ניהול פרוייקטים

ניהול פרוייקטים שלמה ארליך אפריל 2003

נושאי ההרצאה - 27 באוקטובר 2003 • חזרה - חישוב מועדים ואיתור הנתיב הקריטי • פעולות ערסל ואבני דרך • האצת פרוייקט - קיצור משך ביצוע • ניהול משאבים • ניהול משאבים על פי תורת האילוצים • ניהול סיכונים

חזרה - חישוב מועדים • הערכת משך ביצוע של פעילויות • קשרים בין פעילויות • מועדי ביצוע • התחלה מוקדמת - ES • סיום מוקדם - EF • התחלה מאוחרת - LS • סיום מאוחר - LF • מרווחים • מרווח כולל - TS • מרווח חופשי - FS

חזרה - כלים ונתיב הקריטי • כלים לניהול פרוייקטים • תרשים פרט - AON • תרשיםגאנט • נתיב קריטי • זיהוי הנתיב הקריטי • פעולות קריטיות

רשת פרט • תרשים הרשת - AON, AOA • נתיב קריטי ומועד סיום הפרוייקט • חישוב מועדים משך מרווח כולל / חופשי התחלה מוקדמת סיום מוקדם התחלה מאוחרת סיום מאוחר

לוח גאנט • פריסת הפעילויות לאורך ציר הזמן • משמש לתכנון ומעקב אחר ביצוע הפעילויות פעילות זמן

אבני דרך - Mile Stone • אבני דרך והקישור לWBS • ייעוד אבני הדרך בפרוייקט • אבני דרך בתרשים • AOA • AON • היקף אבני דרך • מעט במרווים גדולים - קשיי בקרה ומשוב • הרבה מרווחים קטנים - עומס בקרה ועלויות ניהול

פעולות ערסל - Hammock • פעולת ערסל כתת פרוייקט • איחוד מספר פעילויות בעלות התחלה וסיום משותפים • הקטנת גודל רשת הפעולות.

האצת פרוייקט

הגדרת משכי פרוייקט • משך ביצוע פעילויות • משך רגיל - משך הביצוע המצופה • משך מינימלי - משך הביצוע המינימלי לביצוע פעילות, לרוב תידרש תוספת עלות בגין קיצור משך הפעילות • מועד סיום הפרוייקט • מועד סיום רגיל - בהתחשב במשכי הביצוע הרגילים • משך מינימלי - בהתחשב במשכי המינימליים • משך כלכלי - משך הביצוע בו עלות ביצוע הפרוייקט מינימלית

הגדרת עלויות הפרוייקט • עלות ניהול • עלות תקופתית • קנס / פרס למועד סיום מוגדר • עלות ביצוע פעילות • עלות קבועה לפעילות • עלות משתנה לשימוש במשאבים • עלות האצה לקיצור משך ביצוע הפעילות

תהליך בחינת האצת פרוייקט 1. הערכת עלות הפרוייקט הראשונית 2. זיהוי עלויות הפעולות הקריטיות 3. בחינת כדאיות האצת פעילויות <=> חסכון צפוי 4. קיצור משך הביצוע של הפעולות הקריטיות 5. חישוב מועדי הביצוע של הפעילויות 6. חזרה ל - 2 7. חישוב משך הביצוע הכלכלי והחסכון בהאצה

ניהול משאבי הפרוייקטProject Resource Management

ניהול משאבים • ניהול משאבים - התהליך בו מנהל הפרוייקט מגדיר אילו משאבים להקצות מאיזה מקור מתי וכיצד להשתמש בהם. • בחינת כדאיות חלופות שימוש במשאבים שונים תוך התחשבות במחסור • ניטור ובקרת שימוש במשאבים במהלך הפרוייקט

ניהול משאבי הפרוייקט תהליך תכנון המשאבים מגדיר את הדרישות להיקפי המשאבים הפיזיים ולמשאבים הכספיים הנדרשים לביצוע הפרוייקט תפקידי מנהל הפרוייקט: • איתור וגיוס משאבים • הקצאת משאבים לפעילויות • ניהול ומעקב אחר ניצול משאבים

