Ny offentlighetslov – hva betyr det for deg som er innkjøper?

1. Ny offentlighetslov – hva betyr det for deg som er innkjøper? Nye regler for innsyn vil gjelde fra 01.01.2009 Utvidet innsyn, færre unntak! Bergen kommune, Innkjøpsavdeling, des. 2008

2. Skape tillit til offentlig forvaltning Styrke demokratiet og innsikt i samfunnsspørsmål Styrke rettssikkerheten Kontrollere styresmaktene og avsløre kritikkverdige forhold Forebygge korrupsjon … bl.a. ved å bidra til en mer gjennomsiktig innkjøpsprosess Lovens formål Bergen kommune, Innkjøpsavdeling, des. 2008

3. Hvem gjelder loven for? (§ 2) • Stat, fylkeskommunene og kommunene • Inkludert kommunale foretak • Inkludert skoler, sykehus, forskingsinstitusjoner dersom ikke eget rettssubjekt • All virksomhet – ikke bare den delen som utøver offentlig myndighet • Selvstendige rettssubjekt der det offentlige har en dominerende innflytelse, og der forvaltning og kapital er underlagt offentlig kontroll • Rettssubjekt der stat, fylkeskommunene eller kommunene har mer enn 50% av stemmene i det øverste organet (f. eks. styret), eller har rett til å velge mer enn 50% av medlemmene med stemmerett i det øverste organ • Gjelder også f. eks. interkommunale AS der kommunene til sammen har mer enn 50% eierandel • Unntak: Rettsubjekt som hovedsakelig driver næring i direkte konkurranse med og på samme vilkår som private • Usikkert hvor stor andel av virksomheten må være konkurranseutsatt: ikke nødvendigvis hele virksomheten, men helt klart mer enn 50% (jfr. veileder) Bergen kommune, Innkjøpsavdeling, des. 2008

4. Hovedregel: Innsynsrett • Hovedregelen er innsynsrett – unntak må ha hjemmel i lov (§3) • Innsynsretten gjelder for alle! (§ 3) • Innsyn kan kreves muntlig eller skriftlig (§ 28) • Innsynsretten gjelder saksdokumenter og journaler/registre (§ 3) • Dokument: Logisk avgrenset informasjonsmengde lagret på et medium for senere lesing, lytting, fremvisning, overføring eller lignende (§ 4) • Innsynsretten inntrer ved ferdigstillelsen av dokumentet for dokumenter som ikke skal sendes ut (tidligere ved ferdigbehandling av saken) (§4) • Informasjon som loven gir tilgang til kan brukes til ethvert lovlig formål (§7)

5. Forts. innsynsrett • Nytt: Innsynsretten gjelder ikke bare i en konkret sak, men ”i rimelig utstrekning” også saker av en bestemt art (§ 28, 2. ledd) • Ved innsynskrav i saker av en bestemt art må det beskrives noenlunde presist hva man ønsker innsyn i, og det må ikke bli urimelig arbeidskrevende å gi innsyn • Offentlig organ har veiledningsplikt i forbindelse med presisering av innsynskrav (FVL § 11) • Også sammenstillinger av elektronisk lagrete opplysninger dersom de kan lages med enkle fremgangsmåter (§9) • Innsyn skal normalt gis gratis (§8) • NYTT: Innsyn skal gis ved papirkopi (vanlig format – opptil A3) eller elektronisk kopi med mindre dokumentet er allment tilgjengelig (§ 30) • Det kan kreves papirkopi selv om dokumentet er allment tilgjengelig, f. eks. gjennom internett Bergen kommune, Innkjøpsavdeling, des. 2008

6. Liste over unntaksbestemmelser • § 13 – Taushetsbelagt informasjon • § 14 – Dokumenter utarbeidet for egen saksforberedelse • § 15 – Dokumenter hentet utenfra for intern saksforberedelse • § 23 – Av hensyn til det offentliges forhandlingsposisjon • 3. Ledd: Unntak fra innsyn i tilbud og protokoll i offentlige innkjøp Bergen kommune, Innkjøpsavdeling, des. 2008

