Manual de procedimentos

1. Manual de procedimentos

2. Índice • Clique no tópico desejado para navegar MATRIX ASSESSORIA CONTÁBIL • Apresentação • Relação de contato ÁREA SOCIETÁRIA • Apresentação • Quadro de documentos DEPARTAMENTO PESSOAL • Procedimentos para rescisão do contrato de trabalho • Aposentadoria • Relação de documentos exigidos pela fiscalização • Lembre-se • Apresentação • Procedimentos para registro de funcionário • Procedimentos para confecção de folha de pagamento • Procedimentos para concessão das férias DEPARTAMENTO FISCAL • Apresentação • Procedimentos para confecção de notas fiscais • Procedimentos para emissão de notas fiscais vendas • Procedimentos para emissão de notas fiscais devolução • Procedimentos para cancelamento de notas fiscais • Procedimentos para envio de documentos à Matrix • Alíquota ICMS • Relação de documentos exigidos pela fiscalização DEPARTAMENTO CONTÁBIL • Apresentação • Definição do regime simples, lucro presumido e lucro real • Relação de documentos para serem enviados à Matrix • Lembre-se

3. Apresentação Elaborado por uma equipe de profissionais altamente qualificados e especializados, este manual tem o objetivo de orientar e facilitar o dia a dia do cliente Matrix no tocante ao cumprimento das suas obrigações administrativas, societárias, legais e fiscais. Elegemos alguns tópicos que consideramos ser de conhecimento necessário ao cliente e procuramos detalhar de forma clara e objetiva, possibilitando a compreensão de algumas das principais rotinas de cada departamento e como são tratadas as informações e documentações para nós encaminhadas. Acreditamos que com comprometido mutuo, seja possível estabelecer uma parceria que resultará não só na qualidade e excelência dos nossos serviços, como também na satisfação e sucesso dos nossos clientes.

4. Aos clientes Na busca pela excelência dos serviços prestados, estamos em constante transformação. Essas mudanças se fazem necessárias para aprimorarmos cada vez mais o atendimento aos nossos clientes. Queremos que nossos clientes se sintam seguros ao nos entregar a administração de sua empresa, que tenham a certeza de que estarão amparados pelo que há de melhor e mais moderno em termos de assessoria e consultoria contábil. Sendo assim, a parceria com o cliente é fundamental e inevitável para a perfeita gestão do interesse comum: o crescimento e desenvolvimento sadio e ordenado do negócio. Consideramos importante a conscientização do cliente sobre os deveres e obrigações exigidos de uma sociedade e que por este motivo, elaboramos este manual. Esperamos que nossos novos clientes, bem como aqueles que já estão conosco há algum tempo, apóiem nossa filosofia e sintam-se plenamente atendidos e satisfeitos com nossa assessoria e consultoria. Tenha sempre em mãos este manual, pois ele certamente o auxiliará, facilitando a compreensão e execução de suas tarefas e rotinas diárias.

5. Aos clientes A Matrix investe constantemente na captação de novas ferramentas de trabalho, conta com uma equipe de jovens profissionais, altamente qualificados e especializados, que trabalha com seriedade para dar ao cliente a orientação necessária à gestão de seus negócios. Na página a seguir, você encontrará os nomes e as formas de contato dos nossos gerentes comerciais. Sinta-se a vontade para nos contatar quando da sugestão ou reclamação de nossos serviços, pois acreditamos que só assim estaremos tendo êxito na nossa busca pela excelência. A MATRIX Esta é a fachada da nossa empresa, venha nos visitar !!!

6. Relação de contato PABX: 11 2447-7818 ACESSE NOSSO SITE www.matrixcontabil.com.br

7. Área societária • A Área Societária cuida de toda parte legal da empresa. • É de competência deste setor: • Comprovante de rendimentos para os sócios (DECORE); • Constituição, alteração e encerramento de empresas; • Elaboração de cadastros e declarações para instituições financeiras. Necessitando dos serviços acima, entre em contato via telefone ou e-mail. Se preferir, acesse nosso site www.matrixcontabil.com.br e solicite seu orçamento através de formulário específico.