סוגי משאבים כסף - תקציב לגיוס המשאבים וביצוע הפרוייקט זמן – הזמן המוקצה והמוגדר להשלמת הפרוייקט כוח אדם – מנהלים ועובדים כולל קבלני משנה מידע – תוכניות, ניסיון קודם, מידע טכני וכל נכס לא מוחשי שמסייע בהצלחת הפרוייקט חומרים – חומרי גלם וחומרי עזר ציוד ואמצעים – המשמשים לביצוע הפרוייקט

משאבים מתכלים - שלא ניתן להשתמש בהם שימוש חוזר כגון – כסף, זמן, חומרי גלם וכדומה. משאבים מתחדשים - ניתן להשתמש בהם שימוש חוזר – כוח אדם, מכונות ציוד וכדומה. מתחדשים או מתכלים קריטיים או לא קריטיים חשיבות המשאב סווג משאבים משאב קריטי - משפיע על מועד ואיכות ביצוע הפרוייקט ויש להתחשב בו במהלך התכנון. משאב לא קריטי - קיימת הנחת זמינות לגביו ולא נדרש לבחון את האילוצים שלו לביצוע הפרוייקט. • מידת חשיבות המשאב לפרוייקט תוך שימוש בעקרון פרטוABC, סיווג הפריטים על פי ערך הצריכה של המשאבים = כמותX מחיר המשאב

אי ודאיות בניהול משאבים • סוג המשאבים הדרוש לביצוע הפעילות • היקף המשאבים הדרושים • יכולת המשאבים לבצע את הפעילות • עלות הפעלת המשאבים • משאבים זמינים יזרזו ההחלטה על קבלת פרוייקט על מנת לכסות עלויות קבועות • מחסור במשאבים ימנע קבלת פרוייקטים

תכנון משאבי הפרוייקט בקרת עלויות תקצוב הערכת עלויות תכנון משאבים פלט כלים וטכניקות קלט • תכנון דרישות משאבים • היסטוגרם משאבים • הערכת מומחים • בחינת חלופות • מבנה תכולת העבודהWBS • מידע היסטורי • הגדרת תכולת הפרוייקט • תאור משאבים זמינים • מדיניות ארגונית Source: Project Management Institute

היסטוגרם משאבים • פריסת היקף המשאבים למשך ביצוע הפרוייקט • איתור הפעילויות וסכימת כמות המשאבים • היסטוגרם לזימון מוקדם ומאוחר כמות משאבים זמן

השפעת המשאבים על תכנון הפרוייקט תכנון המשאבים נדרש להתבצע במקביל לתכנון לוח הזמנים לפרוייקט • זמינות משאבים משפיע על זימון הפעילויות • היקף משאבים - גיוס משאבים בדידים - פונקצית מדרגה • תפוקת המשאבים - תפוקה רשומה אל מול בפועל • יחס כמות משך - שימוש במשאבים = כמותX משך שימוש • איכות הביצוע - השפעה מכרעת על איכות הביצוע • גמישות - יכולת לבצע מגוון פעילויות - אי ודאות • תקציב - המשאבים הם לרוב ההוצאה הגדולה ביותר

הנחות יסוד לגבי משאבים • קיטון בעלות המשאב ביחס למשך השימוש בו • מגבלות כלכליות לרמת משאבים - מינימום ומכסימום • משאבים רב תכליתיים ורב שימושים • תוספת משאבים בפונקצית מדרגה • יתרונות המשאבים העצמיים בבעלות הארגון

השפעת המשאבים על תקציב הפרוייקט הפעלת המשאבים הינה לרוב ההוצאה הגדולה ביותר בפרוייקט • עלות המשאבים יורדת ככל שמשך השימוש והמיומנות של המשאב עולה • החלטה לגבי משאב פנימי או חיצוני - • עלויות קבועות מול משתנות • התחייבויות קצרות טווח מול ארוכות • שינויים בהיקף המשאבים - שמירה על היקף משאבים קבוע הינה החסכונית ביותר - חסכון בעלויות גיוס והכשרה ועלויות פיטורין

