PLAN DE ACCIÓN CORRECTIVA

1. PLAN DE ACCIÓN CORRECTIVA Nerilyn Vásquez Auditora Senior

2. OBJETIVOS Conocer elementos importantes sobre: • Plan de Acción Correctiva

3. Es un mecanismo para dar seguimiento y lograr que se cumpla con las recomendaciones hechas en nuestros informes de auditoría. Tiene dos propósitos primordiales: Mejorar la Administración Pública. Mejorar la utilización de la propiedad y de los fondos públicos. ¿Qué es el PAC?

4. RECOMENDACIONES • Propósito • Mejorar las operaciones de la unidad • Señalar que se cumpla con las recomendaciones de auditorías anteriores • Indicar que hay que cumplir con las leyes y los reglamentos

5. RECOMENDACIONES • Requisitos • Ser específicas, claras, precisas • Ser prácticas – costo/beneficio • Dirigidas al funcionario con autoridad para resolver • Incluir, aún cuando la unidad haya notificado que se han tomado o que se tomarán medidas correctivas

6. Ejemplo de recomendaciones y cómo se cumplen

7. Ejemplo de recomendaciones y cómo se cumplen

8. Reglamento Núm. 26 para la Administración del Plan de Acción Correctiva aprobado el 1 de julio de 1998 por la Oficina del Contralor de Puerto Rico. Base Legal del PAC • Base Legal: • Constitución del Estado Libre Asociado de Puerto Rico • Ley Núm. 9 de 24 de julio de 1952, según enmendada

9. Carta Circular 86-4 del 30 de enero de 1987de laOficina de Ética Gubernamental Desatender las recomendaciones pueden constituir violación a la Ley de Ética Carta Circular OC-99-1 del 1 de julio de 1998de laOCPR Incorpora el Boletín Adm. Núm. OE-1998-16 del 13 jun 98 Informa sobre nuevo Reglamento 26 Carta Circular OC-05-12 del 20 de enero de 2005de laOCPR Se cambia nombre del formulario del PAC Base Legal del PAC (cont.)

10. Definiciones PAC Informe o plan de trabajo que deberá preparar y someter a la OCPR todo jefe de una entidad auditada, donde especificará las medidas correctivas que ha adoptado o adoptará para cumplir con las recomendaciones contenidas en los informes de auditoría ICP Informe Complementario del PAC que debe completar el jefe de la entidad auditada hasta tanto se cumpla con las recomendaciones contenidas en los informes.

11. Responsabilidad de la entidad auditada Tomar las medidas necesarias para corregir las deficiencias señaladas en los informes e informar a la OCPR mediante el PAC. Primer PAC Requerimientos del Reg. 26 Debe someterse dentro del término de 90 días consecutivos, contados a partir del primer día del mes siguiente a la fecha de publicación del Informe de Auditoría.

12. Requerimientos del PAC (cont.) Para medidas que tomen más de 90 días para su implantación... Se requiere unInforme Complementario al PAC (ICP) cada 90 días consecutivos, contados a partir del primer día del mes siguiente al informe anterior hasta que todas las recomendaciones se consideren cumplimentadas.

13. Requerimientos del PAC (cont.) Prórrogas • Por escrito • Cuando no puedan cumplir con el término establecido para contestar el PAC o los ICP’s • La Oficina del Contralor podrá conceder hasta un máximo de tres prórrogas de 20 días consecutivos cada una, para que se presente el PAC o ICP

14. OC-DA-81 (Para el PAC y los ICP’s)

15. PROCEDIMIENTO PARA EMITIR EL PAC Durante el proceso para emitir el PAC: • El funcionario principal asignará a un funcionario o dependencia, preferiblemente la Unidad de Auditoría Interna, para dar seguimiento a las recomendaciones. • Se emitirán las directrices necesarias para lograr el cumplimiento con las recomendaciones.

