MS Office Word 2007/2010

MS Office Word 2007/2010 1.VS

Prezentovaná témata • Nastavení stránky a oddíly • Formátování stylů • Číslování stránek • Práce s makry • Hromadná korespondence

Nastavení stránky a oddíly • Stránka • Základní stavební kámen dokumentu • Tvoří základní pracovní plochu, na které píšeme dokument • Možnosti nastavení stránky jsou rozmanité • Nejdůležitější je nastavení formátu stránky, okrajů, rozdílných sudých a lichých stránek atd.

Vzhled stránky • Po spuštění Wordu je automaticky vytvořen nový, prázdný dokument s názvem Dokument1. • Předem nastavený formát A4 s předem nastavenou vzdáleností okrajů • Většinu nastavení, která se týkají formátu stránky najdeme v okně „Vzhled stránky“

OKRAJE STRÁNKY • Soubor -> Vzhled stránky -> Okraje • Záložka okraje je určena k nastavení okrajů v aktivním dokumentu • V levé části okna lze nastavit s přesností na jednu desetinu milimetru vzdálenost okrajů od hrany stránky • Nabídka „Použít“ nastavuje, na jakou část dokumentu budou změny aplikovány • Vybíráme možnost „Na celý dokument“

ORIENTACE PAPÍRU • Velmi důležitý parametr • Soubor -> Vzhled stránky -> Okraje • Dokument otáčíme pomocí přepínačů „Na výšku“ nebo „Na šířku“ • Pokud dokument obsahuje text, dojde při změně orientace ke kompletnímu přestránkování i ke změně zalomení řádků, odstavců, změní se pozice obrázku • Orientaci lze změnit prostřednictvím záložky „Papír“ v okně „Vzhled stránky“

Záhlaví a zápatí • Nejčastěji se sem vkládají údaje o stránkování dokumentu, datu vytvoření, název firmy, hlavička, logo apod. • Může být na sobě nezávislé, lze nastavit rozdílné záhlaví a zápatí u lichých a sudých stránek • Klepneme na „Zobrazit“, dále pak na „Záhlaví a zápatí“ • Word se přepne z klasického psaní textu do oblasti záhlaví, oblast ohraničí čárkovanou čarou, ve které je možno provádět veškeré editace textu, stejně jako u běžného dokumentu (měnit písmo, zarovnávat odstavce apod.) a zároveň znepřístupní běžný dokument (zesvětlí písmo a obrázky) • Při zobrazení záhlaví Word zobrazí panel nástrojů „Záhlaví a zápatí“, ten obsahuje důležitá tlačítka pro práci se záhlavím a zápatím, jedná se zejména o proměnné – například číslo stránky, celkový počet stran apod.

Pravítka • Slouží k zarovnání textu, grafiky, tabulek a dalších prvků v dokumentu • Chceme-li zobrazit vodorovné pravítko nad horní částí dokumentu aplikace Word a svislé pravítko podél levého okraje dokumentu, musíme pracovat v zobrazení rozložení při tisku • Chceme-li zobrazit nebo skrýt vodorovná a svislá pravítka, klepneme na tlačítko „Zobrazit pravítko“ v horní části svislého posuvníku bar • Svislé pravítko se nezobrazí, pokud je vypnuté. Chceme-li zapnout svislé pravítko, provedeme tyto kroky: • Soubor -> Možnosti -> Upřesnění a přejdeme k části Zobrazení oddílu • V části „Zobrazení“ zaškrtneme políčko „Zobrazit svislé pravítko v zobrazení Rozložení při tisku“

Oddíly • Díky nim můžeme vkládat např. zvláštní zalomení, konce stránek apod. • Ke změně rozložení nebo formátování stránky nebo stránek v dokumentu lze použít konce oddílů • Lze například pro část stránky s jednosloupcovým rozložením použít rozložení se dvěma sloupci. • Kapitoly v dokumentu lze oddělovat tak, aby číslování stránek v každé kapitole začínalo číslem 1. • Pro oddíl dokumentu můžete rovněž vytvořit odlišné záhlaví nebo zápatí.

Vložení konce oddílu • Na kartě „Rozložení stránky“ klikneme ve skupině „Vzhled stránky“ na položku „Konce“. • Klikneme na typ konce oddílu, který chceme použít.

