle podmínek OP VK • v nejbližší monitorovací zprávě pak příjemce uvede informace o uzavření této smlouvy a kopii smlouvy přiloží k této monitorovací zprávě

19. náklady na provedení externího ověření projektového účetnictví (auditu) projektu v těchto případech jsou způsobilými výdaji projektu a jsou zahrnuty do Kapitoly rozpočtu č. 8 – Náklady vyplývající přímo ze Smlouvy • zpráva auditora v českém jazyce musí být přiložena k žádosti o závěrečnou platbu projektu a týká se jak projektového účetnictví příjemce, tak i jeho partnerů. Ověření projektového účetnictví se týká všech subjektů finančně zapojených do realizace projektu najednou (tj. příjemce i partnerů s finančním příspěvkem, neprovádí se u partnerů bez finančního příspěvku) • při převzetí zprávy by příjemce měl společně s auditorem zkontrolovat, zda auditorská zpráva splňuje všechny náležitosti dle zákona a neobsahuje např. technické chyby (součty apod.). Zpráva musí být dodána a fakturována nejpozději do dvou měsíců po ukončení realizace projektu dle právního aktu a musí dodržovat obsah a formu dle výše uvedeného standardu • pokud poskytovatel podpory shledá, že předložená auditorská zpráva neodpovídá výše uvedeným požadavkům nebo obsahuje věcné chyby, nemusí poskytovatel podpory výdaje spojené s jejím pořízením uznat jako způsobilé a může si vyžádat provedení nového auditu • Na VŠB-TUO je audit pro většinu projektů OP VK již vysoutěžený. Rizika spojená s nesprávným postupem – viz samostatný oddíl • Porušení povinností vymezených Smlouvou může být kvalifikováno jako: • Nesrovnalost • Porušení rozpočtové kázně

20. Zásadní změny pravidel OP VK po auditu EK 1. Tlak EK na hospodárnost, účelnost a efektivitu projektů = principy 3 E 2. Upřesnění pravidel veřejných zakázek ISO 27000 Taktovací frekvence procesorů Principy 3E a Metodický dopis č. 23 3. Snížení úvazku na 1,0 (1,5) 4. Doplnění pravidel pro hodnocení výdajů Hodnocení ekonomických, odborných a administrativních kapacit žadatele (požadavek doložení životopisů členů real. týmu, obratu žadatele)

21. 2. Nesrovnalosti při realizaci projektu • Nesrovnalosti při realizaci projektu • Nesrovnalosti – chyby z praxe • Mylná platba • Porušení rozpočtové kázně

22. Nesrovnalosti při realizaci projektu • Nesrovnalost = jakékoliv porušení smluvních podmínek stanovených právním aktem a Příručkou pro příjemce. • Sankce - pokud příjemce nenaplní výsledky a výstupy monitorovacích indikátorů (MI): • 3 - 5 % ze všech proplacených prostředků v případě, že MI budou naplněny z 85 – 90% • 30 - 40 % ze všech proplacených prostředků v případě, že MI budou naplněny z 50 – 85% • 100 %, pokud budou MI naplněny z méně než 50% Pozn.: Výše sankcí může být v každém Rozhodnutí odlišná.

23. V případě nesplnění více bodů z Rozhodnutí (veřejné zakázky), které podléhají sankcím, se procentuální sankce sčítají!!! Není-li v uzavřeném právním aktu uvedeno jinak. • Sankce bude vyměřena dle hodnoty MI splněného v nejnižší míře • V případě, že příjemce zjistí již v průběhu realizace, že je ohroženo naplňování MI, je nutné, aby co nejdříve zahájil nápravná opatření, např. podal žádost o schválení podstatné změny projektu.

