Réunion Générale de coordination du 22 Janvier 2009

1. Réunion Générale de coordination du 22 Janvier 2009

2. REUNION DE COORDINATION DU 22 JANVIER 2009 Ordre du Jour • Point sur les indicateurs qualité – bilan de l’année 2008. • 2. Point sur le traitement des opérations de fin d’année 2008. • 3. Ouverture du BP 2009 et points d’attention. • 4. Point sur le planning d’audit. • 5. Point sur les Marchés Publics et la formation en cours. • 6. Remarques diverses. • Prochaine Réunion le : Jeudi 23 Avril 2009 à 14 H 30 Démarche Qualité 2009 1

3. 1.A. Les indicateurs qualité • Délais globaux de règlement : Objectif 2008 : 26 Jours. • Délai global 2008 : 28,13 jours dont 25,94 jours sur les 10 1ers Mois. • Délai 2007 : 25,40 jours ; Délai 2006 : 27,81 jours ; Délai 2005 : 28,64 jours. • Délais légaux ( Ordonnateur + Comptables ) : Jusqu’à fin 2008 : 45 jours ; • En 2009 : 40 jours dont 13 jours pour le TPM ; au 01/01/10 35 jours dont 12 TPM et au 01/07/10 30 jours, dont à terme 10 jours réservés au comptable contre 15 jours actuellement. • Par service : Urbanisme 40 jours en 2008, Culture 31 jours, DAG 29 jours • Festivals 25 jours, Actions sociales 25,5 jours, Cabinet du Maire 25,9 jours • 2. Délais globaux d’encaissement • Délais d’encaissement normal pour les titres émis en 2008 : 29,52 jours pour un objectif de 31 jours. Réalisé 2007 : 30.03 jours. • Délai d’encaissement global moyen 77,56 jours en 2008 contre 60,28 jours en 2007. • 3. Délais de traitement par les services De 18 jours en 2001 à 8,81 en 2006, 6,65 jours en 2007 et 7,12 jours en 2008. • Objectif 2007 : 9 jours - Objectif 2008 : 7 jours Démarche Qualité 2009 2

4. 1.B. Les indicateurs qualité ( suite ) 4. Suspensions du Trésor Public Taux 2008 des mandats : 0,45 % contre 0,49 % en 2007 - Objectif 2008 0,70 %. Taux 2008 des titres : 1,88 % contre 1,53 % en 2007 - Objectif 2008 1,50 %. Taux moyen global 2008 : 0,90 % contre 0,88 % en 2007. 5. Les factures anciennes arrivées dans nos services Délai moyen d’arrivée en 2008 : 14,40 jours contre 13,46 en 2007, 13,39 en 2006 et 20,26 en 2002. Chaque mois, 93 factures en 2008 ( 92 en 2007) ont déjà plus de 15 jours d’existence quand elles arrivent aux Finances ( 87 en 2006, 109 en 2005 ). Chaque mois, 26 factures en 2008 ( 32 en 2007 ) sont datées de deux mois précédent celui de l’enregistrement aux Finances ( 28 en 2006, 28 en 2005 ) 6. Les relances dans les services Factures de + de 10 jours : En 2008, 115 factures dont 65 CCEG contre 83 en 2007 et 129 en 2006. Factures de + d’un mois : En 2008, 65 factures dont 37 CCEG contre 33 en 2007 et 44 en 2006. Démarche Qualité 2009 3

5. 1.C. Les indicateurs qualité ( suite ) Les objectifs pour l’année 2009 : Délai d’encaissement des titres émis en 2009 : 30 jours contre 31 en 2008 Délai d’arrivée des factures à la Direction des Finances : 12 jours comme en 2008. Délai de traitement des factures dans les services : 7 jours comme en 2008. Délai moyen global de règlement des factures : 26 jours comme en 2008. Taux de suspension TPM / Total Mandats émis : 0,55 % contre 0,70 % en 2008. Taux de suspension TPM / Total Titres émis : 1,50 % comme en 2008. Relances courriers correspondant à des règlements en cours : 50 % contre 55 % du total des courriers reçus. Nombre de factures dans les services : Inférieurs à 100 comme en 2008 pour les + de 10 jours et à 30 comme en 2008 pour les + de 1 mois. Démarche Qualité 2009 4

6. 2. Traitement des opérations de fin d’année 2008 Principe : plus de traitements possible sur 2008. Crédits ouverts en totalité depuis le 19 Décembre : Ville – CCAS – Epic Office du Tourisme Crédits fonctionnement depuis le 19 Décembre : CCEG ( vote du budget en mars ) – Scènes Vosges ( vote du budget le 26 Janvier ) Reports 2008 sur 2009 ouverts en totalité : Ville – CCAS – Epic Office du Tourisme – Scènes Vosges et CCEG pour les services Epinal et BMI. Enjeux pour les services : liquider rapidement les rattachements et traiter les crédits reportés en dépenses et en recettes. Démarche Qualité 2009 5