Typy konců oddílu • Příkaz „Další stránka“ vloží konec oddílu a zahájí nový oddíl na další stránce. • Tento typ konce oddílu se používá hlavně před začátky nových kapitol dokumentu. • Příkaz „Průběžný“ vloží konec oddílu a zahájí nový oddíl na stejné stránce. • Používá se k provedení změny formátování, jako je například změna počtu sloupců na stránce. • Příkaz „Sudá stránka“ nebo „Lichá stránka“ vloží konec oddílu a zahájí nový oddíl na následující sudé nebo liché stránce.

Změna rozložení nebo formátování dokumentu pomocí konců oddílů • Konce oddílů se používají k provádění změn rozložení nebo formátování v části dokumentu. V jednotlivých oddílech lze změnit následující prvky: • Okraje • formát nebo orientace papíru, • zdroj papíru pro tiskárnu, • ohraničení stránky, • svislé zarovnání textu na stránce, • záhlaví a zápatí • počet sloupců, • čísla stránek, • čísla řádků, • číslování poznámek a vysvětlivek

Odstranění konce oddílu • Určuje část dokumentu, pro kterou změna formátování platí • Odstraněním konce oddílu zároveň odstraníme formátování daného oddílu • Text nad původním koncem oddílu se stane součástí následujícího oddílu a převezme jeho formátování • Klikneme na zobrazení „Koncept“, v němž jsou konce oddílů zobrazeny dvojitou tečkovanou čárou • Vybereme konec oddílu, který chceme odstranit • Stiskneme klávesu DELETE

Formátování stylů • STYLY • Mocným nástrojem při formátování dokumentů jsou tzv. Styly. Každému odstavci (případně i znaku) může být přiřazen určitý styl, který zahrnuje nastavení formátování písma a odstavce. • Ve stylu je tak definováno například to, že styl Normal je zobrazen písmem Time New Roman o velikosti 12 bodů, zarovnán do bloku s řádkováním 1,5. • Přiřadíte−li odstavci tento styl, celý text odstavce se zformátuje přesně dle nastaveného formátu. • Obrovskou výhodou je, že pokud máte dokument vytvořen pomocí stylů, můžete pak jednoduše měnit celý jeho vzhled, aniž byste museli měnit formátování jednotlivých odstavců ručně.

Chcete − li například změnit barvu všech nadpisů druhé úrovně a zároveň zmenšit velikost písma, upravíte pouze styl, který je přiřazen těmto nadpisům. • Styly můžete vytvářet, upravovat i mazat; zároveň můžete styly přenášet do jiných dokumentů.

ZÁKLADY POUŽÍVÁNÍ STYLŮ • Skupina Styly se nachází na kartě Domů. • Hlavní část tvoří tlačítka s náhledy nejpoužívanějších stylů. Náhled stylů je rozdělen do více řádků, na další řádek s náhledy stylů se dostanete pomocí šipek vedle tlačítek s náhledy. Klepnete − li na tlačítko Více, které najdete pod šipkami, otevřou se náhledy všech aktuálních stylů dokumentu.

ÚPRAVA EXISTUJÍCÍHO STYLU

Můžete zde změnit následující parametry: • Název – název stylu, jak se bude zobrazovat ve skupině Styly nebo v okně Styly, • Typ stylu – možnosti jsou: Odstavec (standardní typ stylu a nejvíce užívaný), Znak (tento typ stylu umožňuje přiřadit styl jednotlivému znaku nebo slovu, ostatní znaky nebo slova v odstavci mohou být jiným stylem), Propojený (představuje kombinaci typů Odstavec a Znak), Tabulka a Seznam • Styl založený na – zde můžete zvolit styl, podle kterého budou nastavena všechna formátování, kromě těch, která ručně změníte; změní−li se styl, na němž je tento nový styl založen, změní se automaticky i nastavení tohoto stylu • Styl následujícího odstavce – určuje styl, na který se automaticky přepne styl, pokud klávesou Enterukončíte aktuální odstavec; hodí se zejména u nadpisů, protože nadpis je tvořen jedním odstavcem.