חסכון בשימוש במשאבים • קיימים משאבים זולים יותר • אבל • ייתכן שהפעילות והפרוייקט ימשכו זמן רב יותר • ייתכן שאיכות הפרוייקט תרד • ניתן לצמצם בהיקף המשאבים • אבל • ייתכן שהפרוייקט יתארך ויעלה יותר • לא יחסוך יש לאתר את משך הביצוע הכלכלי שקיצורו • זימון מאוחר של פעילויות ומשאבים • אבל • כל הפעילויות הופכות קריטיות והסיום עלול להדחות

תזמון והחלקת משאבים • המטרות: • שמירה על רמה קבוע של משאבים • שימוש רק במשאבים העומדים לרשות הארגון • החלקת משאבים- Resource Smoothing שינוי מועד תזמון הפעילויות על מנת לשמור על רמת משאבים אחידה • איזון משאבים - Resource Leveling תזמון פעילויות במטרה לסיימו במועד שנקבע תוך שימוש בפרופיל משאבים אחיד • הקצאת משאבים - Resource Allocation תזמון הפרוייקט במטרה לסיימו בזמן הקצר ביותר תוך התחשבות באילוצי המשאבים

שיטות להחלקת משאבים היקף המשאבים התיאורטי הממוצע - חלוקת סך המשאבים למשך הפרוייקט • עדיפות בהקצאת משאבים • פעולות קריטיות ולא קריטיות • על פי מרווח • על פי מועד הסיום הקרוב • היקף משאבים נדרש גדול / קטן • משך ביצוע ארוך / קצר • שינוי פעילויות • שינוי יחס כמות משאבים - משך ביצוע • פיצול פעילויות - התחלה והפסקה של ביצוע פעילויות • שינוי סדר קדימויות • שימוש במשאבים חלופיים - קבלנות משנה • שינוי מועד סיום הפרוייקט

החלקת משאבים • התמודדות עם שונות בהיקף דרישת המשאבים • הגדלת ניצול משאבים - יחס זמן התעסוקה • תוספת משאבים עונתית • תוספת שעות • החלקת משאבים • ניהול מרווחים להקטנת שונות היקף המשאבים • חישוב היקף המשאבים הממוצע הנדרש • הקצאת משאבים על פי זימון מוקדם ועל פי דרוג גודל המרווח החופשי

הקצאת משאבים • הארכת משך ביצוע הפעילויות בהתחשב הזמינות המשאבים • פיצול ביצוע פעילות • שינוי רשת הפעילויות - קדימויות • שימוש במשאבים חלופיים או קבלני משנה

הקצאת משאבים בין פרוייקטים מקבילים בעת ביצוע מספר פרוייקטים במקביל בארגון עלולה להיווצר תחרות על הקצאת משאבים בין פרוייקטים • תחרות על משאבים • נדרשת החלטת מנהל על הקצאת המשאבים • תלות תקציבית בין פרוייקטים • יש לבחון כדאיות כלכלית בהקצאת משאבים • תלות טכנולוגית • יש לאתר קדימות בין פרוייקטים

ניהול משאבים על פי תורת האילוצים

מדדי תורת האילוצים - עולם התפוקה 1. תפוקה: כמות הכסף שנכנסה למפעל כתוצאה ממכירת מוצריו. 2. הוצאות תפעול: סך כל ההוצאות של המערכת, ללא חומרי הגלם. 3. מלאי: סך כל עלות חומרי הגלם ועלות מלאי תוצרת גמורה. 4.זמן מחזור: הזמן שנמדד ממועד קבלת ההזמנה במפעל ועד לאספקת המוצרים ללקוח. 5. איכות: התאמת המוצרים למפרט, דרישות, ציפיות הלקוח 6. עמידה בלוחות זמנים: עמידה בזמני אספקה, אבני דרך

עקרונות תורת האילוצים גישת הניהול עפ”י אילוצים מניחה כי לכל מערכת יש אילוץ אחד לפחות, אחרת המערכת הייתה יכולה לייצר תפוקה אינסופית. דוגמת השרשרת:

צעדי המיקוד על פי גישת הTOC שלב 1 - זהה את האילוצים – פנימיים וחיצוניים שלב 2 - החלט על אופן ניצול האילוץ – קבלה או שינויו שלב 3 - הכפף את שאר הארגון לאילוץ שלב 4 - שחרר את האילוץ – שיפור שלב 5 - חזור ל 1.