7. Unntak fra hovedregel om innsyn: Taushetsbelagt informasjon (§13) • Taushetsbelagt informasjon skal unntas offentlig innsyn (plikt!) • Gjelder kun lovhjemlet taushetsplikt • Gjelder ikke f. eks. taushetsplikt som ikke er lovhjemlet, men pålagt av arbeidsgiverrepresentant, intern instruks eller avtalt • Gjelder kun taushetsbelagte opplysninger i et dokument – resten av dokumentet er offentlig • Taushetsbelagt informasjon kan f. eks. sladdes når dokumentet gjøres offentlig tilgjengelig (jfr § 13a nr. 2 forvaltningsloven) • Det må gå frem av dokumentet hvor det er sladdet og hva som er sladdet • Hele dokumentet kan unntas offentlighet ihht § 12 hvis • det som gjenstår gir misvisende inntrykk • Det vil være urimelig arbeidskrevende å skille det ut • Opplysningene som kan unntas utgjør den vesentlige delen av dokumentet Bergen kommune, Innkjøpsavdeling, des. 2008

8. Forts. unntak - taushetsbelagt informasjon (§ 13) • Mest relevant lovhjemlet taushetsplikt: § 13 forvaltningsloven • Personlige forhold • Forretningshemmeligheter (f. eks. produksjonsmetoder, produkter under utvikling, kundelister, strategier, analyser, prognoser) som kan føre til økonomisk tap eller gevinst • Utfylte referanskjema som viser bl.a. kundeforhold, omsetning etc. de siste årene bør nok vurderes som taushetsbelagt. Slike opplysninger kan gi konkurrentene mulighet for målrettete salgsaktiviterer overfor konkurrentens kunder. Bergen kommune, Innkjøpsavdeling, des. 2008

9. Er prisene i et tilbud forretningshemmeligheter? • Før tildeling av kontrakt er alle priser taushetsbelagte. • Etter tildeling: Vanskelig å avgjøre generelt, det må foretaes en konkret vurdering. Noen relevante momenter er: • Har prisene betydning for konkurranseforholdet mellom leverandørene, enten i den aktuelle eller i fremtidige konkurranser? • Er prisene kjent for andre utenfor virksomheten? • Viser prisene leverandørens kostnader og/eller marginer? I så fall kan dette tyde på at de er forretningshemmeligheter. • Enhetspriser og timepriser kan være taushetsbelagte • Sluttsum/totalpris som er resultat av forskjellige poster (mengder og enhetspriser) er vanligvis ikke taushetsbelagt – men de enkelte postene kan være det. Bergen kommune, Innkjøpsavdeling, des. 2008

10. Andre forretningshemmeligheter • Vurderinger om hvor stor kapasitet som trenges for å løse en oppgave kan være forretninghemmelighet. • Straffbare forhold som ble begått i egenskap av å være privatperson, og ikke representant for en bedrift Bergen kommune, Innkjøpsavdeling, des. 2008

11. Forts. unntak - Interne dokumenter (§ 14), dokumenter innhentet utenfra for den interne saksbehandlingen (§ 15) og rettssakdokumenter (§18) • Unntakene i §§ 14 – 26 er ”kan-unntak”! Ingen plikt til å unnta dokumentene fra innsyn • Dokumenter som er utarbeidet for organets egen saksforberedelse (§ 14). • Dette gjelder bl.a. ikke: • Dokumenter som inneholder endelig avgjørelse i en sak • Generelle retningslinjer for saksbehandlingen • Dokumenter innhentet fra et underordnet organ til bruk i intern saksforberedelse – kun ”når det er nødvendig for å sikre forsvarlige interne beslutningsprosesser” (§15) • Dokument som et organ ar utarbeidet eller mottatt som part i en rettssak (§18) Bergen kommune, Innkjøpsavdeling, des. 2008

12. Unntak an hensyn til det offentliges forhandlingsposisjon mm (§ 23, 3. ledd) • NYTT: Frem til leverandør er valgt kan det kan gjøres unntak fra innsyn for tilbud og protokoll i offentlige anskaffelser • Dette betyr at det foreligger innsynsrett før kontrakten inngås • Tilbud og protokoll i sin helhet omfattes av unntaket. • Viktig: Følg forskriftens krav til dokumentasjon nøye! • Jfr. § 3-1 (7) Forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) • Vurderinger og dokumentasjon som har betydning for konkurransen skal være skriftlig (sikre fortløpende i prosessen) • Jfr. § 3-2 (1) FOA • Protokollplikt over kr 100.000 • Jfr. § 3-2 (2) FOA • ”Protokollen skal beskrive alle vesentlige forhold og viktige beslutninger gjennom hele anskaffelsesprosessen.”