Nabídka tlačítka formát • obsahuje nastavení fontu písma, velikosti písma, řez písma (normální, tučný, kurzíva) a barvu písma

NOVÝ STYL • Pro vytvoření zcela nového stylu klepněte na tlačítko Nový styl, které se nachází v levém dolním rohu okna Styly. • Měli byste nastavit zejména tyto parametry: • Název stylu • Typ stylu • Styl založený na (pokud nechcete, aby byl tento styl jakkoliv závislý na ostatních stylech, raději zde nastavte volbu Žádný styl) • Styl následujícího odstavce

SADY STYLŮ • Oproti starším verzím Wordu přináší Word 2007 tzv. Sady stylů.

Jedná se vždy o soubor stylů, který obsahuje všechny důležité styly (název, nadpisy několika úrovní, běžný text, zvýraznění, citace apod.). Naformátujete − li text vestavěnými styly Wordu, můžete pak pomocí sady stylů přeformátovat celý dokument dle nastavení dané sady. • Pro změnu sady stylů postupujte takto: • Přejděte na kartu Domů a klepněte na tlačítko Změnit styly ve skupině Styly. • Klepněte na Sada stylů a vyberte z nabídky (například Moderní). Ve skupině Styly se objeví náhledy stylů dané sady, pokud dokument obsahuje text, vše se automaticky přeformátuje dle aktuálních stylů.

Číslování stránek Přidání čísel stránek • Word umožňuje přidat čísla stránek dvěma základními způsoby: • Přidat základní čísla stránek pomocí galerie tlačítka Číslo stránky na kartě Vložení • Přidat čísla stránek spolu s dalším obsahem pomocí předdefinovaných nebo vlastních galerií záhlaví a zápatí.

Použijete-li galerii Číslo stránky, můžete přidat čísla stránek na horní okraj stránky, dolní okraj stránky, okraje stránky nebo do aktuálního umístění. Poté, co si zvolíte umístění, vyberte návrh čísel z galerie návrhů, viz náseldující obrázek.

Číslování od určité strany • Je potřeba rozdělit si celý dokument na 2 oddíly. V prvním bude vše to, co nechcete číslovat a v druhém to, co naopak očíslováno být má. • Rozdělení na oddíly provedete takto: Umístíme kurzor na místo, kde má 1. Oddíl, klikneme na Rozložení stránky –> Konce –> a vybereme Další stránka z nabídky Konec oddílů. V této chvíli již zbývá vložit číslování.

Klikneme na zápatí první stránky druhého oddílu (tzn. té, od které se má začít číslovat). Vybereme možnost Vložení –> Číslo stránky a vybereme si, kde chceme mít čísla umístěná. V tu chvíli se nám otevře nová karta Nástroje záhlaví a zápatí. Na té je oranžově zvýrazněna možnost Propojit s předchozím. Tu je potřeba vypnout. • Na kartě Nástroje záhlaví a zápatí a klikneme na Číslo stránky a vybereme Formát číslování stránek. Zde vyberte Začít od: 1. • Vrátíme se zpět na první oddíl. Stále se na něm nachází číslování. Klikneme proto na zápatí jakékoliv stránky z tohoto oddílu. Opět se nám otevře karta Nástroje záhlaví a zápatí, klikneme na Číslo stránky, nyní však vybereme možnost Odebrat čísla stránek.

Práce s makry • Makro je sada instrukcí napsaná v programovacím jazyce Microsoft Visual Basic forApplications (VBA). Zjednodušeně lze říct, že makra nahrazují určitou posloupnost kroků v aplikaci a instrukce (či kód) napíše Office Word 2007.

Využití maker při: • Urychlení rutinních úprav a formátování, jako je použití nástroje Najít a nahradit pro vyčištění dat zkopírovaných z cizího zdroje, která obsahují manuální konce stránek a vícenásobné značky odstavců. • Automatizaci komplexních řad úloh, například vkládání tabulky s konkrétní velikostí, stylem a jistými vlastnostmi, jako jsou spojené řádky či sloupce. • Usnadnění přístupu k nějaké volbě dialogu, například k zapnutí/vypnutí zobrazení okrajů textu. • Obcházení různých omezení Wordu, např. vkládání statických dat (automaticky se neaktualizují podle aktuálního systémového data), jediným klepnutím myši či klávesovou zkratkou. • Kombinaci několika opakujících se úloh, např. přepínání mezi zobrazeními dokumentu, změn úrovně zvětšení dokumentu a nastavení dalších možností zobrazení.