8. Quadro de documentos • 1º - Xerox simples dos seguintes documentos: • Contrato social e última alteração; • Cartão CNPJ; • Inscrição municipal; • Alvará de funcionamento; • Inscrição estadual (para empresas comerciais); • Cadastro e licença de publicidade; • Alvará da vigilância sanitária (dependendo do ramo de atividade); • Licença ambiental (somente para atividades industriais ou poluidoras); • Ultima GPS (Guia da Previdência Social) paga. • 2º - Quadro de horário de trabalho dos empregados. • Limitado para 10 funcionários. • 3º - Cartaz de: • É proibido fumar; • Exija nota fiscal; • Código de defesa do consumidor. DICA IMPORTANTE! Esta é a relação dos documentos que deverão obrigatoriamente estar afixados em local visível, dentro do seu estabelecimento.

9. Departamento pessoal É de sua competência: • Auxiliar na contratação de novos empregados; • Efetivar as admissões (registro); • Alertar sobre a legislação; • Informar sobre os dissídios e acordos coletivos; • Orientar sobre a política de cargos e salários; • Orientar sobre as demissões e calcular as rescisões; • Preparar guias de recolhimentos dos encargos trabalhistas (INSS, FGTS, contribuições sindicais, assistências, etc.); • Apresentar as obrigações mensais e anuais aos órgãos governamentais (CAGED, RAIS, etc.); • Orientar quanto aos prontuários e o arquivos dos documentos. DICA IMPORTANTE! Para que a Matrix possa cumprir os prazos, siga todos os procedimentos que mostraremos nas próximas páginas.

10. Procedimento para registro de funcionário O primeiro passo para registrar o funcionário é o preenchimento da ficha de dados cadastrais do empregado. Nela você irá encontrar toda a documentação necessária para contratação. Todo empregado independente do cargo, deve-se submeter ao exame médico de admissão para avaliar sua saúde diante das funções que irá exercer. Entre em nosso site www.matrixcontabil.com.br para fazer o download da ficha.

11. Procedimento para confecção de folha de pagamento A única ação para esse fim é enviar à Matrix através de e-mail ou fax, os apontamentos do mês. Note que isso deve ser feito no máximo entre os dias 23 e 25 de cada mês. Caso não for cumprido este prazo, correrá o risco de não ter sua folha de pagamento em tempo hábil!

12. Procedimento para concessão de férias Após 12 meses consecutivos de trabalho, todo empregado tem direito ao período de férias. Os dias em que o empregado terá direto, são calculados de acordo com o número de faltas injustificadas ocorridas no mesmo período. O descanso deverá ser gozado durante os 12 meses subsequentes ao período aquisitivo. Não respeitando o prazo, o pagamento será dobrado! Entre em nosso site www.matrixcontabil.com.br para fazer o download da ficha. DICA IMPORTANTE! Lembre-se que funcionário contente e descansado sempre produz melhor!

13. Procedimento para rescisão de contrato de trabalho Chegamos a um assunto delicado, seja qual for o motivo pela qual a rescisão do contrato de trabalho se faça necessária, alguns cuidados devem ser tomados. O primeiro passo é assinar a solicitação de demissão e enviá-la imediatamente à Matrix, para que haja tempo hábil de calcular os direitos do empregado e agendar a homologação,se necessário. Observe que existe um prazo para quitação ser efetiva. Note que no rodapé do formulário de pedido de demissão, você encontra o prazo para pagamento da quitação. Preencha e nos envie o mais rápido possível. Entre em nosso site www.matrixcontabil.com.br para fazer o download da ficha.