ניהול פרוייקטים ע”פ המשאב הקריטי • זימון בהתבסס על המשאב הקריטי - צוואר בקבוק • זימון מוקדם ככל האפשר על מנת למנוע מספר נתיבים קריטיים • יש להתמקד בניהול המשאב הקריטי ולא להשקיע הרבה בניהול המשאבים האחרים • הערכת משכי הביצוע - אומדנים הכוללים מרווחים למקדמי ביטחון בכל פעילות ובכל דרג • ניהול מרווח כולל של כל המרווחים ומקדמי הביטחון בפרוייקט

ניהול פרוייקטים ע”פ המשאב הקריטי • הקדמות בזמנים אינן מדווחות או מבוזבזות, איחורים נצברים • עבודה על מספר פרויקטים במקביל גורמת להתנעות חוזרות של הפעילויות ולא להשלמת פעילות בבת אחת • שרשרת קריטית - שרשרת פעילויות התלויות בניהן והמשתמשות באותו משאב

הערכות זמנים - מקדמי בטחון • גורמים להכנסת מקדמי בטחון • פסימיות מניסיון העבר • הוספת מקדמים על ידי דרגי ניהול • הגנה מפני קיצוץ גלובלי • גורמים לבזבוז מקדמיהבטחון • תסמונת הסטודנט - דחיית הביצוע • ריבוי מטלות - התארכות זמן מחזור להשלמת פעילות • תלות בין שלבם - איחורים מצטברים הקדמות מתבזבזות

ניהול סיכונים בפרוייקטProject Risk Management

ניהול סיכונים בפרוייקט סיכון צרוף (מכפלה) של ההסתברות לכשל והנזק שנגרם בגינו קבוצות של סיכונים : • סיכונים מוכרים וידועים • סיכונים שיודעים כי ייתכן וקיימים אך אינם מוכרים ולא התמודדו עימם עדיין • סיכונים שלא ידוע על קיומם ואין היערכות לקראתם

ניהול סיכונים בפרוייקט - הגדרות • כשל – אי יכולת לבצע פעולה או משימה • נזק – פגיעה ברכוש או בממון, חסרון, הפסד • סיכון – צרוף של הסתברות לכשל והנזק שנגרם בעקבות הכשל • זיהוי סיכונים – תהליך לזיהוי סיכונים, השפעתם וההסתברות שלהם • ניתוח סיכונים – שימוש בטכניקות לחישוב השפעת מידת הסיכון במרכיבים על הסיכון הכולל

ניהול סיכונים בפרוייקט - הגדרות • ניתוח כמותי של סיכונים – שם כולל לשיטות כמותיות לניתוח והערכת סיכונים • הימנעות מסיכונים – תהליך תכנון פעילות באופן בו ימנעו סיכונים שזוהו על ידי שימוש בחלופה נטולת אותם סיכונים • בקרת סיכונים – תהליך מתמשך של בקרה ותגובה לסיכונים • ניהול סיכונים - טכניקה המשמשת לצמצום ההסתברות לכשל ומזעור הנזקים העלולים להיגרם בעקבותיו.

הערכת עוצמת הנזק • עלות – חריגה בעלות / תקציב הפרוייקט • זמן – חריגה בזמן ממועד הסיום המתוכנן לפרוייקט • ביצועים – אי עמידה של הפרוייקט בביצועים המצופים ממנו • ביטול הפרוייקט – סכנה לעצם ביצוע הפרוייקט