24. Nesrovnalosti – chyby z praxe • bezdůvodné převody finančních prostředků z projektového účtu na účty uvnitř i mimo organizaci • dvojí úhrada výdajů • chybné odvody za SP a ZP • chybný odvod do FKSP z DPČ a DPP • chybný výpočet náhrad za cestovné (není postupováno v souladu s platnou vyhláškou, je používán průměr na spotřebu, místo hodnoty stanovené vyhláškou), což má za následek vyšší refundaci, než jaká je možná – nyní hrazeno z nepřímých nákladů, ale může být předmětem kontroly FÚ • dřívější refundace z projektového účtu, než jsou prostředky odvedeny z účtu organizace • chybná publicita na propagačních materiálech, inzerce v tisku

25. porušení podmínek při zadávání VŘ – nesoulad hodnocení a zadávací dokumentace, nesoulad plnění a předmětu zakázky dle ZD, nejednoznačně popsaná kritéria hodnocení, subjektivní kritéria, chybné výpočty v případě hodnocení dle kritérií, specifikace požadavků obchodními názvy (zejména IT techniky), do VŘ se přihlásí zaměstnanec projektu • úhrada nezpůsobilých výdajů dle Příručky pro příjemce • platby probíhají pouze z běžného účtu příjemce, nikoliv z projektového účtu • překročení finančních limitů stanovených Příručkou pro příjemce na stravné, ubytování • úhrada vyměřeného odvodu/penále za porušení rozpočtové kázně z účtu projektu, místo z provozního účtu příjemce

26. Mylná platba • Vzniká v případě, když dojde k mylnému převodu finančních prostředků z projektového účtu na jiný účet • Při vrácení do 5 prac. dnů není tento převod považován za porušení rozpočtové kázně (do Příručky č. 5) • Projekty, které mají povinnost se řídit Příručkou č. 7, mají v Rozhodnutí stanoveno, že bude vyměřen odvod 1-2 % z částky porušení, pokud dojde k vrácení do 5 dnů a tento výdaj nebyl uplatněn v ŽoP • V případě vracení v pozdější lhůtě je vyměřen odvod ve výši 10-20 % z částky porušení

27. Porušení rozpočtové kázně Nastává ve smyslu §44 zákona č. 218/2000 Sb., o rozpočtových pravidlech: • neoprávněné použití peněžních prostředků státního rozpočtu a jiných peněžních prostředků státu, … f) porušení povinnosti stanovené právním předpisem, rozhodnutím nebo dohodou o poskytnutí dotace nebo návratné finanční výpomoci, které přímo souvisí s účelem, na který byla dotace nebo návratná finanční výpomoc poskytnuta …

28. Poskytovatel předává podezření na prošetření Finančnímu ředitelství • Při potvrzení porušení rozpočtové kázně je doměřen finančním ředitelstvím odvod či penále (výpočet dle tabulek, prominutí penále) • Při spáchání trestného činu postupuje poskytovatel dle § 8 zákona 141/1961 Sb., trestního řádu – další šetření PČR • V případě porušení zákona 137/2006 Sb. o veřejných zakázkách – další šetření ÚOHS • V případě, že se jedná o uplatnění nezpůsobilého výdaje v ŽoP, poskytovatel sníží tento výdaj a písemně informuje o důvodech nevyplacení výdaje

29. Pokud finanční ředitelství/kontrolní odbor kraje potvrdí porušení, uplatněná částka výdaje se v soupisce účetních dokladů považuje za vyčerpanou, k tomu i poměrná část NN projektu, nedá se nahradit jiným výdajem • Nezpůsobilý výdaj tedy zaplatí příjemce 3 x (o tyto výdaje si příjemce sníží rozpočet projektu, na projektový účet musí tyto výdaje vrátit, fin. úřad může uložit pokutu až do výše daného výdaje)

30. 3. Finanční řízení – chyby z praxe • Chyby z praxe kapitola 1 Osobní náklady • Chyby z praxe kapitola 2 Služební cesty • Chyby z praxe kapitola 3 Zařízení • Chyby z praxe veřejné zakázky • Chyby z praxe kapitola 5 Nákup služeb • Chyby z praxe kapitola 7 Přímá podpora