14. Aposentadoria 1 - Aposentadoria por idade Homens a partir de 65 anos de idade e Mulheres a partir de 60 anos de idade, ambos possuindo 15 anos de contribuições. 2 - Aposentadoria por tempo de serviço 2.1 - Proporcional: Os homens podem requerer aposentadoria proporcional aos 53 anos de idade e 30 anos de contribuição, já as mulheres têm direito à proporcional aos 48 anos de idade e 25 de contribuição. 2.2 - Integral: Homem deve comprovar pelo menos 35 anos de contribuição e a trabalhadora mulher, 30 anos. 3 - Aposentadoria por invalidez Benefício concedido aos trabalhadores que, por doença ou acidente, forem considerados pela perícia médica da Previdência Social, incapacitados para exercer suas atividades ou outro tipo de serviço que lhes garanta o sustento.

15. Relação de documentos exigidos pela fiscalização • Livro de registro de inspeção; • Livro de fichas de registro de empregados; • Comprovante contribuição sindical (Patronal) - ano; • Comprovante contribuição sindical (Empregados) - ano; • Relação dos empregados que recolhe a contribuição sindical; • Relação de empregados; • Cadastro permanente de admissões e dispensas; • Relação de empregados que sejam menor de idade - ano; • Acordo para prorrogação da duração do trabalho; • Acordo para compensação da duração do trabalho; • Escala de revezamento; • Ficha ou papeleta de horários de serviços externos; • Recibos de férias - ano; • Folhas de pagamentos - mês; • Atestados médicos de admissão, periódicos e demissão dos empregados; • Convênio e aprendizagem com o Senai ou Senac; • Quadro de horário; • Relação anual de informação social (RAIS); • Recibo e comprovante de entrega de carteira profissional; • Cópia da convenção coletiva da categoria; • Recibo e compra de vale transporte. DICA IMPORTANTE! Essa é a relação de documentos que você deverá manter no estabelecimento atualizada e em perfeita ordem para o caso de uma fiscalização.

16. Lembre-se 1º Normas Regulamentadoras Tenha um controle dos vencimentos dos laudos de PPRA / PCMSO / CIPA / Extintores conforme vossa atividade. Renove com antecedência e evite autuações do Ministério do Trabalho. Prazo de validade: 12 meses cada. 2º Controle de Ponto A partir de 10 funcionários registrados é obrigatório. Verifique periodicamente se os horários estão corretos, respeitando a jornada de trabalho estabelecida em contrato. Caso a empresa não possua a quantidade mencionada acima, deverá afixar no quadro de avisos, a jornada diária de cada empregado. (Obs.: A assinatura no final do mês é indispensável). 3º Jornada de Trabalho A jornada diária normal do trabalhador deverá ser de até 08 horas, podendo ser prorrogada em no máximo 02 horas com remuneração adicional (horas extras) estipulada pelo sindicato da categoria. O intervalo mínimo entre jornadas é de 11 horas. Todos empregados terão direito ao descanso de 24 horas, preferencialmente aos domingos, no todo ou em parte.

17. Departamento fiscal • Esta é considerada uma área de alto risco, visto a complexidade e extensão dos dispositivos legais e das multas impostas pelo poder público em razão aos atrasos ou não entrega das informações acessórias pelo contribuinte. • É da responsabilidade deste setor: • A escrituração dos documentos fiscais (notas fiscais de entrada e saída, serviços, cupom fiscais, etc.); • A apuração dos impostos e contribuições (ISS, ICMS, IPI, PIS, COFINS, CSLL, IRPJ e DAS); • A apresentação aos órgãos competentes das informações fiscais obrigatórias (GISS, STDA, GIAS, DCTF, DACON, ....DIPJ, DASN e DIRF ). Cabe lembrar que a cada dia cresce o cerco aos sonegadores por parte dos órgãos arrecadadores. As ferramentas utilizadas para confrontar informações, estão cada vez mais eficientes. De olho nesta possibilidade é que a Matrix procura oferecer a assessoria adequada para sua empresa. DICA IMPORTANTE! Se a empresa não estiver com os impostos quitados, a mesma não obterá certidões dos órgãos competentes.