7. 3. Ouverture du BP 2009 et points d’attention • Trois axes de présentation : • Comment gérer sur 2009 mes mouvements qui ont fait l’objet d’un rattachement sur 2008 ? • Comment interpréter les cumuls en situations budgétaires sur 2009 compte tenu des rattachements réalisés. • Point particulier : arrivée de Hélios en Mars et nouvelle contraintes sur le libellé des tiers et les imputations. Démarche Qualité 2009 6

8. 1er Axe : RAPPEL : Gestion des mouvements rattachés Situation en N-1 ( Dans cet exemple 2007 ). 7 7

9. Indication Référence Rattachement 8 7

10. Situation des cumuls sur l’année N 9 7

11. En utilisant « Saisie des Mouvements » Montant du Mouvement 2 290 € 10 7

12. Visualisation des références du mouvement de rattachements RATD 11 7

13. 1er Cas : Pas besoin de cet engagement : je le mets en « refusé » Ne jamais supprimer un engagement 12 7

14. Montant du disponible a changé de 106 898,44 à 109 188,44 + 2 290 € Ces montants se sont actualisés de + 3 714,56 à + 1 424,56 € soit – 2 290 € 13 7

15. 2e Cas : Je rapproche de la facture de 1 500 € et solde le mouvement Sur Saisie Facture 14 7

16. 15 7

17. La ligne est soldé : pas de création d’un nouveau mouvement 16 7

18. Modification des cumuls engagés et facturés et du disponible sur la ligne Mouvement de 2 290 – 1 500 rapproché donc 790 € supprimés, d’où hausse du disponible de 106 898,44 à 107 688,44 € Baisse des cumuls de 790 € 17 7

19. 3e Cas : Je rapproche de la facture de 1 500 € et ne solde pas le mouvement résiduel de 790 € : d’où création d’une seconde ligne sur le même mouvement. Sur Saisie Mouvement Partie rapprochée à une facture Reste de l’engagement 18 7

20. Impact sur les comptes : les montants engagés et facturés restent logiquement identiques. 19 7

21. 3. Ouverture BP 2009 – Points d’attention Conclusion Axe 1 et Transition Axe 2 Les rattachement réalisés en 2008 augmentent le budget disponible 2009 en réalisé ( Mouvement de rattachement RATD ) en apparaissant en négatif sur les cumuls engagés, mandaté. Les mouvements correspondants rattaché ( sans RATD ) apparaissent seulement au niveau engagé, puis aux niveaux suivants s’ils sont rapprochés des factures et mandatés. Attention : le fait de mettre en « refusé » un mouvement rattaché le fait disparaître totalement de tous les cumuls ( y compris engagé ) : le service gestionnaire récupère la totalité des crédits correspondant pour un nouvel engagement. Démarche Qualité 2009 20 7

22. Comment interpréter – 15 873, 67 € en mandats émis Et – 3 108,97 en Facturés – Pré Mandatés ? 21 7

23. 1ers cumuls : Mouvements engagés Démarche Qualité 2009 22 7

24. TOTAL C 112 388,85 Démarche Qualité 2009 A - B + C = 107 714,48 23 7

25. Démarche Qualité 2009 2° CUMULS Facturé – Pré Mandaté 24 7

26. 3° CUMUL MANDAT EMIS Démarche Qualité 2009 25 7

27. 3. Point d’attention : BP 2009 ( Suite ) Point particulier.Arrivée de Hélios en Mars et nouvelle contraintes sur le libellé des tiers et les imputations. A respecter par tous les services dans le libellé des demandes de titres notamment.Date du basculement : le 3 Avril 2009. Arrêt envoi fichiers 1 semaine avant. 1. Formuler les tiers selon le principe suivant : NOM PRENOM ( Tout en majuscule, sans accent, tiret ou apostrophe ). 2. Les sigles sont en majuscule, sans point ni espace entre les lettres : exemple : e.d.f devient EDF. 3. Entrer le NOM et PRENOM en MAJUSCULE dans l’espace réservé au NOM et mettre un point dans la zone PRENOM. 4. Pas de Monsieur Madame Mr Mme … devant le nom 5. Pas de virgule après le numéro de rue, adresse complète en Majuscule Prévoir toujours l’adresse complète du débiteur. Exemple : DUPONT PAUL ou DUPONT SARL 1 RUE DE L EGLISE 88120 SAINT AME Pas d’apostrophe entre le L et le E mais un espace pour L EGLISE. Démarche Qualité 2009 26 7