31. Finanční řízení - chyby z praxe • chybná refundace (dřívější refundace) • bezdůvodné převody finančních prostředků z účtu projektu • příjemce nevede oddělenou pokladnu projektu • chybné úhrady na straně finančního partnera • příjemce nepočítá se zálohovým financováním již při zpracování projektové žádosti a následné realizaci projektu • příjemce/partner, který je plátcem DPH a uplatňuje DPH u FÚ, hradí DPH z účtu projektu a nárokuje jej v soupisce a ŽoP

32. Chyby z praxe Kapitola 01 – Osobní výdaje • PS/DPČ/DPP neobsahují povinné náležitosti, jsou podepsané po datu zahájení výkonu práce • pracovní výkazy nejsou podepsány popř. podepsány dříve, než je vykonána poslední činnost v měsíci • osoba ověřující svým podpisem výkaz práce není odlišná od osoby dokládající výkaz práce • chybně nebo neúplně vyplněné údaje v hlavičce pracovních výkazů a v údajích o počtu odpracovaných a proplacených hodin v daném měsíci • obecné popisy činností v pracovních výkazech • zahrnutí činností spadajících do nepřímých nákladů – příklady vykazovaných činností viz kapitola pracovní výkazy • nepředložené mzdové/výplatní listy a výpisy z účtu organizace prokazující výplatu čistých mezd zaměstnanců projektu, popř. nečitelné relevantní údaje • zákonné pojištění zaměstnanců nárokované v nesprávné výši (nesprávně provedené zaokrouhlení)

33. Chyby z praxe Kapitola 02 – Služební cesty • neúplně vyplněný cestovní příkaz • předložena pouze první strana cestovního příkazu • používání neaktuálních sazeb při výpočtu cestovních náhrad, chybné určené průměrné spotřeby dle velkého technického průkazu při použití soukromého automobilu • chybí účel cesty, cestovní příkaz není označen reg. číslem projektu • nepředkládány doklady související s pracovní cestou • uskutečněné pracovní cesty nejsou v souladu s výkazem práce

34. Chyby z praxe Kapitola 03 – Zařízení • nedoložení veškerých podkladů k výběrovému řízení, věcné chyby • neprovedení výběrového řízení • chybějící objednávky, dodací listy popř. další podklady • chybějící smlouvy o výpůjčce partnerům • neodůvodněný nákup z „uspořených“ prostředků • chybějící označení závazným logolinkem • pořizování vybavení/zařízení/kancelářských potřeb na konci realizace projektu • ceny pořízeného vybavení/zařízení jsou neúměrně vysoké oproti cenám v čase a místě obvyklým

35. Chyby z praxe – veřejné zakázky • není doložena kompletní dokumentace k VZ ke kontrole • není doložen způsob stanovení předpokládané hodnoty VZ • byli osloveni dodavatelé, kteří nejsou oprávněni k předmětu VZ • jsou hodnoceny nabídky, které jsou neúplné nebo které nesplňují minimální požadavky dle zadávací dokumentace • není zřejmé, jakým způsobem byly jednotlivé nabídky hodnoceny dle stanovených kritérií • chybí podrobný zápis z hodnocení, zejména jakým způsobem bylo přiděleno bodové hodnocení • smlouva není v souladu s nabídkou • rozpor návrhu smlouvy o dílo s uzavřenou smlouvou • nedostatečné prokázání odeslání Výzvy osloveným dodavatelům • zadávací dokumentace obsahuje diskriminační nebo nedostatečný popis předmětu zakázky • neoprávněné vyloučení uchazeče • smlouvy s dodavatelem neobsahují povinnost umožnit kontrolním subjektům provést kontrolu na místě