18. Procedimentos para confecção de notas fiscais O processo para confecção dos talões de Notas Fiscais leva em média 15 dias para se concretizar. Com o pedido da AIDF junto ao Posto Fiscal Eletrônico (comércio) ou Prefeitura (serviços), o cliente deverá aguardar a liberação da autorização e posterior confecção na gráfica que poderá ser da escolha do cliente ou indicada pela Matrix. É de suma importância que o cliente avalie de acordo com sua necessidade à hora exata de solicitar novos talões. Salientamos que atualmente muitas empresas estão obrigadas a utilização da nota fiscal eletrônica NF-e, nesse caso, há necessidade da certificação digital ou senha web. Fique tranquilo caso sua empresa esteja obrigada emitir NF-e, informaremos todos os procedimentos necessários para emissão da mesma.

19. Procedimentos para emissão de notas fiscais vendas 1. A nota fiscal de saída modelo 1 ou modelo 55 (NF-e), deve ser emitida no ato da saída da mercadoria em 4 vias (modelo 1) ou apenas 1 via (DANFE) para o modelo 55. Só poderá dar saída de uma mercadoria com nota fiscal, se houve a entrada da mesma com nota fiscal. 2. Todosos campos da nota fiscal devem ser preenchidos, inclusive o campo “NCM/ Classificação Fiscal”; 3. A informação correta da I.E. e do CNPJ, é de responsabilidade do emitente; 4. Todas as vias da NF devem estar legíveis; 5. Não pode haver rasuras, principalmente nas datas de emissão e de saída; 6. Deve ser consultado no Sintegra se o cliente encontra-se em situação regular. DICA IMPORTANTE! Agora, preste muito atenção porque vamos tratar de um assunto que gera muitas multas na hora da fiscalização: o preenchimento irregular da Nota Fiscal. Veja quais os procedimentos que você deve seguir:

20. Procedimentos para emissão de notas fiscais vendas 8. Preencher código origem da mercadoria: 0 – Nacional;1 – Estrangeira – importação direta;2 – Estrangeira – adquirida no mercado interno. Tributação pelo ICMS: 00 – Tributada integralmente;10 – Tributada e com cobrança do ICMS por substituição tributária;20 – Com redução de base de cálculo;30 – Isenta ou não tributada e com cobrança do ICMS por substituição tributária;40 – Isenta;41 – Não Tributada;50 – Suspensão;51 – Deferimento;60 – ICMS cobrado anteriormente por substituição;70 – Com redução de base de cálculo e cobrança do ICMS por substituição;90 – Outras.

21. Procedimentos para emissão de notas fiscais vendas Os agentes do Fisco quando interceptam mercadorias em trânsito, examinam com rigor as datas de emissão e de saída constante na nota fiscal, em confronto com a data efetiva da circulação. Eles querem saber se você está circulando várias mercadorias com a mesma NF. Outras irregularidades também são observadas: como a venda do mesmo produto com valores diferentes, notas emitidas em duplicidade e/ou ilegíveis, etc. Escriturar uma nota cujo contribuinte esteja irregular, pode gerar uma multa de valor relevante, por isso recomendamos a consulta da IE e do CNPJ nos sites www.sintegra.com.br ou www.receita.fazendo.gov.br, antes mesmo da emissão da nota fiscal.

22. Procedimentos para emissão de notas fiscais devolução • A devolução de mercadoria se dará por diversos motivos, dentre eles destacamos: • Rompimento do contrato; • Pedido em desacordo; • Mercadoria com defeitos aparentes. Obs.: Para que essa operação seja feita corretamente, disponibilizamos em nosso site, www.matrixcontabil.com.br modelos de notas fiscais e orientações quanto a emissão de acordo com cada situação e seguindo os preceitos da legislação vigente.