28. 6. Raison sociale : prénom après le nom, signe et attributions professionnelles après le nom, exemples : • REPRO-COPY devient REPRO COPY • EURL LACAN FRERES devient LACAN FRERES EURL • S.A.S.SIRAP devient SIRAP SAS • Intermarché S.A.S CALICIA devient CALICIA SAS • Imprimerie Laroche devient LAROCHE IMPRIMERIE • Menuiserie Lapeyre devient LAPEYRE MENUISERIE • 7. Le numéro SIREN des entreprises ( artisans, commerçants, sociétés ) devient obligatoire dans le champ « référence stable ». L’absence de cette précision sera bloquante. • 8. Dépenses mandatées au bénéfice d’une autre collectivité : • Ne plus l’établir à l’ordre de la trésorerie ou du receveur municipal • Rajout du SIREN + domiciliation bancaire • Mairie de Golbey devient GOLBEY COMMUNE • Conseil général des vosges devient DEPARTEMENT 88 • Cceg devient COMCOM EPINAL GOLBEY Démarche Qualité 2009 27

29. 9. Mandats et titres liés à des opérations d’ordre budgétaires : ils doivent être établis au nom du Budget collectivité sur lequel ils sont comptabilisés. Fini le code tiers TPM Les tiers suivants sont créés AVEC les adresses officielles. Titres entre les cinq collectivités, précisez le Budget. Titres aux autres collectivités ( ne pas préciser le budget ) exemple : CHANTRAINE COMMUNE EPINAL COMMUNE ( Pour le Budget Principal ) EPINAL EAU EPINAL OFFICE DU TOURISME EPINAL OFFICE DU TOURISME CENTRE DES CONGRES EPINAL OFFICE DU TOURISME TVA SYNDICAT EPINAL THAON EPINAL CCAS ( Pour le Budget Principal ) EPINAL CCAS MAGNOLIAS COMCOM EPINAL GOLBEY ZONE ECO 10. Utiliser le code débiteur adéquat : ce code permet de gérer les poursuites des tiers, sachant que ces poursuites n’existent pas pour les personnes publiques. Démarche Qualité 2009 28

30. Nature Juridique du débiteur À renseigner Introduire le code SIREN du tiers 29 9

31. Nature juridique du fournisseur : 11 Droit privé personne privée 12 Droit privé personne morale 13 Droit privé association 21 Etat ; 22 Région ; 23 Département ; 24 Groupement de collectivité ; 25 Communes, 26 Autres Organismes. ATTENTION A LA NOMENCLATURE COMPTABLE A RESPECTER : M14 Générale pour Ville et 3 Annexes TVA, CCEG Principal et Annexes M14 Spécifique CCAS Principal et Résidence PA M 4 EPIC Office et Centre des Congrès, SCENES Vosges ( Nouveau budget 1482 ) M49 Eau et Assainissement M22 Simplifiée Magnolias et SSAD Les erreurs de comptes seront bloquant dans la nouvelle application Hélios. Démarche Qualité 2009 30

32. A NOTER : Mandat et titre entre collectivités ou budget ( cas des facturations de personnel, notamment ) : ne pas se tromper de tiers pour le nom de la collectivité. Démarche Qualité 2009 31

33. 4. Point sur le planning d’audit. Fin des audits semestriels 2° Semestre 2008 : le 30 Janvier 2009. Audit externe repoussé au Lundi 2 Mars 2009 par Philippe Millard. Démarche Qualité 2009 32

34. 5. Point sur les marchés publics. • Décrets du 19 Décembre 2008 de mise en œuvre du plan de relance économique dans les marchés publics – Principales dispositions : • Marchés de Travaux : le seuil national de 206 000 € HT est supprimé. Le seuil communautaire s ’applique soit 5 150 000 € HT. En dessous de ce seuil, il s’agit d’un MAPA. • Seuil en deçà duquel la publicité et la mise en concurrence sont facultatives : il passe de 4 000 € HT à 20 000 € HT. ( Pas de changement fondamental pour Epinal ) • Versement d’avances : conditions d’octroi assouplies, le seuil de 50 000 € minimum est abaissé à 20 000 € pour les marchés d’une durée supérieure à 2 mois ( disposition temporaire valable que pour les marchés en cours d’exécution en 2009 ). • L’insertion d’une clause de variation de prix est rendue obligatoire aux marchés publics de fournitures et de services dont la durée d’exécution est supérieure à 3 mois. • 2010 véritable départ pour les marchés publics dématérialisés : AAPC et DCE devront être disponible par internet sur un site dédié à la passation des marchés publics pour les marchés supérieurs à 90 000 € HT. Démarche Qualité 2009 33

35. 5. Point sur les marchés publics. 5. Suite : A partir du 01/01/2010 Possibilité d’imposer la transmission dématérialisée des candidatures et des offres. La transmission des documents relatifs aux achats de fournitures, de matériels et de services informatiques, d’un montant supérieur à 90 000 € HT, devra se faire par voie électronique. A partir du 01/01/2012 La collectivité ne pourra plus refuser la transmission électronique des documents exigés des candidats, pour les achats de fournitures, de services ou de travaux supérieurs à 90 000 € HT. Démarche Qualité 2009 34

36. 6. Divers. Arrêt du 24/11/2008 Les collectivités territoriales sont présumées non assujetties à la TVA. C’est au cocontractant de rapporter la preuve contraire. Démarche Qualité 2009 35