36. dělení zakázek – v krátkém časovém horizontu jsou bez odůvodnění zadány jedním subjektem zakázky na stejný předmět plnění • nákup dalšího zboží od vybraného uchazeče, které nebylo předmětem plnění veřejné zakázky • zadavatel použije nedovolenou specifikaci obchodní značky, odkazů na konkrétní firmu apod. při stanovení předmětu zakázky • nedodržení předepsaného počtu písemně oslovených dodavatelů • nedodržení předepsané lhůty pro podání nabídek s ohledem na předpokládanou výši zakázky • ve výzvě k podání nabídek není specifikována předpokládaná hodnota veřejné zakázky • nedodržení zásady transparentnosti VŘ • špatně zpracovaná ZD, dle které není možné obdržet porovnatelné nabídky • diskriminačně zvolená kvalifikační kritéria (vysoký požadovaný obrat proti předpokládané hodnotě zakázky, vysoká požadovaná hodnota referenčních zakázek ve vztahu k předpokládané hodnotě) • prokazování ekonomických a finančních kvalifikačních předpokladů a technických kvalifikačních předpokladů prostřednictvím subdodavatele, aniž by se subdodavatel jednoznačně zavázal k poskytnutí plnění, a to alespoň v takovém rozsahu v jakém subdodavatel prokazuje splnění kvalifikace

37. hodnotící komise při procesu hodnocení nabídek přidělí nabídce v rámci hodnotícího kritéria automaticky 0 bodů s odkazem na zjevně nepřiměřenou hodnotu v rámci hodnotícího kritéria, aniž by se předkladatel nabídky mohl bránit či prokázat proveditelnost nabízeného řešení • zadavatel rozdělí předmět zakázky za tím účelem, aby se vyhnul složitějšímu typu ZD • zadavatel uzavře dodatek ke smlouvě, která byla uzavřena na základě zadávacího řízení , přičemž tato změna smlouvy je v rozporu se zákonem o veřejných zakázkách nebo jej obchází • absence nebo nedostatečné použití profilu zadavatele • nedostatečně propracované obchodní podmínky • nerespektování zákonných lhůt !!!!Zakázky zadávané v režimu zákona není třeba uveřejňovat na stránkách MŠMT – tato povinnost se vztahuje pouze na zakázky zadávané mimo režim – č. 7.4. PpP. Pokud zadavatel uveřejní na webu MŠMT dobrovolně, nepočítají se žádným způsobem lhůty, protože toto uveřejnění nezpůsobuje žádné účinky.

38. Chyby z praxe Kapitola 05 – Nákup služeb • nedoložení veškerých podkladů k výběrovému řízení, věcné chyby • neprovedení výběrového řízení • chybějící objednávky, dodací listy popř. další podklady • nedoložení prezenčních listin z uskutečněných kurzů • překročení limitů stanovených pro stravné a ubytování • obecný popis obsahu účetního dokladu (např. občerstvení) • ceny nakupovaných služeb jsou neúměrně vysoké oproti cenám v místě a čase obvyklým (absence cenových průzkumů trhu)

39. Chyby z praxe Kapitola 07 – Přímá podpora • chybně vyplněné přílohy (mzdové příspěvky) • chybějící doklady (jízdenky, doklady k ubytování, výpisy prokazující úhradu cílové skupině) • v rámci kapitoly jsou vykazovány výdaje, které svým charakterem spadají do kapitoly č. 05 Nákup služeb, např. fakturace občerstvení, doprava cílové skupiny

40. 4. Chyby z praxe – věcná část projektu • Nesrovnalosti projektové žádosti s praktickými výstupy • Pracovní výkazy • Pracovní cesty • PublicitA • Ostatní • Jak se bránit u poskytovatele?