23. Procedimentos para cancelamento de notas fiscais Bem, agora vamos ver quais os cuidados que se deve ter ao cancelar uma nota fiscal! Não, não é só inutilizar o arquivo...................Teoricamente, a nota fiscal só deveria ser cancelada por desistência da operação ou por erro de preenchimento no momento de sua emissão. Porém, sabemos que na prática não é bem assim que funciona. Vejamos então quais os cuidados e procedimentos para o cancelamento de uma NF. Quando ocorrer o cancelamento de alguma nota fiscal, deverão permanecer no talonário todas as suas vias; os emitentes da NF-e, manterão a guarda do arquivo XML. Deve-se ainda anotar no corpo da nota fiscal o motivo do cancelamento e o número da NF emitida em substituição, quando houver. Você pode estar se perguntando: “Mas e se os clientes desistirem depois que a nota foi emitida...” Quando um cliente desiste da compra, cuja nota fora emitida e a mercadoria tenha saído da empresa, será necessário a emissão de uma nota fiscal de entrada. Dessa forma, anulam-se todos os tributos incidentes na operação de venda. Outros procedimentos fiscais como: remessa para industrialização, transferência, correção de notas fiscais, modelo de notas fiscais, tabelas do simples nacional, etc., estarão à sua disposição em nosso site www.matrixcontabil.com.br

24. Alíquotas ICMS • Região Norte – 7% (em verde)Acre (AC), Amapá (AP), Amazonas (AM), Pará (PA), Rondônia (RO), Roraima (RR)  e Tocantins. • Região Nordeste – 7% (em vermelho)Alagoas (AL), Bahia (BA), Ceará (CE), Maranhão (MA), Piauí (PI), Paraíba (PB), Rio Grande do Norte (RN), Sergipe (SE) e Pernambuco (PE). • Região Centro-Oeste – 7% (em marrom)Goiás (GO), Mato Grosso do Sul (MS), Mato Grosso (MT) e o Distrito Federal (DF) • Região Sudeste – 12% (em amarelo)Minas Gerais (MG) e Rio de Janeiro (RJ). Exceto para o Espírito Santo (ES) onde a alíquota é de 7%. • Região Sul – 12% (em azul)Paraná (PR), Santa Catarina (SC) e Rio Grande do Sul (RS). • São Paulo – 18% (em laranja)Alíquota interna

25. Procedimentos para envido de documentos Em regra geral, nos primeiros dias úteis de cada mês, a Matrix enviará um portador devidamente identificado e com malote padronizado para fazer a retirada dos documentos fiscais (NFs) do mês anterior. Esses documentos deverão estar legíveis e em perfeito estado para que seja feita a escrituração. Os documentos que deverão ser encaminhados estão no quadro abaixo:

26. Relação de documentos exigidos quando da fiscalização estadual Saiba que existem formas para minimizar os riscos de uma possível fiscalização. O departamento Fiscal da Matrix está preparado para lhe ajudar, mas você precisa conhecer algumas normas. Os documentos exigidos pela Fiscalização Estadual, deverão estar sempre atualizados e em bom estado de conservação, sendo eles: • Livro de Registro de Entradas; • Livro de Registro de Saídas; • Livro de Registro de Inventário; • Livro de Registro de Apuração do ICMS; • Livro de Registro de Termos de Ocorrência Modelo 6; • 1ª Via das Notas Fiscais de Entrada/XML; • 2ª Via das Notas Fiscais de Saída/XML; • Redução Z/Mapa Resumo; • Arquivo Magnético; • Talões de Notas Fiscais Modelo 1 e D-1 para venda ao consumidor; • Documento de Intervenção da Máquina de ECF.

27. Departamento contábil • Cabe ao Departamento Contábil compilar todas as informações advindas dos departamentos Pessoal e Fiscal, bem como das movimentações financeiras provenientes da atividade da empresa. É na contabilidade que geralmente se extrai as informações exigidas pelos órgãos federais, estaduais e municipais. • A contabilidade fornece ainda ferramentas de grande utilidade para o administrador gerir seus negócios. • É de sua competência: • A escrituração contábil, proveniente de todos os atos e fatos ocorridos na gestão da empresa; • Balanço patrimonial; • Livro caixa; • As demonstrações e informações socioeconômicas para fins cadastrais (Bancos); • Preenchimento e entrega das declarações federais (DIPJ, DCTF, etc).