CO JSOU VBA A MAKRA? • Visual Basic forApplications (VBA) je podmnožinou programovacího jazyka Microsoft Visual Basic. Základním rozdílem je závislost VBA na hostitelské aplikaci, např. Wordu. Jsou-li tedy sdílena makra vytvořená ve Wordu, musejí mít všichni uživatelé nainstalovaný Word, aby je mohli použít. • Makro je vlastně procedurou VBA. Oba termíny jsou vzájemně zaměňovány. Procedura je řada výrazů či akcí, které jsou seskupeny dohromady a tvoří jedinou sadu instrukcí, která je spojena s určitým jménem nebo nazývána makrem. • Makra lze uložit v dokumentech či šablonách podporujících makra.

Obsahuje-li dokument či šablona makra, jsou makra uložena v určité části souboru nazvané VBA projekt (též známé jako projekt). VBA projekt obsahuje objekty, jako je modul, a modul obsahuje makra. • Vytvoří-li uživatel šablonu obsahující makra, mohou dokumenty, které byly pomocí šablony vytvořeny, používat makra v šabloně a lze se k VBA projektu dostat skrze dokument. To znamená, že lze upravovat a vytvářet nová makra v připojené šabloně, aniž by se samotná šablona musela ve Wordu otevírat. • Podobně jako u většiny funkcí lze však toto výchozí chování změnit a možnosti úprav lze zakázat.

Hromadná korespondence • Hromadnou korespondenci můžete použít v případě, že chcete vytvořit sadu dokumentů, například formulářový dopis posílaný mnoha zákazníkům nebo arch adresních štítků. Každý dopis nebo štítek obsahuje stejný druh informací, ale vlastní obsah je jedinečný. Například v dopisech zákazníkům je v každém dopise zákazník osloven jménem. Jedinečné informace v každém dopisu nebo štítku pocházejí z položek ve zdroji dat.

Hromadnou korespondenci lze zpracovat také za použití podokna úloh Hromadná korespondence, které vás provede jednotlivými kroky procesu. Chcete-li použít podokno úloh, klepněte ve skupinovém rámečku Spustit hromadnou korespondenci na kartě Pošta na položku Spustit hromadnou korespondenci a pak klepněte na možnost Podrobný průvodce hromadnou korespondencí.

Chcete-li odeslat přizpůsobený e-mail příjemcům v seznamu adres, můžete k vytvoření e-mailových zpráv použít hromadnou korespondenci. Každá zpráva obsahuje stejný druh informací, ale obsah zpráv je jedinečný. Například v e-mailech zákazníkům je v každé zprávě zákazník osloven jménem. Jedinečné informace v každé zprávě pocházejí z položek v datovém souboru. • Dále platí, že při použití hromadné korespondence je každá e-mailová zpráva odeslána samostatně a každý adresát je jejím jediným příjemcem. Tento způsob se liší od zaslání e-mailové zprávy skupině příjemců nebo skrytí příjemců v řádku Skrytá kopie zprávy.

Chcete-li použít k odeslání hromadné korespondence na seznam adres adresní štítky, můžete vytvořit arch adresních štítků pomocí funkce hromadné korespondence. Každý štítek bude obsahovat jednu adresu ze seznamu. • Chcete-li použít obálky k odeslání hromadné korespondence na seznam adres, můžete vytvořit sadu obálek pomocí funkce hromadné korespondence. Každá obálka bude obsahovat adresu ze seznamu.

Využití hromadné korespondence • Je jasné, že hromadná korespondence není funkce pro každého, a že spíše než na domácí uživatele (ačkoli i oni mohou nalézt občasné využití) je cílena na firemní prostředí. Díky průvodci integrovaném do aplikace Microsoft Word 2007 a novější zvládne práci s hromadnou korespondencí takřka každý uživatel.

Děkujeme za pozornost

MS Office Word 2007/2010