Proces delegování

1. Proces delegování Balvínová Jana, Meinlová Markéta 3. ročník, VSRR

2. Obsah naší prezentace • Co je to delegování • Postup při delegování • Výhody delegování • Bariery delegování • Úkoly • chyby při zadávání úkolů • co má správný úkol mít • motivační působení úkolu • Otázky a úkoly

3. D e l e g o v á n í

4. Co je delegování? • Delegování je proces, při kterém se řídící pracovníci dělí o moc se svými podřízenými. • Neukládají jim pouze úkoly, nýbrž je zmocňují k tomu, aby vlastní aktivitou a s nezbytnými pravomocemi vytvářeli vhodné informační a organizační předpoklady pro jejich splnění

5. Postup při delegování • Správný výběr úkolů • zadáváme úkoly rutinní, opakované, operativní • nezadáváme jednorázové úkoly (čas s vysvětlováním) • Výběr vhodného pracovníka • vybíráme pracovníka, který má určitou časovou rezervu, schopnosti a zkušenosti, je motivován a o pracovníkovi víme, že chce postoupit do vyšší funkce • Příprava k delegování • na delegování se musíme připravit, abychom mohli vysvětlit delegovaný úkol

6. Postup při delegování • Vysvětlení úkolů • co se od pracovníka očekává • smysl úkolu, proč má být splněn • úroveň výsledku • všechny informace k práci • předat úroveň pravomoci, které jsou nezbytné k vykonání úkolu • delegujeme celou práci • Průběžná kontrola

7. Formy delegování • Podle času • trvalé: natrvalo ve formě pracovní náplně, pravomoc a delegované úkoly jsou zakotvené v podnikových normách • dočasné: má charakter jednorázového úkolu

8. Formy delegování • Podle obsahu • formální:cyklické; opakují se stejné postupy • neformální: - tzv. boční deleg.: pomoc od pracovníků jiných oddělení - tzv. horní deleg.: pomoc od nadřízených

9. Formy delegování • Podle směru • manažer se zbavuje administrativních činností

10. Výhody delegování práce • Úspora času • delegování úkolů a části své pravomoci nám umožní strávit více času nad úkoly vyšší priority • Rozvoj kompetencí pracovníků • podřízení mohou získat zkušenosti, které se nedají plně nahradit žádnými jinými vzdělávacími nebo výcvikovými aktivitami • Testování pracovníků • díky delegování se zjistí zda se člověk pro práci hodí nebo ne

11. Výhody delegování práce • Motivování pracovníků • pracovníci mají možnost „ukázat se“ a tímto se jim dostává uznání a možnost seberealizace • Snazší hodnocení pracovníků • delegováním nám umožní lépe poznat, kteří pracovníci si zaslouží povýšení a případné odměny mohou být spíše rozděleny na základě individuálního výkonu • Nové nápady a přístupy • v řadě případů jsou manažeři natolik uvyklí některým úkolům nebo situacím, že už pro ně není jednoduché pustit se energeticky do jejich řešení s novým přístupem

12. Bariery delegování • Pocit nenahraditelnosti • jen já to dokážu • Nechuť opustit něco, co dobře umím • vedoucí musí akceptovat možnost, že úkol bude splněn za delší dobu, výsledek bude horší kvality, vnik nežádoucích vedlejších účinků a ztráta příležitosti udržovat úroveň vlastní dovednosti

13. Bariery delegování • Nedůvěra ve schopnosti pracovníků • chybou managera, najal si neschopné lidi či dále nechce rozvíjet potenciál podřízeného • Obava z neoblíbenosti • podřízení si myslí, že jsou vedoucím využíváni a jejich neúspěch se odrazí v budoucí existenci • Další bariery • ztráta času vysvětlování úkolů, úkol dává vedoucím pocit významnosti

14. Ú k o l y

15. Chyby při zadávání úkolů • úkol je nejasný, chybí cíl • úkol ne nespravedlivý a těžko splnitelný • úkol je snadný, nerozvíjí potenciál pracovníka • pracovník pochopí úkol nesprávně • úkol nemotivuje

16. Co má správný úkol mít • Pravidlo „SMART“ • „S“ – specifický • úkol musí být stanoven jednoznačně. • („Udělej 10 otázek.“) • „M“ – měřitelný • kvantifikovatelný • „A“ – akceptovaný • pracovník i vedoucí si vzájemně odsouhlasí úkol

17. „R“ – reálný • pracovník musí úkolu věřit, jinak je demotivován • „T“ – termínovaný • pracovník musí mít cíl • daleký cíl – pracovník si myslí, že má ještě dost času • úkoly je důležité trasovat – stanovujeme několik dílčích cílů

18. Motivační působení úkolu • Pravidlo „SMART“ • Obtížnost • čím těžší, tím větší motivace (splnitelnost) • Zpětná vazba • informace o plnění úkolu • Soutěž • může povzbudit (nefunguje u pracovníku, kteří spolu musí kooperovat) • Účast na stanovení úkolu • pokud je pracovník součástí je mnohem více motivován

19. Otázky a úkoly 1. Někdy se delegování nedaří. Jak by měl vedoucí postupovat v následujících případech?

20. Pracovníci odmítají úkoly, že je neumí. Práci je důležité delegovat postupně. Aby se pracovníci stihli zapracovat

21. Pracovník říká, že má příliš mnoho práce Vedoucí pracovník by měl napřed zjistit, zda-li je tvrzení podřízeného pravdivé. Pokud ano, najde jiného pracovníka Pokud ne, je potřeba pracovníka vyškolit v time-managementu

22. Pracovníci chodí s delegovanými úkoly zpět a žádají o radu Náročnost pracovních úkolů zvyšujeme postupně Pracovníkům je třeba vysvětlit, že je důležité se naučit samostatnosti. (pokud stále chtějí setrvat v z-nání)

23. Pomalý postup pracovníka ohrožuje úspěšný výsledek práce Pracovník je pomalý ve své podstatě – úkol zadáme jinému Pracovník má malý zájem – hrozba nebo motivace Pracovník si neumí řídit čas – time-managemet

24. Otázky a úkoly 2. Proč si myslíte, že následující úkoly nebudou pracovníka motivovat?

25. „Vím, že se v té technologii vyznáš lépe než já, ale třeba bys postupoval podle mých představ a já bych si chtěl ověřit jiný přístup.“ Úkol zřejmě zadává člověk méně kvalifikovaný a posuzuje svůj názor formální autoritou

26. „Budeš dělat výsledné součty v tabulkách. Jsi vysokoškolák a proto bys to měl snadno zvládnout.“ Pro vysokoškoláka je úkol příliš snadný aby byl motivován

27. „Musíte získat co nejvíce zájemců o naši reklamu. Kdo odpracuje nejvíc dnů bude odměněn.“ Odpracované dny nejsou dobrým měřítkem výkonu tam, kde lze využít finančního objemu

28. Otázky a úkoly 3. Jsou tyto úkoly správně formulovány?

29. „Snažte se většinu těchto prostor vyklidit.“ „Upravte trochu ty starší materiály.“ „Zpracujte do středy seznam všech pohledávek.“ „Musíte dorazit včas, žádné zpoždění Vás neomlouvá.“ NE NE ANO NE

30. Použitá literatura • BĚLOHLÁVEK, F.: Jak vést a řídit lidi • SMITH, J.: Jak zvyšovat produktivitu týmu • HRON, J.:Teorie řízení

31. Děkujeme za pozornost Máte prostor pro dotazy