16. PROCEDIMIENTO PARA EMITIR EL PAC (cont.) • Se recopilarán los documentos e información necesaria para preparar el PAC o ICP. • Se completará el formulario OC-DA-81. • Se certificará que la información contenida en el formulario OC-DA-81 es correcta.

17. En el Formulario del PAC se incluye: Recomendación Acción Correctiva Resultado Recomendación se detallan las recomendaciones que le competen exclusivamente a la agencia auditada. Éstas se presentan en el mismo orden y con el número de identificación que aparece en el Informe de Auditoría. Formulario del PAC

18. Formulario del PAC (cont.) Acción Correctiva: se indican las medidas adoptadas o las que se proponen tomar para cumplir con las recomendaciones. En cada caso se identifica el funcionario designado a tomar la acción correctiva. Resultado: Resultado de las gestiones realizadas, según las siguientes clasificaciones: cumplimentadas, parcialmente cumplimentadas y pendientes.

19. Cumplimentadas- se estableció una acción correctiva y se obtuvieron los resultados deseados. Parcialmente Cumplimentadas -se estableció una acción correctiva, pero quedan algunos asuntos pendientes. No Cumplimentadas -se estableció una acción correctiva, pero su implantación conlleva un período mayor al transcurrido. Formulario del PAC (cont.)

20. Evaluamos la acción correctiva, examinamos la evidencia suministrada y tomamos una determinación con relación al estatus de cada una de las recomendaciones. Notificamos por escrito el resultado de la evaluación. En ésta se indica si deben someter un ICP. Proceso al recibir el PAC o ICP en la Oficina del Contralor

21. La entidad cumple sustancialmente con los requerimientos de las recomendaciones. Se determina no dar seguimiento a las recomendaciones, ya que las mismas se verificarán en la próxima auditoría. Comienza una nueva auditoría de la unidad. Se cierra el expediente del PAC cuando:

22. Observaciones al recibir PAC’s o ICP’s Formulario • Utilizan un formulario diseñado por la unidad auditada o no utilizan el formulario vigente. • Falta la firma del funcionario principal o no se incluyen sus iniciales en todas las páginas. • No se indica la fecha de la firma del funcionario principal. • Organizan el formulario por hallazgo y no por recomendación o, en lugar de la recomendación, incluyen el hallazgo.

23. Dificultades confrontadas en la evaluación del PAC • La acción correctiva no está dirigida a la recomendación o a todas las situaciones señaladas relacionadas con la recomendación. • Se hace referencia a anejos no incluídos. • Los anejos no corresponden a las recomendaciones indicadas en el formulario.

24. Dificultades confrontadas en la evaluación del PAC (cont.) • Se objeta una recomendación y no presentan una medida alterna, ni presentan una opinión legal que sustente la objeción. • Informan como acción correctiva lo mismo que se informó e incluyó en el informe que se publicó. • No indican acción correctiva alguna.

25. Dificultades confrontadas en la evaluación del PAC (cont.) • Informan como acción correctiva lo mismo que indicaron en la contestación del borrador del Informe de Auditoría. • No están de acuerdo con los recobros y no se somete evidencia que lo justifique. • Luego de publicado un Informe de Auditoría y de emitido el PAC, indican no estar de acuerdo con un hallazgo.

26. ¿Preguntas?

27. CONTACTO Nerylin Vázquez Rodríguez Analista de Acción Correctiva División de Auditorías de Municipios 787-754-3030 Ext. 2609 Cada división de auditoría tiene su Analista de Acción Correctiva

28. INTERNEThttp://www.ocpr.gov.pr Contacto con la OCPR E-mail ocpr@ocpr.gov.pr Contraloría a sus órdenes...

29. CONTAMOS CON SU COOPERACIÓN PARA MEJORAR LA FISCALIZACIÓN Y LA ADMINISTRACIÓN DE LA PROPIEDAD Y DE LOS FONDOS PÚBLICOS