13. Merinnsyn (§11) • Når loven tillater unntak fra innsyn, skal organet likevel vurdere å gi helt eller delvis innsyn. • Organet bør gi innsyn dersom hensyn til offentlig innsyn veier tyngre enn behov for unntak. • Viktig: Meroffentlighetsprinsippet gjelder ikke for taushetsplikt etter § 13 • Personopplysninger og ”forretningshemmeligheter” skal unntas • Tenk på merinnsyn ved utforming av konkurransegrunnlag, tilleggsdokumenter og protokoll! Bergen kommune, Innkjøpsavdeling, des. 2008

14. Saksbehandlingsregler, frister, klage • Innsynskrav skal behandles av det organet som mottar det, forutsatt organet har dokumentet hos seg. • Hvis organet ikke har dokumentet, tilsier god forvaltningsskikk at det gies veiledning om hvor dokumentet er å finne (men ikke undersøkelser) • Innsynskrav skal avjøres ”uten ugrunnet opphold”, dvs så snart som praktisk mulig • Enkle krav: på dagen, evt. neste virkedag • Mer kompliserte krav: se § 32, 2. ledd: hvis ikke svar innen 5 dager, skal dette regnes som avslag som kan påklages. • OBS: Pga kort frist bør innsynsbegjæringer alltid sendes til et postmottak – ikke til den enkelte saksbehandler. Bergen kommune, Innkjøpsavdeling, des. 2008

15. Forts. saksbehandlings-regler, frister, klage • Det er ikke nødvendig at den som krever innsyn identifiserer seg – dokumentene sendes til oppgitt adresse eller til e-post-adresse/ faksnummer som kravet kom fra. • Ved personlig oppmøte kan det kreves legitimasjon i tråd med vanlige besøksrutiner Bergen kommune, Innkjøpsavdeling, des. 2008

16. Avslag på krav om innsyn (§ 31) • Alltid skriftlig • Vise nøyaktig til hjemmel for avslag (paragraf, ledd, bokstav/nummer) • Ved taushetsplikt: vise til loven som begrunner taushetsplikt • Avslag skal opplyse om klagemulighet og klagefrist • Avslaget behøver ikke å bli begrunnet! • Men: Den som har fått avslag kan innen 3 uker kreve nærmere begrunnelse • Frist for å lage begrunnelsen: snarest og senest innen 10 arbeidsdager • Innsynskrav som ikke besvares innen 5 arbeidsdager skal regnes som avslag og kan påklages Bergen kommune, Innkjøpsavdeling, des. 2008

17. Klage (§ 32) • Klage sendes første instans – den kan omgjøre sitt vedtak eller videresende til overordnet organ • Klage skal behandles av nærmeste overordnede organ Bergen kommune, Innkjøpsavdeling, des. 2008

18. Nyttige tips • Hold orden i dokumentene fra starten av! • Bruk BKSak • Bruk Bksak aktivt og bevisst – bruk ”UO” (Unntatt offentlighet) kun når du er sikker på hjemmel! • Bruk av Bksak kan begrense arbeidsbyrden – man kan vise til muligheten å ta innsyn via internett. • Men: Den innsynsberettigete har rett på papirkopi hvis han/hun ønsker det! • Vær oppmerksom på muligheten for media å sitere ordrett fra ditt dokument! • Hvis du er i tvil om å tillate innsyn/lagre som offentlig dokument: • Spør den som taushetsplikten skal beskytte! • Husk meroffentlighet! • Sladding: • På papir: sverte aktuell tekst, og deretter kopiere • Elektronisk: Erstatte teksten med tegn som viser hvor det ble slettet noe • Husk å lagre begge versjoner – ikke rediger usladdet versjon og glem å lagre med nytt navn! • Behandle innsynskrav umiddelbart! • Be om en sladdet og en usladdet versjon av tilbudsdokumentene! Bergen kommune, Innkjøpsavdeling, des. 2008