תהליך ניהול סיכונים זיהוי סיכונים – תהליך לזיהוי הסיכונים העיקריים בפרוייקט, השפעתם על הצלחתו וההסתברות להתרחשותם. זיהוי סיכונים כימות סיכונים כימות סיכונים – הערכת סיכונים לשם בקרת הנזקים העלולים להיגרם ולהשפיע על תוצאות פרוייקט הימנעות מסיכונים הימנעות מסיכונים – תהליך תכנון פעילות באופן בו ימנעו סיכונים שזוהו על ידי שימוש בחלופה נטולת אותם סיכונים בקרת סיכונים בקרת סיכונים – תהליך מתמשך של בקרה ותגובה לסיכונים במהלך הפרוייקט

ניהול סיכונים בקרת סיכונים הימנעות מסיכונים כימות סיכונים זיהוי סיכונים פלט כלים וטכניקות קלט • איתור גורמי הסיכון • אירועים העלולים להוות סיכונים • מאפייני הסיכון בפרוייקט • רשימות תיוג • תרשימי זרימה • דיאגרמת סיבה - תוצאה • דיאגרמת פיזור - סיכוי / סיכון • תאור המוצר / שירות • תוכניות הפרוייקט • מידע היסטורי Source: Project Management Institute

ניהול סיכונים בקרת סיכונים הימנעות מסיכונים כימות סיכונים זיהוי סיכונים פלט כלים וטכניקות קלט • פירוט הזדמנויות לתמוך ואיומים להגיב • הזדמנויות להתעלם ואיומים לקבל • הערכת עלות נזק • סימולציות • עצי החלטה • הערכות מומחים • איתור גורמי הסיכון • אירועים העלולים להוות סיכונים • מאפייני הסיכון בפרוייקט Source: Project Management Institute

ניהול סיכונים בקרת סיכונים הימנעות מסיכונים כימות סיכונים זיהוי סיכונים פלט כלים וטכניקות קלט • תוכנית ניהול סיכונים כוללת • תוכניות חיסון • עתודות • חוזים והסכמים • רכישת משאבים להימנע מהסיכון • תוכניות חיסון - מגירה להתמודד עםהכשלים • חלופות אחרות • רכישת ביטוח • פירוט הזדמנויות לתמוך ואיומים להגיב • הזדמנויות להתעלם ואיומים לקבל Source: Project Management Institute

ניהול סיכונים בקרת סיכונים הימנעות מסיכונים כימות סיכונים זיהוי סיכונים פלט כלים וטכניקות קלט • פעולות מתקנות • עדכון תוכניות ניהול סיכונים • מעקפים • תהליכי זיהוי והימנעות • תוכנית ניהול סיכונים כוללת • אירועים וכשלים שאירעו בפרוייקט • סיכונים נוספים שזוהו בפרוייקט Source: Project Management Institute

ניהול סיכונים - הערכת סיכונים • מדדים להערכת נזק • יחסי לביטול הפרוייקט • עלות כספית • דחייה בזמן דיאגרמת פיזור סיכונים נזק IV I III II הסתברות

ניהול סיכונים - טבלת החלטה • סיכון • הסתברות • נזק • תוחלת הסיכון • חיסון • עלות • נזק • הסתברות • תוחלת החיסון • החלטה - קבלה או דחיית החיסון

ניהול סיכונים בגישת עלות תועלת עדנהזלמנסון • ניהול סיכונים ככלי לקבלת החלטות • המתודולגיההמקובלת - סיכון = הסתברותX נזק • עיקרי המאמר - מתודולוגיה מוצעת: • שימוש במדדים כמותיים ולא איכותיים - כסף • קבלת החלטות למניעה והפחתת סיכונים • התבססות על ניתוח עלות תועלת להפחתת הסיכונים • שימוש במתודולוגיה לכל אורך הפרוייקט

סוגי סיכונים בפרוייקט • סיכון - כל גורם היכול להשפיע לרעה על הפרוייקט: • לעמוד בביצועים הנדרשים • לעמוד בלוח הזמנים • לעמוד בתקציב • סיווג הסיכונים • גורמים טכניים - טכנולוגיה חדשה, אינטגרציה... • גורמים כלכליים - תקציב, שער מט”ח, שער ריבית… • גורמים תפעוליים - - כ”א, משאבים, תהליכים… • גורמים חוזיים / חוקיים - מיסים, רישוי...

ניהול פרוייקטים