41. Nesrovnalosti projektové žádosti s praktickými výstupy • monitorovací indikátory: neodhadnutí možnosti dosažených indikátorů (počet osob, zpracovaných materiálů apod.) = > nezkušenost s průběžným čerpáním, psaním projektů, příklad P.K.: počet ped. pr. se zaměřením na přírodovědnou oblast • rozložení čerpání finančního plánu: špatný plán čerpání – neznalost průběžného čerpání, příklad P.K.: nejčastěji snaha – předpoklad všechno (pomůcky, potřeby, přístroje aj.) nakoupit hned na počátku projektu (špatný plán VŘ) – to však nelze • komunikační problémy: špatná komunikace v týmu i mimo tým, zpracovatele projektu (žádosti) a vedení projektu, nejasnosti – nepochopení výstupů apod.

42. Pracovní výkazy • Nespecifikace provedené práce v pracovních výkazech např. administrativa projektu, školení, služební cesta …. • Nesoulad s náplní práce • Neprovázání dohod o pracovní činnosti s náplněmi práce • Pracovní výkazy nejsou podepsány popř. podepsány dříve, než je vykonána poslední činnost v měsíci • Pracovní výkazy jsou zpracovávány – odevzdávány později, než je stanoven termín k poslednímu dni v měsíci • Osoba ověřující svým podpisem výkaz práce není odlišná od osoby dokládající výkaz práce

43. Pracovní cesty • Zaměstnanci projektu neuvedli v některých případech pracovní cesty ve svých pracovních výkazech. Služební cesty ale byly vykonány pro projekt a doloženy • Pracovní cesta vykonaná v jiné dny než bylo schváleno v cestovním příkazu • Nejasná souvislost vykázané činnosti na služební cestě s náplní práce ( z popisu činností v pracovním výkazu není zřejmá souvislost na sjednanou práci z uzavřené smlouvy) • POZOR – vykazování ped. pracovníků doprovázejících žáky na vyúčtování (rozepisování cestovních výloh – zvlášť ped.pr.) • Nutnost vytvoření Smluv o vzdělávání pro vyúčtování cest u cílové skupiny, kteří nejsou zaměstnanci příjemce • Uzavření Smlouvy o spolupráci mezi univerzitami místo DPP s mentorem v zahraničí • Vysílání osob na služební cesty pomocí dohody dle § 51 občanského zákoníku • Účtování silniční daně!!!!

44. Publicita • Neoznačení místa realizace projektu povinnou publicitou • Neoznačení majetku pořízeného z projektu povinnou publicitou (Příklad PK: Publicita učeben, robota bez udání čísla a názvu projektu) • Špatné (žádné – neúplné) označení majetku pořízené z projektu (logolinky, číslo projektu) • Chybějící identifikace projektu na dokumentech vztahujících se k projektu • Chybná publicita v tisku (chybějící logolinky, čísla a názvy projektu – často vliv – neochota vydavatele …)

45. Ostatní • Nepodstatné změny nejsou v rámci monitorovací zprávy oznamovány • Nepodstatné změny jsou oznamovány, ale není uvedeno zdůvodnění a datum účinnosti • Pozdě oznámená podstatná změna • Nemocenská – viz Newsletter Výkazy práce (29.11.2012) • Neuvedení data podpisu DPČ • Příjemce nedodržuje ustanovení závazné dokumentace, tj. smlouvy, příručky, metodických dopisů

46. Jak se bránit u poskytovatele? • Archivovat e-mailovou komunikaci • Teze v příručce (co není zakázáno je povoleno) • V případě porušení ZVZ – sankce v Rozhodnutí (ne vždy to musí být 100 % neuznání výdaje) • Při změnách metodik výpočtu MI archivovat předchozí verze (argumentovat, že je vaší povinností se řídit verzí v Rozhodnutí) • Průběžné schvalování monitorovacích zpráv při realizaci jednotlivých KA, kde jste měli uvedeno, jak aktivitu realizujete a výstupy počítáte /měli jste být na chybu upozorněni Řídícím orgánem, abyste mohli sjednat nápravu

47. Děkujeme za pozornost