28. Regime simples, lucro presumido e lucro real • SIMPLES NACIONAL  • O simples nacional implica o recolhimento mensal mediante documento único de arrecadação dos seguintes impostos e contribuições: • 01 - Imposto de Renda da Pessoa Jurídica – IRPJ;02 - Imposto sobre Produtos Industrializados – IPI;03 - Contribuição Social sobre o Lucro Líquido – CSLL;04 - Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social – COFINS;05 - Contribuição para PIS/Pasep;06 - Contribuição para Seguridade Social, a cargo da pessoa jurídica de que trata o art. 22 da lei n.º 8.212, de 24 de julho de 1991, exceto para algumas atividades de prestação de serviços;07 - Imposto sobre operações relativas à circulação de mercadorias e sobre prestações de serviços de transporte interestadual e intermunicipal e de comunicação - ICMS;08 - Imposto sobre serviços de qualquer natureza – ISS.

29. Regime simples, lucro presumido e lucro real • LUCRO PRESUMIDO  • Sobre a receita bruta é aplicado um percentual estabelecido pela legislação federal que varia de acordo com a atividade que gerou a receita. O resultado desta aplicação no trimestre servirá como base de cálculo para o recolhimento do imposto de renda e da contribuição social. • LUCRO REAL TRIMESTRAL • O valor do imposto é apurado sobre o lucro verdadeiro. Nesse sistema e os dos abaixo citados à necessidade de manter a escrituração contábil, seguindo às normas legais vigentes. • LUCRO ESTIMADO MENSAL COM REAL ANUAL • Mensalmente o IR e a CSL, são apurados com base na receita bruta utilizando as regras do lucro presumido. No final de cada ano calendário deverá apurar o lucro real e saldo do imposto a pagar ou a compensar.  • LUCRO ESTIMADO COM SUSPENSÃO OU REDUÇÃO DO IMPOSTO • Desde que demonstre contabilmente que o valor estimado mensalmente ultrapassa ao valor real do imposto, a empresa pode suspender ou reduzir o pagamento.

30. Relação de documentos • Veja as relações de documentos a serem enviados à Contabilidade: • Comprovante de pagamento de impostos (Darf, Gare, ICMS, ISS, etc.); • Comprovante de pagamento GPS e FGTS; • Notas fiscais de despesas gerais que não sejam escrituradas no livro de registro de entrada de mercadorias; • Recibos de aluguéis e condomínios; • Conta de água, luz, gás e telefone fixo e móvel; • Vale despesas; • Comprovante de pagamento de mercadorias e serviços à fornecedores; • Extrato bancário de conta corrente do mês; • Extrato de aplicações financeiras; • Comprovantes de depósitos bancários; • Cópias de cheques; • Contratos de Financiamentos (Leasing); • Contratos de Seguros.

31. Lembre-se A contabilidade é o setor onde tudo termina, ou seja, é nela que se processa toda a receita e despesa para avaliar o desempenho da empresa. Para isso, você precisa encaminhar todos os documentos até o 10º dia do mês subsequente à que se refere à receita ou despesa. Veja quais os procedimentos que devem ser seguidos: 1ºPara que os comprovantes de despesas possam ser contabilizados, é necessário que eles estejam em nome da empresa. Lembre-se disso na hora de fazer suas compras ou pagar suas dívidas; 2º Para os gastos que não tenham comprovação como passagens de ônibus ou metrô, emitir vale despesas; 3ºOs cheques só podem ser emitidos para pagamentos relativos às operações da empresa. Mantenha uma cópia destes cheques e anexe o comprovante relativo ao pagamento; 4ºNos casos de saques para pagamentos em dinheiro, o mesmo deverá constar no movimento de caixa, juntamente com o respectivo comprovante.

32. FIM Av. Tiradentes, 2091 - 1º andar - Jd. Pinhal Guarulhos - SP - CEP: 07113-001 PABX: 11 2447-7818 | Fax: 11 2447-7819 matrix@matrixcontabil.com.br www.matrixcontabil.com.br